Transactional email không đơn thuần là những email tự động, được cá nhân hóa để phản hồi tức thì các hành động của người dùng mà còn là công cụ duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng của mọi doanh nghiệp. Để có cái nhìn toàn diện hơn về transactional email, VinaHost mời bạn cùng điểm qua những loại phổ biến nhất hiện nay.

Transactional email - Email giao dịch

📢 Mục đích: Email giao dịch có nhiệm vụ thông báo cho khách hàng về các hoạt động liên quan đến tài khoản hoặc giao dịch của họ. Các ví dụ điển hình bao gồm:

✅ Xác nhận đơn hàng và chi tiết đơn hàng.
🚚 Thông báo về tình trạng giao hàng.
🙋‍♂️ Chào mừng người dùng mới và hướng dẫn sử dụng.
🔑 Thông báo thay đổi mật khẩu thành công.
🧩 Cung cấp mã xác thực hoặc liên kết để xác minh tài khoản.
🛠️ Thông báo về các cập nhật quan trọng liên quan đến dịch vụ.

1. Transactional email là gì?

Email giao dịch (transactional email) là những email được hệ thống tự động gửi đi để cung cấp thông tin cụ thể cho người dùng, thông tin này sẽ liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ đã đăng ký hoặc mua. Đây là một trong các loại email marketing quan trọng mà doanh nghiệp cần gửi để xây dựng và duy trì sự tin tưởng với khách hàng.

biểu tượng transactional email — Email giao dịch liên quan đến sản phẩm mà người dùng đã đăng ký hoặc đặt mua

Đặc điểm:

Tính tự động: Các email này không được soạn và gửi thủ công mà được kích hoạt một cách tự động bởi một hành động cụ thể mà người dùng thực hiện trên trang web hoặc ứng dụng của doanh nghiệp. Ví dụ: khi người dùng hoàn tất đơn hàng, tạo tài khoản mới, hoặc yêu cầu đặt lại mật khẩu.
Tính cá nhân hóa: Nội dung của email giao dịch chứa dữ liệu hoặc thông tin riêng biệt dành cho từng người dùng cụ thể. Ví dụ: thông tin chi tiết về đơn hàng của một khách hàng, mã xác thực tài khoản của một người dùng mới, hoặc liên kết để đặt lại mật khẩu cho một tài khoản cụ thể.
Tính tức thời: Email giao dịch thường được gửi đi ngay lập tức hoặc trong một khoảng thời gian ngắn sau khi hành động của người dùng được thực hiện. Điều này đảm bảo người dùng nhận được thông tin cần thiết một cách kịp thời.

2. Sự khác biệt giữa Transactional email và email marketing

Để làm rõ sự khác biệt giữa transactional email (email giao dịch) và email marketing. Trước tiên, hãy cùng điểm lại khái niệm về tiếp thị qua email:

Email marketing là một phương thức tiếp thị trực tiếp, trong đó email được sử dụng như một kênh giao tiếp chính để quảng bá sản phẩm, dịch vụ, xây dựng và củng cố mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tiềm năng, đồng thời gia tăng lòng trung thành của họ đối với thương hiệu.

Khi đã có cái nhìn tổng quan về email marketing, chúng ta sẽ đi sâu vào so sánh hai loại email này:

Đặc điểm	Transactional Email	Email Marketing
Mục tiêu chính	Cung cấp thông tin thiết yếu liên quan đến sản phẩm đã đăng ký/mua hoặc các hoạt động tài khoản, giao dịch cụ thể mà người dùng thực hiện.	Kích thích hành vi mua hàng, truyền tải thông tin quảng bá, xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng tiềm năng.
Cách thức phân phối và nội dung	Gửi tự động dựa trên hành động cụ thể của người dùng trên website/ứng dụng. Nội dung mang tính cá nhân hóa cao, chứa thông tin dành riêng cho từng người nhận và thường được gửi riêng lẻ.	Gửi hàng loạt một nội dung email giống nhau đến nhiều người nhận cùng lúc. Nội dung thường mang tính khái quát, hướng đến một nhóm đối tượng lớn hoặc toàn bộ danh sách người nhận.
Sự mong đợi của người nhận	Thường có sự mong đợi cao sau khi thực hiện một hành động nào đó. Người dùng có xu hướng chủ động kiểm tra hộp thư đến để chờ đợi các email này.	Mức độ mong đợi thường thấp hơn. Người nhận có thể không chủ động tìm kiếm các email marketing.
Tỷ lệ mở	Thường có tỷ lệ mở cao	Tỷ lệ mở thường thấp
Tuân thủ pháp lý	Cần đảm bảo nội dung giao dịch là phần chính. Nếu có yếu tố marketing, cần tách riêng và ưu tiên nội dung giao dịch.	Phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định chống spam, bao gồm việc có liên kết hủy đăng ký.

Bảng so sánh chi tiết giữa Transactional Email và Email Marketing

3. Tầm quan trọng của email giao dịch

Email giao dịch đóng vai trò nền tảng cho hầu hết các doanh nghiệp hoạt động trực tuyến, là sợi dây kết nối trực tiếp và cá nhân hóa giữa doanh nghiệp với từng người dùng và khách hàng. Sự quan trọng của chúng được thể hiện qua những khía cạnh sau:

Xây dựng và củng cố niềm tin: Email giao dịch là công cụ bắt buộc để doanh nghiệp thông tin đến người dùng về các sản phẩm họ đã đăng ký hoặc mua. Việc gửi đi những email xác nhận, thông báo trạng thái đơn hàng… một cách kịp thời và chính xác sẽ tạo dựng sự tín nhiệm cần thiết. Ngược lại, sự chậm trễ hoặc thiếu sót trong việc gửi các email quan trọng này có thể làm suy giảm lòng trung thành của khách hàng.
Đáp ứng kỳ vọng của người dùng: Người dùng thường mong đợi nhận được email giao dịch sau khi thực hiện một hành động cụ thể trên nền tảng của doanh nghiệp (ví dụ: đặt lại mật khẩu, tạo tài khoản, mua hàng). Thậm chí, họ có thể chủ động làm mới hộp thư đến để chờ đợi những thông báo này. Điều này cũng đúng với những kỳ vọng ngầm định, chẳng hạn như khách hàng sau khi đặt hàng sẽ mong muốn nhận được email xác nhận. Việc không nhận được email giao dịch có thể khiến họ lo lắng và liên hệ lại để xác minh.
Sở hữu tỷ lệ mở vượt trội: Transactional email có tỷ lệ mở cao nhất, thường gấp 8 lần so với các email marketing thông thường. Điều này chứng tỏ người nhận thực sự quan tâm và có nhu cầu đọc những nội dung mà loại email này mang lại.
Tác động mạnh mẽ đến trải nghiệm và sự gắn bó của khách hàng: Email giao dịch có ảnh hưởng sâu sắc đến trải nghiệm người dùng và khả năng giữ chân khách hàng. Một chi tiết nhỏ như việc thiếu email đặt lại mật khẩu có thể gây ra sự thất vọng lớn và ảnh hưởng tiêu cực đến mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp.
Hỗ trợ tăng doanh thu từ khách hàng hiện tại: Việc chăm sóc khách hàng hiệu quả là một chiến lược quan trọng để tạo ra doanh thu bền vững từ những khách hàng đã có. Email giao dịch đóng vai trò là một công cụ đắc lực trong việc này, thông qua việc cung cấp thông tin kịp thời, hỗ trợ sau mua hàng, v.v.

Tham khảo: Bảng giá Email marketing

4. Các loại Transactional email phổ biến

Điểm nổi bật của loại email này là tính cá nhân hóa cao, chứa đựng thông tin riêng biệt cho từng người nhận và thường có tỷ lệ mở cao hơn đáng kể so với các chiến dịch email marketing. Dưới đây là một số loại transactional email phổ biến mà các doanh nghiệp thường sử dụng:

4.1 Email xác nhận đơn hàng

Đây là một trong những loại transactional email quan trọng nhất trong lĩnh vực thương mại điện tử. Mục đích chính của nó là thông báo và xác nhận với khách hàng về đơn hàng mà họ vừa thực hiện. Nội dung thường bao gồm:

Số đơn đặt hàng: Mã số duy nhất để khách hàng và doanh nghiệp dễ dàng theo dõi.
Chi tiết đơn hàng: Danh sách các sản phẩm đã mua, số lượng, và đơn giá.
Hình thức thanh toán: Phương thức mà khách hàng đã sử dụng (ví dụ: thẻ tín dụng, chuyển khoản ngân hàng).
Thông tin theo dõi (nếu có): Mã vận đơn và liên kết để khách hàng có thể theo dõi quá trình giao hàng.
Ngày dự kiến giao hàng: Thời gian ước tính khách hàng sẽ nhận được sản phẩm.

Mẫu transactional email tại VinaHost — Email xác nhận đơn hàng thành công của VinaHost

Các doanh nghiệp thường tận dụng cơ hội này để thực hiện marketing một cách tinh tế bằng cách gợi ý các sản phẩm liên quan mà khách hàng có thể quan tâm dựa trên những gì họ đã mua. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng mục tiêu chính của email này vẫn là cung cấp thông tin giao dịch.

Thời điểm gửi: Email xác nhận đơn hàng cần được gửi ngay lập tức sau khi khách hàng hoàn tất việc đặt hàng để tạo sự an tâm và mang lại trải nghiệm tích cực cho họ.

4.2 Email khôi phục mật khẩu

Email khôi phục mật khẩu là một loại transactional email thuộc nhóm quản lý tài khoản và đăng nhập của người dùng. Mục đích chính là hỗ trợ người dùng đặt lại mật khẩu trong trường hợp họ quên thông tin đăng nhập. Đặc điểm quan trọng:

Email này được kích hoạt khi người dùng chủ động yêu cầu đặt lại mật khẩu.
Người dùng mong đợi nhận được email này một cách nhanh chóng để có thể truy cập lại tài khoản của mình. Việc chậm trễ hoặc thiếu sót email này có thể gây ra sự thất vọng lớn. Vì thế tốc độ gửi là yếu tố then chốt đối với loại email này.

email thông báo khôi phục mật khẩu — Một ví dụ điển hình về email khôi phục mật khẩu

4.3 Email thông báo vận chuyển

Email vận chuyển được kích hoạt bởi các sự kiện cụ thể liên quan đến quá trình vận chuyển đơn hàng của khách hàng. Mục đích là thông báo về trạng thái giao hàng, chẳng hạn như khi gói hàng đã được gửi đi hoặc đã được giao thành công. Nội dung thường bao gồm:

Liên kết theo dõi đơn hàng giúp khách hàng tự theo dõi lộ trình giao hàng một cách thuận tiện, đồng thời có thể tăng tỷ lệ nhấp chuột cho doanh nghiệp.
Thông tin về đơn vị vận chuyển và thời gian giao hàng dự kiến.

Email thông báo có chứa mã vận đơn — Ví dụ về email thông báo vận chuyển

4.4 Email nhận xét và đánh giá

Email nhận xét và đánh giá là một trong những loại transactional email giúp doanh nghiệp thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng về trải nghiệm mua sắm và sản phẩm của họ. Mục đích chính:

Cho khách hàng thấy rằng doanh nghiệp quan tâm đến ý kiến của họ về sản phẩm và dịch vụ.
Cung cấp thông tin giá trị giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng sản phẩm và trải nghiệm khách hàng.

nhận xét và đánh giá rating thông qua thư điện tử — Email nhận xét và đánh giá

Khi gửi email này, doanh nghiệp nên thể hiện sự quan tâm thực sự đến trải nghiệm của khách hàng, không chỉ đơn thuần là tìm kiếm cơ hội tăng doanh thu. Việc bổ sung thông tin về đơn hàng mà khách hàng đã mua có thể giúp họ dễ dàng hình dung và đưa ra đánh giá chính xác hơn.

Thời điểm gửi: Thường là sau khi khách hàng đã nhận được sản phẩm, khoảng 1-2 ngày.

4.5 Email chào mừng

Đây là một loại transactional email thuộc nhóm quản lý tài khoản và đăng nhập, được gửi đi khi người dùng đăng ký thành công tài khoản trên website hoặc tham gia một sự kiện nhất định. Mục đích chính:

Chào đón người dùng mới và tạo ấn tượng ban đầu tích cực.
Giúp người dùng ghi nhớ các thông tin đăng ký của họ.
Có thể cung cấp các hướng dẫn cơ bản về cách sử dụng website hoặc dịch vụ.

emaiil xác nhận tài khoản được đăng ký thành công — Email chào mừng người dùng đăng ký thành công tài khoản trên website

Tương tự như email xác nhận đơn hàng, email chào mừng cũng cần được gửi đi càng nhanh càng tốt sau khi người dùng đăng ký để thể hiện sự quan tâm và chào đón của doanh nghiệp.

Tham khảo thêm: Cách tạo Email newsletter

5. Tối ưu Transactional email bằng email trả lời tự động

Việc ứng dụng email trả lời tự động, hay còn gọi là tự động hóa quy trình gửi email, đóng vai trò then chốt và không thể thiếu trong việc nâng cao hiệu quả của transactional email. Cơ chế tự động này đảm bảo rằng các email giao dịch được gửi đi một cách nhanh chóng, chính xác và nhất quán, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp và khách hàng.

gửi tự động email giao dịch — Một transactional email được gửi tự động

Dưới đây là cách email trả lời tự động tối ưu hóa transactional email:

Đảm bảo tính kịp thời: Transactional email cần được gửi đi ngay lập tức sau hành động của người dùng. Dù là xác nhận mua hàng, tạo tài khoản, hay yêu cầu đặt lại mật khẩu. Hệ thống trả lời tự động đảm bảo phản hồi tức thì, đáp ứng đúng kỳ vọng và mang lại cảm giác tin cậy cho khách hàng ngay sau khi họ tương tác với doanh nghiệp. Đặc biệt với các email nhạy cảm về thời gian như khôi phục mật khẩu, tốc độ là yếu tố sống còn.
Cá nhân hóa nội dung: Mặc dù được gửi tự động, nội dung transactional email rất đặc thù và liên quan trực tiếp đến từng người dùng cụ thể. Hệ thống trả lời tự động có khả năng tích hợp dữ liệu người dùng (ví dụ: tên khách hàng, chi tiết đơn hàng, trạng thái vận chuyển), để tạo ra các email được cá nhân hóa cao, làm cho email trở nên hữu ích và liên quan trực tiếp đến từng người nhận, từ đó tăng tỷ lệ mở và tương tác.
Đảm bảo trải nghiệm liền mạch: Người dùng thường chủ động mong đợi nhận được các email giao dịch sau khi tương tác với hệ thống và thậm chí có thể kiểm tra hộp thư đến liên tục cho đến khi nhận được. Hệ thống tự động hóa đảm bảo rằng những email này đến đúng thời điểm người dùng kỳ vọng, góp phần xây dựng sự tin cậy và thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Xử lý hiệu quả khối lượng lớn: Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn với lượng người dùng và giao dịch khổng lồ, việc gửi các email giao dịch được cá nhân hóa một cách thủ công là bất khả thi. Hệ thống trả lời tự động cho phép xử lý hàng ngàn, thậm chí hàng triệu email một cách tự động dựa trên các sự kiện kích hoạt đã được thiết lập.
Đảm bảo tính nhất quán: Hệ thống trả lời tự động cho phép sử dụng các mẫu email được thiết kế chuyên nghiệp và nhất quán về mặt hình thức và nội dung. Điều này đảm bảo rằng mọi transactional email mà khách hàng nhận được đều mang dấu ấn thương hiệu rõ ràng, góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong mắt khách hàng.
Tối ưu lượt nhấp: Bên cạnh mục tiêu chính, hệ thống tự động còn tạo điều kiện để doanh nghiệp khéo léo tích hợp các yếu tố tương tác phụ, như gợi ý sản phẩm liên quan, lời mời đánh giá, hoặc thông tin khuyến mãi. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa các điểm chạm với khách hàng, gia tăng cơ hội tương tác và thúc đẩy doanh số bán hàng.
Nền tảng cho mối quan hệ bền vững: Transactional email tự động, được gửi đi nhanh chóng và chính xác, đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng trải nghiệm tổng thể tích cực cho khách hàng và tăng cường khả năng giữ chân họ. Chúng là một phần không thể thiếu trong cuộc trò chuyện liên tục với khách hàng và cần được chăm chút kỹ lưỡng như các email marketing thông thường.

6. Các dịch vụ gửi email giao dịch tốt nhất

Việc lựa chọn dịch vụ gửi email giao dịch phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thông tin quan trọng đến được khách hàng một cách nhanh chóng và đáng tin cậy. Dưới đây là thông tin về bốn nhà cung cấp dịch vụ phổ biến: VinaHost, SendGrid, Mailchimp và Postmark.

VinaHost

Với hạ tầng máy chủ mạnh mẽ đặt tại Việt Nam, khả năng tùy biến linh hoạt theo nhu cầu doanh nghiệp, cùng đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ 24/7 am hiểu thị trường, VinaHost là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn triển khai email giao dịch một cách hiệu quả, ổn định và tiết kiệm chi phí.

Hệ thống email của chúng tôi luôn hoạt động với tính ổn định, bảo mật cao IP sạch – uy tín, chống spam hiệu quả giúp xây dựng kênh giao tiếp đáng tin cậy với khách hàng. Thêm vào đó, hệ thống còn hỗ trợ giao diện quản lý thân thiện, cho phép dễ dàng theo dõi, phân tích và kiểm soát luồng email giao dịch.

bang gia email hosting vinahost

DỊCH VỤ EMAIL HOSTING

VinaHost không chỉ là nhà cung cấp hạ tầng hosting uy tín, mà còn mang đến một hệ sinh thái giải pháp email toàn diện dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Bao gồm:

Email Doanh Nghiệp: là dịch vụ email theo tên miền riêng, giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và nâng cao độ tin cậy trong giao tiếp với khách hàng và đối tác. Việc sử dụng địa chỉ email gắn với thương hiệu không chỉ tạo ấn tượng tốt mà còn giúp hạn chế tình trạng giả mạo hay bị đánh dấu spam nhờ các cấu hình bảo mật như SPF, DKIM và DMARC.
Email Marketing: hỗ trợ các doanh nghiệp triển khai chiến dịch quảng bá và giữ kết nối với khách hàng một cách tự động. Dịch vụ này cho phép gửi email hàng loạt, cá nhân hóa nội dung theo từng người nhận và theo dõi hiệu suất chiến dịch qua các báo cáo chi tiết như tỷ lệ mở, nhấp chuột và hủy đăng ký. Đây là công cụ đắc lực để duy trì mối quan hệ với khách hàng và gia tăng chuyển đổi hiệu quả.

bao cao email marketing — Báo cáo dịch vụ Email Marketing

Email Relay và Email Filter: đóng vai trò tối ưu việc gửi và bảo mật hộp thư đến. Email Relay giúp cải thiện khả năng gửi email thành công (email deliverability), đặc biệt với các hệ thống gửi số lượng lớn. Trong khi đó, Email Filter hỗ trợ sàng lọc và ngăn chặn thư rác, bảo vệ người dùng khỏi các mối đe dọa qua email như spam hay phishing.

SendGrid

SendGrid là một nhà cung cấp dịch vụ email giao dịch nổi tiếng trên toàn cầu. Nền tảng của SendGrid được xây dựng mạnh mẽ để đảm bảo khả năng gửi email tin cậy và hiệu quả.

SendGrid cung cấp một API linh hoạt cho phép các nhà phát triển dễ dàng tích hợp dịch vụ gửi email giao dịch vào ứng dụng của họ. Họ cũng cung cấp các công cụ quản lý email mạnh mẽ, khả năng phân tích chi tiết về hiệu suất gửi email và các tính năng bảo mật nâng cao. SendGrid được tin dùng bởi nhiều doanh nghiệp thuộc mọi quy mô nhờ khả năng mở rộng linh hoạt và độ tin cậy cao.

Mailchimp

Mailchimp nổi tiếng là một nền tảng hàng đầu về email marketing. Tuy nhiên, Mailchimp cũng cung cấp các giải pháp cho email giao dịch.

Mailchimp tích hợp các công cụ tự động hóa mạnh mẽ, cho phép người dùng tạo các email giao dịch động dựa trên hành động của khách hàng (ví dụ: email xác nhận đơn hàng sau khi mua). Họ cũng cung cấp API cho phép các nhà phát triển tùy chỉnh và tích hợp sâu hơn các chức năng gửi email giao dịch vào ứng dụng của mình. Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, Mailchimp phù hợp với nhiều đối tượng, từ các doanh nghiệp nhỏ đến các nhà phát triển.

Postmark

Postmark thường được đánh giá là một trong những nhà cung cấp dịch vụ email giao dịch hàng đầu. Điểm nổi bật của Postmark là sự tập trung tuyệt đối vào việc gửi email giao dịch một cách nhanh chóng và đáng tin cậy.

Postmark cung cấp một API đơn giản và hiệu quả, được thiết kế đặc biệt cho việc gửi email giao dịch. Họ nổi tiếng với tốc độ gửi nhanh chóng và tỷ lệ email vào hộp thư đến cao. Postmark cung cấp các tính năng như Email API, SMTP Service, Message Streams và các công cụ phân tích hiệu suất gửi email. Nếu bạn ưu tiên tốc độ và độ tin cậy cho các email giao dịch quan trọng, Postmark là một lựa chọn đáng cân nhắc.

Để tối đa hóa lợi nhuận, việc ưu tiên chăm sóc khách hàng là yếu tố then chốt và transactional email đóng vai trò là một công cụ hiệu quả để đạt được mục tiêu này. Tối ưu hóa transactional email thông qua hệ thống trả lời tự động không chỉ là một giải pháp kỹ thuật mà còn là một chiến lược quan trọng để nâng cao trải nghiệm người dùng và gia tăng giá trị trong từng tương tác. Hy vọng bài viết này đã mang đến cho bạn đọc cái nhìn rõ ràng về email giao dịch (transactional email).

Tham khảo thêm: Email chăm sóc khách hàng