Microsoft Exchange là gì? Tổng quan kiến thức [A-Z] về Exchange Mail

Microsoft Exchange là gì? Đây là nền tảng quan trọng trong hạ tầng CNTT của nhiều tổ chức, nhờ vào khả năng hỗ trợ giao tiếp và hợp tác giữa các nhóm làm việc. Bên cạnh việc cung cấp dịch vụ email, nó cũng cho phép người dùng truy cập vào lịch và danh bạ từ nhiều thiết bị khác nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm việc từ xa. Hơn nữa, Microsoft Exchange Mail còn đi kèm với nhiều công cụ quản lý và báo cáo, giúp các quản lý theo dõi hiệu suất và tương tác của nhân viên.

Trong bài viết này, hãy cùng VinaHost tìm hiểu Microsoft Exchange là gì, tính năng, các loại tài khoản Microsoft Exchange Mail được cung cấp hiện nay. Khám phá cách Exchange Server hoạt động và cách thức để đăng ký tài khoản nhanh chóng. Cùng bắt đầu nhé!

1. Tổng quan về Microsoft Exchange

1.1 Microsoft Exchange là gì?

Microsoft Exchange là dịch vụ email dành cho doanh nghiệp được cung cấp thông qua các gói Exchange Online. Ngoài việc cung cấp dịch vụ thư điện tử, MS exchange còn cho hỗ trợ khả năng quản lý lịch cấp doanh nghiệp, danh bạ và hỗ trợ người dùng thông qua trình duyệt web máy tính, điện thoại đi động. Cụ thể, Exchange Microsoft không chỉ nhận và gửi email mà còn những tính năng khác như:

• Lưu trữ và quản lý dữ liệu email.
• Quản lý các thông tin liên hệ của cá nhân, tổ chức.
• Chia sẻ công việc, phân quyền cho người khác.
• Ghi chú, đính kèm tệp và nhiều thông tin khác.
• Công cụ với các tính năng như mời họp, dùng chung lịch,…

1.2 Tài khoản Exchange Mail là gì?

Tài khoản Microsoft Exchange là một địa chỉ email với tên miền doanh nghiệp, được tạo bằng cách sử dụng dịch vụ Microsoft 365 hoặc Office 365. Nếu bạn là thành viên của một tổ chức hoặc trường học, bạn có thể yêu cầu quản trị viên của mình tạo tài khoản Exchange cho mình.

Để tạo tài khoản Exchange cá nhân, bạn có thể truy cập trang web Microsoft 365 hoặc Office 365 và đăng ký. Bạn sẽ cần cung cấp thông tin như tên, địa chỉ email, mật khẩu và số điện thoại.

Trên thị trường hiện nay có hai phiên bản tài khoản MS Exchange là Exchange Online và Exchange Server, doanh nghiệp có thể lựa chọn duy trì hệ thống hạ tầng Exchange Server riêng hoặc lựa chọn lưu trữ thông tin trên hệ thống đám mây thông qua tài khoản Microsoft 365 Online.

Bài viết: Microsoft 365 là gì? Tính năng và Phiên bản

1.3 Microsoft Exchange Online là gì?

Phiên bản Microsoft Exchange Online được cung cấp dựa trên nền tảng đám mây, với hình thức đăng ký theo gói thuê bao. Microsoft sẽ chịu trách nhiệm quản lý và bảo trì hệ thống, giúp bạn tiết kiệm chi phí và thời gian. Bạn chỉ cần đăng ký và sử dụng dịch vụ qua trình duyệt web hoặc ứng dụng.

1.4 Microsoft Exchange Server là gì?

Exchange Server hệ thống máy chủ ảo được cấu hình và cài đặt riêng cho doanh nghiệp, cho phép bạn có quyền kiểm soát hoàn toàn hệ thống email và các dịch vụ liên quan. Với hình thức này, bạn cần đầu tư vào hạ tầng như phần cứng, phần mềm và nhân lực để quản lý và bảo trì hệ thống.

Hiểu theo một cách khác, để sử dụng email như Outlook hay Exchange Online thì cần có một hệ thống Mail Server. Khi này, Microsoft Exchange Server được xem như là “Cơ quan đầu não”; và Exchange Online, Outlook là trung gian để cung cấp dữ liệu cho người dùng.

2. Cách thức hoạt động của Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Service hoạt động dựa vào việc kết nối và sử dụng hạ tầng của hệ thống quản lý Email Exchange Server. Theo thông tin chính thức của Microsoft:

“Khi sử dụng tài khoản Exchange, mọi thông tin liên quan đến quá trình gửi/ nhận mail cũng như các dữ liệu danh bạ, lịch, ghi chú… đều được lưu trữ trên máy chủ Exchange.”

