VinaHost đề ra Quy Định Về Sử Dụng Email trong công ty nói chung và quy định riêng cho từng dịch vụ Email Hosting, Email Server, Email Marketing, Email Relay.

1. Quy định chung về việc sử dụng email trong công ty

1.1. Quý khách không được phép sử dụng dịch vụ email đang được lưu trữ tại Vinahost để lạm dụng gửi SPAM, QUẢNG CÁO, BULK MAIL, MASS MAIL, BOMB MAIL, … chúng tôi có quyền tạm ngưng hoặc chấm dứt dịch vụ và không hoàn tiền tùy theo mức độ vi phạm, ảnh hưởng. Chúng tôi không chấp nhận đối với bất kỳ hình thức gửi Email Spam nào, cho dù hành vi đó có thể là vô tình do quý khách đang bị Virus lợi dụng điều khiển & khai thác tài nguyên máy chủ trên dịch vụ Email của quý khách.

1.2. Quý khách phải có trách nhiệm kiểm soát việc gửi Email ra ngoài trên các tài khoản Email của mình. Mọi hậu quả của việc SPAM, QUẢNG CÁO, BULK MAIL, MASS MAIL, BOMB MAIL, … gây ra dẫn đến địa chỉ IP bị chặn bởi các tổ chức chống Spam, quý khách sẽ phải tự chịu trách nhiệm. Các tổ chức Blacklist quốc tế có uy tín: Có rất nhiều tổ chức quốc tế về Chống Spam trên thế giới. Tuy nhiên, chúng tôi chỉ đề cập đến 3 tổ chức sau đây thường được các nhà cung cấp dịch vụ chuyên dùng:

Spamhaus: http://www.spamhaus.org
The Barracuda Reputation Block List: http://www.barracudacentral.org
UCE Protect Network: http://www.uceprotect.net

1.3. Quý khách phải hiểu và chấp nhận giao diện Webmail mà chúng tôi cung cấp được cấu hình và triển khai phù hợp với mục đích sử dụng chung. Chúng tôi không hỗ trợ thay đổi giao diện webmail theo yêu cầu hoặc theo tiêu chí riêng của quý khách.

1.4. Chỉ sử dụng các chức năng có sẵn trên công cụ quản trị Email mà chúng tôi cung cấp. Chúng tôi cố gắng mang đến cho đa số người dùng những tính năng được đánh giá tốt nhất. Do đó, chúng tôi không thể tùy biến theo yêu cầu và tiêu chí của riêng quý khách.

1.5. Bộ lọc chống vi-rút ngăn chặn các khả năng gây nguy hại đến từ tập tin đính kém đáng ngờ hoặc chứa vi-rút (Ví dụ như tập tin đính kém có định dạng đuôi: exe, com, iso, jar, vbs, bat, pif, scr, hta, js, cmd, chm, ade, adp, cab, ins, isp, jse, lib, mde, msc, msp, mst, msp, nsh, sct, shb, vxd, wsc, wsf, cpl, jsp, reg, vbe, lnk, dll, dmg, sys, btm, msi, prf, wsh, vb …). Nếu quý khách chắc chắn rằng tệp an toàn, quý khách có thể yêu cầu người gửi tải tệp lên Google Drive, OneDrive, Dropbox, v.v… Sau đó gửi nó dưới dạng tệp đính kèm drive (liên kết có thể chia sẻ).

1.6. Đối với dịch vụ Email kèm theo các gói Hosting (ví dụ như Linux Hosting, WP Hosting, Windows Hosting,…) và trên máy chủ Cloud Server Quý khách phải hiểu và đồng ý rằng chúng tôi không đảm bảo hiệu suất tối ưu cũng như tính ổn định cho dịch vụ Email kèm theo các gói Hosting hoặc dịch vụ Email đang được cài đặt sử dụng trên máy chủ dịch vụ Cloud Server của quý khách, vì những nguyên nhân sau đây:

Địa chỉ IP của máy chủ Cloud Hosting/ Cloud Server rất dễ bị vào danh sách blacklist do các website hoạt động trên máy chủ có thể bị khai thác tấn công chèn mã độc, vi-rút, chứa các link phishing, … thông qua các lỗ hỏng bảo mật của website làm ảnh hưởng toàn bộ địa chỉ IP thậm chí nguyên dãy IP.
Dịch vụ Email hoạt động với hiệu suất thấp do ưu tiên dành hiệu suất cho việc hoạt động của các Websites và Databases.
Tài nguyên máy chủ và các cấu hình tối ưu trên hệ thống chủ yếu phục vụ cho Website hoạt động.
Dung lượng lưu trữ Email thấp vì chủ yếu tập trung lưu trữ các Websites và Databases.

2. Quy định sử dụng dịch vụ Email Server Doanh Nghiệp

Vinahost có thể tuỳ chỉnh dịch vụ theo yêu cầu và tiêu chí riêng của quý khách. Tuy nhiên, quý khách phải hiểu và tuân thủ các quy định chung ở điều 1. Nếu quý khách vi phạm, Vinahost có quyền tạm ngưng hoặc chấm dứt dịch vụ và không hoàn tiền tùy theo mức độ vi phạm, ảnh hưởng.

Dịch vụ Email Server hướng tới khách hàng có nhu cầu gửi Email doanh nghiệp cơ bản, không phù hợp cho khách hàng có nhu cầu sử dụng như Email Marketing hay Reseller Email.

Chúng tôi không chấp nhận bất kỳ hình thức gửi EMAIL SPAM, QUẢNG CÁO, BULK MAIL, MASS MAIL, BOMB MAIL… cho dù hành vi đó có thể là vô tình do quý khách đang bị Virus lợi dụng điều khiển và khai thác tài nguyên máy chủ trên dịch vụ email của quý khách.

Quý khách hàng sử dụng Email Server có toàn quyền quản lý số lượng tài khoản và cấu hình, tuy nhiên IP sạch sẽ nằm dưới sự kiểm soát của VinaHost, vì vậy sẽ có giới hạn mặc định.

Khách hàng có nhu cầu tinh chỉnh giới hạn phù hợp để gửi email doanh nghiệp xin vui lòng liên hệ với VinaHost qua email support@vinahost.vn để được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu trong phạm vi cho phép, tránh bị lạm dụng ảnh hưởng chất lượng dịch vụ.

Nếu quý khách hàng cố tình spam nhiều lần hoặc muốn gửi mail không giới hạn theo giờ, ngày hoặc tháng, VinaHost có quyền không cung cấp các range IP sạch để gửi mail, tránh trường hợp không thể kiểm soát và ảnh hưởng đến các khách hàng khác. Một số quy định chung của dịch vụ Email Server:

Giới hạn quy định: Mỗi tài khoản email không được gửi quá 300 Emails/giờ.
Giới hạn có thể được tinh chỉnh theo tần suất gửi mail hợp lệ của KH.
Nếu hệ thống giám sát phát hiện hành động gửi mail vượt quá giới hạn quy định hay xác định spam thì tài khoản email sẽ bị khóa tạm thời và thông báo KH để xem xét hành động spam.
Trường hợp hành vi gửi là Email quảng cáo chủ động, khách hàng có thể xem xét mua thêm gói dịch vụ Email Marketing để gửi mail đúng theo nhu cầu. Không marketing trực tiếp từ Email Server.

3. Quy định về sử dụng Email Hosting trong công ty

Mỗi tài khoản email không được gửi quá 300 mail/giờ. Nếu gửi quá giới hạn email sẽ bị block để xem xét xem có thực sự spam. Nếu không có hành động gì sau 24 tiếng hệ thống sẽ tự động mở khóa. Nếu vi phạm quá 3 lần hệ thống sẽ khóa và không mở lại email vi phạm.
User chính không được gửi quá giới hạn ngày (giới hạn ngày được tính theo domain) tuỳ vào gói dịch vụ mà khách hàng mua. Nếu gửi quá số lượng hệ thống sẽ khoá để xem xét, nếu không có hành động gì hệ thống sẽ tự unblock.
Không được hỗ trợ chuyển đổi sang Email Marketing, Email Relay và các gói dịch vụ Hosting khác

4. Quy định sử dụng dịch vụ Email Marketing

BẢNG THÔNG SỐ GIỚI HẠN DỊCH VỤ EMAIL MARKETING:

Số lượng email gửi mỗi tháng	Tuỳ theo gói dịch vụ
Dung lượng mỗi email	10MB
Số lượng email được dùng để gửi	Chỉ được gửi mail từ một tài khoản email duy nhất
Hỗ trợ chuyển đổi	Không được hỗ trợ chuyển đổi thành gói Email Relay hoặc dịch vụ Email Hosting

4.1 Chính sách chống thư rác (Anti-Spam)

Email được gửi bằng dịch vụ của VinaHost phải đảm bảo các điều sau:

Mỗi tin nhắn được gửi bằng cách sử dụng dịch vụ phải có một liên kết để người nhận được quyền “từ chối nhận mail” (unsubscribe) nếu không muốn nhận thêm bất kỳ email nào từ khách hàng.
Khách hàng đồng ý rằng bất kỳ tin nhắn email được gửi bởi khách hàng sẽ không chứa bất kỳ nội dung lừa đảo hoặc gây hiểu lầm về vấn đề tổng thể của thông điệp email.
Khách hàng đồng ý các địa chỉ gửi đi và trả về là hợp pháp.
Khách hàng đồng ý rằng các nội dung khách hàng gửi đi không vi phạm Luật pháp của Nhà nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam.
Hạn chế sử dụng địa chỉ email không cụ thể chung chung, ví dụ như sales@domain.com vì dùng các tài khoản email tên riêng sẽ mang lại hiệu quả cao hơn, ví dụ: nguyenvana@domain.com.

VinaHost cung cấp cho khách hàng công cụ kiểm tra nội dung SPAM của một email trước khi gửi. Khi gửi một chiến dịch VinaHost yêu cầu nội dung email của khách hàng luôn có điểm SPAM nhỏ hơn 2. Các email có điểm SPAM lớn hơn 2 sẽ bị hệ thống giữ lại và không thể gửi ra bên ngoài.

4.2 Danh sách gửi

VinaHost yêu cầu danh sách của khách hàng phải có độ uy tín cao (trên 95% địa chỉ hợp lệ). Để đảm bảo danh sách có độ uy tín cao khách hàng không được sử dụng danh sách không rõ nguồn gốc và được tìm kiếm trên internet. Vinahost kiểm tra tính hợp lệ của các địa chỉ email và nhập danh sách email của khách hàng vào hệ thống trước khi khách hàng gửi.

4.3 Khóa tài khoản

VinaHost sẽ thực hiện khóa tài khoản nếu khách hàng vi phạm một trong các trường hợp sau:

Tỉ lệ gửi email lỗi > 5%
Tỷ lệ email bị đánh spam >1%
Vi phạm về chính sách chống thư rác
Gửi quá số lượng email qui định trong gói dịch vụ

4.4 Mở lại tài khoản

Để mở lại tài khoản khách hàng vui lòng liên lạc với bộ phận hỗ trợ của VinaHost qua email support@vinahost.vn, thời gian kiểm tra và mở lại dịch vụ trong vòng 24h.

5. Quy định sử dụng dịch vụ Email Relay

BẢNG THÔNG SỐ GIỚI HẠN DỊCH VỤ EMAIL RELAY:

Số lượng email gửi tối đa mỗi giờ	Mỗi tài khoản email không được gửi quá 300 Emails/giờ. Nếu hệ thống giám sát phát hiện hành động gửi mail vượt quá giới hạn quy định hay xác định spam thì tài khoản email sẽ bị khóa tạm thời và thông báo KH để xem xét hành động spam.
Dung lượng mỗi email	30MB
Số lượng email được dùng để gửi	Không giới hạn
Hỗ trợ chuyển đổi	Không được hỗ trợ chuyển đổi thành các gói Email Marketing hoặc Email Hosting

6. Quy định về hỗ trợ chuyển dữ liệu Email

Với dịch vụ Email khách hàng thường sử dụng Outlook để tải mail về máy tính. Nên khi chuyển đổi nhà cung cấp thường khách hàng chỉ cần thay đổi thông tin phía Outlook. Tuy nhiên với một số tài khoản có thể không biết hoặc không thể sử dụng cách trên, nên VinaHost cũng có phương án hỗ trợ chuyển dữ liệu trực tiếp từ server mail cũ về dịch vụ email mới tại VinaHost. Do tính chất dữ liệu cá nhân hóa cao nên VinaHost hỗ trợ KH chuyển dữ liệu Emai về có tính phí.

VinaHost hỗ trợ Khách hàng các thao tác tạo tài khoản hàng loạt.
Khách hàng cần cung cấp list tài khoản và password bên cũ để VinaHost hỗ trợ tạo tài khoản và chuyển dữ liệu.
VinaHost sẽ chuyển dữ liệu bằng giao thức IMAP. Quý khách cần đảm bảo IMAP port bên cũ có thể kết nối với các thông tin password cung cấp.
Chi phí hỗ trợ sẽ được báo đến Quý khách.
Về phía Outlook, VinaHost có thể hướng dẫn hỗ trợ cấu hình mẫu. Các user khác cấu hình tương tự hướng dẫn.

VinaHost