Trong thời đại làm việc từ xa như hiện nay, việc duy trì kết nối hiệu quả giữa các thành viên trong doanh nghiệp là điều thiết yếu. Skype for Business cung cấp các công cụ như gọi điện, hội nghị video và chia sẻ màn hình, giúp tối ưu hóa giao tiếp và hợp tác. Dưới đây, hãy cùng VinaHost tìm hiểu rõ hơn về Skype for Business là gì và hướng dẫn sử dụng Skype for Business hiệu quả trong công việc của bạn nhé!

1. Giới thiệu công cụ Skype for Business

Skype for Business là phần mềm nhắn tin nhanh, cuộc họp trực tuyến và các công cụ hợp tác nhóm được phát triển bởi Microsoft. Khác với Skype phiên bản thông thường, Skype for Business cung cấp những tính năng chuyên biệt cho môi trường công sở, được thiết kế đặc biệt để phục vụ cho các doanh nghiệp.

Phần mềm Skype for Business được phát triển dựa trên nền tảng của một ứng dụng giao tiếp trực tuyến ra mắt năm 2011, mang tên Office Communication Server (sau này được đổi tên thành Lync). Đến năm 2015, Microsoft chính thức ra mắt Skype for Business, kết hợp các tính năng của Lync và Skype, nhằm mang lại một giải pháp giao tiếp mạnh mẽ hơn cho doanh nghiệp.

Kể từ khi ra mắt, Skype for Business đã được cộng đồng doanh nghiệp đánh giá cao nhờ vào tính ổn định và các tính năng phù hợp với nhu cầu làm việc hiện đại. Công cụ này giúp các tổ chức dễ dàng tổ chức các cuộc họp trực tuyến, gửi tin nhắn nhanh chóng và chia sẻ tài liệu, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và sự cộng tác trong các nhóm.

Tính đến năm 2021 theo thông tin từ Microsoft, Skype for Business Online đã được Microsoft thông báo ngừng hỗ trợ, với sự chuyển hướng sang Microsoft Teams, cung cấp các tính năng tương tự và còn nhiều cải tiến mới để đáp ứng nhu cầu hợp tác hiện đại hơn. (Bạn có thể thao khảo thêm tại đây)

2. Ứng dụng Sky thông thường có gì khác với Skype for Business

Mặc dù cả Skype và Skype for Business đều là sản phẩm của Microsoft và phục vụ mục đích giao tiếp trực tuyến, nhưng chúng lại phục vụ các đối tượng người dùng khác nhau và có những tính năng khác biệt rõ rệt. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa 2 dịch vụ này: Tiêu chí đánh giá

Tiêu chí	Skype	Skype for Business
Đối tượng sử dụng	Người dùng cá nhân, doanh nghiệp quy mô dưới 20 người	Doanh nghiệp
Mục đích sử dụng	Trao đổi thông tin, thực hiện các cuộc gọi video hoặc thoại, và tổ chức các cuộc họp nhóm	Tổ chức họp trực tuyến và hỗ trợ các hoạt động kinh doanh
Số lượng người tham gia tối đa	25 người	250 người
Mức độ bảo mật	Trung bình	Tính năng bảo mật cao, cung cấp các tài khoản người dùng với quyền truy cập bảo mật cấp doanh nghiệp
Khả năng ghi lại cuộc họp	Không hỗ trợ	Có khả năng ghi lại và lưu trữ cuộc họp
Tích hợp Office	Không	Tích hợp sâu với các công cụ khác trong hệ sinh thái Office 365 như Microsoft Outlook, PowerPoint, SharePoint,…
Đa nền tảng	Hỗ trợ Windows, iOS, Android, MacOS	Tương tự Skype, nhưng tích hợp với thiết bị phần cứng doanh nghiệp
Mức phí	Miễn phí, nhưng tính phí với dịch vụ gọi điện thoại	Phải trả phí, bao gồm các dịch vụ cao cấp hơn

3. Tầm quan trọng của Skype for Business trong môi trường doanh nghiệp

Skype for Business đóng vai trò quan trọng trong môi trường doanh nghiệp nhờ khả năng hỗ trợ giao tiếp hiệu quả, tổ chức cuộc họp trực tuyến và chia sẻ tài liệu nhanh chóng. Với tính năng bảo mật cao và tích hợp sâu với các công cụ Microsoft Office 365, nó giúp tăng cường sự hợp tác, nâng cao năng suất làm việc và tối ưu hóa quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp.

4. Các tính năng nổi bật của Skype for Business

Dưới đây hãy cùng khám phá những tính năng nổi bật của Skype for Business trong môi trường doanh nghiệp:

4.1 Họp trực tuyến

Skype for Business cho phép doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp trực tuyến với số lượng lên đến 250 người mà không gặp phải vấn đề gián đoạn, luôn đảm bảo chất lượng kết nối mượt mà. Các cuộc trao đổi và giao tiếp từ xa có thể diễn ra mọi lúc, mọi nơi, cả trong nước và quốc tế, chỉ cần có kết nối internet.

Khác với các ứng dụng giao tiếp thông thường chỉ phù hợp cho nhu cầu cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ, Skype for Business được thiết kế đặc biệt để đáp ứng các yêu cầu giao tiếp trong môi trường doanh nghiệp lớn.

Các ứng dụng khác thường gặp phải tình trạng giật lag, thành viên bị thoát khỏi cuộc họp hoặc đường truyền không ổn định. Tuy nhiên, Skype for Business đã vượt qua những hạn chế này, mang đến một giải pháp chuyên nghiệp và đáng tin cậy, giúp các doanh nghiệp làm việc hiệu quả mà không lo lắng về sự cố kết nối.

4.2 Chia sẻ màn hình

Tính năng chia sẻ màn hình của Skype for Business cho phép người dùng chia sẻ toàn bộ màn hình hoặc chỉ một cửa sổ ứng dụng cụ thể với những người tham gia cuộc họp. Điều này rất hữu ích khi người tổ chức muốn trình bày tài liệu, báo cáo hoặc phần mềm trong thời gian thực, giúp tất cả người tham gia dễ dàng theo dõi và thảo luận.

Các thành viên tham gia cũng có thể chọn chế độ xem phù hợp, thu nhỏ hoặc phóng to màn hình chia sẻ để dễ dàng theo dõi chi tiết. Chia sẻ màn hình trong Skype for Business hoạt động ổn định và có độ trễ thấp, đảm bảo trải nghiệm người dùng mượt mà, ngay cả trong các cuộc họp đông người.

4.3 Quản lý liên hệ và nhóm dễ dàng

Skype for Business cung cấp tính năng quản lý liên hệ và nhóm một cách dễ dàng và hiệu quả. Người dùng có thể tạo, sắp xếp và quản lý danh bạ cá nhân hoặc nhóm làm việc theo nhu cầu. Các liên hệ có thể được phân loại và nhóm lại, giúp việc tìm kiếm và kết nối trở nên nhanh chóng. Tính năng này giúp các doanh nghiệp quản lý các mối quan hệ công việc, tổ chức cuộc họp và giao tiếp với các nhóm dự án một cách linh hoạt.

Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể chia sẻ trạng thái sẵn có (available, busy, offline) để đồng nghiệp dễ dàng nắm bắt và chủ động trong việc giao tiếp.

Tính năng quản lý cuộc họp của Skype for Business được thiết kế dành riêng cho người tổ chức, giúp họ dễ dàng điều phối và kiểm soát cuộc họp. Các thành viên tham gia sẽ không nhìn thấy các tính năng này trên màn hình, chỉ người tổ chức mới có quyền truy cập vào các công cụ quản lý.

Các tính năng điều chỉnh bao gồm tắt tiếng hoặc tắt video của thành viên để tránh làm gián đoạn cuộc họp, mời thành viên phát biểu hoặc chia sẻ ý kiến, ẩn tên người dùng để bảo mật thông tin hoặc tạo không gian làm việc chuyên nghiệp hơn.

4.4 Tích hợp với Microsoft 365

Một trong những điểm mạnh nổi bật của Skype for Business là khả năng tích hợp mượt mà với các ứng dụng Microsoft 365 như PowerPoint, Word, Excel… Điều này mang lại sự tiện lợi lớn cho người dùng, đặc biệt khi các công việc văn phòng ngày nay thường xuyên yêu cầu sử dụng các công cụ này. Với sự tích hợp sẵn, người dùng có thể dễ dàng truy cập và sử dụng các ứng dụng này trong suốt cuộc họp, kể cả khi có đông người tham gia.

4.5 Dung lượng lớn

Skype for Business cung cấp bộ nhớ tin nhắn lên tới 50GB, đảm bảo rằng tất cả tài liệu và thông tin quan trọng của doanh nghiệp đều được lưu trữ an toàn và bảo mật, bao gồm cả các tin nhắn và email. Thêm vào đó, mỗi người dùng được cấp 1TB dung lượng Onedrive để dễ dàng chia sẻ tài liệu. Ứng dụng còn tích hợp chặt chẽ với các phần mềm khác như Outlook, Calendar,… giúp tối ưu hóa quá trình lưu trữ và quản lý tài liệu một cách hiệu quả.

4.6 Bảo mật và quyền riêng tư cho doanh nghiệp

Skype for Business đặt trọng tâm lớn vào bảo mật, đặc biệt khi phục vụ cho các doanh nghiệp lớn. Các thông tin tài khoản, cuộc họp và tài liệu chia sẻ được bảo vệ nghiêm ngặt và chỉ có thể truy cập khi có quyền từ tài khoản chính chủ. Ứng dụng sử dụng công nghệ mã hóa AES, đảm bảo an toàn cho dữ liệu và hạn chế tối đa nguy cơ xâm nhập.

Bằng cách này, Skype for Business tạo ra các lớp bảo vệ vững chắc, ngăn chặn các truy cập trái phép và bảo vệ thông tin của doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài.

5. Lợi ích khi sử dụng Skype for Business

5.1 Tăng cường khả năng giao tiếp và kết nối

Skype for Business giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng giao tiếp và kết nối giữa các nhân viên, đối tác và khách hàng, bất kể khoảng cách địa lý. Với các tính năng gọi video, chat nhóm, và chia sẻ tài liệu trực tuyến, Skype for Business tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin nhanh chóng và hiệu quả. Các cuộc họp có thể được tổ chức ngay lập tức, và người tham gia có thể kết nối dễ dàng từ bất kỳ thiết bị nào.

5.2 Tiết kiệm chi phí và thời gian

Skype for Business giúp doanh nghiệp giảm chi phí đi lại và các cuộc họp trực tiếp, vì các cuộc họp trực tuyến có thể được tổ chức dễ dàng và nhanh chóng từ bất kỳ đâu. Người dùng không cần phải dành thời gian di chuyển đến các văn phòng hay địa điểm gặp gỡ, đồng thời tiết kiệm chi phí vận hành liên quan đến đi lại, tổ chức sự kiện, và các cuộc họp truyền thống.

5.3 Dễ dàng thao tác

Skype for Business có giao diện đơn giản và dễ sử dụng, phù hợp với nhiều đối tượng người dùng. Các cuộc họp có thể được thiết lập ngay lập tức, theo yêu cầu của người tham gia. Việc chia sẻ màn hình hay trình chiếu tài liệu cũng rất thuận tiện, không gặp phải tình trạng lag hay gián đoạn như một số phần mềm khác. Tính năng này mang lại sự linh hoạt và trải nghiệm người dùng mượt mà, giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc.

6. Có nên chuyển đổi Skype for Business sang nền tảng Teams

Doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển từ Skype for Business sang Microsoft Teams để tận dụng nền tảng tích hợp đầy đủ các tính năng làm việc nhóm hiệu quả hơn. Dưới đây là những lý do nên thực hiện chuyển đổi:

Tích hợp mạnh mẽ: Microsoft Teams cho phép tích hợp trực tiếp với các ứng dụng khác trong bộ Microsoft 365 như SharePoint, OneNote, và Outlook… Điều này giúp tạo ra một hệ sinh thái làm việc liền mạch, giảm bớt sự cần thiết phải chuyển qua lại giữa các công cụ khác nhau, từ đó tăng năng suất làm việc của nhân viên.
Tính năng nâng cao: Microsoft Teams hỗ trợ các tính năng vượt trội như ghi âm cuộc họp, chia sẻ màn hình và thông báo tự động. Các tính năng này giúp tiết kiệm thời gian cho người dùng, đặc biệt là khi cần ghi lại thông tin cuộc họp hoặc chia sẻ tài liệu. Skype for Business không cung cấp đầy đủ những tính năng này.
Cập nhật liên tục: Microsoft Teams liên tục được cải tiến và mở rộng các tính năng mới, giúp người dùng giao tiếp và hợp tác linh hoạt hơn. Các tính năng mới thường xuyên được cập nhật mang lại sự tiện lợi và phù hợp hơn cho mọi loại hình doanh nghiệp. Skype for Business đã không còn nhận được sự phát triển tương tự và có thể không đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp hiện đại.
Hiệu quả công việc cao hơn: Teams giúp doanh nghiệp tổ chức công việc hiệu quả hơn nhờ vào khả năng tạo các kênh giao tiếp riêng biệt cho từng dự án hoặc nhóm, giúp dễ dàng chia sẻ tài liệu, theo dõi tiến độ công việc và quản lý lịch trình. Điều này sẽ cải thiện trải nghiệm người dùng và giúp các nhóm làm việc nhanh, hiệu quả.

7. Kết luận

Skype for Business là phần mềm hỗ trợ giao tiếp và hợp tác trong môi trường doanh nghiệp hiệu quả với các tính năng vượt trội. Bài viết này cung cấp đến bạn góc nhìn sâu sắc về những lợi ích của Skype for Business trong môi trường doanh nghiệp và giúp bạn hiểu hơn về Skype for Business là gì? Nếu bạn cần tư vấn, đừng ngại ngần liên hệ với VinaHost qua thông tin sau nhé: