Trong thời đại ngày nay, việc sở hữu một địa chỉ email công ty chuyên nghiệp là điều vô cùng cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác. Sẽ có nhiều cách để bạn tự tạo email doanh nghiệp miễn phí.

Trong bài viết này, VinaHost đã tổng hợp và giúp bạn hiểu được email tên miền doanh nghiệp là gì, cách tạo địa chỉ email chuyên nghiệp – miễn phí – đơn giản – nhanh chóng. Chúng tôi cũng sẽ giúp bạn tìm hiểu những điểm cần chuẩn bị để xây dựng và quản lý các dịch vụ email hiệu quả nhằm nâng cao uy tín thương hiệu của công ty. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

tạo email tên miền công ty — Cùng VinaHost tìm hiểu về Email tên miền công ty

1. Email theo tên miền công ty là gì?

Tên miền email công ty là một phần của địa chỉ email xuất hiện sau biểu tượng “@“. Nó thường đại diện cho tên của tổ chức hoặc công ty sở hữu địa chỉ email và thường trùng khớp với địa chỉ tên miền website.

Bạn thường thấy người dùng sử dụng email cá nhân có đuôi dạng như: gmail.com, outlook.com hoặc yahoo.com. Tuy nhiên, đối với các công ty lớn họ thường tạo email tên miền theo tên công ty (ví dụ: info@vinahost.com) với mục đích dễ nhận diện thương hiệu và tạo dựng độ uy tín cho tổ chức.

2. Lợi thế khi tạo email tên miền riêng cho công ty

Có nhiều lợi ích khi bạn tạo dựng và sở hữu tên miền email doanh nghiệp riêng. Cùng VinaHost xét qua một số ưu điểm sau:

lợi ích của email tên miền doanh nghiệp — Email tên miền doanh nghiệp có những ưu điểm gì

Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân viên: Mail nội bộ trùng khớp với tên miền công ty giúp thông điệp muốn truyền tải của bạn trở nên đáng tin hơn, vì người nhận có thể dễ dàng xác định được người gửi email đến từ đâu. Họ hiểu rằng khi mở email của bạn sẽ không nhận phải bất kỳ mối đe dọa nào liên quan đến việc lừa đảo hay spam.

Tăng doanh số: Ngoài việc thúc đẩy độ uy tín trong hình ảnh thương hiệu, việc người dùng quyết định mở email của bạn cao hơn cũng đồng nghĩa với khả năng thu hút khách hàng tiềm năng mới cao hơn. Đây là điểm lợi thế đặc biệt mà email doanh mang lại thúc đẩy trực tiếp đến chuyển đổi doanh số của công ty. Để hiện thực quá điều này, bạn có thể xem qua dịch vụ Email Marketing của VinaHost.

Thúc đẩy lưu lượng truy cập website: Tiếp thị nội dung là một công cụ bán hàng vô cùng quan trọng. Bạn có thể tạo blog và chia sẻ nội dung mà mọi người thấy hữu ích. Bạn có thể gửi nội dung của mình bằng email công ty thông qua các bản tin, điều này trực tiếp làm tăng lưu lượng truy cập trang web của bạn cũng như thúc đẩy doanh số bán hàng.

Xem ngay: Email doanh nghiệp

3. Cần chuẩn bị gì trước khi tạo email tên miền doanh nghiệp

Trước khi tạo email theo tên miền công ty bạn cần phải chuẩn bị 2 yếu tố là: Tên miền và Đơn vị lưu trữ hosting.

Để lựa chọn tên miền phù hợp hãy xem xét đến thương hiệu của công ty, đừng để người nhận email của bạn cảm thấy bối rối khi không biết thông tin này được gửi từ ai. Mặc dù nghe có vẻ đơn giản nhưng đây là bước quan trọng, ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sau này.

Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp email phù hợp, chất lượng là yếu tố cần kể đến tiếp theo. Trên thị trường hiện nay không khó để bạn có thể bắt gặp các thương hiệu hỗ trợ dịch vụ email doanh nghiệp như Google, Microsoft hay VinaHost. Các đơn vị này đều cung cấp cấu hình email phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn bao gồm cả phiên bản miễn phí.

Trên đây là 2 bước cơ bản bạn cần chuẩn bị, tuy nhiên việc thiết lập và cấu hình email không phải đơn giản. Đòi hỏi bạn phải nắm bắt một số kỹ thuật liên quan như cấu hình DNS, SMTP… Nhưng cũng đừng quá lo lắng, bạn có thể tìm kiếm nhà cung cấp email tên miền chuyên nghiệp và yêu cầu hỗ trợ cài đặt từ đội ngũ kỹ thuật. Điều này giúp bạn vừa tiết kiệm thời gian, công sức vừa đáp ứng những nhu cầu cụ thể. Tính năng email bảo mật, lưu trữ và nâng cấp cũng được hỗ trợ tạo sự thuận tiện trong quá trình sử dụng.

Tham khảo: Tim hiểu về Mdaemon – 8 tính năng nổi bật

4. Cách tạo email doanh nghiệp miễn phí

Là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ email hosting doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam – VinaHost đã có bề dày kinh nghiệm trong việc sử dụng và quản lý nhiều loại hình email khác nhau. Qua đó, chúng tôi đề xuất cho bạn các dịch vụ tốt nhất như:

4.1 Google Workspace

Gmail là ứng dụng email được hầu hết các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Ngoài việc bạn có thể sử dụng tài khoản cá nhân miễn phí, phiên bản dành cho doanh nghiệp đi kèm với gói Google Workspace thì có rất nhiều tính năng phù hợp.

Tuy nhiên, từ tháng 05/2022 Google quyết định ngừng cung cấp miễn phí G suite. Vì vậy Người dùng cần chuyển sang sử dụng dịch vụ thư điện tử tên miền trả phí thông qua nền tảng Google Workspace. Tuy nhiên vẫn có 2 cách để bạn có thể tạo email doanh nghiệp miễn phí như sau:

Dùng thử Email theo tên miền của Google trong vòng 14 ngày

Bước 1: Truy cập vào đường link đăng ký Google Workspace.

Đầu tiên bạn cần tạo tài khoản Google Workspace. Bằng cách Nhấn vào [Get started].

tạo email doanh nghiệp miễn phí Google Workspace

Thao tác này sẽ khởi tạo các bước đăng ký liên tiếp, việc của bạn là nhập một số thông tin cơ bản về tài khoản của bạn. Sau đó, nhấp vào [Next].

Tiếp theo, bạn cần nhập thông tin tên và mail tài khoản quản trị Google Workspace.
Nếu bạn đã cài đặt email tên miền, bạn sử dụng email đó ở ô [Current email address].
Nếu không, bạn có thể sử dụng email cá nhân và tiếp tục Nhấn [Next].

*Lưu ý việc nhập email ở bước này để giúp Google liên hệ với bạn bằng email đó. Chứ không sử dụng email này để hiển thị là email doanh nghiệp của bạn.

Tiếp tục xác nhận rằng Doanh nghiệp của bạn đã có tên miền hay chưa? Nếu bạn đã có trang web mà bạn muốn sử dụng với Google Workspace, bạn nên chọn [Yes, I Have One I Can Use].
Sau đó, nhập tên miền hiện có của bạn vào ô và nhấn [Next] .
Nhấp vào [Next] lần nữa để xác nhận rằng bạn muốn sử dụng tên miền đó:

Sau đó, bạn cần điền tên người dùng và mật khẩu để đăng nhập vào Google Workspace.
Mặc định tên người dùng là email tên miền công ty của bạn, cụ thể là username@yourdomain.com, vì vậy hãy ghi nhớ điều này.
Sau đó nhấn [Agree And Create Account] để hoàn tất quá trình.

Như vậy là email doanh nghiệp theo tên miền của bạn đã được khởi tạo và sử dụng miễn phí trong vòng 14 ngày.

Tiếp theo, VinaHost sẽ hướng dẫn bạn cách cài đặt email tên miền miễn phí với Google Workspace for Education.

Sử dụng gói Google Workspace for Education

Google Workspace for Education (GWSfE) là một dịch vụ dành riêng cho các tổ chức giáo dục đáp ứng các yêu cầu đủ điều kiện của Google, bao gồm các cấp như Tiểu học, Trung học cơ sở, Trung học phổ thông và hệ Đại học.

Tất nhiên, khi tổ chức của bạn là những đối tượng trên, bạn có thể thực hiện quy trình đăng ký và phê duyệt của Google Workspace for Education để có thể tạo email tên miền công ty miễn phí.

Thủ tục và quy trình đăng ký Google Workspace For Education như sau:

Thông tin cần chuẩn bị trước khi đăng ký:
Tên trường học.
Số lượng học sinh và giáo viên.
Tên miền trang web và tên trường học.
Địa chỉ của trường.
Thông tin liên hệ của người đăng ký (Tên, email, số điện thoại).

Bước 1: Đảm bảo tổ chức của bạn đáp ứng các yêu cầu của Google tại: https://support.google.com/a/answer/134628

Bước 2: Truy cập vào đường dẫn đăng ký: https://support.google.com/a/answer/2856827

Bước 3: Nhập thông tin vào mẫu đăng ký.

tạo email doanh nghiệp miễn phí — Google Workspace For Education

Bước 4: Xác minh tên miền thuộc sở hữu của đơn vị bạn. Sau đó nhấn [Next]

Bước 5: Liên hệ với Google nộp đơn xét duyệt đủ điều kiện sử dụng Google Workspace for Education.

Sau khi hoàn thành các bước trên và được duyệt hồ sơ, bạn đã đăng ký thành công phiên bản Google Workspace for Education Fundamentals – với tên miền riêng miễn phí cùng một số tính năng cơ bản, đáp ứng nhu cầu dạy và học trực tuyến, bao gồm: Google Meet; Google Classroom; Google Slides; Google Forms; Google Calendar; Google Assignments; Google Drive; Gmail; Google Sites, Docs, Sheets, Youtube…

4.2 Microsoft Outlook

Outlook là dịch vụ email tên miền doanh nghiệp miễn phí do Microsoft cung cấp. Bạn có thể tạo tài khoản yourname@outlook.com để sử dụng dịch vụ. Tương tự Google Workspace, để tạo email doanh nghiệp với tên miền riêng miễn phí bạn có thể đăng ký gói dùng thử trong 1 tháng với các bước như sau:

Bước 1: Truy cập đường link đăng ký tài khoản Microsoft 365

Đầu tiên, bạn cần vào trang web Microsoft 365 và đăng ký thành viên “Microsoft 365 Business Premium”. Để bắt đầu dùng thử miễn phí, hãy nhấn vào nút [Try free for one month].

Bước 2: Nhập thông tin cần thiết

Bạn phải nhập email để tiến hành bước tiếp theo. Tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân, chẳng hạn như tên, số điện thoại doanh nghiệp, tên công ty, quy mô công ty và quốc gia. Sau khi nhập các thông tin chi tiết này, hãy nhấp vào nút [Next].

Bước 3: Truy cập https://outlook.live.com/owa/

Sử dụng tài khoản đã tạo để đăng nhập. Tiếp theo, bạn nhấp vào tùy chọn [App] từ menu thanh bên.

Giờ đây, nhiều công cụ hơn sẽ xuất hiện trong Ứng dụng. Hãy nhấn chọn [Admin].

Bước 4: Cài đặt tên miền tùy chỉnh của doanh nghiệp bạn

Tiếp theo, bạn sẽ thấy [Microsoft 365 admin center] ở đầu trang.

Từ đây, bạn chọn tùy chọn [Set up email with a custom domain].

Tiếp đó, một trình hướng dẫn sẽ mở ra để giúp bạn định cấu hình tên miền tùy chỉnh với Outlook. Sau khi nhập tên miền, hãy nhấp vào nút [Continue].

Bước 5: Cài đặt DNS

Microsoft sẽ tìm kiếm tên miền công ty của bạn.
Sau đó, Microsoft sẽ yêu cầu bạn xác minh quyền sở hữu bằng cách thêm thông tin vào cài đặt DNS tên miền của bạn.
Tùy thuộc vào nơi bạn đăng ký tên miền, trang cài đặt sẽ nằm trong tài khoản của bạn. Bạn cần tìm tùy chọn cài đặt DNS.
Đối với bài hướng dẫn này, chúng ta sẽ sử dụng bảng điều khiển Bluehost. Chọn Domains » My Domains từ menu bên trái. Sau đó, nhấp vào menu thả xuống Quản lý và chọn DNS.

Các bước cuối cùng:

Xác minh quyền sở hữu tên miền trong Microsoft Office 365 (có thể mất 5-10 phút).
Thiết lập địa chỉ email mới.
Thêm ba bản ghi DNS khác: MX, CNAME và TXT (thông tin lấy từ Microsoft Office 365).
Xác minh lại cài đặt DNS trong Microsoft Office 365 (có thể mất 24-48 giờ).

Sau khi hoàn tất các bước trên bạn đã sở hữu tên miền email doanh nghiệp miễn phí được cung cấp bởi Microsoft rồi đấy!

4.4 Zoho Mail

VinaHost đã có bài viết chi tiết hướng dẫn đăng ký email công ty miễn phí, bạn có thể tìm hiểu ngay tại bài viết: Tạo Email tên miền riêng với Zoho Mail. Tổng quan các bước thực hiện sẽ như sau:

Bước 1: Đăng ký tài khoản Zoho Mail

Để tạo tài khoản email doanh nghiệp miễn phí trên Zoho Mail, hãy truy cập trang đăng ký Zoho Mail bằng liên kết này:: https://www.zoho.com/vi/mail/zohomail-pricing.html.

Bước 2: Cài đặt và xác thực tên miền riêng

Sau khi đăng ký dịch vụ, Zoho Email sẽ gợi ý một số dịch vụ email phổ biến hiện nay. Zoho Mail cung cấp hai lựa chọn:

Nếu bạn đã có tên miền, hãy chọn “Add now” và nhập địa chỉ tên miền của bạn.
Nếu bạn chưa có tên miền, hãy chọn “Buy now” để mua tên miền từ Zoho Mail.

Bước 3: Tạo tài khoản Email sử dụng cho quản trị

Sau khi xác thực thành công, Zoho Mail sẽ yêu cầu bạn tạo tài khoản Email dành cho người dùng quản trị. Hãy nhập tên tài khoản người dùng và chọn “Tạo” để hoàn tất quá trình tạo tài khoản.

Bước 4: Cấu hình MX, SPF, DKIM cho email miền riêng

Ba cấu hình MX, SPF và DKIM cần thiết để giúp email của bạn có thể gửi, nhận vào hộp thư của người dùng. Sau khi tạo tài khoản, Zoho Mail sẽ hướng dẫn bạn tới bước thiết lập ba cấu hình này.

4.5 Yandex

Yandex Mail là dịch vụ email tên miền riêng miễn phí với các tính năng nổi bật như:

Tự tạo Email với tên miền riêng của công ty, dễ dàng quảng bá thương hiệu.
Lựa chọn sử dụng dịch vụ miễn phí hoặc có trả phí.
Giới hạn 1000 email mỗi ngày.
Không giới hạn dung lượng lưu trữ.

Các bước đăng ký sử dụng Yandex email doanh nghiệp miễn phí bao gồm:

Bước 1: Truy cập Yandex và điền các thông tin theo yêu cầu theo mẫu:

Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết

Nhập số điện thoại theo định dạng +84xxxxxxxx
Xác nhận số điện thoại
Tiếp theo, một mã xác nhận 6 chữ số sẽ được gửi đến điện thoại của bạn
Nhập mã này và nhấp [Register].

Bước 3: Cài đặt tên miền doanh nghiệp

Truy cập trang Yandex Mail for Business. Nhập tên miền bạn muốn thêm vào hệ thống vào ô [Enter a domain name for your mailbox] sau đó nhấp nút [Sign up free].

Tiếp theo xác minh DNS của tên miền như hình bên dưới:

Để xác minh, bạn phải thêm DNS record theo yêu cầu của Yandex trước. Trong phần này, mình chỉ hướng dẫn theo trường hợp đăng ký tên miền trên dash.cloudflare. Trường hợp đăng ký ở nơi khác, bạn login vào trang quản lý tên miền mà bạn đã đăng ký để thêm DNS record.

Sau khi hoàn tất, hãy thêm bản ghi DNS. Tiếp theo bạn thiết lập bản ghi MX với các thông số sau:

Như vậy là bạn đã hoàn tất tạo email tên miền công ty miễn phí với Yandex!

Đọc thêm: Zimbra mail là gì? Cách tạo tài khoản email với Zimbra

4.5 Tạo email doanh nghiệp miễn phí với VinaHost

VinaHost là đơn vị cung cấp dịch vụ Email Hosting tên miền doanh nghiệp uy tín. Mang đến giải pháp máy chủ chuyên biệt với tính năng vượt trội. Đặc biệt hơn, bạn có thể tạo email doanh nghiệp miễn phí với VinaHost trong 7 ngày dùng thử.

Bạn hoàn toàn được trải nghiệm tất cả các tính năng của dịch vụ email tên miền công ty VinaHost, bao gồm dung lượng lưu trữ lớn, Hệ thống giám sát nghiêm ngặt, giao diện thân thiện, khả năng đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị, cũng như Hệ thống SMTP Transaction Route thông minh…

Sau khi đăng ký sở hữu tên miền, để sử dụng Email Hosting miễn phí, bạn chỉ cần đăng ký tài khoản và chọn gói dùng thử miễn phí trong vòng 7 ngày. Gói dịch vụ chỉ áp dụng 1 lần duy nhất cho 01 khách hàng.

Đăng ký dùng thử miễn phí: Dịch vụ Email Hosting của VinaHost

Hoặc nếu có bất ký thắc mắc nào, bạn có thể liên hệ qua Hotline: 1900 6046 – nhánh 1, hoặc email: cskh@vinahost.vn để được hỗ trợ đăng ký dùng thử.

Tóm lại, thời đại kỷ nguyên số bùng nổ kéo theo sự phát triển các loại hình dịch vụ trên nền tảng điện tử, trong số đó có cả dịch vụ email business. Không khó để bạn có thể tự lựa chọn cho mình nhà cung cấp địa chỉ email công ty miễn phí, thế nhưng điều này cũng khiến bạn phân vân không biết dịch vụ nào tốt nhất, phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

Mong rằng qua bài viết này, VinaHost đã giúp bạn nắm được các cách để tạo email doanh nghiệp miễn phí. Hãy tận dụng cơ hội từ Gmail, Outlook, Zoho Mail, Yandex và VinaHost để tạo và quản lý email doanh nghiệp miễn phí của riêng mình, qua đó góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín cho tổ chức.