Có một sự thật là, không có hệ thống nào bảo mật 100%, email cũng vậy. Chỉ khi sử dụng dịch vụ email server riêng, bạn mới có thể đánh giá được mức độ an toàn của hệ thống email mình đang dùng.

Email hosting là gì? Tại sao cần sử dụng dịch vụ email hosting?

Bạn có từng nhận được mail dưới dạng tennguoigui@tencongty.com không? Dịch vụ email hosting sẽ giúp bạn tạo các mail tên miền riêng như vậy.

Email hosting là gì?

Email hosting là dịch vụ thư điện tử được chạy trên hệ thống máy chủ riêng biệt, với các tính năng bảo mật cao. Không giống các dịch vụ mail miễn phí, email hosting cho phép người dùng tùy chỉnh cấu hình cũng như số lượng tài khoản. Các tổ chức và doanh nghiệp thường dùng dịch vụ này để tăng độ tin cậy và tỉ lệ gửi email thành công.

Lợi ích khi sử dụng email hosting là gì?

  • Được sử dụng tên miền riêng, đây là điều mà các dịch vụ mail miễn phí khác không đáp ứng được.
  • Tăng độ tin cậy và chứng thực thông tin khi gửi email cho khách hàng.
  • Đóng góp rất lớn về mặt nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp.
  • Tăng tỉ lệ gửi email thành công vào inbox.
  • Dễ dàng quản trị, tùy chỉnh cấu hình cũng như số lượng tài khoản email.
  • Tăng cường tính bảo mật, hạn chế tình trạng spam, blacklist IP, giữ đường truyền email luôn thông suốt.
  • Tăng cường khả năng quản lý – mọi email gửi đến khách hàng hoặc nội bộ công ty đều được quản lý chặt chẽ.

Có được những điều này là nhờ email hosting được xây dựng trên các cụm máy chủ chuyên dụng, đem lại tính ổn định rất cao. Ngoài ra, các IP gửi đi từ email hosting luôn được chấp nhận từ các máy chủ khác, nên thư gửi đi sẽ được chuyển tiếp gần như ngay lập tức.

Làm sao để thành công với email hosting?

Nhu cầu đăng ký email doanh nghiệp đang tạo đà gia tăng mạnh mẽ cho các công ty cung cấp dịch vụ này. Đây vừa là thuận lợi vừa là nguy cơ. Tại sao lại nói vậy? Bởi vì khi đứng trước nhiều lựa chọn hấp dẫn, bạn sẽ dễ dàng chấp nhận sử dụng dịch vụ giá rẻ nhưng kém chất lượng. Điều này có thể dẫn đến nguy cơ rò rỉ thông tin và chậm trễ trong việc khắc phục sự cố. Do đó, khâu lựa chọn nhà cung cấp uy tín là điều quan trọng nhất.

dich-vu-email-hosting (5)

Chọn nhà cung cấp uy tín

Không ai có thể giải quyết công việc tốt hơn các chuyên gia trong lĩnh vực đó. Nếu đủ khả năng tài chính, bạn hãy chọn các công ty chuyên nghiệp, uy tín. Họ thường cam kết các tính năng sau:

  • Hỗ trợ 24/7.
  • Hạn chế tối tình trạng spam box, Blacklist IP.
  • Tỉ lệ email hợp lệ vào inbox lên đến 99%.
  • Bảo mật tối đa nhờ sử dụng hệ thống mail server chuyên dụng.
  • Cung cấp giao diện quản lý trực quan, dễ sử dụng.
  • Tương thích với nhiều thiết bị (PC, Mobile, Laptop).
  • Tương thích cao với các dịch vụ email Google, Webmail, Yahoo, Outlook…
  • Hỗ trợ chuyển dữ liệu cho khách hàng.

Email miễn phí của Google, Yahoo và các nhà cung cấp lớn khác không đáp ứng các điều này cho khách hàng.

