Mailtrack là gì? Các phần mềm sử dụng tính năng Email Tracking

Email tracking đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị và quản lý khách hàng hiện đại. Với khả năng theo dõi thời điểm, vị trí và thiết bị mà email được mở, doanh nghiệp có thể nắm bắt được mức độ quan tâm của khách hàng một cách chính xác và nhanh chóng. Hãy cùng Vinahost tìm hiểu chi tiết về email tracking trong bài viết dưới đây nhé!

1. Theo dõi email tracking là gì?

Theo dõi email (email tracking) là quá trình theo dõi và ghi nhận thông tin về việc người nhận email đã mở email hay chưa, và có tương tác với nội dung email hay không. Công cụ và phần mềm theo dõi email thường cung cấp các thông tin sau:

• Mở Email (Open Tracking): Xác định xem email đã được mở hay chưa. Điều này thường được thực hiện bằng cách chèn một hình ảnh nhỏ (pixel) vào email. Khi hình ảnh này được tải từ máy chủ, nó ghi nhận rằng email đã được mở.
• Nhấp vào Liên kết (Click Tracking): Theo dõi xem người nhận đã nhấp vào bất kỳ liên kết nào trong email hay chưa. Điều này được thực hiện bằng cách gắn các liên kết với mã theo dõi.
• Thời gian Mở Email: Ghi nhận thời gian cụ thể khi email được mở.
• Vị trí Địa lý: Một số công cụ có thể cung cấp thông tin về vị trí địa lý của người mở email dựa trên địa chỉ IP.
• Thiết bị Sử dụng: Xác định loại thiết bị và trình duyệt mà người nhận sử dụng để mở email.

2. Cách hoạt động của email tracking

Nền tảng của việc theo dõi email nằm ở sự khéo léo về công nghệ: pixel theo dõi. Dưới đây là cách email tracking hoạt động:

• Pixel theo dõi: Một hình ảnh nhỏ, thường là 1×1 pixel, được nhúng vào email. Khi người nhận mở email, hình ảnh này được tải từ máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ email, ghi nhận rằng email đã được mở.
• Theo dõi liên kết: Các liên kết trong email được mã hóa đặc biệt để khi người nhận nhấp vào, yêu cầu sẽ được chuyển qua máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ email trước khi chuyển hướng đến trang đích. Điều này cho phép nhà cung cấp theo dõi nhấp chuột và ghi nhận hành vi người dùng.
• Xác nhận đọc: Một số dịch vụ email cho phép gửi yêu cầu xác nhận đọc khi người nhận mở email. Người nhận có thể chọn đồng ý hoặc từ chối yêu cầu này.
• Theo dõi bằng mã hóa: Một số nhà cung cấp email sử dụng mã hóa đặc biệt trong nội dung email để theo dõi việc mở và tương tác.
• Theo dõi qua plugin hoặc add-on: Các phần mềm hoặc tiện ích mở rộng (plugin/add-on) của trình duyệt có thể được cài đặt để theo dõi email trực tiếp từ hộp thư gửi đi.

Thông qua các phương pháp này, người gửi email có thể thu thập thông tin về tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp chuột và các hành động khác của người nhận, giúp tối ưu hóa chiến lược email marketing và cải thiện tương tác với người dùng.

Tìm hiểu: Email marketing là gì?

3. Vai trò của email tracking

3.1 Tăng cường hiệu suất chiến dịch email marketing

Theo dõi email cho phép bạn đo lường hiệu quả của các chiến dịch email của mình. Xem email nào có tỷ lệ mở và  nhấp chuột cao nhất để gây được tiếng vang với khán giả của bạn. Bạn có thể sử dụng dữ liệu này để điều chỉnh các chiến dịch trong tương lai để đạt được tác động tối đa.

Hãy tưởng tượng  gửi hai email tiếp thị. Một dòng là dòng chủ đề hấp dẫn và dòng còn lại là dòng chủ đề nhàm chán. Theo dõi cho thấy các dòng chủ đề hấp dẫn có tỷ lệ mở cao hơn đáng kể. Đó là lý do tại sao bạn nên ưu tiên tạo  dòng chủ đề rõ ràng và hấp dẫn cho các chiến dịch sắp tới của mình.

Tham khảo: Nền tảng Email Marketing Server của VinaHost

3.2 Theo dõi trực quan hành vi

Với tính năng theo dõi email, bạn không còn phải lo lắng về việc email của mình có đến đích hay không. Xem xét liệu nó có được mở hay không để lập kế hoạch triển trong thời gian tới. Đối với các email chưa mở, việc theo dõi kịp thời và được cá nhân hóa có thể làm tăng đáng kể mức độ tương tác.

3.3 Hỗ trợ tạo nội dung phù hợp

Theo dõi email vượt xa tỷ lệ mở đơn giản. Tỷ lệ nhấp chuột vào một liên kết cụ thể trong email cho biết nội dung nào sẽ khơi gợi sự quan tâm của nhóm mục tiêu của bạn. Phản hồi có giá trị này sẽ giúp bạn điều chỉnh nội dung trong tương lai để tạo được tiếng vang hơn nữa với người nhận. Ví dụ: nếu bạn nhận thấy nút CTA có tỷ lệ nhấp thấp, bạn có thể thay đổi văn bản hoặc vị trí của nút để làm cho nút đó hấp dẫn hơn.

3.4 Cải thiện hiệu quả hoạt động bán hàng

Trong thế giới bán hàng, việc giao tiếp kịp thời là vô cùng quan trọng. Việc theo dõi qua email cho phép đại diện bán hàng xác định các khách hàng tiềm năng đã tương tác và ưu tiên các nỗ lực tiếp cận. Biết được khách hàng tiềm năng nào mở email có ưu đãi và thông tin sản phẩm cho phép đại diện bán hàng tập trung năng lượng vào những khách hàng tiềm năng dễ tiếp thu tin nhắn nhất, dẫn đến tỷ lệ chuyển đổi cao hơn.

>>> Đọc thêm: Các bước lên kế hoạch email marketing chuẩn chỉnh

4. Một số hạn chế khi sử dụng tracking email

Bên cạnh những vai trò quan trọng trên, email tracking cũng có một số hạn chế khi sử dụng như:

4.1 Tính riêng tư và bảo mật

Việc liên quan đến tính riêng tư và bảo mật cũng là một điểm hạn chế của email tracking vì những lý do sau:

• Người nhận quan tâm đến quyền riêng tư: Những người nhận hiểu biết về công nghệ coi trọng quyền riêng tư của họ có thể sử dụng các chương trình email hiển thị email ở định dạng văn bản thuần túy. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu tải hình ảnh và tắt tính năng theo dõi pixel.
• Bảo vệ nhà cung cấp: Nhiều nhà cung cấp email, chẳng hạn như Gmail và Outlook, cung cấp các tính năng bảo mật tích hợp chặn việc tự động tải xuống hình ảnh từ các nguồn bên ngoài. Điều này có thể ảnh hưởng đáng kể đến khả năng theo dõi pixel của bạn và gây ra tỷ lệ mở không chính xác.

4.2 Độ nhất quán không chính xác

Tại sao email tracking lại có điểm hạn chế về mức độ nhất quán?

• Sự nguy hiểm của việc tải trước: Một số chương trình email tải trước hình ảnh để mang lại trải nghiệm xem nhanh hơn. Điều này có thể dẫn đến kết quả dương tính giả hoặc hủy đăng ký ngay cả khi người nhận chỉ đọc lướt hoặc không mở hết email.
• Bắt chước nhấp chuột: Việc theo dõi số nhấp chuột vào liên kết có vẻ dễ dàng nhưng không phải dễ dàng. Một số người nhận có thể vô tình nhấp vào liên kết của bạn mà không có ý định, làm tăng tỷ lệ nhấp của bạn.

4.3 Không phản ánh đúng thực tế

• Tín hiệu mở email không tương đương. Mở email không nhất thiết có nghĩa là người nhận đã đọc toàn bộ thư hoặc hiểu nội dung trong đó. Theo dõi email tracking thiếu khả năng đo lường sự hiểu biết và mức độ tương tác thực sự.
• Không linh hoạt: Theo dõi email cung cấp dữ liệu về thiết bị được sử dụng để mở email, nhưng nó có thể không hoàn toàn chính xác.
• Hơn nữa, nó không theo dõi cách người nhận tương tác với email trên thiết bị di động của họ và họ có thể nhanh chóng đọc lướt hoặc xóa chúng.

4.4 Vấn đề đạo đức

Vấn đề đạo đức cũng là một điểm hạn chế đáng nói của email tracking. Việc sử dụng tính năng theo dõi email có thể gây ra những lo ngại về mặt đạo đức, đặc biệt nếu người nhận không biết về điều đó. Điều quan trọng là phải minh bạch khi sử dụng công nghệ theo dõi và nhận được sự đồng ý nếu có thể.

Hiểu được những hạn chế này sẽ giúp bạn sử dụng tính năng theo dõi email hiệu quả hơn. Mặc dù đây là công cụ có giá trị để hiểu xu hướng tương tác nhưng nó không phải là thước đo duy nhất cho sự thành công trong việc tiếp cận email.

5. Những trường hợp phù hợp để theo dõi email

Dưới đây là một số những trường hợp phù hợp để sử dụng email tracking:

5.1 Chiến dịch tiếp thị và bán hàng

Các chiến dịch tiếp thị, đặc biệt là các chiến dịch tiếp thị và bán hàng qua email, yêu cầu các công cụ theo dõi email để đo lường hiệu quả.

Đối với các chiến dịch tiếp thị qua email 

• Đánh giá hiệu quả của chiến dịch: Theo dõi tỷ lệ mở email và tỷ lệ nhấp vào liên kết để đánh giá mức độ tương tác của người nhận với nội dung email của bạn.
• Phân khúc khách hàng: Phân khúc khách hàng của bạn dựa trên hành vi của người nhận (mở email, nhấp vào liên kết, v.v.) để tạo nhiều chiến dịch được nhắm mục tiêu  hơn.
• Tối ưu hóa nội dung: Thông tin được thu thập thông qua theo dõi email  giúp bạn hiểu rõ hơn về sở thích và hành vi của người nhận và tối ưu hóa nội dung của bạn cho phù hợp.

Đối với các chiến dịch bán hàng 

• Theo dõi tương tác của khách hàng tiềm năng: Nhóm bán hàng có thể đánh giá sự quan tâm bằng cách theo dõi xem khách hàng tiềm năng có mở email hay nhấp vào liên kết trong email hay không.
• Theo dõi  sau bán hàng: Sau khi bán hàng, việc theo dõi qua email đảm bảo khách hàng nhận được các tài liệu, thông tin cần thiết và cung cấp hỗ trợ kịp thời nếu cần hỗ trợ.

>>> Tham khảo: Cách tạo chiến dịch email marketing hiệu quả

5.2 Đo lường chiến lược kinh doanh

Để đo lường chiến lược kinh doanh của bạn, bạn có thể sử dụng tính năng theo dõi email để:

• Tối ưu hóa chiến dịch bán hàng của bạn: Sử dụng dữ liệu theo dõi để tối ưu hóa  chiến dịch email bán hàng của bạn nhằm tăng doanh thu và lợi nhuận.
• Theo dõi ROI (Lợi tức đầu tư): Đo lường lợi tức đầu tư của các chiến dịch tiếp thị qua email của bạn bằng cách theo dõi  chuyển đổi và so sánh chúng với chi phí.
• Dữ liệu dựa trên quyết định: Sử dụng dữ liệu theo dõi email  để đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên  thực tế nhằm giúp tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
• Xác định cơ hội và thách thức: Phân tích dữ liệu theo dõi để xác định cơ hội và thách thức trong chiến lược kinh doanh của bạn và thực hiện các hành động thích ứng phù hợp.

5.3 Quản lý sự kiện

Theo dõi email giúp bạn quản lý các sự kiện của mình bằng các cách như:

• Theo dõi tỷ lệ mở email: Tìm hiểu xem có bao nhiêu người  mở email  mời  sự kiện của bạn để xác định mức độ quan tâm ban đầu của người nhận.
• Theo dõi tỷ lệ nhấp (CTR): Xem ai nhấp vào  liên kết đăng ký hoặc trang thông tin sự kiện trong email của bạn để biết ai thực sự quan tâm đến việc tham dự.
• Theo dõi quá trình hoàn tất đăng ký: Xem ai  hoàn tất quá trình đăng ký sự kiện sau khi nhấp vào liên kết trong email của bạn.
• Lời nhắc đăng ký: Gửi email nhắc nhở tự động tới những người dùng đã mở email của bạn nhưng chưa hoàn tất đăng ký, tăng tỷ lệ tương tác.
• Phân tích hành vi của khách: Phân tích hành vi của khách dựa trên dữ liệu theo dõi email để hiểu rõ hơn điều gì là quan trọng đối với khách và điều họ  mong đợi từ sự kiện của bạn.
• Đo lường thành công: Sử dụng dữ liệu hoàn thành mở, nhấp chuột và đăng ký để đánh giá hiệu quả tổng thể của các chiến dịch và sự kiện email của bạn.

6. Top 6 phần mềm sử dụng tính năng tracking phổ biến

6.1 CRMVIET

6.2 Mailtrack

Đây là một công cụ theo dõi email  đơn giản và dễ sử dụng. Nó cung cấp thông tin về những email nào được mở, tích hợp với Gmail và cho phép bạn theo dõi số lượng email không giới hạn. Ví dụ: nếu bạn  gửi một email quan trọng cho khách hàng, bạn sẽ nhận được thông báo nếu khách hàng mở email và  phản hồi kịp thời.

Ưu điểm:

• Cung cấp sự tích hợp trực tiếp vào giao diện Gmail.
• Theo dõi email mở ra và thông báo cho bạn khi email được đọc.
• Gửi thông báo khi có nhiều người mở email của bạn.

Nhược điểm:

• Phiên bản miễn phí có giới hạn về số lượng email bạn có thể theo dõi.
• Chức năng theo dõi email cá nhân bị hạn chế.

6.3 Streak

Công cụ email tracking độc đáo này kết hợp chức năng của nền tảng CRM (quản lý quan hệ khách hàng) với tính năng theo dõi email tích hợp và email tracking.

Ưu điểm

• Streak tích hợp hoàn hảo với Gmail nên bạn có thể quản lý khách hàng tiềm năng, người liên hệ và giao dịch trực tiếp trong giao diện email của mình.
• Cung cấp các tính năng như theo dõi mở và nhấp chuột, cũng như các đường dẫn email, quản lý tác vụ và công cụ báo cáo, khiến nó trở thành một lựa chọn có giá trị cho các đội nhóm bán hàng và kinh doanh đang tìm kiếm  quy trình làm việc hợp lý.

Nhược điểm:

• Giới hạn tính năng trong gói miễn phí
• Phụ thuộc vào Gmail
• Độ phức tạp của tính năng nâng cao

6.4 Mailtracker by Hunter.io

Mailtracker by Hunter.io là một công cụ email tracking giúp người dùng biết khi nào email đã được mở và từ đâu. Dưới đây là các ưu và nhược điểm của Mailtracker by Hunter.io:

Ưu điểm:

• Dễ sử dụng
• Phiên bản miễn phí: Cung cấp tính năng cơ bản miễn phí, phù hợp cho các cá nhân và doanh nghiệp nhỏ muốn theo dõi email mà không phải chi trả thêm phí.
• Không lưu trữ nội dung email: Mailtracker chỉ theo dõi thông tin mở email và không lưu trữ nội dung email, giúp bảo vệ quyền riêng tư của người dùng.

Nhược điểm:

• Thiếu tính năng nâng cao: Không có các tính năng nâng cao như quản lý pipeline, tích hợp CRM, hoặc tự động hóa quy trình làm việc.
• Chỉ hỗ trợ Gmail: Mailtracker chỉ hoạt động với Gmail, không hỗ trợ các dịch vụ email khác như Outlook hoặc Yahoo Mail.
• Ít khả năng tùy chỉnh

6.5 Intelliverse Email Tracker

Trình theo dõi email tracking này có sẵn dưới dạng plugin cho Microsoft Outlook hoặc dưới dạng tiện ích mở rộng Chrome cho Gmail. Tất cả thông tin về thời gian và địa điểm email được mở sẽ xuất hiện trong hộp thư đến của bạn dưới dạng chi tiết thiết bị. Theo dõi số lượng email không giới hạn và cung cấp thông báo theo thời gian thực.

6.6 SalesHandy

SalesHandy là công cụ tích hợp các kỹ thuật email tracking và tiếp thị bán hàng chuyên nghiệp. Ví dụ: bạn có thể theo dõi  hoạt động của khách hàng, chẳng hạn như khi họ mở email hoặc tải xuống tệp đính kèm và cung cấp thông tin theo dõi phù hợp.

SalesHandy cung cấp chức năng theo dõi email, lên lịch cuộc hẹn và cuộc gọi cuộc hẹn. Công cụ này tích hợp tốt với Gmail và Outlook cũng như báo cáo hiệu suất email chi tiết.

Tuy nhiên, một số hạn chế của SalesHandy là bạn phải trả tiền để sử dụng các tính năng khác. Ngoài ra, công cụ này gặp một số vấn đề về tính ổn định và tương thích.

Trong bài viết này, Vinahost đã cùng bạn tìm hiểu về email tracking là gì cũng như các công cụ email tracking hiệu quả hiện nay. Theo dõi thêm nhiều bài viết khác tại đây và liên hệ với VinaHost để được hỗ trợ:

• Email: cskh@vinahost.vn
• Hotline: 1900 6046 phím 1
• Livechat: https://livechat.vinahost.vn/chat.php

Xem thêm một số bài viết hữu ích khác:

Cách tạo danh sách Email

Mẫu email marketing chuyên nghiệp giúp thu hút khách hàng

Cách thiết kế email marketing bắt mắt

Phân biệt email marketing và email spam

So sánh hiệu quả của 2 chiến dịch Email marketing và facebook ads