Lợi ích – Tính năng khi sử dụng Email Hosting là gì?

Email hosting là dịch vụ lưu trữ email trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ. Khi sử dụng dịch vụ này, bạn sẽ không cần phải sở hữu một máy chủ riêng để lưu trữ email. Thay vào đó, bạn chỉ cần đăng ký tài khoản với nhà cung cấp để quản lý và sử dụng email của mình. Cùng tìm hiểu về lợi ích và cách sử dụng email hosting hiệu quả tại bài viết này nhé!

1. Lợi ích khi sử dụng dịch email hosting

Là đơn vị cung cấp dịch vụ Lưu trữ Email hosting hàng đầu Việt Nam, VinaHost nhận thấy nhiều lợi ích vượt trội của giải pháp này so với việc sử dụng email theo kiểu truyền thống. Một trong những lý do tại sao email lại quan trọng bao gồm:

1.1 Tăng độ nhận diện của thương hiệu

Tương tự mail doanh nghiệp. Hosting mail cũng giúp tăng độ nhận diện thương hiệu cho công ty. Điều này giúp các đối tác và khách hàng khi nhận được email chỉ cần nhìn vào tên địa chỉ email là sẽ nhận ra đặc điểm của công ty.

Trong các chiến lược Email marketing, việc sử dụng địa chỉ tên miền email doanh nghiệp giúp khơi gợi khách hàng  đến tên thương hiệu và hình ảnh của công ty. Do đó, tỷ lệ mở và đọc email từ khách hàng sẽ cao hơn so với khi gửi đi từ các địa chỉ email thông thường.

Xem thêm: Email marketing là gì? Lợi ích của việc sử dụng email marketing

1.2 Tạo sự chuyên nghiệp

Sử dụng email hosting sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao tính chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng, đối tác và các bên liên quan. Địa chỉ email có tên miền riêng sẽ tạo ấn tượng tốt và tạo cảm giác tin tưởng cho người nhận.

1.3 Tránh tình trạng email rơi vào mục spam và thư rác

Vì Email được gửi từ địa chỉ có tên miền riêng của doanh nghiệp nên sẽ ít bị rơi vào hộp thư rác của người nhận. Điều này là do các bộ lọc thư rác của các nhà cung cấp dịch vụ email thường sẽ ưu tiên các email có tên miền riêng.

Các email này sẽ được đánh giá là có độ tin cậy cao hơn các email miễn phí, chẳng hạn như Gmail, Yahoo Mail,… Ngoài ra, các gói dịch vụ email hosting của VinaHost còn được thiết kế với các tính năng chống spam và virus hiệu quả. Điều này giúp bảo vệ người nhận khỏi các email độc hại, đồng thời giúp email của doanh nghiệp được đưa vào hộp thư chính của người nhận dễ dàng hơn.

Sử dụng dịch vụ email hosting
Doanh nghiệp khi sử dụng email hosting mang lại nhiều lợi ích

1.4 Độ bảo mật cao

Email hosting được đánh giá cao về tính bảo mật nhờ vào hệ thống mã hóa mạnh mẽ. Khi người dùng đăng nhập vào hệ thống email hosting, tất cả dữ liệu được gửi đến và đi từ máy chủ sẽ được mã hóa bằng giao thức SSL/TLS. Giao thức này sẽ giúp bảo vệ dữ liệu khỏi bị truy cập trái phép, kể cả khi dữ liệu đang được truyền tải qua mạng.

1.5 Dung lượng lưu trữ lớn

Email hosting cung cấp cho người dùng dung lượng lưu trữ lớn, lên đến hàng GB hoặc thậm chí hàng TB. Điều này giúp người dùng không bị giới hạn về nội dung email hoặc dung lượng của tập tin đính kèm. Người dùng có thể thoải mái gửi và nhận email, đính kèm các tài liệu, hình ảnh, video,… mà không cần lo lắng về việc hết dung lượng.

Ngoài ra, dung lượng lưu trữ lớn cũng giúp doanh nghiệp lưu trữ các email quan trọng của mình trong thời gian dài, giúp dễ dàng truy cập và sử dụng các email này khi cần thiết.

1.6 Tiết kiệm chi phí

Sử dụng email hosting sẽ giúp các doanh nghiệp tối ưu về chi phí. Doanh nghiệp sẽ không cần phải đầu tư vào hạ tầng cơ sở dữ liệu cũng như thuê nhiều nhân viên để vận hành và duy trì hệ thống.

2. Sự khác nhau giữa domain hosting, web hosting và email hosting

Tiêu ChíDomain HostingWeb HostingEmail Hosting
Chức năng
  • Đăng ký và quản lý tên miền.
  • Kết nối tên miền với địa chỉ IP của máy chủ website.
  • Để kết nối tên miền với website.
  • Lưu trữ và cung cấp nội dung của website.
  • Lưu trữ các tệp tin, hình ảnh và mã nguồn của website.
  • Để lưu trữ nội dung của website.
  • Cung cấp máy chủ email cho người dùng.
  • Liên quan đến quản lý email và máy chủ thư chuyên dụng.
  • Cung cấp hệ thống email cho doanh nghiệp
Ví dụĐăng ký tên miền yourdomain.com và liên kết nó với địa chỉ IP của máy chủ website.Lưu trữ và phục vụ các trang web HTML, CSS và tệp tin đa phương tiện.Cung cấp email với tên miền của doanh nghiệp và quản lý email trên máy chủ thư chuyên dụng.
Sự kết hợpKết hợp với Web hosting để tạo website.Kết hợp với Domain hosting để kết nối tên miềnCó thể kết nối cùng Domain hosting và Web hosting để tạo hệ thống mạng nội bộ hoàn chỉnh

Khám phá thêm Ưu nhược điểm của Email domain

3. Các tiêu chí để lựa chọn dịch vụ email hosting 

Để chọn được dịch vụ email hosting chất lượng, các bạn nên lưu ý đến các yếu tố khác nhau. Bên dưới là một số lời khuyên theo trải nghiệm sử dụng của VinaHost giúp bạn lựa chọn dịch email hosting phù hợp:

  • Khả năng lưu trữ

Dịch vụ email hosting cần cung cấp dung lượng lưu trữ đủ lớn để doanh nghiệp lưu trữ tất cả email, tệp đính kèm và các dữ liệu khác. Một số dịch vụ còn cung cấp tính năng sao lưu email, giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu khỏi bị mất mát. Thêm vào đó, dung lượng lưu trữ cần phù hợp với nhu cầu sử dụng email của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên cân nhắc số lượng email, tệp đính kèm và các dữ liệu khác cần lưu trữ trong hộp thư.

  • Phân phối hộp thư

Doanh nghiệp cần xác định số lượng nhân viên sẽ sử dụng dịch vụ email hosting để lựa chọn gói dịch vụ phù hợp.

  • Mở rộng linh hoạt

Doanh nghiệp nên lựa chọn sử dụng email có khả năng mở rộng dung lượng lưu trữ khi cần thiết. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng hết dung lượng lưu trữ và phải chuyển đổi nhà cung cấp dịch vụ.

  • Dịch vụ đi kèm

Doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn dịch vụ email hosting có các ưu đãi đi kèm, chẳng hạn như giảm giá khi sử dụng đồng thời dịch vụ lưu trữ web, hỗ trợ kỹ thuật 24/7,…

 dịch vụ email hosting tốt
Tiêu chí đánh giá một dịch vụ email hosting tốt

Ngoài các tiêu chí trên, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc các yếu tố khác như tính bảo mật, tính năng chống spam và virus, hỗ trợ khách hàng…

Tìm hiểu xem: Liệu doanh nghiệp của bạn có phù hợp hơn với dịch vụ Email của Google Workspace

6. Hướng dẫn cách sử dụng email hosting hiệu quả

Email hosting cơ bản có tính bảo mật cao và có một số tính năng hữu ích khác cho các hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, bạn vẫn cần biết một số phương pháp sau đây để có thể sử dụng email hiệu quả:

  • Chọn nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy
  • Phải tối ưu tên email
  • Tập trung vào vấn đề bảo mật hệ thống
  • Phổ biến các quy trình sao cho minh bạch
  • Tận dụng dùng thử các phần mềm miễn phí

6.1 Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín là khía cạnh đầu tiên và quan trọng để tránh bất kỳ rủi ro phát sinh không đáng có khi sử dụng dịch vụ. Bạn có thể tham khảo nhiều đơn vị khác nhau trước khi chọn. Các đặc điểm nhận diện đơn vị uy tín và chuyên nghiệp là:

  • Hỗ trợ khách hàng 24/7: Có đội ngũ hỗ trợ khách hàng luôn sẵn sàng hỗ trợ kịp thời khi có sự cố.
  • Hạn chế tối đa spam và blacklist IP: Sử dụng công nghệ lọc spam và giám sát địa chỉ IP để tránh tình trạng email bị đánh dấu là spam.
  • Bảo mật tối đa bằng hệ thống email server chuyên dụng: Đảm bảo rằng thông tin email khách hàng được bảo vệ an toàn trên máy chủ riêng biệt, ngăn chặn truy cập trái phép.
  • Cung cấp giao diện quản lý trực quan: Giao diện quản lý dễ sử dụng, giúp người dùng dễ dàng quản lý danh sách email, tạo và gửi chiến dịch email.
  • Hỗ trợ truyền tải thông tin dữ liệu nhanh chóng: Hệ thống có khả năng xử lý và gửi email với khối lượng lớn nhanh chóng, đảm bảo thời gian gửi mail đến người nhận tối ưu nhất.

Một số nhà cung cấp dịch vụ email hosting uy tín mà bạn có thể tham khảo như: VinaHost, Mắt bão…

Email hosting la gi
Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín là khía cạnh đầu tiên và quan trọng nhất

Tìm hiểu chi tiết hơn về Khái niệm Mail Server là gì?

6.2 Chọn tên email ấn tượng

Tên email là ấn tượng đầu tiên của doanh nghiệp đối với khách hàng và đối tác. Do đó, để việc sử dụng email hosting đạt được hiệu quả vốn có, tên email cần đáp ứng các yêu cầu sau:

  • Chọn tên ngắn gọn, ý nghĩa.
  • Đặt tên hệ thống nhóm, phòng ban rõ ràng.
  • Tạo cấu trúc thống nhất.
  • Đặt tên tránh gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác.
  • Tránh đặt tên nhạy cảm.

6.3 Quan tâm đến bảo mật hệ thống

Dịch vụ lưu trữ email có thể đem đến nhiều lợi ích cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu hệ thống bảo mật kém thì sẽ gây ảnh hưởng xấu đến toàn hệ thống email nội bộ. Do đó, bạn cần chọn một nhà cung cấp uy tín để gia tăng tính bảo mật.

6.4 Phổ biến những quy định rành mạch

Khi áp dụng email hosting vào vận hành, các doanh nghiệp cần phổ biến quy định sử dụng một cách minh bạch. Các cá nhân, các nhóm và phòng ban cần hiểu rõ cách sử dụng email vào công việc như thế nào. Điều này nhằm tránh những nhầm lẫn và xung đột không đáng có. Doanh nghiệp cũng đừng quên vô hiệu hóa email với các nhân viên đã nghỉ việc.

6.5 Tận dụng phần mềm miễn phí

Khi chưa có đủ kinh phí, bạn có thể tận dụng các phần mềm cung cấp dịch vụ email hosting miễn phí như Yandex, Hotmail, Zoho, Gmail…Các nhà cung cấp dịch vụ email hosting ngày nay đều có 2 phương án: gói có trả phí và gói miễn phí.

Các gói email hosting miễn phí cung cấp dung lượng giới hạn, số lượng tài khoản email hạn chế. Tính bảo mật của các gói dịch vụ email hosting miễn phí cũng không được đảm bảo. Nếu tình hình nhân viên gia tăng đáng kể, thì bạn nên mua các gói dịch vụ nâng cấp. Ngoài ra, nhu cầu tăng số lượng email và dung lượng cũng đáng để nâng cấp lên các gói trả phí.

7. Đăng ký dịch vụ email hosting uy tín tại VinaHost

VinaHost là một nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email hosting và website hàng đầu tại Việt Nam. Dịch vụ email hosting của VinaHost cung cấp cho doanh nghiệp các tính năng và lợi ích sau:

  • Tên miền chuyên nghiệp: VinaHost cung cấp cho doanh nghiệp tên miền riêng với các đuôi phổ biến, giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng chuyên nghiệp và đáng tin cậy đối với khách hàng và đối tác.
  • Dung lượng lưu trữ lớn: VinaHost cung cấp cho doanh nghiệp dung lượng lưu trữ email lớn, lên đến 50GB cho mỗi tài khoản. Dung lượng lớn giúp doanh nghiệp lưu trữ tất cả email, tệp đính kèm và các dữ liệu khác mà không lo hết dung lượng.
  • Tính bảo mật cao: VinaHost sử dụng các công nghệ bảo mật tiên tiến để bảo vệ dữ liệu email của doanh nghiệp khỏi bị truy cập trái phép. Các tính năng bảo mật bao gồm mã hóa email, chống spam và virus, xác thực hai yếu tố,…
  • Tính linh hoạt: VinaHost cung cấp cho doanh nghiệp nhiều tùy chọn linh hoạt để đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng. Các tùy chọn bao gồm số lượng tài khoản email, dung lượng lưu trữ, tính năng bảo mật,…
  • Chi phí hợp lý: Dịch vụ email hosting tại VinaHost có chi phí hợp lý, phù hợp với ngân sách của đại đa số doanh nghiệp.

Dịch vụ email hosting của VinaHost là một lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp muốn có một hệ thống email chuyên nghiệp, bảo mật và linh hoạt. Nếu có nhu cầu, bạn có thể tìm hiểu tại: DỊCH VỤ EMAIL HOST CHUYÊN NGHIỆP TẠI VINAHOST.

8. Một số câu hỏi liên quan đến email hosting

Dưới đây là một số câu hỏi mà có thể bạn sẽ thắc mắc.

  • Email hosting được dùng để làm gì?

Email hosting là một dịch vụ cho thuê máy chủ email trực tuyến. Dịch vụ này thường cung cấp các tính năng và chức năng cao cấp hơn so với các dịch vụ miễn phí như Yahoo mail và Google mail.

  • Có nên sử dụng email hosting không?

Dịch vụ email hosting cung cấp một máy chủ email chuyên dụng để lưu trữ và xử lý email của bạn. Điều này giúp bảo vệ email của bạn khỏi bị xâm phạm và bạn có thể truy cập email của mình từ mọi nơi có kết nối Internet. Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng email hosting để tăng độ uy tín trong kinh doanh.

  • Microsoft có được lưu trữ trên email không?

Câu trả lời ngắn gọn là có, Microsoft được lưu trữ trên email. Email là một trong những phương tiện mà Microsoft được lưu trữ. Tuy nhiên, nó không phải là phương tiện duy nhất. Email là một công cụ quan trọng mà Microsoft sử dụng để giao tiếp và cung cấp dịch vụ cho khách hàng, đối tác và nhân viên của mình.

  • Nên chọn dịch vụ email hosting miễn phí hay trả phí?

Email hosting free là lựa chọn tuyệt vời khi bạn đang thử nghiệm, làm quen với hệ thống email nội bộ hoặc doanh nghiệp siêu nhỏ. Nếu muốn xây dựng hệ thống email nội bộ chuyên nghiệp và có tính thương mại thì bạn nên xem xét đến giải pháp email hosting có trả phí. Có như vậy, hiệu suất làm việc của toàn thể nhân viên mới đạt hiệu quả cao và ổn định hơn.

Trong bài viết trên, VinaHost đã cung cấp đầy đủ các thông tin để hiểu rõ những lợi ích và cách quản lý email hosting hiệu quả. Hy vọng với những chia sẻ trong bài, các bạn sẽ hiểu rõ và hiểu đúng về email hosting. Từ đó, các bạn có thể áp dụng email hosting vào công việc của mình thành công. Nếu cần giải đáp thêm về email hosting, bạn có thể liên hệ với chúng tôi:

Bạn có thể xem thêm các bài viết thú vị khác:

Đánh giá
5/5 - (5 bình chọn)
Đăng ký nhận tin

Để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Vinahost

    Bài viết liên quan
    Bình luận
    Theo dõi
    Thông báo của
    guest
    0 Góp ý
    Phản hồi nội tuyến
    Xem tất cả bình luận
    Tổng lượt truy cập: lượt xem