[2026] Mailbox là gì? Thông tin cách sử dụng Mailbox 365 cần biết

Tính năng Shared Mailbox (Hộp thư dùng chung) trong Microsoft 365 ra đời để quản lý email nhóm hiệu quả mà không cần dùng chung mật khẩu. Tuy nhiên, việc ứng dụng và cấu hình Shared Mailbox sao cho tối ưu chi phí và bảo mật vẫn còn khá mới mẻ với nhiều doanh nghiệp. Để giúp bạn hiểu rõ hơn về công cụ này, hãy cùng Vinahost tìm hiểu chi tiết về Mailbox là gì cũng như cách sử dụng công cụ này hiệu quả trong bài viết dưới đây.

Tổng quan về Shared Mailbox trong Microsoft 365
  • Bản chất của Mailbox (Shared Mailbox): Là tính năng hộp thư dùng chung trong Microsoft 365, sở hữu một địa chỉ email duy nhất (ví dụ: info@, sales@), cho phép nhiều thành viên cùng truy cập và xử lý email mà không cần tài khoản/mật khẩu đăng nhập riêng.
  • 3 Cấp độ phân quyền: Quản trị viên có thể linh hoạt cấp quyền Toàn quyền truy cập (Full Access) để quản lý email/lịch hẹn, quyền Gửi thay thế (Send As) để gửi thư bằng chính địa chỉ chung hoặc quyền Gửi thay mặt (Send on Behalf) .
  • Lợi ích vận hành doanh nghiệp: Loại bỏ thao tác chuyển tiếp email thủ công, thúc đẩy tốc độ phản hồi yêu cầu khách hàng nhanh chóng và đồng bộ hóa lịch hẹn công việc giữa các nhân sự trong cùng phòng ban.
  • Các lỗi phổ biến thường gặp: thư gửi đi không lưu vào hộp thư chung, xung đột khi hai người cùng trả lời một email, hộp thư không tự hiển thị trên Outlook và lỗi chạm ngưỡng giới hạn gửi thư của hệ thống. Hãy xem ngay cách khắc phục chi tiết trong bài viết.

1. Mailbox là gì?

Shared Mailbox (Hộp thư dùng chung trong Microsoft 365) là tính năng cho phép một nhóm thành viên cùng truy cập, tiếp nhận và gửi email từ một địa chỉ duy nhất. Hộp thư này có một địa chỉ duy nhất (không phải địa chỉ email cá nhân). Thông thường, địa chỉ email trong mailbox 365 có định dạng là abc@vinahost.vn (trong đó vinahost.vn là phần mở rộng email của công ty bạn).

Tuy mỗi người dùng thường sẽ có một hoặc nhiều hộp thư điện tử, nhưng các hộp thư này chỉ được xác định bằng một địa chỉ email duy nhất. Người dùng có thể tạo các hộp thư chung khác nhau dựa trên nhu cầu của từng bộ phận, nhóm làm việc. Hộp thư dùng chung trong Microsoft 365 không có thông tin đăng nhập riêng. Vì vậy, bất kỳ ai muốn truy cập hộp thư chung đều phải được quản trị viên mời thông qua tài khoản email cá nhân của họ.

ℹ️ Bạn có biết: Shared Mailbox hoàn toàn khác với Email Alias (Bí danh email). Email Alias chỉ là một địa chỉ “ảo” phụ của tài khoản cá nhân, trong khi Shared Mailbox là một hòm thư thực thụ có hộp thư đến, lịch chung, danh bạ riêng và cho phép nhiều tài khoản cùng truy cập, quản lý.

2. Thông tin chi tiết về Mailbox

Trên thực tế, Mailbox không chỉ đơn giản là công cụ để soạn và gửi email. Sau khi nắm được thông tin cơ bản về Mailbox là gì, để hiểu rõ hơn về Mailbox, bạn không nên bỏ qua những thông tin chi tiết về công cụ này dưới đây:

  • Về quyền truy cập

Công cụ này giúp người dùng linh hoạt trong việc quản lý và truy cập email của mình. Bạn có thể truy cập Mailbox của mình từ bất kỳ thiết bị nào, miễn là bạn có kết nối internet.

  • Về giấy phép truy cập

Shared Mailbox cung cấp dung lượng miễn phí mặc định lên đến 50 GB. Nếu vượt hạn mức 50 GB hoặc cần lưu trữ tuân thủ pháp lý, quản trị viên cần gán thêm giấy phép Exchange Online Plan 2 (mở rộng dung lượng lên 100 GB)

⚠️ Lưu ý: Tất cả người dùng truy cập vào hộp thư chung đều phải sở hữu license Microsoft 365 cá nhân hợp lệ

  • Về quyền gửi email (Send As / Send on Behalf)

Đây là tính năng cho phép thành viên được ủy quyền gửi thư từ chính địa chỉ Shared Mailbox (người nhận chỉ thấy địa chỉ chung) hoặc gửi thay mặt hộp thư chung.

  • Về quyền hạn của người dùng

Để sử dụng được công cụ Mailbox, quản trị viên của bạn phải cấp cho bạn quyền truy cập. Mỗi người dùng sẽ được phân quyền cụ thể tùy thuộc vào vai trò công việc như chỉ xem, chỉnh sửa hay toàn quyền quản trị nội dung.

  • Kết hợp Mailbox cùng Outlook

Một thông tin quan trọng khác của công cụ này mà người dùng cần nắm được là sự kết hợp của Mailbox với Outlook. Người dùng có thể sử dụng Mailbox 365 kết hợp với Outlook thông qua trình duyệt web/ứng dụng trên iOS/Android.

  • Về tính năng bảo mật và mã hóa email

Shared Mailbox được lọc thư rác và mã độc tự động bởi Exchange Online Protection (EOP). Tuy nhiên, về mã hóa: người dùng không thể tự gắn nhãn mã hóa cá nhân khi gửi từ hộp thư chung; thay vào đó, việc mã hóa thư gửi đi bắt buộc phải cấu hình qua Mail Flow Rule (quy tắc luồng thư) từ phía máy chủ của quản trị viên.

  • Về chuyển đổi hộp thư

Người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi từ hộp thư cá nhân sang hộp thư dùng chung một cách dễ dàng chỉ với vài thao tác căn bản. Quá trình này diễn ra nhanh chóng trên trang quản trị mà không làm mất mát bất kỳ dữ liệu thư hay danh bạ hiện có nào.

  • Về vai trò của quản trị viên & giới hạn thành viên

Chỉ có quản trị viên Exchange hoặc quản trị viên toàn cầu mới có thể tạo hộp thư chung. Microsoft khuyến nghị tối đa khoảng 25 người dùng truy cập đồng thời vào cùng một Shared Mailbox để tránh suy giảm hiệu năng đồng bộ dữ liệu trên Outlook. Nếu nhóm lớn hơn 25 người, doanh nghiệp nên chuyển sang giải pháp Microsoft 365 Groups hoặc hệ thống Ticketing

  • Về quyền hạn xoá tin nhắn

Đối với các tin nhắn không mong muốn, người dùng công cụ này hoàn toàn có thể xoá chúng ra khỏi hòm thư. Tuy nhiên, hành động này sẽ xóa email đối với toàn bộ các thành viên khác trong nhóm, vì vậy bạn nên cân nhắc kỹ trước khi thực hiện.

3. Các quyền sử dụng được cấp phép trên Mailbox

Để trả lời cho câu hỏi có các quyền sử dụng trên Mailbox là gì, ta có thể đề cập đến 3 quyền sử dụng chính:

3.1. Có toàn quyền truy cập

Ở cấp độ truy cập này, người dùng (thường được gọi là chủ sở hữu) có tất cả các đặc quyền quản trị quan trọng và có toàn quyền truy cập. Chủ sở hữu có thể tạo sự kiện trong Lịch, xem, đọc, xóa và sửa đổi tác vụ trong Danh bạ.

Điều quan trọng cần lưu ý là ngay cả khi bạn cấp quyền truy cập đầy đủ, chủ sở hữu hộp thư cũng không có quyền gửi email từ hộp thư chung, trừ khi được cấp thêm quyền gửi theo yêu cầu hoặc gửi thay thế.

⚠️ Lưu ý phân quyền: Quyền Full Access (Toàn quyền) chỉ cho phép bạn mở hộp thư, đọc email và xem lịch, nhưng KHÔNG bao gồm quyền gửi thư. Muốn gửi email dưới tên hòm thư chung, quản trị viên bắt buộc phải cấp thêm quyền “Send As” hoặc “Send on Behalf”

3.2. Quyền Gửi dưới dạng (Send As)

Quyền Gửi dưới dạng (Send As) cho phép thành viên gửi email trực tiếp với danh nghĩa địa chỉ chung (ví dụ cskh@vinahost.vn). Người nhận sẽ không thấy tên hay địa chỉ cá nhân của người trực tiếp thao tác. Nói một cách đơn giản, bạn có thể truy cập hộp thư chung cho một bộ phận cụ thể, chẳng hạn như bán hàng hoặc Marketing và gửi email từ đó. Điều này có nghĩa là email sẽ được gửi đi từ hộp thư chung của bộ phận đó.

3.3. Quyền gửi thay mặt (Send on Behalf)

Cho phép thành viên gửi email đại diện cho hộp thư chung. Khi người nhận mở thư, dòng người gửi sẽ hiển thị rõ: [Tên người gửi] gửi thay mặt cho [Địa chỉ Hộp thư chung]

Lời khuyên vận hành: Nên dùng quyền “Send As” cho các hòm thư hỗ trợ chính thức (như cskh@, sales@) để tạo hình ảnh bộ phận đồng nhất. Ngược lại, quyền “Send on Behalf” phù hợp khi trợ lý gửi thông báo nội bộ thay mặt Giám đốc điều hành hoặc Trưởng phòng.

4. Những lợi ích của Mailbox mang lại là gì?

Mailbox là một công cụ vô cùng tiện lợi với vô số những tính năng hữu ích, giúp bạn tăng năng suất làm việc lên rất nhiều. Vậy chính xác những lợi ích của Mailbox là gì?

4.1. Giám sát linh hoạt email 

Giám sát linh hoạt là lợi ích đầu tiên mà công cụ này đem lại. Khi sử dụng Mailbox, nhiều người có thể truy cập được vào hộp thư cùng một lúc. Điều này cho phép các thành viên cộng tác và theo dõi email từ một tài khoản, tiết kiệm thời gian và loại bỏ nhu cầu chuyển tiếp email. Nếu một thành viên không thể sử dụng hộp thư chung thì các thành viên khác hoàn toàn có thể tiếp quản và xử lý công việc.

4.2. Giải đáp nhanh chóng

Giải đáp nhanh chóng là một ưu thế của Mailbox. Việc giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng một cách nhanh chóng đã không còn là khó khăn đối với công cụ này. Nếu khách hàng của doanh nghiệp bạn có câu hỏi liên quan đến sản phẩm thì mọi người trong tổ chức của bạn sẽ nhận được câu hỏi đó. Vì vậy, tốc độ phản hồi trở nên nhanh hơn và chính xác hơn. Đây chính là cách phục vụ khách hàng hiệu quả nhất mà doanh nghiệp không nên bỏ qua.

4.3. Chia sẻ từ Outlook dễ dàng

Sự kết hợp chặt chẽ giữa Mailbox và Outlook cũng là lợi thế của Mailbox mà bạn không nên bỏ qua. Với công cụ này, tất cả các cuộc hẹn với khách hàng hoặc đối tác của bạn đều được quản lý trong lịch Outlook của bạn. Tất cả thành viên trong hộp thư chung đều có thể xem lịch trình với khách hàng của người khác và dễ dàng theo dõi tiến trình.

5. Phân biệt Shared Mailbox với Distribution List và Microsoft 365 Group

Doanh nghiệp thường phân vân giữa việc tạo Shared Mailbox, Distribution List (Nhóm phân phối) hay Microsoft 365 Group. Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn chọn đúng công cụ:

Tiêu chí Shared Mailbox (Hộp thư chung)Distribution List (Nhóm phân phối)Microsoft 365 Group
Nơi lưu trữ emailLưu tập trung tại 1 hòm thư duy nhấtKhông lưu trữ; thư tự động chuyển tiếp về hòm thư cá nhân của từng thành viênLưu trữ tại không gian nhóm chung của Microsoft 365
Khả năng trả lời emailCó thể gửi/trả lời từ chính địa chỉ chung (sales@…)Chỉ trả lời từ email cá nhân (trừ khi cấu hình phức tạp)Có thể gửi với tư cách nhóm
Lịch sử email cũThành viên mới vào nhóm xem được toàn bộ email trong quá khứThành viên mới không xem được email đã nhận trước đóThành viên mới xem được lịch sử trao đổi của nhóm
Yêu cầu LicenseMiễn phí (dung lượng tối đa 50 GB)Miễn phí (không giới hạn thành viên)Bao gồm sẵn trong hầu hết các gói Microsoft 365
Khi nào nên dùng?Chăm sóc khách hàng, tiếp nhận đơn hàng (cskh@, info@)Gửi thông báo nội bộ 1 chiều (ví dụ: toancongty@, nhansu@)Làm việc nhóm dự án cần tích hợp cả Microsoft Teams, Planner, SharePoint

👉 Xem thêm: Tham khảo ngay các gói Microsoft 365 chính hãng, giá rẻ tại VinaHost

6. Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Mailbox

Bạn đã tìm hiểu về Mailbox là gì cũng như các lợi ích và thông tin chi tiết của công cụ này, vậy nên sử dụng Mailbox thế nào để tận dụng được tất cả các tính năng hữu ích của công cụ này?

6.1. Thêm hộp thư dùng chung mới

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần đăng nhập vào trung tâm quản trị Microsoft 365 hoặc trung tâm quản trị

Bước 2: Trong thanh menu bên trái, chọn Nhóm (Teams & groups) > chọn Hộp thư dùng chung (Shared mailboxes).

Thêm hộp thư dùng chung mới
Bấm vào Hộp thư chung

Bước 3: Trên trang Hộp thư dùng chung, bạn nhấp vào “Thêm hộp thư

Thêm hộp thư dùng chung mới
Nhấp vào “Thêm hộp thư”

Bước 4: Nhập Tên hiển thị (Name) và nhập Địa chỉ email mong muốn cho hộp thư (ví dụ: hotro, sales), sau đó chọn tên miền phù hợp.

Bước 5: Bạn nhấn “Thêm” để hoàn thành thêm hộp thư chung mới.

Mẹo thiết lập luồng thư: Theo mặc định, một số cấu hình bảo mật có thể chặn email từ bên ngoài gửi vào Shared Mailbox. Quản trị viên cần vào mục “Delivery management” của hộp thư và tích chọn “Senders inside and outside of my organization” để khách hàng bên ngoài có thể gửi thư đến bình thường.

6.2. Thêm thành viên vào Mailbox

Bước 1: Để thêm thành viên mới vào hộp thư của bạn, hãy chọn “Thêm thành viên” vào hộp thư này. Thành viên là những người có thể xem và trả lời tin nhắn đến.

Thêm thành viên vào Mailbox
Chọn “Thêm thành viên”

Bước 2: Bạn hãy chọn nút “+Thêm thành viên”, chọn những người sẽ sử dụng hộp thư chung này và nhấp vào Lưu.

Thêm thành viên vào Mailbox
Nhấp vào Lưu

Bước 3: Chọn “Đóng” để hoàn tất quá trình.

Mẹo kiểm tra nhanh: Sau khi quản trị viên gán quyền, tính năng Auto-Mapping trên Outlook Desktop có thể mất từ 15 đến 60 phút để cập nhật. Nếu cần kiểm tra hoặc xử lý công việc gấp, bạn hãy đăng nhập ngay vào Outlook Web App (OWA) để truy cập hòm thư tức thì.

6.3. Chuyển đổi hộp thư người dùng thành hộp thư dùng chung

Đối với công cụ này, trong một số trường hợp, hộp thư riêng của người dùng hoàn toàn có thể trở thành hộp thư dùng chung với vài thao tác cơ bản sau:

Vào Người dùng (Users) > Người dùng hiện tại (Active users) > Chọn tài khoản > Chuyển sang thẻ Mail > Chọn Chuyển đổi thành hộp thư dùng chung (Convert to shared mailbox)

Chuyển đổi hộp thư người dùng thành hộp thư dùng chung
Chọn “Chuyển đổi tới hộp thư dùng chung”

6.4. Chuyển User Mailbox thành Shared Mailbox khi nhân viên nghỉ việc

Bước 1: Chặn đăng nhập tài khoản cá nhân

  1. Đăng nhập Trung tâm quản trị Microsoft 365.
  2. Chọn Người dùng → Người dùng hiện tại.
  3. Tìm và chọn tài khoản của nhân viên nghỉ việc.
  4. Chọn Chặn đăng nhập → Chặn đăng nhập và xác nhận.

Không xóa tài khoản ở bước này để tránh ảnh hưởng đến hộp thư và dữ liệu hiện có. Việc giữ nguyên tài khoản ở trạng thái chặn đăng nhập sẽ tạo tiền đề an toàn cho thao tác chuyển đổi sang Shared Mailbox ở bước tiếp theo.

