Outlook là gì? | Hướng dẫn Cài đặt và Sử dụng MS Outlook 2024

Trong thời đại ngày nay, việc quản lý thời gian và thông tin trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Với sự phổ biến của công nghệ, Microsoft Outlook trở thành một trợ thủ đắc lực, giúp chúng ta nâng cao hiệu suất làm việc. Vậy Outlook là gì? Đóng vai trò gì trong việc quản lý công việc toàn diện? Hãy cùng khám phá cách cài đặt và sử dụng MS Outlook 2024 để tối ưu hóa công việc hàng ngày của bạn ngay trong bài viết sau.

1. Outlook là gì?

Microsoft Outlook không chỉ là một ứng dụng email thông thường, mà còn là một trung tâm quản lý thông tin cá nhân toàn diện.

outlook la gi
Microsoft Outlook không chỉ là một ứng dụng email thông thường, mà còn là một trung tâm quản lý thông tin cá nhân toàn diện.

Được phát triển bởi Microsoft, Outlook đem đến một loạt các công cụ hữu ích, từ email đến lịch, quản lý công việc, quản lý liên lạc, ghi chú và thậm chí là duyệt web.

Với khả năng linh hoạt, Outlook có thể hoạt động như một ứng dụng độc lập hoặc tích hợp mượt mà với các ứng dụng khác, tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả cho nhiều người dùng trong một tổ chức. Chẳng hạn, bạn có thể dễ dàng chia sẻ hộp thư và lịch biểu với đồng nghiệp, trao đổi thông tin qua thư mục công cộng, quản lý danh sách SharePoint và đồng bộ lịch trình cuộc họp.

Outlook không chỉ giúp bạn theo dõi và quản lý email một cách thuận tiện, mà còn đồng bộ hóa mọi khía cạnh của cuộc sống công việc và cá nhân. Lịch biểu tự động cập nhật, công việc quản lý trở nên mạch lạc, và khả năng chia sẻ thông tin nhanh chóng giúp tạo nên một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả. Đối với những người làm việc nhóm, Outlook là người bạn đồng hành đáng tin cậy, kết nối mọi người và công việc một cách mượt mà, linh hoạt.

Xem thêm: Microsoft Exchange là gì? | Tổng quan kiến thức [A-Z] về Microsoft Exchange

2. Tính năng nổi bật của Microsoft Outlook 

2.1. Tốc độ truy cập siêu nhanh 

Outlook với hàng loạt ưu điểm nổi bật, đang trở thành người bạn đồng hành không thể thiếu trong công việc hàng ngày. Một trong những điểm mạnh lớn nhất của Outlook chính là tốc độ truy cập nhanh và không gian lưu trữ mở rộng. Người dùng không chỉ được trải nghiệm sự thuận tiện với một hệ thống email nhanh chóng mà còn không phải lo lắng về việc giới hạn không gian lưu trữ.

Tính năng email của Outlook không chỉ đơn giản là gửi và nhận thư điện tử. Nó mở ra một thế giới mới với khả năng sắp xếp email theo nhiều tiêu chí khác nhau như dung lượng, thời gian nhận và thời gian gửi, giúp người dùng dễ dàng tra cứu thông tin theo nhu cầu cá nhân.

Ngoài ra, Outlook còn ấn tượng với khả năng hỗ trợ gửi mail đính kèm tập tin có dung lượng lớn. Kết hợp với OneDrive, Skype Drive, người dùng có thể chia sẻ thông tin một cách thuận tiện và linh hoạt. Điều đặc biệt là khả năng khôi phục email đã xóa, ngay cả khi đã hoàn tất thao tác xóa trong thùng rác, giúp bảo vệ thông tin quan trọng và tránh mất mát dữ liệu.

2.2. Không gian lưu trữ khủng

Outlook là nơi lưu trữ không gian mở rộng, mà không hề đặt ra bất kỳ giới hạn nào. Điều này đồng nghĩa với việc, khi bạn tạo ra hoặc nhận được một email, Outlook tự động sắp xếp chúng dựa trên nhiều tiêu chí linh hoạt. Dung lượng của email, thời gian gửi và thời gian nhận được đều là những yếu tố quan trọng mà Outlook sử dụng để tạo ra một hệ thống quản lý thông tin hiệu quả.

Khả năng lưu trữ không giới hạn giúp người dùng thoải mái chia sẻ và nhận thông tin mà không phải lo lắng về việc sụt giảm dung lượng. Bạn có thể yên tâm gửi hay nhận những tập tin đính kèm lớn mà không phải lo lắng về không gian lưu trữ hạn chế.

Microsoft Outlook còn cung cấp khả năng tìm kiếm và quản lý dữ liệu một cách linh hoạt. Nhờ vào không gian lưu trữ mở rộng này, việc tra cứu email, tập tin đính kèm, hay bất kỳ thông tin nào khác trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. 

2.3. Độ bảo mật cao và chống spam tốt 

Microsoft Outlook là lựa chọn không thể bỏ qua khi khi bạn cần tính năng bảo mật và chống Spam. Điều đặc biệt là khả năng tự động phát hiện và ngăn chặn những email đáng ngờ từ địa chỉ không an toàn. Khi một email đến từ một nguồn không rõ ràng, Outlook sẽ tự động chặn nó lại, đảm bảo rằng hòm thư của bạn luôn được duy trì sạch sẽ và an toàn.

Không chỉ là việc chặn Spam, Outlook còn cung cấp khả năng bảo vệ tối đa cho email của bạn. Một tính năng độc đáo của ứng dụng này là khả năng khởi tạo các địa chỉ email dùng một lần, giúp người dùng chống lại việc theo dõi và làm đầy bộ nhớ với những email không mong muốn. Điều này không chỉ giúp bảo vệ thông tin cá nhân mà còn tạo ra một môi trường làm việc online an toàn và hiệu quả.

Tính năng bảo mật của Outlook giúp người dùng tránh được các mối đe dọa từ thế giới số và tăng cường khả năng quản lý thông tin cá nhân. Điều này giúp người dùng yên tâm hơn khi sử dụng email và tận hưởng trải nghiệm trực tuyến mà không lo lắng về các rủi ro bảo mật. Outlook không chỉ là một công cụ gửi và nhận email, mà còn là người bảo vệ đáng tin cậy cho thông tin cá nhân của bạn.

outlook la gi
Độ bảo mật cao và chống spam tốt

Xem thêm: Email Hosting Là Gì? Đăng Ký và Sử Dụng Email Hosting [Free]

2.4. Đa dạng kết nối với nhiều trang mạng xã hội

Outlook là trung tâm quản lý thông tin cá nhân mạnh mẽ, đặc biệt là khi nó liên kết trực tiếp với nhiều trang mạng xã hội hàng đầu như LinkedIn, Facebook, Twitter, và nhiều nền tảng khác. Điều này mang lại cho người dùng trải nghiệm tích hợp và thuận tiện, giúp họ dễ dàng chia sẻ nội dung quan trọng từ hai phía một cách nhanh chóng.

Điều này có nghĩa là người dùng có thể chia sẻ thông tin từ email trực tiếp lên các trang mạng xã hội của họ mà không cần chuyển đến các ứng dụng khác. Người dùng không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hóa quá trình chia sẻ thông tin và tương tác trực tuyến.

Ngoài ra, khả năng liên kết với nhiều trang mạng xã hội còn giúp người dùng duy trì một cái nhìn toàn diện về các hoạt động trực tuyến của họ. Từ việc theo dõi công việc trong email đến cập nhật trạng thái trên các mạng xã hội, Outlook tạo ra một môi trường làm việc liền mạch và hiệu quả. Điều này đồng thời khẳng định vị thế là công cụ quản lý thông tin cá nhân đa nhiệm và linh hoạt trong thế giới số ngày nay.

2.5. Ngăn tình trạng gửi mail khi chưa đính kèm tệp 

Outlook đưa ra một giải pháp thông minh để giúp người dùng tránh sai sót phổ biến khi gửi email – quên đính kèm tệp. Trong những lúc bận rộn và gấp gáp, việc này dễ dàng xảy ra và có thể tạo ra những phiền toái không đáng có. Để giúp người dùng duy trì sự chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian, Outlook đã tích hợp tính năng ngăn chặn gửi email khi chưa đính kèm tệp.

Khi bạn nhấn nút gửi mà chưa đính kèm tệp, Outlook sẽ tự động nhận diện và phát hiện lỗi này. Thay vì gửi email mà không có nội dung quan trọng đính kèm, ứng dụng sẽ xuất hiện thông báo cảnh báo. Điều này giúp bạn kiểm tra và bổ sung tệp đính kèm trước khi thực sự gửi đi, đảm bảo mọi thông điệp đều đầy đủ và chính xác.

Tính năng này không chỉ giúp người dùng tránh sai sót đáng tiếc mà còn nâng cao chất lượng và sự chuyên nghiệp trong giao tiếp qua email. Sự thông minh của Outlook không chỉ nằm ở việc đơn giản là gửi và nhận thư điện tử, mà còn ở khả năng giúp bạn tránh những rắc rối không cần thiết, làm tăng hiệu suất làm việc và tạo ra một trải nghiệm người dùng tối ưu.

2.6. Thông báo các email quan trọng 

Outlook là người bạn đồng hành tin cậy với tính năng “Cảnh cáo mục mới.” Tính năng này không chỉ đơn thuần là một thông báo khi có email mới mà còn là công cụ quan trọng giúp bạn tránh bỏ lỡ những thư quan trọng.

Khi có email mới đến, Outlook sẽ tự động phát đi thông báo, giúp bạn nhận biết ngay lập tức mà không cần mở ứng dụng. Điều này trở nên quan trọng khi có những công việc quan trọng hoặc các thông tin khẩn cấp đang chờ đợi phản hồi nhanh chóng. Tính năng này không chỉ giữ cho hòm thư của bạn được cập nhật mà còn tạo ra một cơ hội để bạn phản ứng kịp thời đối với những tình huống quan trọng.

Sự linh hoạt của Microsoft Outlook vừa làm tăng hiệu suất làm việc, vừa mang lại sự an tâm. Không còn lo lắng về việc bỏ lỡ thông báo quan trọng hay không theo kịp công việc, bạn có thể tập trung vào nhiệm vụ của mình mà không sợ bị gián đoạn. Điều này giúp Outlook không chỉ là một ứng dụng gửi và nhận email mà còn trở thành một người trợ lý thông minh, hỗ trợ bạn duy trì sự hiệu quả và kết nối mạnh mẽ trong công việc hàng ngày.

2.7. Mở nhiều cửa sổ Outlook cùng một lúc 

Outlook với tính năng mở nhiều cửa sổ cùng lúc, mang lại trải nghiệm đa nhiệm và thuận tiện cho người dùng. Việc mở nhiều cửa sổ đồng thời là một tính năng khá thú vị. Khi bạn chọn một tác vụ trong ứng dụng, bạn có thể linh hoạt lựa chọn mở trực tiếp hoặc mở trong cửa sổ mới, đặc biệt là khi muốn sử dụng nhiều tính năng của Outlook đồng thời.

Với khả năng mở nhiều cửa sổ, bạn có thể dễ dàng theo dõi và quản lý email, lịch biểu, công việc, và nhiều tính năng khác mà không cần chuyển đổi giữa các tab hay cửa sổ khác nhau. Điều này không chỉ giúp tăng cường hiệu suất làm việc mà còn tạo ra một trải nghiệm người dùng mượt mà và không bị gián đoạn.

Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn đang làm việc trong một dự án lớn, cần theo dõi nhiều thông tin và tương tác với nhiều tính năng khác nhau của Outlook.

2.8. Tự động thêm thông tin, lịch hẹn

Outlook không chỉ giới hạn ở việc gửi và nhận email, mà còn là một trợ lý cá nhân thông minh, đặc biệt khi có khả năng tự động tích hợp thông tin từ email vào lịch sử sử dụng. Đối với những thông tin như đặt trước chuyến bay, thông tin khách sạn, thuê xe, Outlook tự động nhận diện và thêm vào lịch sử sử dụng của bạn.

Công cụ này có thể liên kết nhiều thông tin khác nhau như xác nhận từ người dùng, theo dõi, hay các liên kết khác. Điều này giúp người dùng dễ dàng nắm bắt được toàn bộ lịch trình đã đặt trước của mình thông qua lịch hiển thị. Thông tin chi tiết và liên kết giữa các sự kiện giúp tạo ra một cái nhìn toàn diện và minh bạch về lịch trình cá nhân.

Đặc biệt, tính năng này mang lại sự thuận lợi tối đa cho người dùng khi không còn lo lắng về việc bỏ lỡ chuyến bay, lịch trình quan trọng nào đó. Nhờ Outlook, mọi thông tin liên quan đến hành trình du lịch, công việc, hay bất kỳ sự kiện nào khác được tự động quản lý và hiển thị một cách rõ ràng, giúp tối ưu hóa quá trình lên lịch và làm việc hàng ngày.

Xem thêm: Email Domain Là Gì? Tổng Hợp Kiến Thức về Email Domain

2.9. Bỏ qua toàn bộ cuộc hội thoại không quan trọng

Khi mở một cuộc hội thoại, Outlook sẽ cho bạn lựa chọn bỏ qua, đồng thời chuyển toàn bộ vào mục đã xóa. Điều này giúp giảm bớt sự phân tâm do những cuộc trao đổi email không cần thiết, giúp tăng cường khả năng tập trung vào công việc quan trọng hơn.

Tính năng bỏ qua hội thoại không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tạo ra một hòm thư sạch sẽ và gọn gàng hơn. Bạn không cần phải loay hoay với những email trùng lặp hay không quan trọng trong mỗi cuộc trao đổi. Việc chúng được tự động chuyển đến mục đã xóa giúp giữ cho hòm thư của bạn luôn ổn định và dễ quản lý.

Tính năng này không chỉ làm giảm bớt gánh nặng công việc mà còn tạo ra một trải nghiệm sử dụng thuận tiện và tối ưu cho người dùng Outlook. Bằng cách này, Outlook không chỉ là người bạn đồng hành trong công việc mà còn là người giúp bạn duy trì sự tập trung và hiệu suất trong môi trường làm việc số ngày nay.

outlook la gi
Bỏ qua toàn bộ cuộc hội thoại không quan trọng

2.10. Dọn dẹp thư mục nhanh chóng

Tính năng dọn dẹp thư mục nổi bật như một trợ thủ đắc lực cho việc quản lý thư từ. Khi hộp thư đầy ắp và khó kiểm soát, tính năng này giúp người dùng dễ dàng lọc và xóa những email không cần thiết. Thậm chí, bạn có thể lên lịch tự động cho quy trình dọn dẹp, giúp duy trì hộp thư gọn gàng và hiệu quả.

Điều đặc biệt là khả năng tùy chỉnh quy tắc dọn dẹp, giúp người dùng quyết định cách xử lý email dựa trên nhiều tiêu chí như ngày nhận, người gửi, hay từ khóa cụ thể. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian.

Tính năng dọn dẹp thư mục giúp tăng khả năng tìm kiếm và sắp xếp thông tin. Bạn sẽ không bao giờ mất mát thông tin quan trọng giữa những email không cần thiết. Đối với người dùng tính năng này giúp họ tập trung vào những công việc quan trọng hơn, duy trì sự sạch sẽ trong không gian làm việc số, giúp mọi người duy trì năng suất và hiệu quả cao.

Xem thêm: Mailbox là gì? 3 Quyền sử dụng trên Mailbox cần biết

3. Những phiên bản của Microsoft Outlook

Microsoft Outlook đã trải qua nhiều phiên bản khác nhau từ khi ra mắt lần đầu vào năm 1997. Hãy cùng điểm qua những thay đổi đáng chú ý trong các phiên bản này.

Outlook 97 (1997):

  • Phát hành như một phần của Office 97, thay thế cho Ứng dụng khách Schedule+ và Exchange của Microsoft.
  • Đưa vào tính năng thư từ xa.

Outlook 98 (1998):

  • Miễn phí và ra mắt cùng với công cụ hiển thị của Internet Explorer để xem email.
  • Hỗ trợ tiêu chuẩn email HTML mới, thiết kế và hiệu suất được cải thiện.

Outlook 2000 (2000):

  • Ra mắt cùng Exchange 2000 Server.
  • Hỗ trợ Visual Basic cho Ứng dụng và các tinh chỉnh giao diện.

Outlook 2002 (2001):

  • Là một phần của Office XP, nâng cấp về lập chỉ mục, tìm kiếm, tổ chức email và xuất bản lịch biểu trực tuyến.

Outlook 2003 (2003):

  • Thiết kế lại và nâng cấp lớn với khả năng quản lý nhiều lịch, tìm kiếm và sắp xếp email tốt hơn.

Outlook 2007 (2007):

  • Nâng cấp đáng kể với thiết kế mới, chức năng kéo và thả cho email, mã hóa màu và phân loại được cải thiện.

Outlook 2010 (2010):

  • Bổ sung chức năng và giao diện Ribbon cải tiến, lập lịch trình đơn giản hơn, nhiều tài khoản email và tích hợp mạng xã hội.

Outlook 2013 (2013):

  • Đi kèm với xem trước email, thanh thời tiết trong Lịch và nhiều tính năng cải tiến khác.

Outlook 2016 (2015):

  • Thiết kế mới, đồng bộ hóa nhanh, tệp đính kèm trên đám mây và thiết kế đáp ứng hoạt động tốt trên máy tính bảng.

Outlook 2019 (2018):

  • Hộp thư đến tập trung mới, hỗ trợ đồ họa tốt hơn, nhiều múi giờ và tính năng trợ năng được cải thiện.

Outlook 2021 (2021):

  • Phiên bản ngoại tuyến, phần của Office 2021 trên Windows và Mac với phiên bản LTSC XNUMX, đi kèm với giấy phép vĩnh viễn.

Microsoft 365:

  • Phiên bản web hiện đại của Outlook, là một phần của Đăng ký Microsoft 365.
  • Đi kèm với địa chỉ email cá nhân hóa, bảo mật nâng cao, mã hóa, giao diện không có quảng cáo và dung lượng lưu trữ email 50GB.

Outlook cho Điện thoại & Máy tính bảng:

  • Phiên bản di động, có sẵn trên iOS và Android từ năm 2015 như một phần của Office 365.

4. So sánh sự khác nhau giữa Outlook và Gmail

Điểm khác biệt giữa Gmail và Outlook là gì? Dưới đây sẽ là một vài điểm chính.

Về giao diện: Outlook và Gmail đại diện cho hai phong cách hoàn toàn khác nhau. Giao diện của Outlook thường được đánh giá cao về tính nghiêm túc và chuyên nghiệp, thích hợp với môi trường công sở. Các thao tác trên Outlook có thể đòi hỏi một số công đoạn thủ công, nhưng kết quả thu được thường rất gọn gàng và chỉnh chu. Người dùng thường cảm thấy họ có quyền kiểm soát lớn hơn với Outlook, đặc biệt là trong việc quản lý lịch biểu và công việc.

Ngược lại, Gmail có giao diện trực quan, thân thiện và dễ nhìn. Giao diện của nó được thiết kế để đơn giản và tập trung vào trải nghiệm người dùng. Việc sử dụng và làm quen với Gmail thường diễn ra nhanh chóng, đồng thời tích hợp tốt với các ứng dụng khác của Google. Đối với những người ưa sự đơn giản và linh hoạt, Gmail thường là sự lựa chọn hàng đầu.

Tùy thuộc vào nhu cầu cá nhân và mục tiêu sử dụng, người dùng có thể lựa chọn giữa tính nghiêm túc và chuyên nghiệp của Outlook hoặc tính trực quan và thân thiện của Gmail. Cả hai đều mang đến những trải nghiệm tốt, nhưng quyết định cuối cùng nằm ở sở thích và yêu cầu cụ thể của từng người dùng.

outlook la gi
Microsoft outlook

Về tính năng: Cả Outlook và Gmail đều đáp ứng mọi yêu cầu của người dùng hiện đại. Cả hai đều hỗ trợ trên đa nền tảng thiết bị, giúp người dùng linh hoạt khi sử dụng từ máy tính, điện thoại di động, cho đến máy tính bảng. Tính năng đồng bộ hóa và quản lý email của cả hai đều rất hiệu quả.

Tuy nhiên, Outlook có sự chỉnh chu và tập trung vào việc cung cấp những tính năng mở rộng hơn, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý công việc và lịch trình. Phần mềm này không chỉ giúp bạn gửi và nhận email, mà còn hỗ trợ tạo các mẫu mail sẵn có, tạo chữ ký chuyên nghiệp, và tích hợp mạnh mẽ với lịch làm việc, giúp người dùng tổ chức công việc một cách hiệu quả.

Gmail tập trung vào sự tiện lợi và giao diện đơn giản. Điều này làm cho Gmail trở thành sự lựa chọn ưa thích của những người muốn trải nghiệm email một cách nhanh chóng và thuận tiện mà không phải lo lắng về quá trình cấu hình phức tạp.

Vậy làm thế nào để lựa chọn giữa Outlook và Gmail? Nếu bạn cần một giao diện chỉnh chu và tính năng công việc mạnh mẽ, Outlook là sự chọn lựa phù hợp. Ngược lại, nếu bạn ưa sự tiện lợi và đơn giản, Gmail sẽ là người bạn đồng hành lý tưởng.

Về bảo mật: Outlook và Gmail đều được đánh giá cao với các tính năng như xác thực hai yếu tố, mã hóa dữ liệu, và chống phishing. Cả hai đều cập nhật liên tục để đối mặt với các mối đe dọa an ninh ngày càng phức tạp, giúp bảo vệ email của người dùng khỏi bất kỳ rủi ro nào.

Tuy nhiên, Outlook đi một bước xa hơn bằng việc tích hợp tính năng thống kê số liệu liên quan đến email chi tiết. Điều này mang lại cho người dùng cái nhìn toàn diện hơn về hoạt động email của họ, từ số lượng email đã nhận và gửi, đến các địa chỉ email tương tác nhiều. Tính năng này không chỉ giúp người dùng theo dõi thông tin cá nhân một cách chi tiết mà còn cung cấp cơ sở dữ liệu hữu ích để nhận biết và ngăn chặn các hành động không mong muốn.

Với cả hai ứng dụng, tính bảo mật không chỉ là ưu tiên hàng đầu mà còn là cam kết không ngừng cải tiến để đáp ứng sự tin tưởng và yêu cầu an toàn ngày càng cao của người dùng trong môi trường trực tuyến ngày nay.

5. Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Microsoft Outlook chi tiết 

5.1. Cài đặt Outlook về thiết bị của bạn

Để cài đặt Outlook trên thiết bị của bạn, bạn có thể dễ dàng thực hiện theo các bước hướng dẫn sau đây. Mặc dù có nhiều phiên bản mới của Outlook, quy trình cài đặt vẫn giữ nguyên tính đơn giản và tiện lợi.

Bước 1: Truy cập đường link https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook 

Bước 2: Tại trang web, bạn sẽ có hai lựa chọn: mua ngay phiên bản hoàn chỉnh hoặc trải nghiệm bản dùng thử miễn phí của Outlook. Bạn có thể chọn phiên bản phù hợp với nhu cầu của mình.

huong dan cach cai dat outlook
Hướng dẫn cách cài đặt outlook

Bước 3: Nếu bạn sử dụng Outlook cho mục đích cá nhân và gia đình với số lượng người sử dụng nhỏ từ 1-6, bạn có thể lựa chọn giữa việc sử dụng tài khoản miễn phí hoặc các gói có phí. Các gói có giá 1.299.000 VND/năm cho 1 người và 1.799.000 VND/năm cho tối đa 2 – 6 người mang đến cho bạn nhiều ưu đãi và tính năng hấp dẫn.

cach cai dat outlook chi tiet
Cách cài đặt outlook chi tiết

Bước 4: Nếu mục đích sử dụng của bạn là doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo các gói dịch vụ từ Microsoft với chi phí và tính năng phong phú, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp.

cach tai outlook
Cách tải outlook

5.2. Tạo 1 email mới 

Bước 1: Trên thanh công cụ ở mục Home, hãy chọn “Email Mới”. Outlook sẽ mở ra một cửa sổ mới để bạn bắt đầu viết thư.

Bước 2: Trong cửa sổ mới, nhập tên hoặc địa chỉ email của người nhận vào trường “Tới” Nếu bạn muốn gửi cho nhiều người, bạn có thể nhấn chọn “Cc” hoặc “Bcc.”

Bước 3: Tiếp theo, nhập chủ đề của thư email trong mục “Chủ đề”. Điều này giúp người nhận hiểu rõ nội dung chính của thư.

Bước 4: Bắt đầu viết nội dung thư email trong phần được chỉ định. Bạn có thể sử dụng các công cụ định dạng văn bản để làm cho thư trở nên phong cách và dễ đọc.

Bước 5: Trước khi gửi, hãy kiểm tra lại tất cả các thông tin bạn vừa nhập, đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc thông tin không chính xác. Sau đó, nhấn “Gửi” để hoàn tất quá trình.

tao email moi cho outlook
Tạo email mới cho outlook

5.3. Chuyển tiếp hoặc phản hồi email 

Khi bạn nhận được một email và muốn trả lời hoặc chuyển tiếp nó, Outlook cung cấp các bước đơn giản để thực hiện quy trình này một cách thuận lợi.

Trả lời Email:

  • Trong danh sách thư đến, chọn email mà bạn muốn trả lời.
  • Ở góc trên cùng bên phải, bạn sẽ thấy ba tùy chọn: “Trả lời,” “Trả lời tất cả,” và “Chuyển tiếp.”
  • Nếu bạn muốn chỉ trả lời email này, hãy chọn “Trả lời.” Hệ thống sẽ tự động bao gồm email gốc, nhưng bạn cũng có thể thay đổi cài đặt để hiển thị lịch sử thư nếu cần.

Chuyển Tiếp Email:

  • Chọn email mà bạn muốn chuyển tiếp.
  • Chọn tùy chọn “Chuyển tiếp.”
  • Lưu ý rằng mỗi lần chỉ có thể chuyển tiếp một email, và hệ thống sẽ giữ nguyên bản email trong hộp thư của bạn. Một bản sao mới sẽ được tạo để gửi đến người nhận mới.

Lưu ý quan trọng: Nếu bạn muốn điều chỉnh cách hiển thị của email gốc khi trả lời, bạn có thể thực hiện bằng cách chọn mục 3 chấm ở cuối thư và chọn “Hiển thị lịch sử thư.” Điều này cho phép bạn tùy chỉnh cách thức hiển thị thông tin lịch sử trò chuyện trong email của mình.

tra loi chuyen tiep trong outlook
Trả lời chuyển tiếp trong outlook

5.4. Lên lịch cho cuộc họp 

Để tổ chức một cuộc họp hiệu quả trong Outlook, bạn có thể tuân thủ các bước sau đây:

Bước 1: Mở Outlook và chọn thư mục “New Item” (Mục Mới) trên thanh công cụ.

Bước 2: Trong danh sách các lựa chọn, nhấn chọn “Meeting” (Cuộc họp) và sau đó chọn “New Meeting” (Cuộc họp mới).

Bước 3: Thêm người tham dự vào cuộc họp bằng cách sử dụng một trong hai cách sau:

Thêm người vào khung “To” của mục “Meeting Request.”

Sử dụng chức năng “Scheduling Assistant” để xem lịch trình của người tham dự trước khi thêm họ vào cuộc họp.

Bước 4: Bổ sung thông tin chi tiết như chủ đề cuộc họp, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, và các thông tin khác liên quan.

Lưu ý: Nếu bạn có tệp tài liệu liên quan đến cuộc họp, hãy đính kèm chúng bằng cách chọn “Attach File” trong menu mục yêu cầu họp và chọn tệp bạn muốn thêm.

Bước 5: Khi bạn đã hoàn thành nhập thông tin, nhấn “Save” (Lưu) để lưu lại cuộc họp.

Xem thêm: Google Workspace là gì? | Lý do doanh nghiệp nên dùng?

6. Một số lưu ý khi sử dụng Outlook mà bạn cần biết 

Lưu ý quan trong khi sử dụng Outlook là gì? Outlook là một sản phẩm của Microsoft được tích hợp các tính năng đa dạng. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi sử dụng Outlook để đảm bảo trải nghiệm người dùng tốt nhất.

Đầu tiên, kiểm tra xem Outlook đã được cài đặt trên thiết bị của bạn hay chưa. Trên hệ điều hành Windows, bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm trên menu Start để kiểm tra sự hiện diện của Outlook. Nếu bạn không tìm thấy nó, hãy đảm bảo rằng bạn đã cài đặt nó từ Office 365 hoặc gói Microsoft Office khác.

Nếu bạn là người dùng hệ điều hành MacOS, Outlook cũng có sẵn trong mục Applications trên thanh Sidebar của Finder. Bạn có thể dễ dàng tìm thấy và mở ứng dụng từ đây.

Lưu ý rằng Outlook thường được cập nhật đều đặn để cải thiện hiệu suất và tích hợp các tính năng mới. Hãy đảm bảo rằng bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất để tránh các vấn đề về bảo mật và sự ổn định của hệ thống.

Một điều quan trọng khác là cập nhật thường xuyên các tài khoản email và cài đặt bảo mật để bảo vệ thông tin cá nhân của bạn. Outlook cung cấp nhiều tùy chọn an ninh như mã hóa email và xác thực hai yếu tố để bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi các mối đe dọa trực tuyến.

Xem thêm: Email Hybrid là gì? | Lý do nên sử dụng Email Hybrid?

7. Một số câu hỏi liên quan đến Microsoft Outlook

7.1. Phiên bản Outlook nào mới nhất hiện nay?

Phiên bản Outlook mới nhất, được cập nhật vào năm 2013, mang lại nhiều tính năng và cải tiến đáng chú ý, tạo ra một trải nghiệm người dùng tốt hơn và hiệu quả hơn.

Một trong những tính năng nổi bật của Outlook 2013 là khả năng phiên dịch tự động, giúp người dùng dễ dàng theo dõi lịch trình và thông tin từ các đối tác quốc tế. Ví dụ, nếu đối tác của bạn thêm một sự kiện vào lịch làm việc của họ bằng tiếng Pháp, Outlook 2013 sẽ tự động dịch nó sang tiếng Việt trên lịch của bạn. Điều này giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tạo thuận lợi cho giao tiếp quốc tế.

Ngoài ra, hiệu suất của Outlook 2013 cũng được cải thiện đáng kể, đặc biệt là trong quá trình gửi và nhận email. Cải tiến này mang lại trải nghiệm làm việc mượt mà hơn, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng khả năng đồng bộ hóa giữa các thiết bị. Người dùng có thể tin tưởng vào tính ổn định của hệ thống, đồng thời giảm nguy cơ mất dữ liệu quan trọng.

Với sự kết hợp giữa các tính năng mới và sự cải thiện từ phiên bản trước, Outlook 2013 không chỉ là một bước tiến về hiệu suất mà còn đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của người sử dụng, đặc biệt là trong môi trường làm việc quốc tế.

7.2. Có thể sử dụng Gmail trong Outlook được không?

Ở thời điểm hiện tại, với Outlook for Microsoft 365, phiên bản mới nhất của ứng dụng, người dùng đã có khả năng tích hợp tài khoản Gmail vào Outlook một cách thuận tiện và linh hoạt hơn.

Sự kết hợp giữa Outlook và Gmail mang lại nhiều lợi ích cho người dùng. Đầu tiên, việc thêm tài khoản Gmail vào Outlook giúp quản lý và theo dõi nhiều hộp thư đến từ các nền tảng khác nhau chỉ trong một giao diện. Người dùng có thể dễ dàng kiểm soát cả hòm thư cá nhân và công việc mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau.

Thêm vào đó, tích hợp Gmail vào Outlook cung cấp khả năng sử dụng các tính năng đặc biệt của cả hai nền tảng. Outlook for Microsoft 365 cho phép người dùng tận dụng các tính năng bảo mật và quản lý mạnh mẽ của Microsoft, trong khi vẫn giữ được tính linh hoạt và sự thuận tiện của Gmail.

Quá trình tích hợp này được thực hiện một cách đơn giản, thông qua các bước hướng dẫn trong ứng dụng. Người dùng chỉ cần thêm tài khoản Gmail vào danh sách tài khoản của mình trong Outlook, sau đó nhập thông tin đăng nhập. Sau khi quá trình này hoàn tất, họ có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các tài khoản và sử dụng Outlook như một nơi quản lý toàn diện cho tất cả hòm thư của mình. Điều này mang lại sự thuận tiện và hiệu quả trong quản lý thông điệp email hàng ngày.

outlook la gi
Có thể sử dụng Gmail trong Outlook được không?

7.3. Outlook có phải là giải pháp tối ưu nhất cho người sử dụng mail không?

Outlook thực sự là một giải pháp quản lý email tối ưu cho người sử dụng, và nói đến độ phổ biến và hiệu quả, đây có thể xem là một trong những ứng dụng hàng đầu trên thị trường.

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc sử dụng Outlook là sự đơn giản và dễ sử dụng. Giao diện người dùng được thiết kế một cách rõ ràng và tinh tế, giúp người dùng dễ dàng thao tác, tìm kiếm thông tin và quản lý hòm thư một cách hiệu quả. Nhờ vào tính năng này, người dùng có thể tiết kiệm thời gian và năng suất làm việc được tối ưu hóa.

Không chỉ có tính đơn giản, Outlook còn cung cấp nhiều tính năng nâng cao để phục vụ nhu cầu đa dạng của người sử dụng. Tính năng lọc thư rác, lên lịch hẹn, và quản lý nhiều tài khoản email cùng một lúc là những điểm mạnh giúp Outlook trở thành một công cụ toàn diện cho việc quản lý thông tin và công việc hàng ngày.

Hơn nữa, tích hợp giữa Outlook và các ứng dụng khác của Microsoft như Word, Excel, và Teams tạo ra một hệ sinh thái linh hoạt, giúp người dùng dễ dàng chuyển đổi giữa các tác vụ và tối ưu hóa quá trình làm việc.

7.4. Tài khoản outlook là gì?

Tài khoản Outlook thường là một tài khoản email do Microsoft cung cấp thông qua dịch vụ Outlook.com hoặc có thể là tài khoản kết hợp sử dụng nhiều dịch vụ của Microsoft, bao gồm email, lưu trữ trực tuyến (OneDrive), lịch, công việc và nhiều ứng dụng văn phòng khác.

  • Outlook.com: Đây là dịch vụ email trực tuyến của Microsoft. Người dùng có thể đăng ký tài khoản Outlook.com để sử dụng dịch vụ email của họ với địa chỉ email kết thúc bằng “@outlook.com”.
  • Microsoft 365 (Office 365): Nếu bạn sử dụng gói Microsoft 365 hoặc Office 365, bạn sẽ có một tài khoản Microsoft tích hợp nhiều dịch vụ, bao gồm email thông qua Outlook, bản văn bản với Word, bảng tính với Excel, và nhiều ứng dụng khác.
  • Outlook Desktop: Nếu bạn sử dụng ứng dụng Outlook trên máy tính (Outlook Desktop), bạn có thể kết nối với tài khoản email của mình, bao gồm Outlook.com, Exchange Server, hay các dịch vụ email khác.
  • Outlook for Mac: Đối với người dùng Mac, Outlook cũng cung cấp ứng dụng riêng, cho phép họ sử dụng tài khoản Outlook trên hệ điều hành macOS.

7.5. cc trong outlook là gì?

Trong Outlook, “CC” là viết tắt của “Carbon Copy,” đây là một khái niệm được mượn từ máy fax và thư từ giấy. Khi bạn sử dụng trường “CC” trong một email, bạn đang thông báo cho người nhận chính rằng có một bản sao của thư này đã được gửi đến một người khác có liên quan.

Một số lưu ý quan trọng:

  • Người nhận ở trường “CC” không phải là người được định rõ là người nhận chính của thư. Thông thường, họ có quyền biết về nội dung của thư nhưng không phải là người cần phải thực hiện các hành động chính.
  • CC được dùng trong việc thông báo và chia sẻ thông tin. Nếu bạn muốn có sự theo dõi từ một số người mà không làm ảnh hưởng đến trách nhiệm chính của thư, việc sử dụng “CC” là một cách hiệu quả.
  • Người nhận ở trường “CC” có thể thấy địa chỉ email của nhau. Điều này có thể tạo ra sự minh bạch và một môi trường làm việc cộng tác.

7.6. Ai nên sử dụng Microsoft Outlook

Microsoft Outlook là một ứng dụng đa năng phù hợp với nhiều đối tượng người dùng: 

  • Doanh nghiệp và Tổ chức: Outlook được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu quản lý thư điện tử, lịch trình, công việc và liên lạc của doanh nghiệp và tổ chức. Nó cung cấp các tính năng như lịch công việc chung, quản lý nhiệm vụ, và tích hợp dễ dàng với các ứng dụng Microsoft Office khác.
  • Người làm việc tự do và Freelancer: Các cá nhân hoặc nhóm nhỏ làm việc tự do có thể tận dụng Outlook để quản lý công việc hàng ngày, gửi/nhận email chuyên nghiệp và duy trì lịch trình hiệu quả.
  • Sinh viên và học sinh: Sinh viên và học sinh có thể sử dụng Outlook để theo dõi lịch học, gửi email chính thức, và tổ chức công việc học tập.
  • Người quản lý lịch trình: Outlook cung cấp một giao diện thuận tiện để quản lý lịch trình, bao gồm lên lịch cuộc họp, sự kiện, và nhắc nhở.
  • Doanh nhân: Đối với những người cần giao tiếp chuyên nghiệp và duy trì mối quan hệ với đối tác, khách hàng, Outlook mang lại giải pháp toàn diện.

8. Tổng kết

Thông qua hướng dẫn chi tiết về cài đặt và sử dụng MS Outlook 2024 của Vinahost, hy vọng bạn đã có cái nhìn rõ ràng và sâu sắc về ứng dụng Outlook là gì. Đây không chỉ đơn giản là một công cụ email mà còn là trợ thủ đắc lực trong việc quản lý công việc và thời gian. Hãy tận dụng những tính năng tiện ích để trải nghiệm sự thuận tiện và linh hoạt trong mọi tình huống.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về các chủ đề khác bằng cách truy cập vào Blog của VinaHost TẠI ĐÂY hoặc liên hệ ngay cho chúng tôi nếu cần tư vấn về dịch vụ:

Email Doanh Nghiệp Là Gì? So Sánh Email Business & Email Cá Nhân

Email Relay là gì? | Lúc nào nên sử dụng Email Relay?

Email Marketing Là Gì? 6+ Cách Xây Dựng Email Marketing

[Free] Email tên miền là gì? | Tạo và Đăng ký email tên miền miễn phí

Đánh giá
4.9/5 - (8 bình chọn)
Đăng ký nhận tin

Để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Vinahost

    Bài viết liên quan
    Bình luận
    Theo dõi
    Thông báo của
    guest
    0 Góp ý
    Phản hồi nội tuyến
    Xem tất cả bình luận
    Tổng lượt truy cập: lượt xem