Cụ thể: Tùy theo phương pháp thiết lập mà các dữ liệu lưu trữ trên Exchange Server đều được kết nối và đồng bộ tới các thiết bị thông qua các giao thức như: Exchange ActiveSync; MAPI/HTTP. Bên cạnh đó, Microsoft Exchange Server cũng hỗ trợ giao thức IMAP và POP. Vì thế, người dùng có thể lựa chọn giải pháp truy cập tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng.

3. Ưu – nhược điểm của Microsoft Exchange là gì?

Bảng thể hiện Ưu điểm và Nhược điểm của Microsoft Exchange

4. Chi tiết tính năng của Microsoft Exchange

4.1. Bộ nhớ lưu trữ email an toàn với dung lượng lớn

Một trong những tính năng nổi bật phải kể đến của Mail Exchange đó là không gian lưu trữ lớn lên đến 1TB, người dùng có thể thoải mái trong việc lưu trữ các thông tin dữ liệu email và các tệp đính kèm.

Mail Exchange được phát minh và vận hành bởi Microsoft – một trong những tập đoàn đứng đầu về công nghệ, sở hữu đội ngũ kỹ sư hàng đầu thế giới. Vì thế, bạn cũng không phải lo ngại về vấn để bảo mật dữ liệu trong quá trình sử dụng.

4.2. Tốc độ truy cập và sử dụng ổn định

Hệ thống Mail Exchange được thừa hưởng từ tập đoàn hàng đầu thế giới qua đó đảm bảo tính ổn định cao, hoạt động Uptime đến 99%. Nếu có sự cố bất ngờ xảy ra như bảo trì hoặc nâng cấp hệ thống khiến việc sử dụng mail bị gián đoạn thì Microsoft sẽ gửi ngay thông báo đến người dùng. Tuy nhiên, đây là điều không xảy ra thường xuyên và bạn có thể yên tâm khi sử dụng dịch vụ này.

4.3. Làm việc nhóm dễ dàng

Mail Exchange không đơn giản là công cụ gửi và nhận thư, mà còn tích hợp cả công cụ chat Skype hỗ trợ người dùng có thể dễ dàng trao đổi thông tin một cách tiện lợi.

Bên cạnh đó, người dùng còn có thể tạo nhóm chat với các thành viên khác trong công ty để có thể thông báo và chia sẻ file nhanh chóng. Tính năng tiện lợi này được tích hợp trong ứng dụng chứ không cần phải thoát ra để thao tác.

4.4. Sử dụng mọi lúc, mọi nơi

Mail Exchange thực hiện quản lý và lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây, vì thế người dùng chỉ cần truy cập vào internet là đã có thể sử dụng phần mềm này ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào.

4.5. Dễ dàng tìm kiếm và tùy chỉnh hộp thư đến

Người dùng cũng không phải lo lắng về việc tìm kiếm email khi cần bởi ứng dụng này đã có tích hợp tính năng tìm kiếm. Vậy nên bạn chỉ mất vài giây là đã có thể tìm thấy file tài liệu cần tìm.

Mail Exchange được cá nhân hoá theo người dùng giúp bạn dễ dàng kiểm tra email cũng như là thực hiện các tác vụ khác. Bạn cũng có thể tùy chỉnh mailbox 365 theo sở thích cá nhân và nhu cầu sử dụng của mình. Ngoài ra, Mail Exchange cũng có một số tính năng khác như thanh tìm kiếm hay Add-in, hỗ trợ người dùng có thể sử dụng dịch vụ mail linh hoạt và dễ dàng hơn.

4.6. Sắp xếp lịch trình

Mail Exchange còn có tính năng lên lịch, hỗ trợ người dùng có thể sắp xếp, quản lý các cuộc hẹn một cách rõ ràng và khoa học. Các thành viên trong nhóm cũng có thể nhìn thấy được lịch trống của bạn để có thể đặt lịch hẹn với bạn. Hơn nữa, ứng dụng này còn tự động cập nhật các sự kiện từ email như đặt khách sạn, đặt chuyến bay và đề xuất những địa điểm tổ chức cuộc hẹn phù hợp dựa trên vị trí của bạn.

4.7. Tiết kiệm chi phí

Ngày nay email theo tên miền doanh nghiệp là yếu tố cực kỳ quan trọng trong quá trình phát triển và mở rộng độ nhận diện thương hiệu. Tuy nhiên nếu tự mình xây dựng hệ thống email riêng thì doanh nghiệp sẽ tốn rất nhiều chi phí cho hệ thống hạ tầng, bảo trì, nâng cấp… Sử dụng Mail Exchange Service sẽ giúp bạn giảm tải chi phí cũng như đảm bảo chất lượng ổn định, phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp.

5. Mối liên hệ giữa Microsoft Outlook và Microsoft Exchange là gì?

Exchange và Outlook đều là những ứng dụng, phần mềm được phát minh bởi Microsoft. Cả hai phần mềm này có mối quan hệ cộng sinh nhằm mang tới dịch vụ tốt nhất đến người dùng. Nhưng khi nói đến chức năng, có thể phân biệt hai công cụ này như sau:

• Microsoft Exchange là một máy chủ email (email server) nơi lưu trữ tất cả email và dữ liệu liên quan của người dùng, có khả năng chia sẻ dữ liệu này giữa nhiều người dùng và thiết bị.
• Microsoft Outlook là một ứng dụng email khách (email client) của Microsoft, cho phép người dùng nhận, gửi email, lập lịch họp, quản lý công việc, và đồng bộ với máy chủ như Exchange.

Có thể thấy, để Outlook hoạt động thì Exchange cũng phải hoạt động bởi Outlook không thể hoạt động độc lập mà sẽ phụ thuộc vào Exchange. Vì bản thân Outlook không chứa dữ liệu email, và người dùng cần thông qua ứng dụng này để truy cập vào hệ thống email lưu trữ trên Exchange Server để thực hiện các tác vụ.

6. Sự khác nhau giữa lưu trữ email trên Microsoft Exchange và POP3

Ngoài Microsoft Exchange Server người dùng còn có một lựa chọn khác đó là lưu trữ email qua giao thức POP3. Sự khác biệt giữa hai hình thức này bạn có thể tham khảo qua bảng dưới đây:

Như vậy có thể thấy:

• Đối với POP3: Người dùng cần phải tải email xuống thiết bị cục bộ (máy tính, điện thoại) khi có nhu cầu sử dụng. Vậy nên nếu máy tính bị hư hỏng thì đồng nghĩa email của bạn cũng sẽ mất.
• Đối với Microsoft Exchange Server: Toàn bộ dữ liệu mail được quản lý và sao lưu trên máy chủ của Microsoft. Người dùng sẽ thông qua tài khoản để truy cập và xử lý các tác vụ trên máy chủ đó. Bởi vì không lưu trữ email trên máy tính nên khi máy tính bị hư hỏng dữ liệu mail của bạn cũng không bị mất. Doanh nghiệp không cần đầu tư cho cơ sở hạ tầng, bảo trì nên sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí lớn.

7. Chi tiết các gói đăng ký tài khoản Microsoft Exchange

7.1. Tài khoản Microsoft Exchange Online

Đối với gói này bạn sẽ có 2 lựa chọn đó là gói Exchange Online Plan 1 và Plan 2 với tính năng chính là cung cấp dịch vụ email. Đây sẽ là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp chỉ muốn sử dụng dịch vụ email của Microsoft.

Nhìn chung, các ưu điểm chính của 2 gói dịch vụ này là:

• Dung lượng lưu trữ lớn, từ 50GB đến không giới hạn (đối với gói Plan 2 khi đăng ký trên 5 tài khoản).
• Dung lượng tệp đính kèm lớn, lên tới 150MB mỗi email.
• Hỗ trợ kết nối với Outlook giúp người dùng có thể sử dụng ứng dụng trên máy tính thông thường.
• Bảo mật cao và uy tín từ đội ngũ kỹ thuật của Microsoft.
• Mức giá giao động từ 4$ – 8$ mỗi người dùng/ tháng.

Xem thử: Cách đăng ký Office 365

7.2. Tài khoản Microsoft 365 Business Standard

Đối với gói Microsoft 365, người dùng được cung cấp thêm các công cụ Office khác của Microsoft. Trong đó gồm 4 nhóm công cụ chính là:

• Bộ email doanh nghiệp gồm Microsoft Outlook và Microsoft Exchange.
• Bộ công cụ cộng tác gồm Microsoft Teams và SharePoint.
• Bộ công cụ văn phòng gồm Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel…) và Microsoft OneDrive
• Bộ giải pháp bảo mật gồm Threat Protection và nhiều giải pháp khác.

Nhóm công cụ này sẽ giúp hỗ trợ mọi nhu cầu làm việc, giao tiếp, cộng tác, bảo mật thông tin cho những doanh nghiệp có dưới 300 nhân viên. Vậy nên, gói đăng ký này sẽ phù hợp với những doanh nghiệp không chỉ có nhu cầu sử dụng email mà còn muốn tận dụng các tác vụ văn phòng để hỗ trợ công việc.

Thông tin đăng ký: Tại đây

8. Đối tượng nào nên sử dụng dịch vụ Exchange Mail

Tùy thuộc vào quy mô, đặc thù của từng tổ chức mà nhu cầu sử dụng Exchange sẽ khác nhau. Nhìn chung, dịch vụ Microsoft Exchange phù hợp với các đối tượng như:

• Các doanh nghiệp có nhu cầu về cộng tác, chia sẻ thông tin: Exchange cung cấp các công cụ mạnh mẽ để làm việc nhóm, chia sẻ tài liệu, lịch họp.
• Các trường học và tổ chức giáo dục cần quản lý email cho sinh viên, giáo viên, nhân viên; Tổ chức các lớp học trực tuyến và chia sẻ tài liệu giảng dạy.
• Các tổ chức cần tính năng email và lưu trữ dữ liệu bảo mật cao như nhà nước hay lĩnh vực tài chính. Exchange cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu quan trọng.
• Công ty sản xuất và bán hàng mong muốn sở hữu một nền tảng email hoạt động ổn định, dễ quản lý và tích hợp với các ứng dụng khác.

9. Đặt mua tài khoản Microsoft Exchange tại Việt Nam

Nếu bạn đang có nhu cầu sử dụng dịch vụ Microsoft Exchange tại Việt Nam, VinaHost có thể mang đến cho bạn với giải pháp Microsoft 365 giá rẻ với Voucher giảm giá 49%.

Là đối tác chính thức của Microsoft, chúng tôi cung cấp dịch vụ Exchange Mail thông qua gói Microsoft 365 Business, vậy nên bạn sẽ không phải lo lắng vấn đề uy tín hay chất lượng dịch vụ.

Đặc biệt hơn, người dùng sẽ nhận được những lợi ích thiết thực khi sử dụng vụ Exchange tại VinaHost như:

• Hỗ trợ tư vấn cấu hình: Nếu bạn đang băn khoăn, vẫn chưa biết nên sử dụng gói dịch vụ nào phù hợp với doanh nghiệp thì đội ngũ kỹ thuật của VinaHost sẽ tư vấn, lựa chọn cho bạn những gói dịch vụ phù hợp và tối ưu nhất.
• Hỗ trợ chuyển email từ các nhà cung cấp: Nếu người dùng đang sử dụng dịch vụ email của G Suite hay nhà cung cấp khác. Đội ngũ kỹ thuật của chúng tôi sẽ hỗ trợ chuyển dữ liệu về Email Exchange nhanh chóng, nguyên vẹn dữ liệu.
• Hỗ trợ Email Relay: Người dùng có thể tích hợp Exchange vào hệ thống mail khác, vào website hoặc máy chủ đang vận hành để gửi email một cách hiệu quả và linh hoạt hơn.
• Bảo mật cao, chống spam: Hệ thống Microsoft được tích hợp sẵn công nghệ Antispam, Antivirus sẽ giúp ngăn chặn thư rác, thư lừa đảo, thư chứa virus,… và bảo vệ người dùng an toàn tuyệt đối.

BẢNG GIÁ EMAIL MICROSOFT 365 TẠI VINAHOST

10. Một số câu hỏi liên quan đến Microsoft Exchange

• Tài khoản Office 365 có giống với tài khoản Microsoft Exchange không?

Không, Office 365 và Microsoft Exchange Server không giống nhau. Office 365 là một bộ ứng dụng năng suất dựa trên đám mây bao gồm các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher và Access. Microsoft Exchange Server là một dịch vụ email dựa trên đám mây cung cấp các tính năng như email, lịch, danh bạ và tệp.

• Giữa Outlook và Exchange, cái nào tốt hơn?

Outlook và Exchange có mối quan hệ cộng sinh.Trong khi Outlook cho phép người dùng hình thành và quản lý nhóm thì Exchange Microsoft cung cấp nhiều tùy chọn các tác vụ và cấu trúc nhóm. Quản trị viên có toàn quyền kiểm soát các quyền của cá nhân và nhóm, cũng như khả năng tạo và phân phối tài nguyên, địa chỉ liên hệ hoặc nhóm con.

11. Tổng kết

Tóm lại, Microsoft Exchange không chỉ là một công cụ quản lý email đơn thuần mà còn là một giải pháp toàn diện cho việc quản lý thông tin và giao tiếp trong tổ chức. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, Microsoft đã liên tục cập nhật và nâng cấp các tính năng của Exchange, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người dùng.

Không chỉ giúp giảm thiểu thời gian và công sức trong việc quản lý thông tin, Exchange còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin. Do đó, đầu tư vào Microsoft Exchange sẽ là một chiến lược đúng đắn cho bất kỳ tổ chức nào muốn nâng cao hiệu quả làm việc và bảo mật thông tin trong thời đại số. Hy vọng bài viết này đã giúp các bạn biết Microsoft Exchange là gì, các tính năng và cách đăng ký tài khoản Exchange.

Bạn có thể xem thêm các bài viết khác của VinaHost hoặc liên hệ với chúng tôi nếu cần tư vấn về dịch vụ:

• Email: cskh@vinahost.vn
• Hotline: 1900 6046
• Livechat: https://livechat.vinahost.vn/chat.php

Đọc thêm:

• Microsoft Azure là gì?
• Hotmail là gì?