Chặn đăng nhập tài khoản cá nhân
Chọn Chặn đăng nhập

Bước 2: Chuyển đổi User Mailbox thành Shared Mailbox: Tại Trung tâm quản trị Microsoft 365, vào Người dùng > Người dùng hiện tại (Active users). Bấm vào tên nhân viên đã chặn đăng nhập, chuyển sang thẻ Thư (Mail), cuộn xuống chọn Chuyển đổi thành hộp thư dùng chung (Convert to shared mailbox) và bấm Xác nhận.

Chuyển User Mailbox thành Shared Mailbox
Chọn Chuyển đổi thành hộp thư dùng chung

Sau khi chuyển đổi, hộp thư sẽ được sử dụng dưới dạng Hộp thư dùng chung, giúp tiếp tục truy cập email và dữ liệu cũ. Doanh nghiệp sẽ không bị gián đoạn liên lạc với đối tác hay khách hàng từng làm việc với nhân sự đó.

Bước 3: Phân quyền cho người tiếp quản

  1. Mở Hộp thư dùng chung vừa chuyển đổi.
  2. Tại mục Thành viên, chọn Thêm thành viên.
  3. Thêm người quản lý hoặc nhân sự tiếp quản.
  4. Nếu cần gửi email bằng địa chỉ cũ, cấp thêm quyền Gửi dưới dạng (Send As).
Phân quyền cho người tiếp quản
Chọn Thêm thành viên

Bước 4: Gỡ bản quyền

Sau khi kiểm tra Hộp thư dùng chung hoạt động bình thường:

  1. Vào Người dùngNgười dùng hiện tại.
  2. Chọn tài khoản nhân viên cũ.
  3. Chọn Giấy phép và ứng dụng.
  4. Bỏ bản quyền Microsoft 365 không còn cần thiết.
  5. Có thể sử dụng bản quyền này để cấp cho nhân sự mới.
Gỡ bản quyền
Bỏ bản quyền Microsoft 365 không còn cần thiết.

⚠️ Lưu ý: Không xóa tài khoản ngay sau khi gỡ license. Shared Mailbox không cần license trong các trường hợp đáp ứng điều kiện sử dụng của Microsoft; một số tính năng hoặc dung lượng đặc biệt có thể yêu cầu license riêng.

7. Hướng dẫn mở và sử dụng Shared Mailbox trên máy tính và điện thoại

Sau khi người quản trị hệ thống hoàn tất việc cấp quyền truy cập, nhân sự có thể sử dụng Shared Mailbox ngay trên các thiết bị làm việc hàng ngày của mình. Việc nắm vững thao tác thiết lập trên từng nền tảng sẽ giúp quá trình tiếp nhận và phản hồi email diễn ra liền mạch mà không gặp bất kỳ trở ngại kỹ thuật nào.

7.1. Sử dụng Shared Mailbox trên ứng dụng Outlook Desktop (Windows / macOS)

Để kiểm tra xem hộp thư chung đã được đồng bộ vào ứng dụng Outlook trên máy tính hay chưa, bạn hãy mở phần mềm lên. Thông thường quá trình này sẽ diễn ra tự động mà không cần bạn phải cấu hình thêm bất kỳ thông số phức tạp nào:

  • Bước 1: Khởi động ứng dụng Outlook Desktop trên máy tính cá nhân của bạn.
  • Bước 2: Quan sát thanh điều hướng danh mục thư mục ở cột bên trái màn hình.
  • Bước 3: Kéo chuột xuống phía dưới hộp thư cá nhân, bạn sẽ thấy tên của Shared Mailbox xuất hiện kèm theo các thư mục con như Inbox, Sent Items và Drafts.
  • Bước 4: Nhấp vào biểu tượng mũi tên bên cạnh tên Shared Mailbox để mở rộng và bắt đầu đọc các thư đến.

Khi cần trả lời hoặc soạn một email mới nhân danh bộ phận, bạn cần bật hiển thị trường địa chỉ người gửi để lựa chọn đúng hòm thư chung. Các bước thực hiện thao tác gửi email từ Shared Mailbox trên máy tính như sau:

  • Bước 1: Nhấn vào nút New Email (Email mới) trên thanh công cụ của Outlook.
  • Bước 2: Chuyển sang thẻ Options trên thanh ribbon, sau đó tìm và nhấp chuột vào biểu tượng From (Từ) để hiển thị trường người gửi.
  • Bước 3: Nhấp vào nút From xuất hiện ngay phía trên dòng người nhận (To), sau đó chọn Other Email Address… (Địa chỉ email khác).
  • Bước 4: Nhập chính xác địa chỉ email của Shared Mailbox vào ô tìm kiếm hoặc nhấn nút From… để chọn từ danh bạ công ty (GAL), sau đó bấm OK.
  • Bước 5: Soạn nội dung thư, đính kèm tệp tin nếu cần và nhấn Send để gửi thư đi với danh nghĩa của hộp thư chung.
Các bước gửi email từ Shared Mailbox trên máy tính
Các bước gửi email từ Shared Mailbox trên máy tính

Mẹo tối ưu chi phí: Nếu doanh nghiệp muốn trang bị trọn bộ ứng dụng văn phòng làm việc ngoại tuyến (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) có thời hạn vĩnh viễn mà không phải trả phí thuê bao định kỳ, bạn có thể tham khảo gói Microsoft Office 2024 bản quyền chính hãng tại VinaHost để tối ưu ngân sách lâu dài.

7.2. Mở trên Outlook trên Web (OWA)

Phương pháp mở trong tab riêng giúp bạn quản lý hộp thư chung hoàn toàn tách biệt với hòm thư cá nhân, tránh nhầm lẫn khi thao tác. Bạn có thể thực hiện theo trình tự các bước dưới đây trên trình duyệt web:

  • Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản email Microsoft 365 cá nhân của bạn tại địa chỉ outlook.office.com.
  • Bước 2: Nhấp chuột vào ảnh đại diện hoặc tên viết tắt tài khoản của bạn ở góc trên cùng bên phải màn hình.
  • Bước 3: Chọn dòng chữ Open another mailbox… (Mở một hộp thư khác) từ menu thả xuống.
  • Bước 4: Nhập tên hoặc địa chỉ email của Shared Mailbox vào thanh tìm kiếm rồi nhấn chọn kết quả hiển thị.
  • Bước 5: Nhấn vào nút Open để hệ thống tự động mở hộp thư chung trong một tab trình duyệt mới với đầy đủ quyền đọc và soạn thư.
Hướng dẫn mở Mailbox trên Outlook trên Web (OWA)
Hướng dẫn mở Mailbox trên Outlook trên Web (OWA)

Nếu bạn thường xuyên phải làm việc đồng thời giữa email cá nhân và email nhóm, việc ghim hòm thư chung vào giao diện chính sẽ tiện lợi hơn rất nhiều. Hãy làm theo hướng dẫn sau để ghim thư mục chung vào cây thư mục của bạn:

  • Bước 1: Tại giao diện Outlook Web cá nhân, bạn nhấp chuột phải vào mục Folders (Thư mục) ở cột danh mục bên trái.
  • Bước 2: Chọn tính năng Add shared folder or mailbox (Thêm thư mục hoặc hộp thư dùng chung).
  • Bước 3: Gõ tên hoặc địa chỉ email của Shared Mailbox mà bạn được cấp quyền vào khung tìm kiếm.
  • Bước 4: Nhấn nút Add (Thêm) để xác nhận và hòm thư chung sẽ xuất hiện cố định ngay phía dưới hòm thư cá nhân của bạn.

7.3. Mở trên ứng dụng Outlook cho điện thoại (iOS / Android)

Để tích hợp hộp thư chung vào điện thoại di động, bạn cần đảm bảo tài khoản email cá nhân đã được đăng nhập thành công vào ứng dụng Outlook. Sau đó, bạn tiến hành thêm Shared Mailbox theo các bước cụ thể sau:

  • Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Outlook trên điện thoại iPhone hoặc Android của bạn.
  • Bước 2: Chạm vào biểu tượng ảnh đại diện tài khoản hoặc biểu tượng Menu ở góc trên bên trái màn hình để mở ngăn điều hướng.
  • Bước 3: Nhấn vào biểu tượng Thêm tài khoản (hình phong bì thư kèm dấu cộng + ở thanh danh mục bên trái).
  • Bước 4: Chọn mục Add a Shared Mailbox (Thêm hộp thư dùng chung) trong danh sách tùy chọn vừa xuất hiện.
  • Bước 5: Chọn tài khoản email cá nhân của bạn (tài khoản đã được IT cấp quyền truy cập hộp thư chung).
  • Bước 6: Nhập chính xác địa chỉ email của Shared Mailbox (ví dụ: support@vinahost.vn) rồi nhấn Add Shared Mailbox (hoặc nhấn Tiếp tục) để hoàn tất.
Thao tác mở Mailbox trên ứng dụng Outlook cho điện thoại
Thao tác mở Mailbox trên ứng dụng Outlook cho điện thoại

7.4. Thiết lập chữ ký email chuyên nghiệp cho Shared Mailbox

Mẫu chữ ký khi gửi từ Shared Mailbox cần đảm bảo cân bằng giữa thương hiệu chung của công ty và định danh cá nhân phụ trách. Bạn nên cài đặt chữ ký trên ứng dụng Outlook theo cấu trúc tiêu chuẩn dưới đây:

  • Dòng 1: Lời chào và họ tên của nhân sự trực tiếp phụ trách (Ví dụ: Nguyễn Văn A – Chuyên viên Chăm sóc Khách hàng).
  • Dòng 2: Tên bộ phận hoặc thương hiệu đại diện (Ví dụ: Bộ phận Hỗ trợ Kỹ thuật – VinaHost).
  • Dòng 3: Thông tin liên hệ chung của công ty bao gồm số hotline tổng đài, địa chỉ hòm thư chung và website doanh nghiệp.
  • Dòng 4: Thông điệp cam kết chất lượng dịch vụ hoặc khuyến cáo bảo mật theo đúng chính sách của tổ chức.
Các bước thiết lập chữ ký email chuyên nghiệp
Các bước thiết lập chữ ký email chuyên nghiệp

8. 4 Lỗi thường gặp nhất với Shared Mailbox và cách khắc phục

Shared Mailbox giúp nhiều người cùng quản lý một địa chỉ email, nhưng trong quá trình sử dụng có thể phát sinh một số lỗi liên quan đến lưu thư, phân quyền và giới hạn gửi. Dưới đây là 4 lỗi thường gặp và cách xử lý nhanh.

4 Lỗi thường gặp với Shared Mailbox
Hướng dẫn xử lý 4 lỗi Shared Mailbox thường gặp

8.1. Lỗi thư đã gửi không lưu vào Shared Mailbox

Khi thành viên gửi email bằng quyền Send As, thư có thể được lưu trong Sent Items của mailbox cá nhân thay vì Shared Mailbox. Tình trạng này khiến các thành viên còn lại trong nhóm không thể theo dõi được tiến trình phản hồi khách hàng.

Cách khắc phục: Bật tùy chọn MessageCopyForSentAsEnabled để bản sao email được lưu trong thư mục Sent Items của Shared Mailbox. Khi tính năng này hoạt động, một bản sao thư đã gửi sẽ tự động lưu về cả hộp thư cá nhân lẫn hộp thư chung.

Có thể thực hiện bằng Exchange Online PowerShell:

Set-Mailbox -Identity “shared@domain.com” -MessageCopyForSentAsEnabled $true

Sau đó gửi thử một email bằng quyền Send As và kiểm tra thư mục Sent Items của Shared Mailbox. Nếu thư đã xuất hiện đồng thời ở cả hai nơi thì cấu hình của bạn đã thành công.

8.2. Lỗi xung đột khi 2 người cùng trả lời một email

Shared Mailbox không có trạng thái “đang trả lời”, vì vậy hai thành viên có thể cùng xử lý một email và gửi hai phản hồi khác nhau. Điều này không chỉ gây lãng phí thời gian của nhân viên mà còn thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Cách khắc phục:

  • Quy định người xử lý phải gắn Flag hoặc Category sau khi nhận email.
  • Phân công email theo từng thành viên để tránh xử lý trùng.
  • Với lượng email lớn, nên tích hợp hệ thống Ticketing để theo dõi trạng thái và người phụ trách.

✅ Mẹo nhỏ: Để tránh tình trạng “dẫm chân nhau” khi trả lời khách, nhóm làm việc nên quy định gán mã màu (Categorize) trên Outlook. Ví dụ: Màu Vàng là “Đang xử lý”, Màu Xanh lá là “Đã phản hồi xong”, hoặc quy định mỗi nhân viên phụ trách một mã màu đại diện riêng.

8.3. Shared Mailbox không tự động xuất hiện trên Outlook

Shared Mailbox thường tự động hiển thị khi người dùng được cấp quyền, nhưng đôi khi Outlook chưa cập nhật quyền hoặc kết nối. Nguyên nhân phổ biến thường do tính năng Auto-Mapping bị trễ hoặc phiên bản Outlook đang chạy gặp xung đột bộ nhớ đệm (cache).

Cách khắc phục:

  1. Kiểm tra người dùng đã được cấp Full Access vào Shared Mailbox.
  2. Đóng và mở lại Outlook.
  3. Nếu vẫn không xuất hiện, vào Account Settings → Account Settings.
  4. Chọn tài khoản Microsoft 365 → Change → More Settings → Advanced.
  5. Chọn Add, nhập địa chỉ Shared Mailbox và xác nhận.
  6. Khởi động lại Outlook.

8.4. Lỗi vượt quá giới hạn gửi thư hàng ngày

Shared Mailbox có thể bị hạn chế gửi email khi tài khoản gửi quá nhiều thư trong thời gian ngắn hoặc có dấu hiệu gửi thư bất thường. Lúc này, hệ thống bảo mật của Microsoft sẽ tự động chặn quyền gửi ra ngoài nhằm bảo vệ uy tín tên miền của doanh nghiệp.

Cách khắc phục:

  • Kiểm tra số lượng email đã gửi và các giới hạn gửi của Exchange Online.
  • Kiểm tra Shared Mailbox có bị sử dụng để gửi thư hàng loạt hay không.
  • Nếu nhu cầu gửi email số lượng lớn, nên sử dụng dịch vụ gửi email chuyên dụng thay vì Shared Mailbox.
  • Kiểm tra Message Center/Exchange Admin Center để xác định cảnh báo hoặc giới hạn đang áp dụng.

Những câu hỏi thường gặp về Mailbox

Shared Mailbox có sử dụng được trên các ứng dụng email khác không?

Không. Vì Shared Mailbox không có mật khẩu đăng nhập trực tiếp, tính năng này chỉ được hỗ trợ mở và quản lý tốt nhất thông qua hệ sinh thái Outlook (Outlook Desktop, Outlook Web App, Outlook Mobile trên iOS/Android)

Cách để lên lịch gửi email trên Mailbox như thế nào?

Sau khi soạn email, bạn có thể lựa chọn “Lên lịch gửi” và chọn khoảng thời gian cụ thể mà bạn muốn gửi email. Đến đúng khoảng thời gian mà bạn đã lên lịch, Mailbox sẽ tự động gửi đi email của bạn.

Xem thêm: Cách tạo tài khoản Office 365 [Trên điện thoại và máy tính]

Shared Mailbox có gửi email hàng loạt được không?

Có thể gửi, nhưng không nên sử dụng Shared Mailbox cho email marketing hoặc gửi số lượng lớn, vì Exchange Online có giới hạn gửi thư và có thể áp dụng các biện pháp chống spam.

Shared Mailbox có mật khẩu đăng nhập riêng không?

Không. Shared Mailbox không được thiết kế để đăng nhập trực tiếp bằng mật khẩu. Người dùng truy cập thông qua tài khoản Microsoft 365 cá nhân đã được cấp quyền.

Người ngoài tổ chức có thể truy cập Shared Mailbox không?

Thông thường, chỉ người dùng trong tổ chức được cấp quyền mới có thể truy cập Shared Mailbox. Người bên ngoài không thể đăng nhập trực tiếp vào mailbox.

Có thể mở và sử dụng Shared Mailbox trên điện thoại không?

Có. Người dùng có thể truy cập Shared Mailbox thông qua Outlook trên iOS hoặc Android, với điều kiện tài khoản cá nhân đã được cấp quyền phù hợp.

Tổng kết

VinaHost đã giới thiệu đến các bạn một cách chi tiết Mailbox là gì và các bước cơ bản cần có để sử dụng công cụ này. Shared Mailbox trong Microsoft 365 là tính năng đi kèm miễn phí. Vì vậy, người dùng phải đăng ký bản quyền Microsoft 365 của mình. Ngoài tài khoản cá nhân, doanh nghiệp có thể sử dụng các gói Microsoft 365 Business dành riêng cho tổ chức với mức giá thấp hơn. Ngoài ra, các công ty cũng có thể chọn gia hạn nếu cần thiết.

Bạn có thể xem thêm các bài viết khác của VinaHost TẠI ĐÂY hoặc liên hệ với chúng tôi nếu cần tư vấn về dịch vụ:

Bài viết liên quan
Bình luận
Subscribe
Notify of
guest
0 Góp ý
Oldest
Newest Most Voted
Inline Feedbacks
View all comments
Tổng lượt truy cập: lượt xem
Zalo (08:00 AM - 05:00 PM)
scroll_top