Một số cách quản lý email doanh nghiệp hiệu quả dành cho bạn

Trong thời đại hiện nay, email đóng vai trò thiết yếu trong việc giao tiếp và trao đổi thông tin cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, với lượng email khổng lồ mỗi ngày, việc quản lý email hiệu quả trở thành một thách thức lớn. Bài viết này sẽ giúp bạn nhận ra liệu bản thân mình có đang quản lý email doanh nghiệp hiệu quả hay không? Cùng với đó là cách để quản lý hộp thư điện tử của mình, góp phần nâng cao năng suất làm việc và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

1. Email doanh nghiệp dành cho ai?

Email hầu như xuất hiện trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, nó dành cho các công việc từ kinh doanh đến sản xuất, từ mọi cấp độ nhân viên đến giám đốc. Ngoại trừ các công việc mang tính đặc thù như mang tính cá nhân và ít phải giao tiếp. Email doanh nghiệp hiện nay đã và đang trở thành phương thức liên lạc chính nhờ vào tính nhanh chóng và hiệu quả của nó.

Thống kê cho rằng, trung bình một chuyên gia trong lĩnh vực có thể nhận được 121 email mỗi ngày. Còn đối với các nhân viên văn phòng, họ thường phải dành đến 28% tổng số thời gian làm việc trong tuần để sàng đọc, đọc, trả lời và gửi email.

Không quá khó hiểu khi chúng ta đang “chìm đắm” trong email và nếu không có biện pháp quản lý email hiệu quả, bạn sẽ tiêu tốn khá nhiều thời gian cho công việc này.

Nếu bạn biết cách để sắp xếp email và thiết lập email phù hợp, chắc chắn bạn sẽ có nhiều thời gian hơn dành cho công việc và cuộc sống. Điều này tác động tích cực một cách mạnh mẽ đến những gì bạn đang làm. Vậy có những cách nào để quản lý email doanh nghiệp hiệu quả?

2. Cách quản lý email doanh nghiệp hiệu quả 

2.1 Thường xuyên dọn dẹp những email không cần thiết

Một trong những cách thông dụng và mang lại hiệu quả nhất chính là xóa bỏ đi những email không cần thiết chẳng hạn như email cũ, email không quan trọng, email quảng cáo, email rác, email đã xử lý xong…

Bạn có thể sử dụng công cụ hay bộ lọc để hỗ trợ công việc này, nó không những giúp giải phóng dung lượng lưu trữ mà còn giúp bạn dễ dàng quản lý email hơn. Nó cũng giúp bạn không bị mất tập trung và tốn thời gian để tìm kiếm các thông tin cần thiết.

2.2 Sử dụng riêng biệt email cá nhân và doanh nghiệp

Sử dụng chung một email cho cả công việc và cá nhân tiềm ẩn nhiều nguy cơ về bảo mật và tính chuyên nghiệp. Điều này có thể xảy ra khi bạn bị phân tâm giữa đời tư và công việc. Vì vậy, hãy tạo lập riêng biệt email cá nhân, email doanh nghiệp, sử dụng hệ thống mail nội bộ để dễ dàng quản lý, phân loại thông tin và tránh nhầm lẫn.

Ngoài ra một số Quy định sử dụng email trong công ty yêu cầu nhân viên không sử dụng email được cấp để phục vụ cho nhu cầu cá nhân. Vì vậy việc sử dụng độc lập các tài khoản email là điều cần thiết và đôi khi là bắt buộc.

2.3 Sử dụng tính năng lên lịch tự động gửi email

Điều này càng phù hợp hơn với các doanh nghiệp hoạt động ở thị trường global, với đặc thù chênh lệch múi giờ. Qua đó, nhiều phần mềm quản lý email đã cung cấp tính năng lên lịch tự động gửi email. Tuy nhiên, không chỉ dành cho công ty nước ngoài, các tổ chức ở mọi lĩnh vực đều có thể tận dụng tính năng này để tiết kiệm và đảm bảo thời gian gửi email hợp lý.

Ngoài ra, bạn có thể lên lịch gửi email báo cáo, thông báo, lời nhắc nhở bản thân hay đội nhóm của mình vào những thời điểm cụ thể để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào.

2.4 Thiết lập gán nhãn, tab, folder để phân loại email gửi đến

Hãy thực hiện phân loại email theo chủ đề hoặc mức độ quan trọng, điều giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và quản lý thông tin hơn. Các tính năng như: gán nhãn, tab, folder giúp bạn phân chia hộp thư đến thành các nhóm email riêng biệt, hỗ trợ người dùng quản lý email doanh nghiệp hiệu quả.

Có thể trong một ngày, doanh nghiệp phải nhận một số lượng email tương đối lớn nhưng bằng cách thiết lập chế độ phân loại, họ sẽ nhận biết và chỉ đọc những email thật sự cần thiết.

2.5 Cài đặt chế độ lọc mail spam tự động

Hầu hết mọi nhà cung cấp email hiện nay đều có tính năng lọc email, đặc biệt là đối với email spam và quảng cáo. Khi cài đặt chế độ lọc mail tự động, nó sẽ giúp bạn phân loại và di chuyển email đến các folder tương ứng theo tiêu chí nhất định. Ví dụ như email từ khách hàng tiềm năng, email từ đối tác quan trọng, email thông báo từ mạng xã hội…

Thực hiện công việc này giúp bạn tối ưu công việc một cách tự động và quản trị email đạt hiệu quả cao.

2.6 Chỉ đăng ký nhận email các kênh cần thiết

Để quản lý email doanh nghiệp tốt hãy kiểm soát việc đăng ký nhận email từ bên ngoài, tuy nhiên đôi lúc bạn cần đăng ký email của một số đơn vị để nhận tài liệu hay sự hỗ trợ từ họ. Dẫu vậy, hãy xem xét để đăng ký những email mà bạn thật sự quan tâm và unsubscribe các email xây xao nhãng như email quảng cáo, thông báo từ các trang web ít sử dụng hộp thư đến của bạn.

2.7 Thiết kế sẵn email template

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường phải quản lý hay gửi đi các email có bố cục tương tự nhau, chẳng hạn như email thư mời phỏng vấn, trả lời ứng viên, email chào mừng khách hàng mới, email thông báo đặt hàng, email phản hồi ý kiến khách hàng… Để tiết kiệm thời gian và công sức, công ty có thể soạn thảo bằng cách thiết kế sẵn các mẫu email template và gửi chúng một cách nhanh chóng, dễ dàng và có sự thống nhất.

2.8 Phân chia thứ tự ưu tiên để giải quyết email

Công việc này yêu cầu người nhận phải xác định mức độ quan trọng và sắp xếp email hiệu quả dựa trên thứ tự ưu tiên để xử lý. Bạn có thể phân loại thành các mức độ ưu tiên và hướng giải quyết như:

• Email quan trọng và khẩn cấp – Giải quyết ngay
• Email quan trọng nhưng không khẩn cấp – Lên lịch giải quyết
• Email không quan trọng nhưng khẩn cấp – Giao việc cho nhân viên
• Email không quan trọng và không khẩn cấp – Bỏ qua

Tóm lại, hãy ưu tiên trả lời những email khẩn cấp, quan trọng trước, sau đó mới đến những email ít quan trọng hơn. Tránh trì hoãn việc trả lời email để đảm bảo hiệu quả công việc và giữ gìn hình ảnh công ty chuyên nghiệp.

2.9 Tìm kiếm nhà cung cấp email doanh nghiệp uy tín

Để quản lý email doanh nghiệp hiệu quả, bạn cần lựa chọn đơn vị cung cấp email doanh nghiệp uy tín. Những phần mềm quản lý email chuyên nghiệp như Google workspace, Microsoft 365, Zoho Mail, VinaHost… cung cấp các tính năng hữu ích như bộ lọc chống spam, dung lượng lưu trữ lớn và bảo mật email doanh nghiệp cao. Đây sẽ là công cụ hữu ích thúc đẩy mạnh mẽ vào chiến lược phát triển của tổ chức.

3. VinaHost – Giải pháp Quản lý Email Doanh nghiệp toàn diện, thông minh

Bạn đang tìm kiếm các phương pháp để tối ưu hóa việc quản lý email doanh nghiệp? Các chuyên gia công nghệ đều đồng ý rằng, ngoài việc áp dụng các mẹo cá nhân như phân loại, gắn nhãn hay dọn dẹp hộp thư, nền tảng lưu trữ chính là yếu tố then chốt để quản trị hiệu quả, đặc biệt là về mặt hệ thống và bảo mật.

Giải pháp của bạn nằm ở đâu? Nếu bạn cần một hệ thống nơi quản trị viên có thể dễ dàng quản lý tập trung toàn bộ tài khoản nhân viên, thiết lập các quy tắc bảo mật chống Spam, Virus chuyên sâu, và đảm bảo dung lượng lưu trữ ổn định, VinaHost sẵn sàng đáp ứng.

Chúng tôi cung cấp Dịch vụ Email Hosting linh hoạt cho phép bạn quản lý tài khoản, dung lượng dễ dàng qua giao diện cPanel/DirectAdmin quen thuộc; hoặc Dịch vụ Email doanh nghiệp Server độc lập, nơi bạn có toàn quyền kiểm soát hệ thống, phục vụ tối đa nhu cầu quản lý bảo mật và hiệu suất cao của doanh nghiệp.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào cần giải đáp, vui lòng liên hệ với chúng tôi tại:

• Điện thoại: 1900 6046 ext. 1
• Email: cskh@vinahost.vn
• Livechat: https://livechat.vinahost.vn/chat.php