Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách gửi Email Marketing để hạn chế vào spam box. Nếu cần hỗ trợ, quý khách vui lòng liên hệ VinaHost qua email support@vinahost.vn hoặc hotline 1900 6046 nhấn phím 3.

1. Các lưu ý để gửi Email Marketing hiệu quả tại VinaHost

2.1 Độ tin cậy của tên miền

Tên miền không bị Google phạt vào Blacklist. Bạn có thể kiểm tra tại: https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx. Nếu bị BlackList bạn hãy đổi sang tên miền khác để tránh ảnh hưởng.

Lưu ý: Hiện tại Gmail vừa cập nhật bộ lọc Spam. Theo đó, các email chứa đường dẫn (link) sẽ bị đánh dấu là SPAM và bị cảnh báo: “Be careful with this message. The email contains a suspicious link that was used to steal personal information. Unless you trust the sender, don’t click links or reply with personal information“

Hoặc thông báo bằng tiếng Việt: “Hãy thận trọng với thư này. Thư này chứa liên kết đáng ngờ đã được sử dụng để lấy cắp thông tin cá nhân của mọi người. Không nhấp vào liên kết hoặc trả lời kèm thông tin cá nhân trừ khi bạn tin tưởng người gửi.”.

Do đó, bạn cần kiểm tra xem domain của link có nằm trong anti-spam services như: Spamhaus, Spamcop, Barracuda hay không và gửi thử email tới địa chỉ Gmail của mình để đảm bảo link không bị chặn.

hình ảnh mô tả email bị cảnh báo là Spam — Email bị cảnh báo Spam

2.2 Địa chỉ dùng để gửi mail

Dùng địa chỉ email chung như info@vinahost.vn hay marketing@vinahost.vn để gửi mail sẽ khiến bộ lọc thư rác dễ lọc thư của bạn vào Spam box. Vì bộ lọc Spam cho rằng các địa chỉ như vậy thường dùng để gửi email marketing, gửi spam mail hàng loạt.

Khắc phục:

Dùng các tài khoản email tên riêng sẽ hiệu quả cao hơn ví dụ: manhcuong@vinahost.vn. Hạn chế dùng các tài khoản info@vinahost.vn hoặc marketing@vinahost.vn, sales@vinahost.vn để gửi marketing.
Thêm trường tên người dùng vào email (tham khảo Tài liệu hướng dẫn sử dụng). Điều này không chỉ giúp email tránh bộ lọc thư rác mà còn làm tăng thiện cảm với người dùng, tăng tỷ lệ mở mail.

2.3 Hành vi của người nhận mail

Trong danh sách email bạn gửi sẽ có hai loại người nhận: người dùng đã đăng ký nhận mail và người dùng không đăng kí nhận mail. Nếu bạn gửi thư cho người dùng không đăng kí nhận mail, rất có thể họ sẽ khó chịu và đánh dấu email của bạn vào Spam box. Nếu trường hợp này xảy ra nhiều lần, địa chỉ email của bạn sẽ bị đánh giá là có độ tin cậy thấp, làm giảm tị lệ mail vào inbox, tăng tỉ lệ mail vào Spam box.

Khắc phục:

Yêu cầu người nhận thư thêm bạn vào danh sách liên lạc nếu có thể. Khi họ đã thêm bạn vào danh bạ thì việc gửi thư sẽ ít bị coi là spam vì các bộ lọc ghi nhận đó là email trao đổi bình thường giữa bạn bè.
Chỉ gửi thư đến những người thực sự muốn nhận mail. Hạn chế gửi email sai đối tượng (data khách hàng không rõ nguồn gốc/người không muốn nhận mail/người không đăng kí nhận mail). Nếu những người này đánh dấu email của bạn là spam thì địa chỉ mail của bạn sẽ bị đánh giá là có độ tin cậy thấp, tăng tỉ lệ mail vào spam box. Thường xuyên lọc lại danh sách khách hàng để loại bỏ những địa chỉ hủy đăng kí email của bạn, tránh làm phiền họ.
Email phải có liên kết hủy đăng kí để khách hàng có thể hủy đăng ký nhận thư bất cứ lúc nào. Nếu email có thêm phần người dùng tự cấu hình hủy nhận email như thế nào thì càng tốt (sẽ có mục riêng nói vấn đề này).

gửi Email Marketing tại VinaHost để không bị SPAM — Gửi Email Marketing không bị SPAM

2.4 Nội dung email

Đây là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến việc mail có bị vào SpamBox hay không. Bạn cần lưu ý những điều sau:

Hình thức:

Không dùng quá nhiều hình ảnh, hình ảnh quá to, dung lượng lớn. Hạn chế gửi mail chỉ có một hình ảnh lớn, không có hoặc rất ít text (bởi vì các bộ lọc không xem được hình, nên sẽ liệt vào spam mail).
Không nên VIẾT HOA/in đậm/in nghiêng toàn bộ tiêu đề và nội dung.
Không nên dùng quá nhiều font chữ, cỡ chữ, màu sắc. Màu chữ không nên gần giống màu nền email.
Không chèn link quá nhiều, không sử dụng link rút gọn.
Không nên sử dụng quá nhiều định dạng HTML.
Không thêm Javascript, mẫu code hoặc video vào email.
Tránh copy từ word hay bài viết website vào mà không cắt giảm định dạng.
Không nên sử dụng nhiềuký tự đặc biệt, ký tự thừa, dấu chấm than, chấm hỏi liên tục,…!!!!!!!!!!!!!
Tránh sử dụng file đính kèm, thay vào đó hãy chia sẻ đường link để khách hàng truy cập.
Email phải có liên kết hủy đăng kí để khách hàng có thể hủy đăng ký nhận thư bất cứ lúc nào. Nếu email có thêm phần người dùng tự cấu hình hủy nhận email như thế nào thì càng tốt.

Nội dung:

Nên cá nhân hóa nội dung email. Bộ lọc mail sẽ hiểu được bạn đang gửi đúng người, đồng thời dùng ngôn từ lịch sự, có xin lỗi, cám ơn.
Không nên chèn từ khóa lôi kéo, spam, lừa đảo vào tiêu đề và nội dung.
Phần chân của email chứa thông tin ngắn gọn về doanh nghiệp, địa chỉ, liên hệ.
Hạn chế sử dụng các cụm từ spam như: Nhấn vào đây, Cơ hội duy nhất trong đời, miễn phí, khuyến mại, giảm giá, kiếm tiền, bấm vào đây…
Tiêu đề và nội dung mail không được giống nhau hoàn toàn.
Kiểm tra lại nội dung bằng công cụ check điểm SPAM tích hợp trong giao diện soạn thảo email. Điểm tối thiểu nên thấp nhất (khoảng 1.5) và không còn từ khóa spam nào bị phát hiện.

2. Hướng dẫn sử dụng hệ thống email marketing của VinaHost tránh SPAM

Hạn chế gửi đến nhiều người nhận trong cùng một công ty (tường lửa email của công ty sẽ cho rằng đó là một cuộc tấn công spam).
Tiêu đề và nội dung mail không được giống nhau hoàn toàn.
Gửi thử mail test tới các địa chỉ email khác nhau (…@gmail, …@yahoo,…) trước khi gửi hàng loạt, sau đó kiểm tra và điều chỉnh lại mail để đảm bảo mail không vào Spam box.

Sau khi soạn mail xong các bạn test thử bằng cách điền một email cần gửi test và click vào “Xem trước chiến dịch email” và kiểm tra email phía người nhận để xem vào Inbox hay không.