Email blacklist là một vấn đề nghiêm trọng có thể gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động email marketing của doanh nghiệp. Khi địa chỉ IP hoặc tên miền của bạn bị đưa vào danh sách đen, email của bạn có thể không đến được người nhận hoặc bị chuyển thẳng vào thư mục spam. Hãy cùng VinaHost tìm hiểu nguyên nhân và cách khắc phục tình trạng này nhé.

1. Email blacklist là gì?

Email blacklist (danh sách đen email) là danh sách liệt kê các địa chỉ IP hoặc tên miền email có liên quan đến thư rác (spam) hoặc nội dung đáng ngờ từ những người gửi có độ tin cậy thấp.

Các danh sách này thường được duy trì bởi các nhà cung cấp dịch vụ email (ESP), các tổ chức chống spam mail hoặc các công ty an ninh mạng. Khi một địa chỉ email hoặc tên miền bị đưa vào blacklist, các email gửi từ địa chỉ hoặc tên miền đó sẽ bị chặn hoặc bị gửi vào mục Spam của người nhận.

email blacklist la gi — Email blacklist là danh sách liệt kê các tên miền thư điện tử bị đánh giá là spam

Email Blacklist ảnh hưởng gì đến doanh nghiệp?

Khi bị đưa vào danh sách đen, tỷ lệ email được gửi thành công của bạn sẽ giảm. Nếu bị đưa vào danh sách đen của những đơn vị có phạm vi ảnh hưởng lớn, bạn có thể mất liên hệ với cả khách hàng tiềm năng lẫn khách hàng trung thành.

Theo Statista, vào năm 2023 có gần 45,6% tổng số email gửi trên toàn thế giới được xác định là thư rác.

Vì sự “bùng nổ” của email spam ngày càng tăng, các tổ chức theo dõi thư rác càng nghiêm túc hơn trong công tác bảo vệ người dùng email. Các nhà cung cấp thư điện tử lớn như Gmail hay Outlook đều có danh sách email black riêng. Nếu bạn bị đưa vào email blacklist của Google hay Microsoft, bạn sẽ không thể gửi email cho người dùng ở các nền tảng này nữa.

Thậm chí một số nhà cung cấp còn chia sẻ danh sách đen của họ với các dịch vụ khác, dẫn đến việc email của bạn có thể bị chặn trên nhiều nền tảng. Điều này có thể dẫn đến hậu quả sụt giảm doanh thu trong ngắn hạn và ảnh hưởng đến danh tiếng doanh nghiệp trong dài hạn.

2. Cách kiểm tra email có bị liệt vào danh sách đen hay không?

VinaHost sẽ giới thiệu cho bạn 2 cách hiệu quả nhất để kiểm tra email của mình có bị liệt vào danh sách đen không:

2.1 Kiểm tra thủ công

Bạn có thể tự kiểm tra xem email của mình có bị đưa vào danh sách đen bằng cách làm theo các bước sau:

Kiểm tra tần suất và số lượng: Check xem email mà máy chủ của bạn gửi đi để xem có bất thường nào không, chẳng hạn như việc gửi email quá nhanh hoặc quá thường xuyên, có thể khiến máy chủ bị liệt vào danh sách đen.
Kiểm tra thông báo Email: Nếu email của bạn bị đưa vào danh sách đen, bạn sẽ nhận được thông báo giải thích lý do và hướng dẫn cách khắc phục hoặc khiếu nại nếu đây là sự nhầm lẫn.

kiem tra email blacklist — Làm thế nào để doanh nghiệp có thể kiểm tra email của mình có bị liệt vào danh sách đen không?

2.2 Kiểm tra bằng các công cụ trực tuyến

Dưới đây là một số công cụ trực tuyến để kiểm tra xem email của bạn có bị vào email blacklist hay không:

MXToolbox: Nhập địa chỉ IP hoặc tên miền của máy chủ và kết quả sẽ hiển thị ngay nếu bạn có tên trong email blacklist.
Spamhaus: Đây là một tổ chức theo dõi spam lớn, cho phép bạn kiểm tra xem địa chỉ IP của bạn có bị liệt vào email blacklist không.
MultiRBL.valli.org: Công cụ này kiểm tra địa chỉ IP trên nhiều email blacklist khác nhau, cung cấp kết quả nhanh chóng.
SenderScore: Ngoài việc kiểm tra danh sách đen, công cụ này còn đánh giá điểm uy tín của địa chỉ IP khi gửi email.

Chi tiết: Lưu ý khi sử dụng Email Marketing tránh SPAM

3. Nguyên nhân khiến email doanh nghiệp bị liệt vào blacklist ip mail

Tại sao email của doanh nghiệp lại bị liệt vào danh sách email blacklist? Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến.

nguyen nhan cua email blacklist — Những lý do email bị liệt vào danh sách email blacklist

Bị report rằng email của bạn là spam: Nếu người nhận không thích email bạn gửi và đánh dấu chúng là spam, điều này sẽ ảnh hưởng xấu đến uy tín của bạn. Nhiều báo cáo như vậy có thể khiến nhà cung cấp dịch vụ email xem bạn là một nguồn gửi spam, dẫn đến việc địa chỉ IP của bạn bị đưa vào email blacklist.
Danh sách chứa nhiều email kém chất lượng: Sử dụng danh sách email chứa địa chỉ không hợp lệ hoặc không có sự đồng ý của người nhận (như danh sách mua hoặc thu thập ngẫu nhiên) có thể làm tăng tỷ lệ phản hồi tiêu cực. Những email không được yêu cầu này dễ bị báo cáo là spam và ảnh hưởng đến danh tiếng của bạn.
Danh sách email khách hàng tăng đột biến: Nếu bạn đột ngột có rất nhiều người đăng ký nhận email có thể khiến các nhà cung cấp dịch vụ email nghi ngờ rằng bạn đang gia tăng danh sách bằng những cách không chính thống và đưa bạn vào email blacklist.
Không có nút Unsubscribe: Nếu email của bạn không cung cấp tùy chọn để người nhận hủy đăng ký, họ có thể cảm thấy bị ép buộc và chọn cách báo cáo email của bạn là spam. Việc này không chỉ làm giảm sự hài lòng của khách hàng mà còn có thể ảnh hưởng đến danh tiếng của bạn trong mắt các nhà cung cấp dịch vụ email.
Địa chỉ IP hosting chung với bên khác bị đánh dấu spam: Nếu bạn sử dụng dịch vụ hosting chung và chia sẻ địa chỉ IP với những người gửi spam khác, nguy cơ bị đưa vào email blacklist sẽ tăng lên. Hành động của một người dùng xấu có thể ảnh hưởng đến tất cả những người khác trên cùng một IP, đặc biệt nếu những người gửi này có tỷ lệ báo cáo spam cao.
Tần suất gửi quá nhiều: Gửi quá nhiều email trong một khoảng thời gian ngắn (ví dụ: hàng triệu email chỉ trong vài giờ) có thể khiến máy chủ email coi bạn là một nguồn gửi spam. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn không có một danh sách người đăng ký chất lượng.

4. Các bước xử lý tình trạng email blacklist

Khi doanh nghiệp phát hiện mình bị liệt vào danh sách email blacklist, cần thực hiện các bước xử lý sau để khắc phục và tránh tái diễn:

Bước 1: Xác định Nguyên nhân Bị Liệt vào Email Blacklist

Kiểm tra Email Logs: Xem lại các nhật ký email để xác định các hoạt động bất thường.
Kiểm tra Phản hồi Khách Hàng: Kiểm tra xem có nhiều phản hồi tiêu cực hoặc khiếu nại về spam từ người nhận không.

Bước 2: Khắc Phục Nguyên Nhân Gây Ra Email Blacklist

Làm Sạch Danh Sách Email: Loại bỏ các địa chỉ email không hợp lệ hoặc không còn hoạt động.
Áp Dụng Các Biện Pháp Xác Thực Email: Sử dụng SPF, DKIM và DMARC để xác thực email của bạn và ngăn chặn việc giả mạo.
Cải Thiện Nội Dung Email: Đảm bảo rằng nội dung email có giá trị và không mang tính spam.
Thiết Lập Chính Sách Quản Lý Email Chặt Chẽ: Chỉ gửi email đến những người đã chấp nhận nhận email từ bạn và tránh gửi email hàng loạt mà không có sự đồng ý.

Bước 3: Liên Hệ với Tổ Chức Quản Lý Email Blacklist

Tìm Thông Tin Liên Hệ: Sử dụng các công cụ kiểm tra blacklist để tìm thông tin liên hệ của tổ chức quản lý blacklist.
Gửi Yêu Cầu Gỡ Bỏ: Soạn một yêu cầu lịch sự và chi tiết, giải thích rằng bạn đã khắc phục các vấn đề gây ra blacklist và yêu cầu được gỡ bỏ khỏi danh sách.
Cung Cấp Bằng Chứng Khắc Phục: Đính kèm các bằng chứng cho thấy bạn đã thực hiện các biện pháp khắc phục, như thiết lập SPF, DKIM, DMARC, và làm sạch danh sách email.

Bước 4: Theo Dõi và Kiểm Tra Lại

Giám Sát Thường Xuyên: Thường xuyên kiểm tra lại địa chỉ IP và tên miền của bạn để đảm bảo rằng bạn không bị liệt vào blacklist lần nữa.
Thiết Lập Cảnh Báo: Sử dụng các dịch vụ cung cấp cảnh báo khi địa chỉ IP hoặc tên miền của bạn có dấu hiệu bị liệt vào blacklist.

cach khac phuc email blacklist — Các bước xử lý tình trạng email blacklist

5. Cách quản lý thư điện tử để tránh vào mail blacklist

Để tránh bị liệt vào email blacklist, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc và thực hành quản lý email hiệu quả. Dưới đây là các cách quản lý thư điện tử để đảm bảo tính hợp pháp và tránh bị đưa vào blacklist:

5.1. Sử dụng Các Phương Pháp Xác Thực Email

SPF (Sender Policy Framework): Định nghĩa các máy chủ nào được phép gửi email thay mặt cho tên miền của bạn.
DKIM (DomainKeys Identified Mail): Thêm chữ ký số vào email để xác thực rằng email được gửi từ địa chỉ uy tín.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Cho phép chủ sở hữu tên miền công bố chính sách về việc xử lý các email không xác thực bằng SPF hoặc DKIM.

5.2. Duy Trì Danh Sách Email Sạch

Xác Nhận Đăng Ký (Double Opt-In): Yêu cầu người dùng xác nhận đăng ký email của họ hai lần để đảm bảo rằng họ thực sự muốn nhận email từ bạn.
Làm Sạch Danh Sách Định Kỳ: Thường xuyên loại bỏ các địa chỉ email không hợp lệ hoặc không hoạt động từ danh sách Email.
Quản Lý Hủy Đăng Ký: Cung cấp liên kết hủy đăng ký rõ ràng trong mỗi email và tôn trọng yêu cầu hủy đăng ký của người nhận.

loai bo email blacklist — Để tránh bị liệt vào email blacklist, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc và thực hành quản lý email hiệu quả

5.3. Tạo Nội Dung Email Chất Lượng

Đảm bảo rằng email của bạn mang lại giá trị cho người nhận, chẳng hạn như thông tin hữu ích, khuyến mãi đặc biệt, hoặc nội dung hấp dẫn. Ngoài ra, bạn cần tránh sử dụng các từ khóa hoặc cụm từ thường bị coi là spam, như “free”, “guaranteed”, “click here”.

5.4. Quản Lý Tần Suất Gửi Email

Tránh gửi email quá thường xuyên để không gây phiền toái cho người nhận và khiến email bị liệt vào danh sách email blacklist. Để thực hiện tốt điều này, bạn cần lập kế hoạch gửi email vào các thời điểm hợp lý và phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Bạn nên dõi tỷ lệ mở email và tỷ lệ nhấp vào các liên kết để đánh giá hiệu quả của chiến dịch email để kịp thời điều chỉnh.

Tổng kết

Email blacklist không chỉ cản trở khả năng tiếp cận khách hàng mà còn có thể gây thiệt hại cho uy tín thương hiệu. Hiểu rõ về email blacklist, những nguyên nhân gây ra tình trạng này và cách khắc phục là bước đầu tiên để bảo vệ chiến dịch email marketing của bạn. Hãy luôn theo dõi tình trạng email của mình và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết để đảm bảo rằng thông điệp của bạn luôn đến được với khách hàng.

Theo dõi thêm nhiều thông tin thú vị tại đây và đừng ngại ngần liên hệ với VinaHost để được hỗ trợ nhé!