Mail nội bộ là phương thức liên lạc vô cùng tiện lợi giữa các nhân viên và phòng ban trong công ty. Thông tin được truyền tải qua phương thức này được đảm bảo tính an toàn và minh bạch. Vì thế, nó được các doanh nghiệp sử dụng cho các mục đích như thông báo, tương tác và giảm tắc nghẽn trong quá trình gửi.

Tuy nhiên, hiện nay chưa nhiều người thực sự hiểu rõ về mail nội bộ là gì cũng như muốn tìm hiểu cách tạo hệ thống mail nội bộ hiệu quả. Hãy cùng Vinahost tìm hiểu ngay nhé!

1. Mail nội bộ là gì?

Email nội bộ là phương thức liên lạc sử dụng thư điện tử để giao tiếp nội bộ trong công ty. Đó có thể là việc trao đổi thông tin giữa các giám đốc điều hành, người quản lý và nhân viên. Thông tin được truyền tải qua phương thức này được đảm bảo tính bảo mật và tiện lợi. Vì thế, phương thức trao đổi thông tin này được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi và ưa chuộng.

Triển khai hệ thống email nội bộ là cách giúp các doanh nghiệp và các hiểu rõ các thông tin về hoạt động kinh doanh của mình, từ đó tạo dựng và đảm bảo tính minh bạch. Nó cũng đảm bảo tính bảo mật cao nhất có thể khi làm việc trong các công ty, doanh nghiệp.

Xem thêm: Các loại email doanh nghiệp tốt nhất, phân biệt email doanh nghiệp và cá nhân

2. Một email nội bộ chuyên nghiệp bao gồm các yếu tố nào?

Để tạo công việc giao tiếp nội bộ được diễn ra chuyên nghiệp và truyền tải đúng thông tin, người dùng cần đảm bảo được một số yếu tố quan trọng khi viết email. Vậy các yếu tố tạo thành email nội bộ là gì?

hệ thống mail nội bộ — Hệ thống mail chuyên nghiệp

2.1 Xác định rõ đối tượng mục tiêu

Yếu tố đầu tiên là xác định được đối tượng mục tiêu cụ thể. Email nội bộ thường cần hướng tới các nhóm đối tượng cụ thể, đặc biệt là nhân viên trong công ty. Đối với mỗi email, bạn sẽ cần xác nhận các thông tin sau: Nhân viên của bạn muốn biết thông tin gì và họ thấy thú vị gì? Nếu công ty của bạn lớn và nhiều nhân viên được hưởng nhiều lợi ích khác nhau thì việc phân chia rõ ràng có thể không cần thiết.

2.2 Thể hiện rõ thông điệp truyền tải

Mỗi email đều có một mục đích và nội dung cụ thể và có liên quan đến nhau. Bạn cần kết hợp nội dung của mình với mục đích của email để người đọc cảm thấy như bạn không lãng phí thời gian của họ hoặc giảm mức độ tương tác của họ với các email tiếp theo.

2.3 Trình bày bố cục và định dạng

Một định dạng có thể được sử dụng để tạo một bản tin dễ đọc và dễ hiểu cho mọi người được coi là phù hợp. Một lưu ý nhỏ là bạn có thể cần thay đổi bố cục, cách trình bày và phong cách của bản tin. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng định dạng lưới vì nó giúp tiết kiệm công sức.

mẫu email nội bộ — Trình bày bố cục rõ ràng trong email nội bộ

2.4 Ngữ điệu văn phong

Mỗi công ty, tổ chức đều có phong cách và phong cách riêng. Phong cách phù hợp sẽ làm cho bản tin của bạn hấp dẫn đối với nhân viên của bạn. Giọng điệu có thể bình thường, nghiêm túc hoặc trang trọng. Khi nói đến văn hóa công ty, email nội bộ là một đại diện hữu hình cho văn hóa công ty.

3. Tầm quan trọng của việc sử dụng email nội bộ đối với doanh nghiệp

3.1 Quản lý nhân sự hiệu quả

Trước đây, các công ty đã phải đối mặt với vấn đề nhân viên đánh cắp dữ liệu nội bộ hoặc tuồn dữ liệu ra khỏi công ty. Nhờ email nội bộ, mọi hoạt động gian lận, trộm cắp đều được kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo bảo mật thông tin an toàn cho công ty.

Đối với quản trị viên, việc kiểm tra hệ thống email doanh nghiệp là điều cần thiết. Vì vậy, những công ty bỏ qua tính năng mạnh mẽ này có thể gặp khó khăn trong việc quản lý nguồn nhân lực của mình.

3.2 Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp tích cực

Ngoài các thông báo, công ty còn sử dụng công cụ quản lý email nội bộ để thúc đẩy sự kết nối và giao tiếp văn phòng giữa các nhân viên, phòng ban và chức vụ. Đây là cơ sở để mọi người trong công ty gắn kết và xây dựng một văn hóa doanh nghiệp lành mạnh.

3.3 Nâng cao năng suất làm việc

Thay vì phải tốn thời gian để gặp mặt trao đổi trực tiếp, email mang đến giải pháp tiện lợi và nhanh chóng để cải thiện giao tiếp nội bộ và truyền tải thông tin liên lạc đến tất cả nhân viên chỉ bằng một lần gửi duy nhất. Nhờ đó, năng suất làm việc vừa đạt hiệu quả, vừa đảm bảo thông tin đến được với đúng đối tượng và đúng thời điểm.

email nội bộ đối với doanh nghiệp — Giao tiếp nội bộ bằng email giúp thúc đẩy năng

3.4 Xác nhận, đính chính thông tin

Vai trò quan trọng của email nội bộ chính là giúp doanh nghiệp quản lý thông tin. Mọi thông tin sai lệch được lan truyền trong doanh nghiệp đều có thể được xác nhận và đính chính lại thông qua email nội bộ.

Trong trường hợp nhân viên cố tình làm rò rỉ thông tin, hệ thống của công ty sẽ có cách truy xuất thông tin đó. Tuy nhiên, các công ty vẫn luôn ưu tiên vấn đề bảo mật về quyền riêng tư của nhân viên lên hàng đầu. Vì vậy, nội dung email của nhân viên không nên được giám sát hay xem xét quá chặt chẽ nếu không cần thiết.

3.5 Loại bỏ tình trạng mail rác & spam

Bạn không còn phải lo lắng về việc nhận được quá nhiều spam email trong hộp thư đến của mình. Điều này là do các hệ thống mail nội bộ thường được trang bị tính năng lọc trước tất cả các email có dấu hiệu spam và quảng cáo mà người dùng nhận được.

Rủi ro virus xâm nhập qua hệ thống email của bạn và nằm trong thư mục thư rác sẽ không còn hiển thị khi bạn sử dụng email nội bộ. Do đó, mọi mối đe dọa đối với dữ liệu của bạn đều được xử lý nhanh chóng.

3.6 Nâng cao độ uy tín thương hiệu

Để nâng cao tính chuyên nghiệp của công ty bạn đối với khách hàng, bạn chỉ cần gửi email ngay và cho họ biết bạn làm việc ở bộ phận nào. Hầu hết khách hàng cảm thấy an tâm hơn khi giao dịch với một công ty đầu tư chu đáo vào những thứ đơn giản như email.

Để có được tài khoản email nội bộ cho toàn bộ công ty của bạn, bạn phải đăng ký, trả phí và trải qua quy trình kiểm duyệt nghiêm ngặt của Microsoft. Điều này sẽ mang lại cho công ty của bạn danh tiếng tốt mà bạn không hề biết và đảm bảo tính minh bạch. Thống kê gần đây cho thấy hầu hết khách hàng đều hài lòng khi sử dụng các thiết bị có thông tin rõ ràng và không có bất kỳ sự hoài nghi nào.

4. Một vài lưu ý khi viết email nội bộ

luu y khi su dung email noi bo la gi — Bạn nên lưu ý các điểm sau khi sử dụng mail nội bộ

4.1 Rà soát chính tả và các file đính kèm

Chắc chắn rồi! Không ai muốn nhận một email “kỳ cục” với những lỗi sai chính tả, điều này càng tệ hơn khi người gửi đính kèm sai các file cần thiết. Khi này thông tin truyền đi sẽ mất đi tính chính xác, dễ gây ra các hậu quả đáng tiếc không mong muốn.

Một email được trình bày cụ thể, ngôn từ chỉnh chu cũng cho thấy sự chuyên nghiệp và tính cần thiết của nội dung mà người gửi muốn truyền tải.

4.2 Đầy đủ thông tin

Khi tạo bản tin email, người dùng phải đảm bảo nội dung bao gồm tất cả thông tin công ty muốn gửi tới nhân viên của mình. Điều này giúp người nhận cảm thấy thoải mái và tăng sự quan tâm của họ đối với các email trong tương lai.

