Trong thời đại số hóa hiện nay, email đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc lựa chọn giải pháp email phù hợp lại không đơn giản, đặc biệt khi thị trường có nhiều đơn vị cung cấp khác nhau. Ngoài yếu tố thương hiệu, người dùng cũng phải hiểu rõ về tính năng và cấu hình của từng loại email khác nhau.

Vì vậy, trong bài viết này VinaHost sẽ giúp bạn phân biệt email hosting và email server, khám phá những đặc điểm và ưu nhược điểm riêng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc, chi phí vận hành,và độ bảo mật thông tin. Từ đó đưa ra quyết định đúng đắn cho doanh nghiệp của mình.

email-hosting-va-email-server — Phân biệt email server và email hosting

1. Khái niệm

Trước khi đi vào chi tiết sự khác biệt, chúng ta cần hiểu rõ khái niệm của từng loại dịch vụ. Đây là bước cơ bản nhưng rất quan trọng để có thể phân biệt email hosting và email server.

1.1 Email hosting là gì?

Email hosting là một dịch vụ cung cấp máy chủ để doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể sử dụng tên miền riêng cho email. Với dịch vụ quản lý email này, bạn phải chia sẻ nền tảng lưu trữ với các đơn vị khác. Điều này đều mang ưu và nhược điểm riêng, điểm tốt là bạn sẽ không cần chi trả quá nhiều chi phí để xây dựng hệ thống của mình mà vẫn đảm bảo sử dụng đầy đủ các tính năng.

Mặt khác khi sử dụng hosting, bạn buộc phải sở hữu địa chỉ IP với các đơn vị khác, điều này có thể làm ảnh hưởng đến độ uy tín của IP nếu những bên này phạm phải những tiêu chí dẫn đến SPAM.

Tuy nhiên bạn cũng không phải quá lo lắng, hiện nay các nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử đều có những điều kiện để kiểm soát chất lượng email của khách hàng và duy trì độ sạch của IP. Khác hàng không chỉ có thể gửi và nhận email mà còn có thể quản lý, lưu trữ email một cách an toàn và bảo mật trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ.

phan biet email hosting va email server — Khái niệm Email Hosting

Dịch vụ email hosting thường được các nhà cung cấp lớn như Google, Microsoft, Zoho, VinaHost cung cấp. Những dịch vụ này không chỉ dừng lại ở việc cung cấp email mà còn đi kèm với nhiều tính năng khác như lịch làm việc, quản lý danh bạ, lưu trữ đám mây, và các công cụ cộng tác trực tuyến. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn sử dụng email chuyên nghiệp mà không cần phải lo lắng về các vấn đề kỹ thuật.

Xem thêm: Lợi ích và cách sử dụng Email Hosting hiệu quả

1.2 Email server là gì?

Email server là một hệ thống máy chủ được doanh nghiệp tự quản lý, hoặc thuê nhà cung cấp dịch vụ thiết lập và duy trì. Khác với email hosting nơi mà hạ tầng cơ sở và các chức năng bảo mật được nhà cung cấp dịch vụ quản lý và chia sẻ, email server cho phép doanh nghiệp toàn quyền kiểm soát hệ thống email của mình.

Với email server, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh các chức năng, chính sách quản lý email, kiểm soát bảo mật dữ liệu theo nhu cầu riêng của mình. Điều này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp có yêu cầu bảo mật cao hoặc cần tích hợp email với các hệ thống phần mềm khác trong công ty.

Tuy nhiên, để vận hành email server một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần có đội ngũ kỹ thuật viên có chuyên môn cao về quản trị hệ thống và bảo mật. Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về việc duy trì máy chủ, bảo mật, khắc phục sự cố và đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định 24/7.

2. Chi tiết sự khác biệt giữa email hosting và email server

Để phân biệt hai dịch vụ thư điện tử này một cách chính xác, chúng ta cần xem xét các yếu tố kỹ thuật cơ bản như nền tảng hạ tầng cơ sở dữ liệu, địa chỉ IP, và số lượng email được gửi. Những yếu tố này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất và bảo mật của hệ thống email mà còn đến chi phí và khả năng quản lý của doanh nghiệp.

2.1 Nền tảng hạ tầng cơ sở dữ liệu

Một trong những khác biệt cơ bản để phân biệt email hosting và email server chính là nền tảng hạ tầng cơ sở dữ liệu. Với email hosting, toàn bộ cơ sở dữ liệu, phần cứng và phần mềm liên quan đến email đều do nhà cung cấp dịch vụ đảm nhận. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không cần đầu tư vào việc mua sắm, cài đặt và duy trì hệ thống máy chủ riêng cho email.

Các nhà cung cấp dịch vụ email hosting thường có cơ sở hạ tầng hiện đại với các trung tâm dữ liệu an toàn, bảo mật cao và khả năng sao lưu dữ liệu liên tục. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu email của doanh nghiệp luôn được bảo vệ và có thể khôi phục trong trường hợp xảy ra sự cố.

Ngược lại, với email server, doanh nghiệp cần phải tự đầu tư và duy trì toàn bộ hạ tầng cơ sở dữ liệu. Điều này mang lại sự linh hoạt cao hơn trong việc tùy chỉnh hệ thống, nhưng đồng thời cũng đòi hỏi chi phí lớn hơn và cần có kiến thức chuyên môn cao để quản lý.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp cần tích hợp email với các hệ thống quản lý nội bộ như CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning), thì email server sẽ là lựa chọn tối ưu vì nó cho phép tùy chỉnh toàn diện theo nhu cầu cụ thể.

2.2 Địa chỉ IP

Khi phân biệt email hosting và email server, một yếu tố quan trọng khác là địa chỉ IP. Địa chỉ IP ảnh hưởng đến khả năng gửi và nhận email, cũng như uy tín của tên miền. Đối với các dịch vụ email hosting, địa chỉ IP thường được chia sẻ giữa nhiều khách hàng khác nhau. Điều này có thể dẫn đến tình trạng bị đưa vào danh sách đen (blacklist) nếu có một khách hàng nào đó vi phạm chính sách gửi email, dẫn đến các email từ địa chỉ IP đó bị chặn hoặc bị đưa vào thư mục spam.

Trong khi đó, để việc xây dựng nền tảng email server giúp doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ IP riêng. Điều này giúp nâng cao uy tín của tên miền, giảm nguy cơ email bị chặn, và cung cấp khả năng kiểm soát tốt hơn đối với các chính sách và thiết lập liên quan đến địa chỉ IP. Việc sử dụng địa chỉ IP riêng cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi lưu lượng email, phát hiện và ngăn chặn các hoạt động đáng ngờ như spam hoặc lạm dụng tài nguyên.

2.3 Số lượng email được gửi

Số lượng email có thể gửi trong một khoảng thời gian nhất định là một yếu tố quan trọng khác cần lưu ý khi phân biệt email hosting và email server. Với email hosting, số lượng email mà bạn có thể gửi đi thường bị giới hạn bởi nhà cung cấp dịch vụ để tránh tình trạng spam và đảm bảo chất lượng dịch vụ cho tất cả người dùng.

Những giới hạn này có thể dao động từ vài trăm đến vài ngàn email mỗi ngày, tùy thuộc vào gói dịch vụ mà doanh nghiệp lựa chọn. Mặc dù vậy, đối với các doanh nghiệp có nhu cầu gửi email số lượng lớn chẳng hạn như các chiến dịch email marketing, giới hạn này có thể trở thành một trở ngại đáng kể.

Ngoài ra, việc gửi email hàng loạt cần tuân thủ các quy định về chống spam, đồng thời cần có các biện pháp bảo vệ như hệ thống xác thực email (SPF, DKIM, DMARC) để đảm bảo email không bị đưa vào thư mục rác hoặc bị chặn bởi các bộ lọc spam.

3. Đặc điểm của 2 dịch vụ email hosting và email server

Sau khi đã hiểu rõ về khái niệm, tiếp theo chúng ta sẽ phân tích những đặc điểm chính của từng dịch vụ, từ đó giúp bạn dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định.

3.1 Ưu điểm của Email Hosting

Tiết kiệm chi phí: Không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng và phần cứng, chỉ cần trả phí dịch vụ cho nhà cung cấp. Đây là một trong những ưu điểm lớn nhất của email hosting để phân biệt giữa email hosting và email server. Chi phí dịch vụ email hosting thường rất phải chăng và có nhiều gói dịch vụ linh hoạt, phù hợp với mọi nhu cầu sử dụng.
Đơn giản và tiện lợi: Với email hosting, doanh nghiệp không cần có đội ngũ kỹ thuật viên quản lý hệ thống email, vì tất cả các công việc bảo mật, sao lưu, và bảo trì hệ thống sẽ do nhà cung cấp dịch vụ đảm nhận. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi mà không cần lo lắng về các vấn đề kỹ thuật.
Bảo mật: Để phân biệt email hosting và email server, các nhà cung cấp dịch vụ email hosting thường tích hợp sẵn các tính năng bảo mật như chống spam, mã hóa email, và sao lưu dữ liệu định kỳ. Điều này giúp bảo vệ dữ liệu email của doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài như virus, phần mềm gián điệp, hoặc hacker.

3.2 Nhược điểm của Email Hosting

Giới hạn tùy chỉnh: Người dùng không có nhiều quyền kiểm soát và tùy chỉnh hệ thống email khi sử dụng email hosting. Mọi tính năng và cấu hình đều được chuẩn hóa theo tiêu chuẩn của nhà cung cấp dịch vụ, do đó nếu doanh nghiệp có nhu cầu đặc biệt về tính năng hoặc bảo mật, email hosting có thể không đáp ứng được.
Rủi ro từ việc chia sẻ địa chỉ IP: Sử dụng IP chung có thể gây ra các vấn đề liên quan đến uy tín và khả năng gửi email. Nếu một người dùng khác trên cùng IP vi phạm chính sách hoặc bị đánh giá là spam, điều này có thể ảnh hưởng đến tất cả các khách hàng sử dụng IP đó, bao gồm việc email của bạn bị đưa vào thư mục spam hoặc bị chặn hoàn toàn.

uu, nhuoc diem cua email hosting va email server — Ưu & nhược điểm của email hosting và email server

3.3 Ưu điểm của Email Server

Kiểm soát toàn diện: Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh và kiểm soát hoàn toàn hệ thống email của mình. Điều này bao gồm việc quản lý các chính sách bảo mật, thiết lập các chức năng quản lý email và tích hợp với các hệ thống phần mềm khác trong doanh nghiệp.
IP domain riêng: Sử dụng IP riêng giúp nâng cao uy tín của tên miền và giảm thiểu nguy cơ email vào thùng thư rác. Việc có một địa chỉ IP riêng cũng giúp doanh nghiệp tránh được các vấn đề liên quan đến IP bị blacklist, giúp duy trì thương hiệu email của doanh nghiệp.
Không giới hạn số lượng email: Có thể gửi đi số lượng lớn email mà không bị giới hạn bởi nhà cung cấp. Điều này rất hữu ích cho các doanh nghiệp có nhu cầu gửi email hàng loạt như trong các chiến dịch email marketing hoặc thông báo quan trọng tới khách hàng.

3.4 Nhược điểm của Email Server

Chi phí cao: Đầu tư vào cơ sở hạ tầng, phần mềm, và nhân lực để quản lý và bảo trì hệ thống là một thách thức không nhỏ đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ. Việc triển khai và duy trì email server đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu lớn, bao gồm chi phí cho phần cứng, phần mềm, và các công cụ bảo mật.
Yêu cầu kỹ năng quản lý: Cần có đội ngũ kỹ thuật viên có kinh nghiệm để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và an toàn. Quản lý email server không chỉ đòi hỏi kiến thức về phần cứng và phần mềm, mà còn yêu cầu hiểu biết sâu về bảo mật, quản trị mạng, và các chính sách liên quan đến quản lý email.

4. Nên lựa chọn sử dụng dịch nào?

Sau khi đã phân tích chi tiết sự khác biệt và đặc điểm của từng dịch vụ, việc lựa chọn và phân biệt email hosting và email server phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn. Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét để giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn:

Quy mô doanh nghiệp: Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa, không có đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp và muốn tiết kiệm chi phí, email hosting có thể là lựa chọn tốt hơn. Nó giúp bạn giảm bớt gánh nặng về quản lý hệ thống và chỉ cần trả phí hàng tháng cho nhà cung cấp dịch vụ.
Nhu cầu bảo mật: Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trong lĩnh vực yêu cầu bảo mật cao, như tài chính, y tế, hoặc công nghệ, email server có thể là lựa chọn tốt hơn. Nó cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn hệ thống email của mình và thực hiện các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt để bảo vệ dữ liệu.
Số lượng email cần gửi: Nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên gửi số lượng lớn email, chẳng hạn như trong các chiến dịch marketing, email server sẽ cung cấp sự linh hoạt và kiểm soát tốt hơn so với email hosting. Bạn không bị giới hạn bởi các quy định của nhà cung cấp dịch vụ và có thể quản lý tốt hơn các chiến dịch email của mình.
Ngân sách: Nếu ngân sách của bạn hạn chế và bạn không muốn đầu tư quá nhiều vào hạ tầng email, email hosting là lựa chọn hợp lý. Nó giúp bạn duy trì một hệ thống email chuyên nghiệp với chi phí thấp, trong khi vẫn đảm bảo các yêu cầu cơ bản về bảo mật và hiệu suất.

Trong nhiều trường hợp, các doanh nghiệp lớn thường lựa chọn email server để có thể kiểm soát và tùy chỉnh hệ thống theo nhu cầu cụ thể. Trong khi đó, các doanh nghiệp nhỏ và vừa, hoặc những doanh nghiệp không có yêu cầu cao về bảo mật hoặc số lượng email gửi đi, thường sẽ ưu tiên sử dụng email hosting để tiết kiệm chi phí và đơn giản hóa việc quản lý hệ thống.

5. Đăng ký dịch vụ email server hoặc hosting ở đâu?

dang ky dich vu email hosting — *Đăng ký dịch vụ email hosting và email server*

Khi đã xác định được loại dịch vụ phù hợp, bước tiếp theo là tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ email hosting hoặc email server đáng tin cậy. Dưới đây là một số gợi ý về các nhà cung cấp uy tín trên thị trường:

Google Workspace : Đây là dịch vụ email hosting phổ biến và đáng tin cậy được cung cấp bởi Google, nền tảng này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Google Workspace không chỉ cung cấp email mà còn tích hợp nhiều công cụ làm việc trực tuyến như Google Drive, Google Docs, và Google Meet.
Microsoft 365: Tương tự như Google Workspace, Microsoft 365 cũng cung cấp dịch vụ email hosting chuyên nghiệp với các công cụ hỗ trợ làm việc nhóm mạnh mẽ như Outlook, Word, Excel, PowerPoint và Microsoft Teams.
Zoho Mail: Zoho Mail là một lựa chọn email hosting khác với chi phí thấp, nhưng vẫn đảm bảo các tính năng cần thiết cho doanh nghiệp như bảo mật, lưu trữ email, và quản lý người dùng.
VinaHost: Đây là nhà cung cấp dịch vụ email hosting và server tại Việt Nam, dịch vụ của VinaHost nổi bật với cấu hình mạnh mẽ, chi phí hợp lý, khả năng bảo mật cao và dễ dàng tích hợp với các dịch vụ khác của Google và Microsoft thông qua dịch vụ Email Hybrid.
Ngoài ra, nếu bạn có nhu cầu sử dụng email server, bạn có thể thuê máy chủ riêng hoặc dịch vụ VPS (Virtual Private Server) từ các nhà cung cấp như DigitalOcean, Linode, hoặc các nhà cung cấp dịch vụ trong nước như VinaHost, Viettel IDC, FPT Telecom. Với giải pháp này, bạn sẽ có toàn quyền kiểm soát hệ thống và khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể.

Xem thử: Bảng giá Email Server Doanh Nghiệp tại VinaHost

Việc phân biệt email hosting và email server không chỉ giúp bạn hiểu rõ hơn về các giải pháp email hiện có mà còn giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn dựa trên nhu cầu và nguồn lực của doanh nghiệp. Dù lựa chọn dịch vụ nào, điều quan trọng là bạn phải đảm bảo rằng nó phù hợp với chiến lược kinh doanh và giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả nhất. Nếu cần giải đáp thêm để phân biệt email hosting và email server, bạn có thể liên hệ với chúng tôi: