Google Calendar Là Gì? Khám Phá Tính Năng & Cách Sử Dụng Hiệu Quả

Hiện nay, quản lý thời gian là công việc rất quan trọng, và Google Calendar là công cụ lý tưởng để bạn tổ chức lịch trình cá nhân và công việc của mình. Với khả năng đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị cũng như tích hợp với các dịch vụ Google khác, Ứng dụng lịch Google này có thể giúp bạn tối ưu hiệu quả công việc của mình. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng VinaHost tìm hiểu những thông tin về Google Calendar, tính năng nổi bật và cách sử dụng hiệu quả ứng dụng này nhé.

1. Google Calendar là gì?

Google Calendar là ứng dụng lịch điện tử tích hợp quản lý công việc được phát triển bởi Google. Ứng dụng lập lịch này giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả bằng cách theo dõi và tổ chức các hoạt động hàng ngày như cuộc hẹn, sự kiện và sinh nhật bạn bè. Bạn có thể truy cập Google Calendar từ máy tính, điện thoại, hoặc máy tính bảng và cần có một tài khoản Google để sử dụng.

Về cơ bản, lịch Google cũng tương tự như các ứng dụng hỗ trợ quản lý ghi chú và kế hoạch thời gian khác như: Evernote, MS Outlook,…

2. Các tính năng chính của Google Calendar

Để hiểu rõ hơn về cách ứng dụng lập lịch có thể giúp bạn tổ chức thời gian và công việc hiệu quả như thế nào, hãy cùng khám phá các tính năng chính như:

2.1 Tạo lịch hẹn

Với Google Calendar giúp cho việc tạo lịch hẹn trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Bạn có thể thiết lập các sự kiện cho từng ngày và từng giờ theo nhu cầu của mình bằng cách nhập tên sự kiện, chọn thời gian bắt đầu và kết thúc, và thêm thông tin liên quan như người tham gia, địa điểm, và các tùy chọn khác. Ứng dụng cho phép bạn tùy chỉnh chi tiết của từng sự kiện, từ việc gán màu sắc để dễ phân biệt đến việc thiết lập nhắc nhở nhằm không bỏ lỡ các hoạt động quan trọng.

Đọc thêm: Phần mềm google sheet là gì?

2.2 Đặt nhắc nhở

Khi sử dụng Google Calendar, bạn có thể dễ dàng cài đặt nhắc nhở và theo dõi sự kiện sắp tới để đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ hoạt động quan trọng của mình. Để làm điều này, bạn chỉ cần thêm thông tin cho sự kiện, bao gồm tên sự kiện và thời gian diễn ra. Sau đó, bạn có thể thiết lập các lời nhắc nhở tùy chỉnh, xác định thời điểm và cách thức nhận thông báo, như qua email hoặc thông báo trên điện thoại.

Ứng dụng lịch Google còn cung cấp tính năng đếm ngược giúp bạn theo dõi thời gian còn lại cho từng sự kiện, tạo điều kiện thuận lợi để bạn chuẩn bị và quản lý thời gian một cách hiệu quả hơn.

Tìm hiểu: Google vault là gì? Quản lý dữ liệu với Google Vault

2.3 Chia sẻ lịch

Tính năng chia sẻ lịch của Google Calendar giúp bạn dễ dàng chia sẻ thông tin lịch trình với người khác, hỗ trợ việc phối hợp trong các hoạt động nhóm hoặc gia đình. Bạn có thể chia sẻ toàn bộ lịch hoặc các sự kiện cụ thể bằng cách nhập địa chỉ email của người nhận và thiết lập quyền truy cập phù hợp, từ chỉ xem đến chỉnh sửa.

Công cụ tạo lịch của Google cũng cho phép tạo lịch chung để nhiều người cùng theo dõi và cập nhật, giúp cải thiện sự phối hợp và tổ chức. Ngoài ra, chỉ cần bạn chỉnh sửa sự kiện trong Calendar, bạn thậm chí có thể gửi lời nhắc họp hàng loạt đến người tham dự.

Bài viết: Gmail là gì? Cách tạo và quản lý tài khoản Gmail hiệu quả

2.4 Tích hợp với các ứng dụng khác

Calendar có thể tích hợp với nhiều ứng dụng khác của Google Workspace, mang lại sự tiện lợi và hiệu quả trong quản lý thời gian. Bạn có thể dễ dàng kết nối với Gmail để tự động thêm các cuộc hẹn và sự kiện từ email vào lịch của mình. Tính năng tích hợp với Google Meet cho phép bạn tạo và tham gia các cuộc họp trực tuyến ngay từ trên lịch, mà không cần rời khỏi ứng dụng.

Ngoài ra, ứng dụng lịch còn có thể đồng bộ hóa với Google Drive, giúp bạn đính kèm tài liệu và liên kết quan trọng trực tiếp vào sự kiện. Tính năng này giúp bạn tổ chức công việc và quản lý dự án một cách hợp lý hơn, đảm bảo mọi thông tin cần thiết đều được chuẩn bị trước và dễ dàng truy cập.

Khám phá: Google Workspace là gì? Các ứng dụng tích hợp trong GG Workspace

2.5 Tùy chỉnh giao diện

Calendar nổi bật với giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Điều này giúp người dùng tạo và cài đặt lịch một cách nhanh chóng và thuận tiện. Giao diện của ứng dụng được thiết kế đơn giản với các khung thời gian rõ ràng, cho phép bạn dễ dàng theo dõi, tùy chỉnh và sắp xếp các sự kiện.

Bạn có thể tùy chỉnh giao diện để phù hợp với nhu cầu cá nhân, như thay đổi chế độ xem từ ngày, tuần, tháng đến năm. Những sự kiện trong từng khoảng thời gian sẽ được hiển thị chi tiết và rõ ràng, giúp bạn quản lý lịch trình hiệu quả hơn.

Ứng dụng này cũng cho phép bạn chọn màu sắc cho từng sự kiện và lịch trình, giúp phân biệt các hoạt động dễ dàng hơn. Bằng cách này, Google Calendar không chỉ giúp bạn tổ chức thời gian mà còn mang lại trải nghiệm người dùng trực quan và dễ dàng.

Tìm hiểu: Cách sử dụng Google Keep chi tiết

3. Một số thao tác khi sử dụng Google Calendar

Khi sử dụng Công cụ tổ chức lịch công việc, việc thực hiện các thao tác cơ bản là rất quan trọng để tận dụng tối đa các tính năng của ứng dụng. Dưới đây là hướng dẫn về một số thao tác quan trọng khi sử dụng Google Calendar để bạn có thể dễ dàng tổ chức và theo dõi các hoạt động của mình.

3.1 Truy cập vào Google Calendar

Để thực hiện điều này, trước tiên bạn cần đăng nhập vào tài khoản Google của mình. Bạn có thể truy cập Google Calendar qua trang web bằng cách vào calendar.google.com. Nếu bạn đang sử dụng một dịch vụ Google khác, chỉ cần nhấp vào biểu tượng menu ở góc trên bên phải và chọn biểu tượng Calendar.

Ngoài phiên bản web, phần mềm tạo lịch của Google có thể được sử dụng ứng dụng di động cho hầu hết các thiết bị. Ứng dụng này thường được cài đặt sẵn trên các thiết bị Android và có thể tải xuống từ Google Play Store. Đối với thiết bị iOS, bạn có thể tải ứng dụng từ App Store.

Khi sử dụng Google Calendar, bạn có thể dễ dàng điều hướng qua các chế độ xem khác nhau như:

• Nút ở góc trên bên phải cho phép bạn chuyển đổi giữa chế độ xem ngày, tuần, tháng và các khoảng thời gian khác.
• Các nút mũi tên ở góc trên bên trái giúp bạn di chuyển qua các ngày, tháng trong quá khứ hoặc tương lai.
• Lịch nhỏ bên trái giúp bạn chọn ngày cụ thể.
• Để quay lại ngày hiện tại, bạn chỉ cần nhấp vào nút “Hôm nay”.

3.2 Tạo sự kiện

Bước 1: Mỗi mục trên lịch là một sự kiện. Để tạo sự kiện, hãy nhấp vào một khoảng trống trên lịch. Một hộp nhỏ sẽ xuất hiện để bạn nhập thông tin cơ bản như:

• Ở mục Sự kiện, bạn nhập: Thêm tiêu đề, Thêm khách, Thêm vị trí, Thêm mô tả hoặc các tệp đính kèm.
• Ở mục Việc cần làm, bạn có thể nhập Thêm nội dung mô tả của sự kiện.
• Ở mục Lên lịch hẹn, bạn có thể cài đặt thời gian cuộc họp hoặc Tạo một trang đặt lịch hẹn mà bạn có thể chia sẻ với người khác để họ có thể tự đặt lịch hẹn với bạn.

Bước 2: Sau khi điền xong thông tin, bạn nhấp vào nút Lưu để hoàn tất hoặc nhấp vào nút Tùy chọn khác để nhập thêm chi tiết, ở mục này bạn có thể mời Khách tham gia và cài đặt Quyền của Khách.

3.3 Tạo lịch mới

Bạn có thể tạo lịch riêng để giúp bạn sắp xếp sự kiện hoặc chia sẻ với những người cụ thể.

Bước 1: Nhấp vào dấu cộng bên cạnh Lịch khác, sau đó nhấp vào Tạo lịch mới. Thao tác này sẽ mở một biểu mẫu tương tự như biểu mẫu để tạo sự kiện mới, với quyền riêng và cài đặt chia sẻ.

Bước 2: Bạn điền các thông tin theo biểu mẫu yêu cầu. Sau khi tạo lịch mới, có thể chỉ định các sự kiện mới cho lịch mới và có thể di chuyển các sự kiện cũ vào lịch này.

3.4 Chia sẻ và tùy chỉnh lịch

– Cách chia sẻ lịch Google

Bước 1: Trong Google Calendar, tại mục Lịch của tôi, bạn nhấp mũi tên đi xuống để mở rộng phần này.

Bước 2: Trong danh sách lịch, bên phải Lịch bạn mong muốn chia sẻ, bạn nhấp vào biểu tượng ba chấm (⁝) và chọn Cài đặt và chia sẻ.

Bước 3: Sau bước trên bạn sẽ được chuyển đến trang Cài đặt, bạn kéo xuống đến Quyền truy cập và sự kiện, nhập vào Lấy đường liên kết có thể chia sẻ, hộp thoại đường link liên kết đến lịch của bạn. (Với đường liên kết này, chỉ những người mà bạn cho phép mới có thể truy cập vào lịch của bạn) sẽ xuất hiện, bạn có thể sao chép và gửi cho người khác để chia sẻ.

Ở mục Chia sẻ với một số người hoặc nhóm cụ thể, nhấp Thêm người dùng và nhóm và nhập mail người muốn chia sẻ và chọn quyền phù hợp theo nhu cầu để chia sẻ lịch của mình.

– Cách tùy chỉnh lịch Google

Một trong những tính năng nổi bật của Google Calendar là khả năng tùy chỉnh lịch. Để thay đổi cài đặt cho một lịch cụ thể, hãy di chuyển chuột qua tên lịch ở phía bên trái và nhấp vào biểu tượng ba chấm (⁝) bên cạnh tên lịch để mở menu tùy chọn.

Tại đây, bạn có thể cài đặt thông tin, thay đổi màu sắc cho các sự kiện trong lịch đó hoặc ẩn lịch khỏi chế độ xem hiện tại, giúp bạn dễ dàng tổ chức và quản lý các thông tin quan trọng.

4. So sánh Calendar và Outlook Calendar

Điểm giống nhau giữa Google Calendar và Microsoft Outlook Calendar là cả 2 đều là ứng dụng tạo lịch hiệu quả, giúp bạn sắp xếp mọi tác vụ và sự kiện của mình theo một lịch trình gọn gàng, hợp lý và dễ dàng theo dõi. Calendar và Outlook rất giống nhau về cách mà bạn có thể xem lịch của mình. Cả 2 đều cho bạn xem lịch theo giờ, theo ngày, theo tuần, theo tháng và với một số thay đổi nhỏ trong lịch.

Và bạn cũng có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các chế độ xem, truy cập nhanh chỉ bằng một cú nhấp chuột trên Calendar và Outlook.

Tuy cả 2 ứng dụng có nhiều điểm tương đồng với nhau, nhưng chúng cũng có những điểm khác riêng biệt như sau:

Bảng so sánh các tiêu chí khác nhau giữa Calendar và Outlook Calendar

5. Tổng kết 

Google Calendar là công cụ tuyệt vời giúp bạn quản lý thời gian và lịch trình một cách hiệu quả với nhiều đối tượng khách hàng và trên nhiều thiết bị. Các thông tin của bài viết trên đây đã chia sẻ cho bạn hiểu hơn về gg Calendar là gì, giới thiệu các tính năng nổi bật và hướng dẫn chi tiết các thao tác khi sử dụng. VinaHost hy vọng bài viết sẽ giúp cho bạn sử dụng công cụ một cách hiệu quả để tối ưu kế hoạch mỗi ngày của mình. Nếu bạn cần tư vấn, đừng ngại ngần liên hệ với VinaHost qua thông tin sau nhé:

• Email: cskh@vinahost.vn
• Hotline: 1900 6046
• Livechat: https://livechat.vinahost.vn/chat.php

Bạn có thể xem thêm các bài viết thú vị khác:

• Gsuite là gì?
• Google site là gì? Lý do bạn nên sử dụng
• Google drive là gì? Các phiên bản của GG Drive
• Phần mềm Google duo là gì? Tính năng & lợi ích
• Google chat là gì? Cách sử dụng chi tiết
• Nền tảng phát triển ứng dụng không cần lập trình