4.3 Tránh viết rườm rà

Thông thường, nội dung quá dài thường bị bỏ qua. Vì vậy, khi tạo một bản tin email, người dùng nên đảm bảo rằng nó ngắn gọn và súc tích. Tránh trường hợp để email nội bộ quá dài sẽ làm người đọc khó theo dõi và nắm bắt sai trọng tâm của email.

5. Khởi tạo mail nội bộ bằng Outlook Microsoft Exchange

Microsoft Exchange là ứng dụng email giúp doanh nghiệp có thể xây dựng được hệ thống email nội bộ chuyên nghiệp và hiệu quả.

5.1 Cách tạo Outlook Microsoft Exchange

Máy chủ email server của Microsoft được xây dựng dựa trên nền tảng Cloud Computing mạnh mẽ của Microsoft, qua đó cung cấp nhiều tính năng hữu ích cho người dùng.

Để xây dựng hệ thống email nội bộ với Outlook Microsoft, trước tiên người dùng cần có cấu hình server và địa chỉ IP tên miền. Để thực hiện điều này doanh nghiệp có thể sử dịch vụ của các nhà cung cấp như: Microsoft, VinaHost…

Chúng tôi đã có bài viết hướng dẫn: Cách tạo email doanh nghiệp Free với nhiều nhà cung cấp khác nhau, trong đó có nền tảng Outlook. Hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết tại bài viết này, sau khi đã tạo tài khoản thành công thì tiếp tục bước đăng nhập với các bước ngay bên dưới đây.

5.2 Cách đăng nhập mail nội bộ nhanh chóng trên Outlook

Outlook là công cụ email phổ biến được cung cấp từ Microsoft 356, các doanh nghiệp thường sử dụng Outlook vì tính tiện lợi và phổ biến của email này.

Khi sử dụng, công ty sẽ cung cấp cho bạn một tài khoản email tên miền riêng để truy cập vào hệ thống làm việc chung. Dưới đây là cách đăng nhập vào địa chỉ email Outlook nội bộ, hãy thực hiện các bước sau:

Bước 1: Nhập email doanh nghiệp của bạn.

cách tạo mail nội bộ

Bước 2: Trên giao diện chính các bạn chọn Info và nhấn Add Account.

Bước 3: Trong cửa sổ mới các bạn chọn Manual Setup or Added ServerTypes rồi nhấn Next.

Bước 4: Chọn POP or IMAP và nhấn Next.

tạo mail nội bộ

Bước 5: Điền thông tin vào biểu mẫu xuất hiện trên màn hình của bạn. Sau đó chọn More setting.

đăng nhập mail nội bộ

Bước 6: Nhập vào phần “Incoming server (POP3)” và Outgoing server (SMTP). Trong hàng Remove from server after, nhập số ngày trước khi tài khoản email tự động bị xóa khỏi thiết bị của bạn, (ở đây tôi để là 14) sau đó bấm OK.

Cách tạo Mail nội bộ chuyên nghiệp

Bước 7: Nhấn Next. Bây giờ, nếu bạn nhìn thấy cửa sổ “Test Account Setting” hiện lên trên màn hình với Status “Completed” nghĩa là người dùng đã đăng nhập thành công vào email của mình.

mail nội bộ

Tuy nhiên, để sử dụng email doanh nghiệp nội bộ với tên miền riêng, bạn cần sở hữu hosting và tên miền cho doanh nghiệp của mình. Dưới đây là một số giải pháp VinaHost cung cấp cho bạn:

Mail Doanh nghiệp (đối với doanh nghiệp đã có tên miền)
Giải pháp Email Hosting + tên miền riêng (sở hữu email tên miền với ưu đãi hấp dẫn)
Giải pháp Email Microsoft + Office 365 (Email từ nhà cung cấp Microsoft và bộ Office)

Trong bài viết này, Vinahost đã cung cấp đến bạn những thông tin quan trọng nhất về email nội bộ là gì, tính năng, vai trò của email giao tiếp nội bộ, cũng như cách tạo mail nội bộ dễ dàng. Hy vọng qua những thông tin trên, bạn đã phần nào hiểu rõ hơn về công cụ hữu ích này và áp dụng hiệu quả vào doanh nghiệp của mình.

Nếu có bất ký thắc mắc nào cần giải đáp, vui lòng liên hệ với VinaHost tại: