Email doanh nghiệp là gì? Bạn có thể hiểu rằng, đây là yếu tố cần thiết cho bất cứ công ty nào trong quá trình vận hành kinh doanh. Để có thể giao tiếp với các khách hàng và đối tác hiệu quả, các công ty nên trang bị một hệ thống thư điện tử chuyên nghiệp (professional email). Qua đó có thể thấy Email doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng nhất định với bất cứ công ty nào. Vậy, để tìm hiểu khái niệm, lợi ích và tìm hiểu các loại Business Email tốt nhất, hãy cùng VinaHost khám trong bài viết sau đây!

1. Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp (Business email) là địa chỉ email thuộc quyền sở hữu của công ty. Công ty dùng Email để trao đổi và liên lạc với các đối tác hoặc khách hàng bên ngoài. Một số doanh nghiệp còn dùng email để trao đổi thông tin nội bộ. Email doanh nghiệp thường được đặt tên theo cấu trúc đuôi là tên miền riêng (domain) của website công ty. Ví dụ địa chỉ email doanh nghiệp có thể là info@vinahost.vn.

Dù tổ chức của bạn có quy mô lớn hay nhỏ thì email doanh nghiệp vẫn là điều hết sức cần thiết. Email doanh nghiệp còn thể hiện mức độ tin cậy của công ty trong lòng khách hàng và đối tác. Khi nội dung được truyền tải với địa chỉ email theo tên miền doanh nghiệp sẽ mang đến hiệu quả cao hơn là email cá nhân.

Email doanh nghiệp là gì — Email doanh nghiệp là địa chỉ email thuộc quyền sở hữu của công ty

2. So sánh sự khác nhau giữa email doanh nghiệp và email cá nhân

Đặc điểm	Email Doanh Nghiệp	Email Cá Nhân
Loại tài khoản	Email doanh nghiệp có đuôi domain theo tên miền riêng của công ty.	Thường là tài khoản thư điện tử cá nhân cung cấp miễn phí như gmail.
Dung lượng	Đa số có dung lượng sử dụng không giới hạn.	Có dung lượng sử dụng hạn chế (tùy theo nhà cung cấp)
Quản lý dữ liệu	Công ty có khả năng chủ động quản lý dữ liệu và thông tin. Tài khoản email thường bị thu hồi khi nhân viên nghỉ việc.	Dữ liệu và thông tin nằm trong hòm thư cá nhân, công ty không thể quản lý chủ động. Dữ liệu và thông tin có thể bị mất khi nhân viên nghỉ việc.
Bảo mật	Có hệ thống bảo mật chuyên nghiệp.	Thiếu hệ thống bảo mật chuyên nghiệp.
Rủi ro	Rủi ro ít hơn về việc tài khoản bị xâm nhập hoặc nhiễm virus.	Rủi ro cao hơn về việc tài khoản bị xâm nhập hoặc nhiễm virus.

3. Những lợi ích của email doanh nghiệp mang lại

Sử dụng email doanh nghiệp không còn xa lạ trong thời đại kỹ thuật số. Bên cạnh sự tiện lợi, email doanh nghiệp còn có những lợi ích khác trong vận hành kinh doanh. Dưới đây, qua kinh nghiệm nhiều năm triển khai hệ thống email doanh nghiệp tại các tổ chức lớn nhỏ khác nhau, chúng tôi rút ra được những ưu điểm lớn nhất có thể kể đến như:

3.1 Tăng tính chuyên nghiệp của công ty

Hình dung thế này, nếu bạn nhận được email có đuôi tên miền là doanh nghiệp và một email cá nhân, bạn sẽ cảm thấy email nào thuyết phục hơn? Tất nhiên rồi! Email doanh nghiệp sẽ dễ tạo thiện cảm và niềm tin hơn trong tâm trí khách hàng hay đối tác.

Ngoài ra, đuôi email doanh nghiệp thường là tên hoặc tên viết tắt của chính doanh nghiệp, điều này giúp các đối tác và khách hàng dễ dàng nhận diện công ty. Bên cạnh đó, các đối tác và khách hàng cũng cảm nhận tính chuyên nghiệp trong các hoạt động liên lạc giữa các bên.

Email doanh nghiệp cũng tạo ra động lực thúc đẩy người nhận mở email ra đọc. Nếu đang cần triển khai chiến dịch email marketing, việc sử dụng email doanh nghiệp chắc chắn sẽ tăng hiệu quả hơn email thông thường.

3.2 Tăng khả năng quản lý nhân sự nội bộ

Nhân viên công ty được cấp email với tên miền của doanh nghiệp. Do đó, các chủ công ty có thể quản lý nhân sự và thông báo tin tức nội bộ nhanh chóng.

Email Business hỗ trợ tăng khả năng quản lý nhân sự — Email doanh nghiệp giúp tăng khả năng quản lý nhân sự nội bộ

Tất nhiên không chỉ có mỗi vậy, hệ thống email ngày nay đã thông minh hơn trước. Server email chuyên nghiệp có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhiều tính năng như lập lịch công việc, giao nhiệm vụ trên lịch một cách thuận tiện và tất nhiên các thông tin này đều được bảo mật hết sức chặt chẽ.

3.3 Hạn chế tình trạng thư gửi vào mục spam

Điểm ưu việt của business email là nó có hệ thống hỗ trợ hạn chế email spam và virus xâm nhập. Khi sử dụng email doanh nghiệp, các hoạt động liên lạc trở nên thuận tiện và an toàn. Ngoài ra, việc dùng email doanh nghiệp để gửi thư sẽ hạn chế được tình trạng email vào hộp spam. Điều này giúp tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của chính doanh nghiệp.

3.4 Tăng tính bảo mật cao

Khi nhân viên sử dụng email doanh nghiệp, ban lãnh đạo sẽ dễ quản lý và lưu trữ các thông tin quan trọng. Thậm chí, khi nhân viên đã nghỉ việc, các bạn cũng vẫn truy tìm lại các phiên làm việc trước đây.

Tăng tính bảo mật trong Email doanh nghiệp — Email doanh nghiệp tăng tính bảo mật

3.5 Có thể cập nhật mọi lúc mọi nơi

Khi sử dụng email doanh nghiệp miễn phí, các bạn có thể chủ động kiểm tra email vào bất kỳ thời gian nào trong ngày. Từ đó, bạn xử lý công việc của mình linh hoạt hơn. Chỉ cần máy tính hoặc điện thoại di động của bạn có kết nối Internet, bạn đã có thể bắt đầu giải quyết các công việc. Làm việc sẽ tiết kiệm thời gian hơn, giao diện thiết bị điện tử càng thông minh hơn – bạn sẽ thích làm việc hơn phải không?

4. Nhược điểm của email doanh nghiệp

Nhược điểm lớn nhất của email doanh nghiệp là tình trạng thư rác và thư spam quảng cáo. Dù các công ty đang cố gắng chặn nhiều loại thư rác khác nhau, tuy nhiên rất khó để chặn tuyệt đối. Tình hình càng tệ hơn là các email giả danh doanh nghiệp (thông báo trúng thưởng và lây lan mã độc qua email) xảy ra hết sức tinh vi.

Nhược điểm của Business email — Email doanh nghiệp có một số nhược điểm

Nhược điểm tiếp theo của email doanh nghiệp free là tính bảo mật. Nếu email bị hack địa chỉ, hậu quả xảy ra sẽ khó lường. Đặc biệt là khi các bạn sử dụng email doanh nghiệp để đăng ký nhiều loại tài khoản khác nhau. Bất cẩn hơn, tài khoản ngân hàng của bạn sẽ liên kết với email doanh nghiệp. Các đối tượng xấu có thể đánh cắp thẻ ngân hàng trực tuyến của bạn hoặc đọc các thông tin quan trọng trong công việc.

5. Các loại email doanh nghiệp tốt nhất 2024

Việc lựa chọn loại email doanh nghiệp phù hợp là điều không khó tại thời điểm hiện tại, dẫu vậy bạn cũng nên tìm hiểu đặc điểm của từng loại dịch vụ trước khi đưa ra lựa chọn cuối cùng. Dưới đây là danh sách email doanh nghiệp phổ biến và uy tín hiện nay.

5.1 VinaHost

Vinahost là một trong các nhà cung cấp email doanh nghiệp uy tín và chất lượng tại thị trường Việt Nam. Vinahost có các gói email doanh nghiệp đa dạng như email marketing, email hosting, email server (doanh nghiệp được quyền chọn tên miền riêng), email relay, email filter, Microsoft 365 (các dịch vụ đám mây thông minh, các công cụ quản lý thiết bị và bảo mật cao cấp).

Nhà cung cấp email doanh nghiệp Vinahost — Email doanh nghiệp tốt nhất tại Vinahost

5.2 Google

Google là gã công nghệ khổng lồ trên toàn thế giới. Với lượng người dùng email đăng ký cao nhất hiện nay, Google cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp với các tính năng cơ bản, thân thiện với người dùng. Người dùng Google có thể gửi và chuyển tiếp lượng lớn email đến nhiều người nhận mà không cần phần mềm hỗ trợ. Tuy nhiên, cũng chính vì sở hữu nhiều tính năng nên Google có mức giá tương đối cao.

Ngoài ra, đôi khi dịch vụ Google cũng khó tránh khỏi việc gặp phải các sự cố về an ninh mạng.

5.3 Microsoft Exchange

Microsoft Exchange là nền tảng thuộc Microsoft nên nó sở hữu nhiều tính năng độc đáo. Ứng dụng này nổi bật với tính năng địa chỉ IP tĩnh cùng máy chủ mạnh mẽ, đảm bảo sự ổn định trong quá trình sử dụng. Đối với các doanh nghiệp, Microsoft Exchange là lựa chọn phù hợp khi cung cấp nền tảng email hybrid.

Cũng tương tự như Google, Microsoft Exchange có mức giá cao, đòi hỏi các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, cân nhắc kỹ lưỡng trước khi lựa chọn.

5.4 Mdaemon

Mdaemon nổi bật là dịch vụ email chuyên nghiệp dành riêng cho các nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp. Mặc dù không phổ biến rộng rãi như một số dịch vụ khác, Mdaemon vẫn nhận được sự tín nhiệm cao từ nhiều khách hàng nhờ các tính năng thiết thực và lợi ích đáng kể.

Với những thiết kế trực quan và trải nghiệm người dùng thân thiện, Mdaemon sẽ giúp bạn làm chủ công cụ hiệu quả trong thời gian ngắn nhất. Ngoài ra, các gói dịch vụ do Mdaemon triển khai không hề có mức giá “trên trời”, trái lại, chúng còn rất bình dân, phù hợp với khả năng đầu tư của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME). Chính vì những ưu điểm vừa kể trên, Mdaemon dễ dàng “ghi điểm” và trở thành đối thủ cạnh tranh trực tiếp với dịch vụ hàng đầu khác trên thị trường – Microsoft Exchange.

5.5 Zimbra

Zimbra được biết đến là một dịch vụ email mã nguồn mở, dành riêng cho doanh nghiệp với nhiều tính năng hiện đại và ưu việt. Zimbra cung cấp một loạt các tính năng đa dạng, đáp ứng hầu hết các nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Từ các tính năng cơ bản như gửi/nhận email, quản lý danh bạ, lịch làm việc, đến các tính năng nâng cao như cộng tác nhóm, quản lý tài liệu… Nhờ những ưu điểm vượt trội kể trên, Zimbra đã trở thành dịch vụ email được nhiều doanh nghiệp Việt Nam tin tưởng sử dụng.

5.6 Zoho email

Zoho Mail giúp người dùng đồng bộ hóa email, danh bạ, lịch và dữ liệu quan trọng khác trên nhiều thiết bị. Bạn có thể dễ dàng truy cập thông tin của mình mọi lúc, mọi nơi. Zoho Mail cung cấp nhiều chức năng, bao gồm:

Quản lý nhiều tài khoản
Lọc email rác
Tự động trả lời email

5.7 Yandex email

Yandex Mail là dịch vụ email không tính phí, cung cấp khả năng lưu trữ thư trực tuyến không giới hạn. Người dùng có thể dễ dàng sử dụng Yandex Mail phiên bản tiêu chuẩn chỉ với một vài thao tác cài đặt đơn giản.

Dịch vụ này hoạt động ổn định trên nhiều trình duyệt có kết nối internet. Ngoài ra, Yandex Mail còn tích hợp sẵn phiên bản HTML đơn giản để tạo điều kiện thuận tiện cho người dùng.

Hy vọng thông qua bài chia sẻ này, các bạn đã hiểu hơn về email doanh nghiệp là gì cũng như biết được các loại email doanh nghiệp tốt nhất trên thị trường hiện nay. Trên thực tế, nhu cầu sử dụng email doanh nghiệp trong kinh doanh vẫn còn rất quan trọng. Ở thời đại công nghệ 4.0, email doanh nghiệp giúp các công ty tăng độ uy tín và chuyên nghiệp. Nếu có nhu cầu Đăng ký Email Doanh nghiệp. Bạn có thể liên hệ với VinaHost qua: