Tiếng Việt
English
简体中文
日本語
한국어
Email doanh nghiệp là dịch vụ được nhiều người sử dụng ở thời điểm hiện tại nhờ vào nhiều ưu điểm tốt. Ngoài việc định hình thương hiệu cho công ty, email còn là địa chỉ để truy cập các dữ liệu quan trọng của cá nhân và cả tổ chức. Vì vậy, việc quản lý bảo mật email doanh nghiệp là việc hết sức cần thiết để tránh khỏi các rủi ro bị tấn công hay mất mát dữ liệu.
Trong bài viết này, VinaHost sẽ giúp bạn tìm hiểu các phương pháp, giao thức và các hệ thống bảo mật email tốt nhất. Cùng tìm hiểu ngay nhé!
1. Bảo mật Email là gì?
Bảo mật email là hoạt động từ cơ bản như nâng cao nhận thức bảo mật dữ liệu thư điện tử, đến nâng cao như việc vận dụng phương thức kỹ thuật để phòng chống các cuộc tấn công và lừa đảo qua email cho doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Email doanh nghiệp là gì? Lợi ích khi sử dụng
2. Bảo mật Email có cần thiết không?
Bảo mật Email là hoạt động hết sức cần thiết đối với doanh nghiệp và cá nhân sử dụng dịch vụ thư điện tử. Cho dù được cung cấp bởi đơn vị nào đi chăng nữa thì việc bảo mật thông tin và phòng chống tấn công mạng qua email luôn cần được chú trọng bởi những lý do sau:
- Tránh mất mát dữ liệu cá nhân
Thông thường đối với cá nhân sử dụng email, họ thường liên kết địa chỉ thư điện tử của mình với các tài khoản ngân hàng, mạng xã hội và các ứng dụng di động khác. Vì vậy, nếu không phòng chống tấn công email doanh nghiệp đủ tốt, đây chắc chắn là “miếng mồi ngon” mà các hacker sẽ lợi dụng để chiếm đoạt địa chỉ email của bạn.
- Đảm bảo an ninh dữ liệu email công ty
Sẽ tệ hơn khi bạn không bảo mật email nội bộ doanh nghiệp chặt chẽ và làm ảnh hưởng đến tổ chức. Bởi email là phương tiện trao đổi chính trong công việc từ nội bộ đến các hoạt động bên ngoài. Vì thế, khi để quyền truy cập thư điện tử rơi vào tay kẻ xấu, những dữ liệu quan trọng liên quan đến hoạt động vận hành – kinh doanh của công ty sẽ bị rò rỉ. Điều này ảnh hưởng đặc biệt nghiêm trọng đến công việc và an toàn dữ liệu công ty.
3. Phương pháp bảo mật Email doanh nghiệp hiệu quả
Một số giải pháp bảo mật email cho doanh nghiệp cần thiết mà bạn cần tìm hiểu như:
3.1 Mã hóa các email quan trọng
Mã hóa là công nghệ được ứng dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực khác nhau, điều này giúp cho dữ liệu không bị đánh cắp bởi hacker trong quá trình truyền gửi. Bạn có thể tham khảo phần mềm mã hóa email uy tín như NordLocker để tăng cường bảo mật email của mình. Đây là một trong các phương pháp bảo mật email doanh nghiệp tốt nhất.
3.2 Cài đặt xác minh 2 bước
Xác minh hai bước – 2FA (Two-Factor Authentication) là hoạt động xác thực hai yếu tố. Thông thường khi đăng nhập vào email bạn chỉ cần sử dụng password, nhưng với 2FA bước xác minh thứ 2 sẽ được thiết lập. Đó có thể là bước xác minh với số điện thoại, địa chỉ email khác được liên kết hoặc với tính năng bảo mật cao hơn như sinh trắc học.
3.3 Thường xuyên thay đổi mật khẩu email
Một trong những cách bảo mật email doanh nghiệp và cá nhân hiệu quả là quản lý mật khẩu email đủ tốt, sử dụng email có tính phức tạp và thay đổi chúng thường xuyên. Lý do bạn cần thực hiện điều này là bởi trong quá trình hoạt động trên không gian mạng, thông tin của bạn dễ bị rò rỉ và không loại trừ khả năng mật khẩu email của bạn cũng vậy.
3.4 Nâng cao nhận thức cho đội ngũ nhân viên
Các chuyên gia an ninh mạng doanh nghiệp đã luôn đề cập đến nguyên nhân khiến cho những kẻ xấu dễ dàng thực hiện thành công đó là lợi dụng sơ hở của những người sử dụng dịch vụ email. Công nghệ ngày càng phát triển khiến cho các hoạt động lừa đảo cũng diễn ra ngày càng tinh vi. Các hành vi với mục đích xấu có thể xuất hiện ở mọi hoạt động, nó có thể nằm sau một đường link sản phẩm, một tệp download hay bất kỳ thứ gì đó.
Theo GreatHorn, có đến 57% doanh nghiệp gặp phải các vụ lừa đảo qua email hàng tuần hoặc hàng ngày. Gần 1,2% trong tổng số email được gửi là email độc hại, tương đương với khoảng 3,4 tỷ email lừa đảo mỗi ngày. Vì vậy, việc nâng cao cảnh giác bảo mật email trước những nguy cơ tiềm ẩn là một phương pháp đặc biệt cần thiết để quản lý và sử dụng email doanh nghiệp hiệu quả.
3.5 Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp uy tín
Khi tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ email, ngoài những tính năng về cấu hình, giá cả còn một tiêu chí mà bạn cũng đặc biệt cần lưu tâm – đó là tính năng bảo mật. Trên thị trường có nhiều đơn vị cung cấp email giá rẻ nhưng hệ thống bảo mật và hỗ trợ khi cần thiết lại không đảm bảo, khiến cho quá trình sử dụng của khách hàng có thể gặp nhiều rủi ro.
Là một trong những nhà cung cấp, VinaHost hiểu được điều này, qua đó chúng tôi luôn mang đến cho khách hàng những dịch vụ bảo mật email chuyên nghiệp, tiên tiến nhất được tích hợp sẵn khi đăng ký dịch vụ email tại VinaHost.
Ngoài việc sử dụng các giao thức bảo mật cơ bản như SSL/TLS, dịch vụ Email Filter còn cung cấp thêm các tính năng nâng cao giúp phát hiện các email giả mạo thông qua bản ghi SPF – sẽ là phần mềm chống spam email đắc lực dành cho doanh nghiệp của bạn.
Tìm hiểu ngay:
3.6 Sử dụng và update thường xuyên các phần mềm bảo mật
Khi sử dụng các phần mềm email như outlook… nếu có các phiên bản cập nhật hệ thống, hãy chủ động cài đặt để đảm bảo các bản vá lỗi được update mới nhất từ các nhà phát hành. Nhưng nếu bạn đang sử dụng các gói email hosting, email server tại VinaHost chúng tôi sẽ tự động thực hiện điều đó giúp bạn. Nhằm đem đến các phương thức bảo mật tốt nhất và tối đa hóa trải nghiệm của khách hàng.
3. Các giao thức thường được sử dụng trong bảo mật Email
3.1 SSL/TLS
SSL (Secure Sockets Layer) và TLS (Transport Layer Security) là các giao thức mã hóa được sử dụng để bảo vệ toàn vẹn thông tin trong quá trình truyền tải giữa các email server, giữa các mail server với email client. Cốt lõi của SSL/TLS là cung cấp một cặp khóa mật mã gồm khóa riêng tư và khóa công khai qua đó đảm bảo sự riêng tư và toàn vẹn dữ liệu truyền tải.
3.2 Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions
S/MIME là một tiêu chuẩn để mã hóa và ký số email, điều này giúp đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của email, cho phép người nhận xác minh danh tính của người gửi và đảm bảo rằng email không bị thay đổi trong quá trình truyền tải.
3.3 DMARC
DMARC là một giao thức xác thực email được thiết kế để phát hiện và ngăn chặn các cuộc tấn công giả mạo email (tấn công phishing) và email lừa đảo. Giao thức này sử dụng hai cơ chế xác thực là SPF và DKIM để xác nhận rằng thư điện tử được từ một tên miền hợp lệ. Ngoài ra, DMARC cũng cung cấp số liệu về việc sử dụng email của tên miền, giúp doanh nghiệp có thể phân tích và cải thiện các biện pháp để bảo mật email.
3.4 SPF
Như đã nói trước đó, SPF record cho phép người quản lý email chỉ định liệu các máy chủ email nào được phép gửi thư đến tên miền của họ. Cụ thể, khi email được gửi đi, máy chủ nhận sẽ kiểm tra bản ghi SPF của tên miền để xác định xem máy chủ gửi có được phép hay không.
3.5 OpenPGP
Tương tự như S/MIME, OpenPGP là một tiêu chuẩn mã hóa và ký số email cung cấp các chức năng để bảo mật nội dung và ký số để đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của email.
4. Các hệ thống cung cấp dịch vụ bảo mật email tốt nhất
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều giải pháp Email có tích hợp hệ thống tường lửa bảo mật email nhằm ngăn chặn các đợt tấn công từ thư rác (spam), mạo danh lừa đảo (Phishing), virus/mã độc (Malware).
Các hệ thống bảo mật email cao cấp này thường sử dụng các phương thức khác nhau. Một số sử dụng vùng ảo để phát hiện email có chứa virus, một số sử dụng các phương thức truyền thống như liệt kê các danh sách email bị đánh giá không tốt nhằm ngăn chặn rủi ro từ ban đầu.
Vậy để làm sao để tìm ra hệ thống bảo mật email phù hợp với doanh nghiệp của bạn? VinaHost sẽ liệt kê một số cái tên tốt nhất ngay sau đây!
4.1 Giải pháp Email Filter tại VinaHost
Trong quá trình triển khai dịch vụ email doanh nghiệp của VinaHost, chúng tôi luôn coi tiêu chí bảo mật là quan trọng. Qua đó, mang đến giải pháp bảo mật email Filter chuyên biệt dành cho các tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu bảo vệ hệ thống email khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài. Một số tính năng nổi bật của Email Filter:
- Anti-virus, malware: Chống 99.9% virus và mã độc
- Anti-Phishing: Lọc và khoá 99.9% tên miền mạo danh lừa đảo
- Anti-spam: Cam kết tỷ lệ lọc thư rác hiệu quả lên đến 99.9%
- Gửi email thông báo cho quản trị viên và địa chỉ email nhận hàng ngày
- Lưu lịch sử hệ thống (Log report) 30 ngày
Email Filter tại VinaHost luôn được đảm bảo các tính năng bảo mật mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp an tâm sử dụng email mà không lo lắng về các mối đe dọa từ bên ngoài.
>>> Xem thêm: Quy định về việc sử dụng email doanh nghiệp tại VinaHost
4.2 Bảo Mật Email với Microsoft
Microsoft cung cấp nhiều phần mềm bảo mật email doanh nghiệp giúp bảo vệ hộp thư đến của bạn khỏi các mối đe dọa mạng ngày càng tinh vi. Trong số đó có thể điểm qua hai hệ thống đó là:
- Advanced Threat Protection (ATP) cho Microsoft 365:
Hệ thống này cung cấp khả năng bảo vệ nâng cao chống lại các mối đe dọa email tiên tiến như tấn công có chủ đích (APT) và ransomware. Với đặc điểm là sử dụng phân tích hành vi người dùng và machine learning để xác định và chặn các email mang tính độc hại ngay cả khi chúng chưa xuất hiện trước đây.
Qua đó cung cấp khả năng nhận diện kịp thời để người dùng nhanh chóng giải quyết các vấn đề liên quan đến bảo mật email.
- Microsoft Defender dành cho Cloud Apps:
Giải pháp tiếp theo của Microsoft là dành cho các ứng dụng Cloud Apps. Mang đến khả năng kiểm soát truy cập vào email của bạn để giúp bạn ngăn chặn những người dùng trái phép truy cập vào thông tin nhạy cảm. Giúp bạn xác định và xử lý các vi phạm dữ liệu email một cách nhanh chóng và hiệu quả.
4.3 Hệ thống email bảo mật – Proofpoint
Proofpoint Email Security là một giải pháp bảo mật email toàn diện bằng cách thu thập và phân tích hơn 100 tỷ dữ liệu mỗi ngày từ hơn 100 triệu email được gửi đi, kết hợp các phương pháp phân tích hiện đại để kiểm tra các đợt tấn công
Hệ thống này còn sử dụng công nghệ độc quyền NexusAI để phân loại chính xác các loại mối đe dọa email khác nhau như lừa đảo, mạo danh, phần mềm độc hại, spam và nhiều loại khác. Nhờ vào tính năng mạnh mẽ, Proofpoint hiện đang bảo vệ 5 ngân hàng hàng đầu trên toàn cầu và 7 trong số 10 nhà bán lẻ hàng đầu trên thế giới.
Bài viết đã giúp bạn hiểu được các cách bảo mật email cũng như các dịch vụ bảo mật email tốt nhất ở thời điểm hiện tại. Mong rằng với những kiến thức vừa đọc, bạn sẽ tự xây dựng cho mình những biện pháp bảo vệ tài sản thư điện tử tốt nhất dành cho cá nhân và công ty.
