Catch All Email là một chức năng quan trọng trên các hệ thống Email Server hoặc Email Hosting cho phép nhận tất cả email gửi đến tên miền của bạn, ngay cả khi địa chỉ người nhận không chính xác hoặc không tồn tại. Chức năng này đảm bảo rằng doanh nghiệp không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào gửi đến. Hãy cùng Vinahost tìm hiểu chi tiết về chức năng này, từ khái niệm cơ bản đến cách cấu hình và cài đặt trong nội dung bài viết bên dưới.

1. Catch all email là gì?

Catch All Email là một tính năng trên máy chủ email hoặc dịch vụ hosting cho phép nhận mọi email gửi đến một tên miền, dù địa chỉ người nhận có chính xác hay không. Điều này có nghĩa là ngay cả khi ai đó gửi email đến một địa chỉ không tồn tại, hoặc mắc lỗi chính tả trong tên miền của bạn, email đó vẫn sẽ được chuyển vào một hộp thư chung mà bạn đã thiết lập trước đó.

Ví dụ, nếu tên miền của bạn là vinahost.vn và bạn có các tài khoản email như user1@vinahost.vn, user2@vinahost.vn, thì bất kỳ email nào gửi đến các địa chỉ như user1@vinahost.vn, user123@vinahost.vn, hay bất kỳ địa chỉ nào không tồn tại thuộc tên miền vinahost.vn cũng sẽ được nhận trong hộp thư catch-all nếu tính năng này đã được kích hoạt.

Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp muốn đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ email quan trọng nào do lỗi đánh máy hoặc địa chỉ không chính xác. Tuy nhiên, việc sử dụng catch-all email cũng có thể dẫn đến việc nhận nhiều thư rác hoặc email không mong muốn, vì tất cả các email gửi đến tên miền của bạn đều sẽ được chấp nhận và lưu trữ trong hộp thư chung.

2. Độ phổ biến của catch all mail

Catch-all email ngày càng trở nên phổ biến trong nhiều tổ chức và doanh nghiệp và đáng chú ý trong việc quản lý email. Biểu đồ dưới đây thể hiện trạng thái của tất cả các địa chỉ email mà MailerCheck đã xác minh, trong đó các địa chỉ catch-all chiếm 8,6%. Khi xem xét trung bình, tỷ lệ catch all email trong mỗi danh sách tăng lên 15,25%, với trung bình 541 email catch-all cho mỗi danh sách. Đặc biệt, các email catch-all thường xuất hiện nhiều hơn trong các danh sách nhỏ.

Điều này phản ánh rằng các địa chỉ email catch-all không chỉ phổ biến mà còn chiếm một phần lớn trong các danh sách email, đặc biệt là trong các danh sách nhỏ hơn. Vì catch-all email có thể tiếp nhận bất kỳ email nào gửi đến tên miền, dù địa chỉ có chính xác hay không, việc quản lý và lọc các email này trở thành một yếu tố quan trọng để duy trì hiệu quả chiến dịch email marketing và bảo vệ danh tiếng người gửi. Do đó, khi kết hợp với các email có mức độ tương tác thấp được gửi đến các địa chỉ này, bạn nên thực hiện các biện pháp để quản lý số lượng email catch-all trong danh sách của mình.

>> Xem thêm: Email Relay là gì? | Lúc nào nên sử dụng Email Relay?

3. Ưu – nhược điểm của catch all email đối với người dùng

3.1 Ưu điểm

Sử dụng dịch vụ Email Hosting với tính năng Catch-All mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp của bạn, bao gồm:

Không lỡ mất những email quan trọng: Với tính năng Catch-All, bạn sẽ không bao giờ lo lắng về việc mất email do người gửi nhập sai địa chỉ. Dù email được gửi đến một địa chỉ không tồn tại hoặc có lỗi chính tả, hệ thống vẫn sẽ chuyển tất cả các thư đến hộp thư Catch-All mà bạn đã thiết lập, đảm bảo rằng không có thông điệp nào bị bỏ qua.
Quán lý email tập trung: Catch all email cho phép bạn thiết lập một hệ thống quản lý email hiệu quả hơn. Bạn có thể tạo nhiều địa chỉ email cho các bộ phận hoặc cá nhân trong doanh nghiệp mà không cần lo lắng về việc mất thư khi người gửi nhập sai địa chỉ. Tất cả các email gửi đến tên miền của bạn, bất kể địa chỉ cụ thể nào, đều sẽ được chuyển vào hộp thư Catch All Mail, giúp việc quản lý email trở nên đơn giản và tập trung hơn.
Chi phí triển khai thấp: Nhiều dịch vụ Email Hosting chỉ cung cấp một số lượng giới hạn tài khoản email. Với Catch-All, bạn không cần phải mua thêm nhiều tài khoản email cho mỗi nhân viên hay bộ phận. Thay vào đó, bạn chỉ cần kích hoạt tính năng này trên một tài khoản chính, cho phép thu thập tất cả các email gửi đến tên miền của bạn. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà còn tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên email trong doanh nghiệp.

Sự tiện lợi và hiệu quả của Catch-All Email khiến nó trở thành một công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp muốn đảm bảo rằng mọi giao tiếp qua email đều được tiếp nhận và xử lý một cách chính xác.

3.2 Nhược điểm

Việc duy trì các tài khoản catch all mail có thể mang lại một số tiện lợi, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Các tài khoản này thường không được kiểm tra thường xuyên, dẫn đến một số vấn đề cần lưu ý để hệ thống email của bạn hoạt động hiệu quả:

Khó kiểm soát số lượng lớn email: Catch All Email có thể khiến lượng email gửi vào tên miền của bạn tăng nhanh chóng, làm hộp thư dễ bị đầy. Để ngăn chặn điều này, bạn nên thường xuyên dọn dẹp và loại bỏ những email không cần thiết, giữ cho dung lượng lưu trữ luôn đủ để tiếp nhận email mới. Vì lượng lớn email đổ về từ tài khoản Catch All Mail, dung lượng hộp thư có thể bị chiếm dụng nhanh chóng. Do đó, việc giám sát và quản lý dung lượng lưu trữ đều đặn là rất cần thiết để tránh tình trạng hộp thư bị quá tải và đảm bảo khả năng tiếp nhận email một cách liên tục.
Rủi ro nhận phải email spam: Sử dụng Catch All Email có thể khiến bạn nhận được nhiều thư rác hơn, làm cho việc tìm kiếm và quản lý các email quan trọng trở nên khó khăn và tốn thời gian. Tuy nhiên, vấn đề này có thể được giảm thiểu nếu bạn thiết lập một hệ thống kiểm soát thư rác hiệu quả.

Bên cạnh các nhược điểm nêu trên, còn các nhược điểm của catch all email với người gửi:

Dễ bị liệt vào email blacklist: Email gửi đến các tài khoản catch-all thường không được mở, dẫn đến tỷ lệ tương tác thấp. Điều này có thể ảnh hưởng xấu đến hiệu quả của chiến dịch và làm giảm uy tín của người gửi. Kết quả là, các email của bạn có thể bị đánh dấu là spam, ngay cả đối với những người đăng ký thực sự.
Mức độ phản hồi email thấp: Các hộp thư catch all mail bị bỏ quên có thể nhanh chóng đầy, và khi dung lượng đầy, chúng sẽ không nhận thêm được email mới, dẫn đến việc email của bạn bị trả lại. Tỷ lệ email bị trả lại cao có thể làm giảm uy tín của người gửi và gây ra các vấn đề về khả năng gửi email, thậm chí có thể dẫn đến việc nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) chấm dứt tài khoản của bạn.
Không biết chính xác ai chính là người nhận: Trong trường hợp hiếm hoi email của bạn được mở trong hộp thư catch all email, bạn vẫn không thể kiểm soát được ai là người thực sự đọc email đó. Điều này có thể làm giảm hiệu quả của chiến dịch tiếp thị nếu thông điệp của bạn không đến đúng người cần đọc.

Tóm lại, mặc dù Catch All Email mang lại sự tiện lợi trong việc không bỏ lỡ bất kỳ email nào, nhưng chúng cũng đòi hỏi sự quản lý cẩn thận để tránh những rủi ro về dung lượng, thư rác, và tương tác thấp, từ đó bảo vệ hiệu quả các chiến dịch email của bạn.

>> Xem thêm: Mailtrack là gì? Các phần mềm sử dụng tính năng Email Tracking

4. Cách cấu hình và triển khai catch all mail

Dưới đây là hướng dẫn cấu hình Catch-all Email trên một số phần mềm quản lý hosting và Email Server thông dụng:

eMail Admin Pro

Bước 1: Truy cập vào trang quản lý dịch vụ Email Server và đăng nhập.
Bước 2: Chọn Domains and Accounts, sau đó click vào biểu tượng bánh răng để thiết lập cấu hình.
Bước 3: Chọn Catch-all và nhập địa chỉ email muốn làm tài khoản Catch-all vào ô Catch-all Addresses (lưu ý: tài khoản email này cần được tạo trước đó).
Bước 4: Click Save changes để lưu cấu hình.
Bước 5: Kiểm tra bằng cách gửi một email đến địa chỉ không tồn tại để đảm bảo rằng tài khoản Catch-all đã nhận được email.

Control cPanel

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản cPanel quản lý dịch vụ Mail Server.
Bước 2: Chọn mục Default Address.
Bước 3: Chọn Forward to Email Address và nhập vào địa chỉ email mà bạn muốn nhận thư (địa chỉ Catch-all Email).
Bước 4: Chọn Change để lưu thiết lập.

Control Kerio Connect

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Kerio và chọn Accounts, tiếp tục chọn Aliases.
Bước 2: Click Add để thêm mới alias.
Bước 3:
Trường Alias: nhập “*” (không nhập dấu nháy).
Trường Description: nhập mô tả alias (ví dụ: “Catch-All Email Address”).
Trường Deliver to: chọn Email address.
Trường Email address: nhập địa chỉ email dùng làm Catch-all.
Bước 4: Click OK để lưu cấu hình.

Control Mdaemon

Bước 1: Trên giao diện phần mềm Mdaemon, vào menu Accounts > Account Settings…, sau đó chọn Aliases.
Bước 2:
Trường Alias: nhập *@tên.miền.của.bạn (ví dụ: *@vinahost.vn).
Trường Actual email: nhập địa chỉ email dùng làm Catch All Mail (ví dụ: catchall@vinahost.vn).
Bước 3: Click Add để thiết lập, sau đó click OK để lưu cấu hình.

Control DirectAdmin

Bước 1: Truy cập và đăng nhập vào trang quản trị DirectAdmin.
Bước 2: Chọn mục Catch All EMail.
Bước 3: Tại phần Set Catch All EMail, chọn Address và nhập địa chỉ email dùng làm tài khoản Catch All.
Bước 4: Click Update để lưu cấu hình đã thiết lập.

Những hướng dẫn trên sẽ giúp bạn dễ dàng cấu hình Catch all Email trên các nền tảng quản lý hosting và Email Server phổ biến.

5. Tổng kết

Catch All Email là một công cụ hữu ích trong việc quản lý email doanh nghiệp, giúp đảm bảo rằng không có email nào bị bỏ lỡ dù người gửi có nhập sai địa chỉ. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa hiệu quả của tính năng này, việc quản lý cẩn thận là rất quan trọng. Điều này bao gồm việc kiểm tra và dọn dẹp hộp thư thường xuyên để tránh quá tải, cũng như bảo đảm rằng các email quan trọng không bị lẫn trong thư rác. Sử dụng Catch All Email đúng cách không chỉ giúp duy trì thông tin liên lạc liên tục mà còn tiết kiệm chi phí, bảo vệ uy tín thương hiệu, và tối đa hóa các lợi ích mà tính năng này mang lại cho doanh nghiệp.

Bạn có thể tham khảo các gói Email Doanh Nghiệp và Email Server do Vinahost cung cấp và liên hệ với bộ phận kỹ thuật để được hỗ trợ các vấn đề liên quan. Cập nhật thêm các thông tin hữu ích tại đây

Email: cskh@vinahost.vn
Hotline: 1900 6046 phím 1
Livechat: https://livechat.vinahost.vn/chat.php

Xem thêm:

Hướng dẫn cách tạo tài khoản Microsoft miễn phí trên điện thoại và máy tính
Bảo mật Email là gì? Các phương pháp bảo mật Email doanh nghiệp tốt nhất