Đặt tên email đúng cách

  • Chọn tên ngắn gọn, ý nghĩa: Email hosting cho phép bạn dùng mail tên miền riêng. Với những doanh nghiệp có tên ngắn, bạn có thể giữ nguyên tên công ty ở đuôi, ví dụ (@muanhanh.com, @aothun.vn…). Với những tên dài, bạn có thể viết tắt để tên email ngắn gọn hơn (ví dụ công ty Công nghệ Việt có thể đặt đuôi email là @cnv.vn chẳng hạn). Miễn sao email nhìn vào rõ ràng, dễ hiểu, tránh gây nhầm lẫn với tên email tương tự của các công ty khác.
  • Đặt tên hệ thống nhóm, phòng ban rõ ràng: Điều này sẽ giúp hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả, tránh gây chồng chéo công việc giữa các phòng ban. Các cách đặt tên email phổ biến là hotrokhachhang@..., sale@..., customersupport@... Tên email của nhân viên cũng nên được đặt theo quy tắc nhất định để đảm bảo sự thống nhất và hạn chế trùng lặp (ví dụ Hàn Mạnh Cường làm ở phòng sale của VinaHost có thể đặt tên là cuonghm.sale@vinahost.vn).
  • Đặt tên hệ thống website, blog, mạng xã hội và các kênh truyền thông khác theo cấu trúc thống nhất: Tính thống nhất là đặc trưng quan trọng nhất trong việc xây dựng thương hiệu cá nhân/doanh nghiệp. Website vinahost.vn có thể lấy email công ty là @vinahost.vn, đồng thời facebook fanpage hay youtube channel cũng nên đặt theo cấu trúc như vậy: https://www.facebook.com/vinahost, https://www.youtube.com/vinahost.
  • Tránh gây nhầm lẫn với công ty khác: Nếu khách hàng đã có trải nghiệm xấu về một công ty có email tương tự dễ nhầm với email công ty bạn, khả năng cao là họ sẽ không mở email hoặc tệ hơn là cho chúng vào hộp spam. Mặc dù điều này không quá phổ biến, nhưng việc tìm hiểu kĩ lưỡng sẽ giúp truyền tải thông tin qua dịch vụ email doanh nghiệp hiệu quả hơn. Và hãy nhớ nên tránh xa những cụm từ được đăng kí bản quyền.
  • Tránh đặt tên nhạy cảm: Nghe có vẻ khó hiểu, nhưng thực tế điều này đã xảy ra. Ví dụ @buoingon.vn (công ty bán bưởi), @hunghonghoang.com (doanh nghiệp có tên Hưng Hồng Hoàng). Một cái tên như vậy không chỉ dễ gây hiểu lầm, khó hiểu, khó nhớ mà còn vô tình tạo “vết đen” cho thương hiệu của bạn. Lưu ý cuối cùng là phải chọn các đuôi tên phù hợp, .com, .net hay .vn bạn nhé!

Chú trọng bảo mật hệ thống

dich-vu-email-hosting (3)
Mỗi ngày, dịch vụ email thế giới gửi đi khoảng 205 tỷ email, hầu hết không mang ý nghĩa quan trọng và chỉ nhằm mục đích tiếp thị. Tuy nhiên, cũng có đến hàng tỷ email trong số đó chứa những thông tin nhạy cảm. Trên thực tế, một nghiên cứu năm 2011 đã chỉ ra rằng những người bình thường (không có kiến thức về kỹ thuật) có thể hack email của nhau trong vòng 15 phút chỉ với một hướng dẫn online. Nạn nhân của loại hình tấn công này thường là các doanh nghiệp, người giàu đó, các chính trị gia. Người dùng bình thường ít có nguy cơ trở thành mục tiêu của hacker. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể chịu những ảnh hưởng nhất định như:

  • Bị đánh cắp và mất dữ liệu.
  • Thông tin và dữ liệu cá nhân bị rao bán hoặc đăng tải công khai.
  • Hacker dùng email của bạn để lừa đảo người khác.

Sử dụng email theo hệ thống (dịch vụ email marketing/email hosting/email relay) sẽ giúp công tác kiểm tra và quản lý thuận lợi hơn. Tuy nhiên điều này đặt ra các lo ngại về vấn đề bảo mật. Bởi vì một khi xảy ra sự cố thì mức độ ảnh hưởng sẽ lan tỏa ở phạm vi hệ thống, chứ không còn nằm ở cá nhân nữa. Do đó, nếu đủ khả năng tài chính, các doanh nghiệp thường dùng dịch vụ mail của các công ty uy tín như đã nói ở phần trên.

Phổ biến các quy định rõ ràng

Khi dùng mail tên miền riêng nghĩa là bạn đang đại diện cho tập thể/tổ chức chứ không đơn thuần ở vai trò cá nhân nữa. Vì vậy, đội ngũ lãnh đạo cần phổ biến nội quy cho nhân viên khi sử dụng email công ty.

  • Các nhóm, phòng ban nên sử dụng địa chỉ email riêng, tránh gây nhầm lẫn công việc giữa các bộ phận và hỗ trợ khách hàng tốt hơn.
  • Chỉ sử dụng mail công ty cho công việc. Bất kì nội dung cá nhân không tốt nào được truyền tải bằng địa chỉ email công ty đều ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp.
  • Nên xóa tài khoản email của các nhân viên đã nghỉ làm, tránh những trường hợp không hay xảy ra.

Tận dụng những phần mềm miễn phí

Nếu không đủ khả năng về nhân lực và tài chính, bạn có thể sử dụng các công cụ tạo mail doanh nghiệp miễn phí. Trước đây, Google và Microsoft có cung cấp email tên miền riêng miễn phí, nhưng hiện tại thì nó đã bị “khai tử”. Đây thật sự là một điều đáng tiếc, vì hầu hết người dùng đều quen thuộc với giao diện và các tính năng của Gmail! Tuy nhiên, may mắn là các phần mềm tạo email với tên miền riêng miễn phí khác như Zoho, Yandex, Hotmail… đã giúp giải quyết điều này. Họ cung cấp các gói dịch vụ miễn phí và trả phí. Nếu không cần nhiều dung lượng và tài khoản email, thì gói miễn phí có thể đáp ứng được được nhu cầu của bạn. Riêng Yandex cung cấp đến hơn 1.000 email/5Gb cho mỗi tài khoản miễn phí, rất phù hợp cho các doanh nghiệp nhiều nhân viên. Nếu muốn tăng số lượng tài khoản cũng như dung lượng sử dụng, bạn có thể nâng cấp lên gói trả phí với mức phí nằm trong khoảng chấp nhận được.

dich-vu-email-hosting (6)

Có một sự thật là, không có hệ thống nào bảo mật 100%, email cũng vậy. Chỉ khi sử dụng dịch vụ email server riêng, bạn mới có thể đánh giá được mức độ an toàn của hệ thống email mình đang dùng. Hầu hết người dùng trên thế giới đang dùng các dịch vụ mail có sẵn như Gmail, Yahoo!, Hotmail,… Với hệ thống người dùng và dữ liệu khổng lồ, các dịch vụ miễn phí này luôn nằm trong tầm ngắm của tin tặc. Để giảm thiểu tối nguy cơ bị hack, Google đã đào tạo đội ngũ hàng trăm chuyên gia chỉ riêng cho mảng bảo mật dịch vụ email Google. Do đó, hãy cân nhắc kỹ nếu bạn đang có ý định dùng email tên miền riêng miễn phí.

Hi vọng bài viết này sẽ hữu ích cho những ai chưa hiểu về dịch vụ mail nói chung hoặc mới bắt đầu với email hosting. Nếu bạn là một “newbie” trong lĩnh vực này, hãy theo dõi các bài viết tiếp theo của chúng tôi nhé!

 =>>> Xem thêm: