Google Cloud Search là công cụ tìm kiếm thông minh của Google, tích hợp trong Google Workspace. Nó giúp doanh nghiệp truy xuất dữ liệu từ Gmail, tài liệu, lịch họp và các ứng dụng khác, tối ưu hóa quy trình làm việc.

Google Cloud Search được trang bị công nghệ AI tiên tiến và khả năng hiểu ngôn ngữ tự nhiên, mang lại giải pháp an toàn, chính xác và linh hoạt cho việc quản lý thông tin nội bộ, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển. Mời bạn tìm hiểu thêm qua bài viết sau đây của VinaHost.

1. Google Cloud Search là gì?

Google Cloud Search là một dịch vụ tìm kiếm do Google phát triển, được tích hợp sâu vào hệ sinh thái Google Workspace để giúp người dùng tìm kiếm và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và an toàn.

Ra đời từ năm 2016 (trước đây được biết đến với tên gọi Google Springboard), Google Cloud Search đã được cải tiến và tích hợp các công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) và machine learning nhằm cung cấp kết quả tìm kiếm thông minh dựa trên ngữ cảnh và nhu cầu của người dùng.

Cloud Search là một dịch vụ tìm kiếm của Google

Dịch vụ này chủ yếu được áp dụng cho các doanh nghiệp và tổ chức, giúp người dùng trong nội bộ tìm kiếm thông tin từ các nguồn dữ liệu khác nhau của Google Workspace như Gmail, Google Drive, Google Calendar, Google Docs…

Ngoài ra, Google Cloud Search còn hỗ trợ tích hợp với các nguồn dữ liệu bên thứ ba thông qua các API và connectors, giúp tạo ra một kho dữ liệu duy nhất cho toàn tổ chức.

2. Google Cloud Search hoạt động như thế nào?

Google Cloud Search hoạt động dựa trên quá trình thu thập, lập chỉ mục và xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Dưới đây là các bước chi tiết về cách nó vận hành:

Sơ đồ Google Cloud Search hoạt động — Quá trình hoạt động của Cloud Search

2.1. Thu thập và lập chỉ mục dữ liệu

Google Cloud Search kết nối với các hệ thống bên ngoài thông qua các API và connectors. Tất cả dữ liệu này được thu thập và đưa vào một chỉ mục duy nhất, đảm bảo mọi nội dung được lưu trữ và cập nhật liên tục.

Dữ liệu được xử lý và lập chỉ mục theo thời gian thực. Mỗi khi có thay đổi về nội dung hoặc cập nhật quyền truy cập, chỉ mục sẽ được điều chỉnh ngay lập tức. Nhờ đó, khi người dùng tìm kiếm, hệ thống luôn trả về thông tin mới nhất và phù hợp với quyền truy cập của họ.

2.2. Xử lý truy vấn và sử dụng công nghệ AI

Khi người dùng nhập truy vấn (có thể là từ khóa đơn giản hoặc câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên), Google Cloud Search sử dụng các thuật toán trí tuệ nhân tạo và machine learning để hiểu ý định tìm kiếm. Điều này cho phép hệ thống xử lý truy vấn một cách thông minh, không chỉ dựa trên sự khớp từ khóa mà còn dựa trên ngữ cảnh.

2.3. Hiển thị kết quả tìm kiếm

Sau khi xử lý truy vấn, Google Cloud Search trả về kết quả được phân loại theo loại nội dung như email, tài liệu, lịch họp trong calendar, danh bạ,… Các kết quả này kèm theo thông tin phụ như tiêu đề, đoạn trích, ngày tạo và thông tin người tạo, giúp người dùng nhanh chóng nhận diện và truy cập tài liệu cần thiết.

Kết quả tìm kiếm được hiển thị trực quan trong giao diện của Google Workspace, có thể truy cập qua trình duyệt hoặc ứng dụng di động. Điều này giúp người dùng dễ dàng thao tác và tìm kiếm thông tin bất cứ lúc nào, dù ở văn phòng hay ngoài công sở.

2.4. Bảo mật và Kiểm soát Quyền truy cập

Hệ thống chỉ trả về các kết quả mà người dùng có quyền truy cập, tuân thủ các thiết lập bảo mật và chia sẻ dữ liệu của tổ chức. Điều này đảm bảo rằng các tài liệu nhạy cảm chỉ được hiển thị cho những người dùng được ủy quyền. Đối với quản trị viên, Google Cloud Search hỗ trợ tính năng ghi nhật ký (audit logging) cho các API.

Nhờ đó, quản trị viên có thể theo dõi chi tiết các hoạt động tìm kiếm và truy cập, từ đó kiểm soát và điều chỉnh hệ thống nhằm đảm bảo hiệu suất và an toàn tối ưu.

2.5. Tích hợp và Mở rộng

Google Cloud Search được tích hợp trực tiếp vào Google Workspace, giúp người dùng dễ dàng chuyển đổi giữa các ứng dụng mà không cần phải rời khỏi môi trường làm việc quen thuộc. Với các API và connector, doanh nghiệp có thể tích hợp thêm các nguồn dữ liệu nội bộ hoặc bên ngoài khác, mở rộng phạm vi tìm kiếm theo nhu cầu sử dụng và phát triển của tổ chức.

Tham khảo ngay: Bảng Giá Google Workspace

3. Tính năng của Cloud Search dành cho doanh nghiệp

Một số tính năng nổi bật của GG Cloud Search có thể kể đến như:

Tính năng của Google tìm kiếm — 3 Tính năng nổi bật của Cloud Google Search

3.1. Khả năng tìm kiếm dữ liệu nội bộ

Google Cloud Search được xây dựng nhằm kết nối và tích hợp nhiều nguồn dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp như email, tài liệu, lịch họp, danh bạ và các ứng dụng khác trong Google Workspace, tạo thành một hệ thống dữ liệu thống nhất.

Dữ liệu được cập nhật và lập chỉ mục theo thời gian thực, giúp mọi thay đổi – từ cập nhật tài liệu, chỉnh sửa email đến thay đổi lịch họp – được phản ánh ngay lập tức.

3.2. Quyền riêng tư và tính bảo mật

Google Cloud Search cho phép chỉ những người dùng được ủy quyền truy cập dữ liệu nội bộ thông qua các chính sách bảo mật và phân quyền chặt chẽ, đảm bảo rằng hiển thị thông tin được giới hạn theo vai trò của từng cá nhân.

Dữ liệu được bảo vệ bằng các biện pháp mã hóa tiên tiến trong quá trình truyền tải và lưu trữ, giúp ngăn chặn truy cập trái phép và bảo vệ thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp.

3.3. Tích hợp liền mạch với Google Workspace

Google Cloud Search được tích hợp trực tiếp vào Google Workspace, cho phép người dùng tìm kiếm thông tin ngay trong các ứng dụng quen thuộc như Gmail, Drive, Calendar và Google Docs mà không cần chuyển đổi qua lại.

Sự kết hợp này mang đến trải nghiệm tìm kiếm nhất quán và mượt mà trên mọi thiết bị, từ máy tính để bàn đến điện thoại di động, giúp truy cập dữ liệu dễ dàng mọi lúc, mọi nơi.

Hơn nữa, công cụ còn hỗ trợ tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba thông qua API và connectors, mở rộng phạm vi tìm kiếm và góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tri thức cũng như năng suất làm việc của doanh nghiệp.

4. Cách sử dụng Google Workspace Cloud Search

4.1 Cloud Search trên Google Workspace

Dưới đây là hướng dẫn từng bước để bạn có thể sử dụng Google Cloud Search trên Google Workspace

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google Workspace của bạn bằng email có tên miền doanh nghiệp, áp dụng cho các phiên bản từ Business Standard trở lên.
Bước 2: Trên trình duyệt Chrome, nhấn vào “Google Apps” rồi chọn biểu tượng “Google Cloud Search”. Hoặc click vào link sau https://cloudsearch.google.com/cloudsearch.

Truy cập vào Cloud Search trên giao diện Google

Bước 3: Khi giao diện Google Cloud Search xuất hiện, bạn sẽ thấy thanh tìm kiếm. Hãy nhập từ khóa liên quan đến dữ liệu cần tra cứu (ví dụ: email) và nhấn Enter để hiển thị các kết quả phù hợp.

nhập từ khóa liên quan — Nhập từ khóa liên quan vào thanh search

Bước 4: Giao diện sẽ liệt kê các kết quả theo các danh mục như All, Mail, Drive, Sites, Groups, People và More (Calendar). Bạn có thể sử dụng bộ lọc có sẵn để thu hẹp kết quả tìm kiếm một cách chính xác hơn.

Sử dụng bộ lọc có sẵn — Tìm kiếm bằng bộ lọc

Như vậy, quy trình này giúp bạn tối ưu hóa việc tìm kiếm dữ liệu bằng Google Cloud Search một cách nhanh chóng và hiệu quả.

4.2 Cloud Search trên Drive

Sau đây là hướng dẫn cơ bản để tra cứu dữ liệu bằng Cloud Search trên Drive:

Bước 1: Trên giao diện Drive, mở thư mục Shared Drive mà bạn cần tìm kiếm. Nhấp chuột phải và chọn “Search within + tên file mong muốn” để hiển thị giao diện mới có sẵn bộ lọc tìm kiếm riêng cho thư mục đó.

giao diện Google Workspace Cloud Search — Sử dụng Cloud Search trong công cụ Drive

Bước 2: Tại giao diện bộ lọc, nhập từ khóa liên quan đến tên file mà bạn cần và nhấn “Enter”. Hệ thống Cloud Search sẽ tự động hiển thị các kết quả phù hợp, cho phép bạn cuộn trang để xem và tìm ra file cần thiết.

Cloud Search trên Drive — Tìm kiếm dễ dàng bằng thanh Search

5. Tổng kết

Google Cloud Search không chỉ là công cụ tìm kiếm thông minh tích hợp sâu trong Google Workspace mà còn giúp doanh nghiệp truy xuất dữ liệu nội bộ nhanh chóng, chính xác và bảo mật. Qua bài viết, chúng ta thấy rõ rằng với công nghệ AI tiên tiến, giải pháp này tối ưu hóa quy trình làm việc và quản lý thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất và tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững của tổ chức.

Mời bạn truy cập vào blog của VinaHost TẠI ĐÂY để theo dõi thêm nhiều bài viết mới. Hoặc nếu bạn muốn tư vấn thêm dịch vụ thì có thể liên hệ với chúng tôi qua: