Microsoft Teams là gì? Các tính năng và mẹo sử dụng hiệu quả

Microsoft Teams là nền tảng cộng tác trực tuyến của Microsoft, hỗ trợ nhắn tin, họp video, chia sẻ tài liệu và làm việc nhóm trên nhiều thiết bị. Với khả năng tích hợp sâu cùng Microsoft 365, Teams được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp, trường học và làm việc từ xa. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ Microsoft Teams là gì, các tính năng nổi bật, cách tải, cài đặt và sử dụng Teams từ A-Z. 

1. Khám phá tổng quan về Microsoft Teams

Microsoft Teams là nền tảng giao tiếp và cộng tác trực tuyến của Microsoft, hỗ trợ nhắn tin, gọi video, họp trực tuyến và làm việc nhóm trên nhiều thiết bị. 

1.1. Microsoft Teams là gì?

Microsoft Teams là nền tảng cộng tác trực tuyến do Microsoft phát triển, cho phép người dùng trò chuyện, tổ chức cuộc họp, gọi điện, chia sẻ tệp và phối hợp công việc trong cùng một không gian. Teams được Microsoft ra mắt vào năm 2017, ban đầu hướng đến môi trường doanh nghiệp và giáo dục, sau đó mở rộng với nhiều tính năng phục vụ làm việc và giao tiếp trực tuyến.

1.2. Các nền tảng và thiết bị hỗ trợ Microsoft Teams

Microsoft Teams được thiết kế để sử dụng linh hoạt trên nhiều thiết bị và không nhất thiết phải cài đặt ứng dụng:

• Máy tính: Hỗ trợ ứng dụng dành cho Windows và macOS, phù hợp với nhu cầu làm việc, họp trực tuyến và cộng tác thường xuyên.
• Điện thoại thông minh: Có ứng dụng cho iOS và Android, giúp người dùng tham gia cuộc họp, nhắn tin và xử lý công việc khi đang di chuyển.
• Trình duyệt web: Có thể sử dụng Microsoft Teams trực tiếp trên các trình duyệt web phổ biến mà không cần cài đặt phần mềm, tùy thuộc vào tính năng và phiên bản trình duyệt được hỗ trợ.

1.3. Ai nên sử dụng Microsoft Teams?

Nhờ kết hợp nhiều công cụ giao tiếp và cộng tác trong một nền tảng, Microsoft Teams có thể phù hợp với nhiều nhóm người dùng khác nhau, chẳng hạn:

• Doanh nghiệp và tổ chức: Hỗ trợ trao đổi nội bộ, họp trực tuyến, quản lý nhóm và phối hợp công việc.
• Nhân viên làm việc từ xa: Tạo không gian để giao tiếp, tham gia cuộc họp và chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp.
• Đội nhóm và dự án: Hỗ trợ các thành viên trao đổi thông tin, phân chia công việc và cộng tác trên tài liệu.
• Trường học và giáo viên: Phục vụ giảng dạy trực tuyến, tổ chức lớp học và trao đổi với học sinh, sinh viên.
• Cá nhân: Có thể sử dụng các tính năng giao tiếp, họp trực tuyến và chia sẻ nội dung tùy theo tài khoản và nhu cầu sử dụng.

2. Cấu trúc không gian làm việc trong Microsoft Teams

Microsoft Teams tổ chức không gian làm việc theo cấu trúc Nhóm (Team) → Kênh (Channel) → Thẻ nội dung (Tabs). Cách phân cấp này giúp doanh nghiệp, phòng ban hoặc nhóm dự án dễ dàng phân chia thành viên, quản lý nội dung và truy cập các công cụ cần thiết.

2.1. Cấp độ Nhóm (Team) và Kênh (Channel)

Nhóm (Team) là không gian làm việc lớn, có thể được tạo cho toàn bộ nhân sự, một phòng ban hoặc một dự án cụ thể. Bên trong mỗi Team, người dùng có thể tạo nhiều Channel để phân chia nội dung theo từng chủ đề hoặc mục đích.

• Kênh tiêu chuẩn (Standard Channel): Tất cả thành viên trong Team đều có thể truy cập và nhìn thấy nội dung.
• Kênh riêng tư (Private Channel): Chỉ những thành viên được thêm vào kênh mới có thể xem và tham gia trao đổi.
• Kênh chia sẻ (Shared Channel): Cho phép mời người dùng từ bên ngoài Team, kể cả đối tác hoặc thành viên thuộc tổ chức khác, tham gia trực tiếp mà không cần chuyển tài khoản.

2.2. Các thẻ điều hướng (Tabs) quản lý nội dung trong Teams

Trong mỗi Channel, Microsoft Teams cung cấp các Tabs để người dùng truy cập nhanh vào nội dung và công cụ liên quan. Một số thẻ thường được sử dụng gồm:

• Bài đăng/Trò chuyện (Posts/Chat): Nơi trao đổi, thảo luận và cập nhật thông tin chung của nhóm hoặc kênh.
• Tệp (Files): Lưu trữ, sắp xếp và chia sẻ các tài liệu liên quan đến Team hoặc Channel.
• Ghi chú (Notes): Hỗ trợ soạn thảo nội dung nhanh, ghi chú hoặc biên bản cuộc họp. Tab Notes đã thay thế Wiki trong Teams.
• Ứng dụng bổ trợ: Có thể thêm các công cụ phục vụ công việc như Planner, Trello, Excel, Power BI và nhiều ứng dụng khác để mở rộng khả năng cộng tác.

3. Các tính năng nổi bật của Microsoft Teams giúp tối ưu công việc

Microsoft Teams tích hợp nhiều công cụ phục vụ giao tiếp, họp trực tuyến, cộng tác tài liệu và quản lý công việc trong cùng một nền tảng. Nhờ đó, người dùng có thể hạn chế việc chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng khi làm việc cá nhân hoặc phối hợp theo nhóm.

3.1. Tính năng họp và hội thảo trực tuyến

Microsoft Teams hỗ trợ tổ chức các cuộc họp trực tuyến với nhiều công cụ phục vụ giao tiếp và tương tác:

• Gọi âm thanh/video: Hỗ trợ cuộc gọi chất lượng cao, chia sẻ màn hình linh hoạt trong quá trình họp.
• Hiển thị nhiều người tham gia: Chế độ Large Gallery có thể hiển thị đồng thời tối đa 49 người tham gia.
• Tiện ích nâng cao: Bao gồm Breakout Rooms để chia người tham dự thành các phòng thảo luận nhỏ, làm mờ hoặc thay đổi hình nền và tạo phụ đề tự động theo thời gian thực.
• Tham gia không cần tài khoản: Người ngoài tổ chức có thể tham gia cuộc họp thông qua đường link được chia sẻ mà không nhất thiết phải tạo tài khoản Microsoft.

3.2. Nhắn tin, trò chuyện và cộng tác tài liệu theo thời gian thực

Teams cung cấp không gian trao đổi trực tiếp và hỗ trợ cộng tác trên tài liệu mà không cần chuyển đổi liên tục giữa các ứng dụng:

• Chat cá nhân hoặc nhóm: Cho phép nhắn tin 1-1 hoặc theo nhóm, định dạng văn bản, gửi tệp, sử dụng emoji, GIF và @mention để nhắc thành viên.
• Đồng chỉnh sửa tài liệu: Người dùng có thể mở, xem và cùng chỉnh sửa các tệp Word, Excel, PowerPoint trực tiếp trong Teams, tùy theo quyền truy cập và loại tài khoản.

3.3. Quản lý tác vụ, lịch biểu và điều phối dự án tập trung

Microsoft Teams hỗ trợ kết hợp lịch biểu và công việc để giúp các thành viên theo dõi tiến độ ngay trong môi trường làm việc chung:

• Lên lịch cuộc họp: Tích hợp với Outlook Calendar, giúp tạo và quản lý lịch họp thuận tiện.
• Phân công công việc: Có thể giao nhiệm vụ, thiết lập thời hạn và nhận thông báo nhắc việc, hỗ trợ theo dõi các đầu việc cần hoàn thành.

3.4. Bảo mật doanh nghiệp và công nghệ AI Copilot thông minh

Microsoft Teams cung cấp các cơ chế bảo mật dành cho môi trường doanh nghiệp, đồng thời có thể kết hợp với Microsoft Copilot để hỗ trợ xử lý thông tin và nội dung công việc:

• Bảo mật tài khoản và dữ liệu: Hỗ trợ xác thực đa yếu tố (MFA/2FA) và các cơ chế mã hóa, bảo vệ dữ liệu trong quá trình truyền tải.
• Microsoft Copilot: Có thể hỗ trợ tóm tắt nội dung cuộc họp, xác định các thông tin quan trọng và tổng hợp nội dung trao đổi trong chat, tùy theo gói dịch vụ và quyền được cấp.

4. So sánh Microsoft Teams với Zoom, Google Meet và Slack

Microsoft Teams, Zoom, Google Meet và Slack đều hỗ trợ giao tiếp, họp trực tuyến và cộng tác, nhưng mỗi công cụ có cách tổ chức không gian làm việc và thế mạnh khác nhau. Bảng dưới đây giúp so sánh các tiêu chí chính để lựa chọn phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Việc lựa chọn nên dựa trên hệ sinh thái đang sử dụng, nhu cầu họp trực tuyến và cách đội nhóm tổ chức công việc:

• Chọn Microsoft Teams: Phù hợp khi doanh nghiệp đang sử dụng Microsoft 365, Outlook, Word, Excel, PowerPoint và muốn tập trung chat, họp, tài liệu và cộng tác trong một môi trường. Microsoft cũng cung cấp các công cụ Teams dành cho cuộc họp, chat, nhóm, kênh và tệp.
• Chọn Zoom: Phù hợp với tổ chức có nhu cầu họp trực tuyến thường xuyên, đồng thời muốn kết hợp Meetings với Chat, Calendar, Whiteboard và các công cụ khác trong Zoom Workplace.
• Chọn Google Meet: Phù hợp với cá nhân, nhóm hoặc doanh nghiệp đang sử dụng Google Workspace, đặc biệt khi công việc phụ thuộc nhiều vào Google Calendar, Drive và các ứng dụng Google. Các tính năng Meet thay đổi theo từng gói Workspace.
• Chọn Slack: Phù hợp với đội nhóm ưu tiên trao đổi nhanh qua Channel/DM, cộng tác theo dự án và kết nối nhiều ứng dụng bên ngoài. Slack cũng cung cấp Huddles cho các cuộc trao đổi âm thanh/video nhanh ngay trong kênh hoặc tin nhắn.

Nhìn chung, thay vì chỉ dựa vào số lượng tính năng, doanh nghiệp nên cân nhắc hệ sinh thái đang sử dụng, quy mô đội nhóm, nhu cầu họp, mức độ cộng tác tài liệu và các ứng dụng cần tích hợp trước khi lựa chọn.

5. Các gói dịch vụ Microsoft Teams đáng chú ý hiện nay

Microsoft Teams có nhiều lựa chọn dành cho cá nhân, gia đình, doanh nghiệp vừa và nhỏ đến tổ chức quy mô lớn. Mỗi nhóm gói cung cấp phạm vi tính năng, dung lượng và khả năng quản trị khác nhau, vì vậy người dùng nên xác định nhu cầu trước khi lựa chọn.

5.1. Gói Microsoft Teams miễn phí và gói cá nhân, gia đình

Đối với nhu cầu giao tiếp và họp trực tuyến cơ bản, người dùng có thể lựa chọn Microsoft Teams Free hoặc kết hợp Teams với Microsoft 365 Personal/Family. Theo Microsoft, Teams Free hỗ trợ cuộc gọi nhóm tối đa 60 phút và 100 người, cùng 5 GB dung lượng lưu trữ đám mây.

• Microsoft Teams Free: Phù hợp với nhu cầu cá nhân, trò chuyện, chia sẻ tệp và tổ chức các cuộc họp cơ bản.
• Microsoft 365 Personal: Dành cho một người, cung cấp 1 TB OneDrive và các ứng dụng Microsoft 365 cao cấp; thời lượng cuộc họp có thể lên đến 30 giờ.
• Microsoft 365 Family: Hỗ trợ tối đa 6 người, với tổng cộng 6 TB OneDrive (1 TB/người) và thời lượng cuộc họp lên đến 30 giờ.

5.2. Gói Microsoft Teams dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB)

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể lựa chọn gói Teams độc lập hoặc Microsoft 365 Business tùy nhu cầu về họp trực tuyến, email, lưu trữ và ứng dụng Office.

• Microsoft Teams Essentials: Tập trung vào các nhu cầu giao tiếp, họp trực tuyến, chat và cộng tác; hỗ trợ tối đa 300 người dùng. Microsoft cũng xác định đây là gói Teams dành cho doanh nghiệp quy mô nhỏ với giới hạn tối đa 300 người dùng.
• Microsoft 365 Business Basic: Kết hợp Teams với email doanh nghiệp, OneDrive và các ứng dụng Microsoft 365 trên web/mobile.
• Microsoft 365 Business Standard: Bao gồm các tính năng của Business Basic và bổ sung các phiên bản ứng dụng Office dành cho máy tính.
• Các gói Microsoft 365 Business hiện có cả lựa chọn có Teams và không có Teams, tùy cấu trúc cấp phép và nhu cầu của doanh nghiệp.

5.3. Gói Microsoft 365 Enterprise cho doanh nghiệp quy mô lớn

Các gói Microsoft 365 Enterprise E3, E5 và Office 365 Enterprise E1, E3, E5 hướng đến tổ chức có yêu cầu cao hơn về quản trị, bảo mật, tuân thủ và quy mô triển khai. Tùy gói, doanh nghiệp có thể sử dụng các khả năng quản lý và tuân thủ nâng cao như Data Loss Prevention (DLP) và eDiscovery.

Do đó, khi tư vấn hoặc mua mới bản quyền Enterprise, cần kiểm tra gói Microsoft 365/Office 365 đang chọn có Teams hay không và có cần bổ sung Microsoft Teams Enterprise hay không. Cấu trúc cụ thể còn phụ thuộc khu vực, loại hợp đồng và thời điểm mua.

6. Đánh giá ưu điểm và nhược điểm của Microsoft Teams

Microsoft Teams là nền tảng cộng tác được thiết kế để kết hợp giao tiếp, họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu và quản lý công việc trong cùng một môi trường. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích về khả năng tích hợp và quản trị, Teams cũng có một số điểm cần cân nhắc trước khi triển khai.

6.1. Ưu điểm vượt trội khi sử dụng Microsoft Teams

• Tích hợp sâu với Microsoft 365: Teams kết nối liền mạch với Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, SharePoint và nhiều dịch vụ khác, giúp người dùng xử lý công việc mà không phải chuyển đổi liên tục giữa các ứng dụng.
• Hệ sinh thái ứng dụng phong phú: Teams hỗ trợ hơn 2.000 ứng dụng và tiện ích mở rộng, cho phép kết nối với nhiều công cụ CRM, HRM, quản lý dự án và các dịch vụ bên thứ ba.
• Họp và gọi điện: Cung cấp các tính năng họp trực tuyến, gọi âm thanh/video, chia sẻ màn hình và cộng tác phù hợp với nhu cầu làm việc nhóm.
• Lưu trữ và quản lý dữ liệu: Tài liệu trong Teams được kết nối với các dịch vụ lưu trữ của Microsoft như SharePoint và OneDrive, hỗ trợ quản lý quyền truy cập và bảo mật dữ liệu.
• Tối ưu chi phí khi đã dùng Microsoft 365: Do Teams được tích hợp trong nhiều gói Microsoft 365, doanh nghiệp đang sử dụng hệ sinh thái này có thể hạn chế việc phải đầu tư thêm nhiều công cụ riêng cho chat, họp và cộng tác.

6.2. Một số hạn chế của Microsoft Teams cần lưu ý

• Quản lý tệp có thể gây khó khăn: Teams sử dụng SharePoint làm nền tảng lưu trữ tệp cho các kênh, vì vậy cấu trúc thư mục có thể trở nên khó theo dõi nếu doanh nghiệp không quy hoạch cách lưu trữ và phân quyền ngay từ đầu.
• Có thể tiêu tốn tài nguyên trên máy cấu hình thấp: New Microsoft Teams đã được tối ưu đáng kể so với phiên bản Classic, nhưng hiệu suất thực tế vẫn phụ thuộc vào cấu hình thiết bị, số lượng ứng dụng đang chạy, file được mở và tác vụ thực hiện đồng thời. Việc mở nhiều tệp lớn hoặc xử lý nội dung video có thể làm tăng mức sử dụng tài nguyên.
• Giao diện nhiều tính năng: Teams tích hợp nhiều công cụ và menu trong cùng một nền tảng nên người dùng mới có thể cần thời gian để làm quen với cách tổ chức Team, Channel, Chat, Files và các ứng dụng bổ trợ.

7. Khi nào doanh nghiệp nên và không nên sử dụng Microsoft Teams?

Microsoft Teams phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp, nhưng không phải trường hợp nào cũng cần triển khai một nền tảng có nhiều tính năng như Teams. Doanh nghiệp nên dựa trên hệ sinh thái phần mềm đang sử dụng, quy mô đội nhóm, nhu cầu cộng tác và ngân sách để xác định mức độ phù hợp.

7.1. Trường hợp Microsoft Teams là giải pháp lý tưởng

Microsoft Teams có thể phù hợp khi doanh nghiệp thuộc một trong các trường hợp sau:

• Đang sử dụng Microsoft 365: Teams kết nối trực tiếp với Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive và SharePoint, giúp tận dụng hệ sinh thái sẵn có.
• Cần một nền tảng cộng tác tập trung: Doanh nghiệp muốn kết hợp chat, họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu và quản lý công việc trong cùng một môi trường.
• Có nhiều nhóm hoặc dự án cần phối hợp: Cấu trúc Team và Channel giúp phân chia không gian làm việc theo phòng ban, dự án hoặc chủ đề.
• Có nhu cầu làm việc từ xa hoặc kết hợp: Nhân viên có thể giao tiếp, họp và cộng tác trên máy tính, điện thoại hoặc trình duyệt.
• Yêu cầu quản trị và bảo mật doanh nghiệp: Teams phù hợp với tổ chức cần quản lý tài khoản, quyền truy cập, dữ liệu và các chính sách bảo mật tập trung.
• Muốn mở rộng bằng ứng dụng bên thứ ba: Teams có thể tích hợp thêm nhiều công cụ để đáp ứng các quy trình làm việc chuyên biệt.

7.2. Những trường hợp doanh nghiệp nên cân nhắc phương án thay thế

Doanh nghiệp có thể cân nhắc các công cụ khác nếu:

• Chủ yếu cần họp trực tuyến: Nếu nhu cầu tập trung vào hội nghị video và không sử dụng nhiều tính năng cộng tác, một nền tảng chuyên về họp trực tuyến có thể phù hợp hơn.
• Đang sử dụng Google Workspace làm hệ sinh thái chính: Google Meet, Google Chat, Drive và Calendar có thể đáp ứng liền mạch nhu cầu mà không cần bổ sung thêm một nền tảng cộng tác khác.
• Ưu tiên giao tiếp nhanh theo kênh: Các công cụ tập trung vào chat và Channel như Slack có thể phù hợp với đội nhóm chủ yếu trao đổi thông tin và kết nối nhiều ứng dụng bên ngoài.
• Đội ngũ có quy mô nhỏ và nhu cầu đơn giản: Nếu chỉ cần nhắn tin, gọi video và chia sẻ tệp cơ bản, toàn bộ hệ thống tính năng của Teams có thể vượt quá nhu cầu thực tế.
• Thiết bị có cấu hình hạn chế: Với máy tính cũ hoặc tài nguyên hệ thống thấp, doanh nghiệp nên đánh giá hiệu suất thực tế trước khi triển khai Teams trên diện rộng.

Tóm lại, Microsoft Teams phù hợp nhất khi doanh nghiệp muốn xây dựng một môi trường cộng tác thống nhất, đặc biệt nếu đang sử dụng Microsoft 365. Ngược lại, nếu nhu cầu chỉ tập trung vào một chức năng cụ thể như họp video hoặc nhắn tin, doanh nghiệp có thể cân nhắc công cụ chuyên biệt hơn.

8. Hướng dẫn cách tải, cài đặt và đăng nhập Microsoft Teams

Microsoft Teams có thể sử dụng trên máy tính và điện thoại thông minh. Người dùng chỉ cần tải ứng dụng từ nguồn chính thức, hoàn tất cài đặt và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft phù hợp.

8.1. Cách tải và cài đặt Microsoft Teams trên máy tính (Windows/macOS)

Quá trình cài đặt Microsoft Teams trên Windows và macOS có thể thực hiện nhanh chóng qua 3 bước:

Bước 1: Tải Microsoft Teams

Truy cập trang chủ Microsoft Teams, chọn phiên bản phù hợp với Windows hoặc macOS và tải bộ cài về máy.

Bước 2: Chạy file cài đặt

Mở file vừa tải xuống và làm theo hướng dẫn hiển thị trên màn hình để hoàn tất quá trình cài đặt Microsoft Teams.

Bước 3: Đăng nhập tài khoản

Mở Microsoft Teams sau khi cài đặt, chọn Sign in/Đăng nhập, sau đó nhập tài khoản Microsoft cá nhân hoặc tài khoản do tổ chức cung cấp để bắt đầu sử dụng.

8.2. Cách cài đặt và sử dụng ứng dụng Microsoft Teams trên điện thoại

Microsoft Teams cung cấp ứng dụng dành cho cả Android và iOS, giúp người dùng tham gia cuộc họp, nhắn tin và cộng tác ngay trên điện thoại.

Đối với Android:

1. Mở Google Play Store và tìm kiếm Microsoft Teams.
2. Chọn ứng dụng Microsoft Teams chính thức và nhấn Cài đặt.
3. Mở ứng dụng sau khi cài đặt và chọn Đăng nhập.
4. Nhập tài khoản Microsoft, sau đó cấp các quyền cần thiết để sử dụng tính năng gọi, họp và thông báo.

Đối với iPhone/iPad:

1. Mở App Store và tìm kiếm Microsoft Teams.
2. Nhấn Nhận (Get) để tải và cài đặt ứng dụng.
3. Mở Teams, chọn Đăng nhập và nhập thông tin tài khoản Microsoft.
4. Thiết lập các quyền cần thiết như thông báo, micro hoặc camera tùy theo nhu cầu sử dụng.

9. Mẹo sử dụng Microsoft Teams chuyên nghiệp và phím tắt hữu ích

Khi sử dụng Microsoft Teams trong thời gian dài, việc tổ chức không gian làm việc và kiểm soát thông báo hợp lý sẽ giúp giảm tình trạng quá tải thông tin. Bên cạnh đó, ghi nhớ một số phím tắt phổ biến cũng giúp thao tác nhanh hơn.

9.1. Quy tắc tổ chức kênh và phân quyền để không bị “loạn” thông tin

Doanh nghiệp nên xây dựng quy ước thống nhất ngay từ đầu để Team và Channel dễ quản lý:

• Tạo Team theo mục đích rõ ràng: Có thể phân chia theo phòng ban, dự án hoặc nhóm công việc thay vì tạo Team cho từng cuộc trao đổi nhỏ.
• Đặt tên Channel nhất quán: Sử dụng tên ngắn gọn, dễ hiểu và phản ánh đúng nội dung của kênh.
• Phân loại nội dung: Trao đổi chung nên đặt trong Standard Channel; nội dung cần giới hạn người xem có thể sử dụng Private Channel.
• Hạn chế tạo quá nhiều Channel: Chỉ tạo kênh khi có nhu cầu trao đổi hoặc quản lý nội dung riêng biệt để tránh phân tán thông tin.
• Phân quyền phù hợp: Xác định rõ chủ sở hữu, thành viên và quyền truy cập trước khi thêm người dùng hoặc chia sẻ tài liệu.
• Quy định nơi lưu trữ tài liệu: Thống nhất cách đặt tên file, thư mục và vị trí lưu trữ để thành viên dễ tìm kiếm.

9.2. Thiết lập bộ lọc thông báo tránh bị quá tải

Teams có thể gửi nhiều thông báo từ chat, Channel, cuộc họp và hoạt động của nhóm. Người dùng nên điều chỉnh thông báo theo mức độ quan trọng:

• Ưu tiên thông báo quan trọng: Bật thông báo cho tin nhắn trực tiếp, lượt @mention hoặc những cuộc trao đổi cần phản hồi nhanh.
• Giảm thông báo không cần thiết: Tắt hoặc hạn chế thông báo từ những Channel ít quan trọng.
• Kiểm tra cài đặt thông báo: Vào Settings → Notifications and activity để tùy chỉnh cách Teams gửi thông báo.
• Sử dụng trạng thái hoặc chế độ phù hợp: Khi cần tập trung, có thể hạn chế gián đoạn bằng cách điều chỉnh trạng thái và thông báo theo thời gian làm việc.

9.3. Bảng tổng hợp các phím tắt thông dụng giúp tăng tốc độ làm việc

Các phím tắt dưới đây giúp người dùng thao tác nhanh hơn trong Microsoft Teams trên Windows:

10. Doanh nghiệp nên mua Office 2024 vĩnh viễn hay thuê bao Microsoft 365 để dùng Teams?

Việc lựa chọn Office 2024 bản quyền vĩnh viễn hay Microsoft 365 nên dựa trên nhu cầu sử dụng, hình thức thanh toán và mức độ cần các dịch vụ cộng tác trực tuyến. Nếu doanh nghiệp chủ yếu cần các ứng dụng Office cơ bản và muốn thanh toán một lần, Office 2024 có thể đáp ứng nhu cầu này. Ngược lại, Microsoft 365 phù hợp hơn khi doanh nghiệp cần kết hợp Teams với các dịch vụ đám mây và công cụ cộng tác.

• Office 2024 bản quyền: Phù hợp với doanh nghiệp cần bộ ứng dụng Office cơ bản, sử dụng lâu dài trên thiết bị được cấp phép và ưu tiên hình thức mua một lần.
• Microsoft 365 giá rẻ: Phù hợp với doanh nghiệp thường xuyên làm việc nhóm, họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu và sử dụng các dịch vụ đám mây như OneDrive, đồng thời cần các ứng dụng và tính năng được cập nhật theo thuê bao.
• Về Microsoft Teams: Cần kiểm tra cụ thể gói Microsoft 365 đang mua có bao gồm Teams hay không, bởi Microsoft hiện cung cấp cả các gói có Teams và không có Teams tùy thị trường và hình thức cấp phép.

Đối với thiết bị doanh nghiệp, việc sử dụng Windows bản quyền và triển khai chính sách bảo mật, quản lý tài khoản phù hợp cũng góp phần xây dựng môi trường làm việc an toàn hơn. Tuy nhiên, bản thân việc sử dụng Windows 11 Pro bản quyền không đồng nghĩa với việc Teams sẽ tự động đạt mức bảo mật tối đa.

Tham khảo ngay Microsoft Windows và Office bản quyền chính hãng tại VinaHost để lựa chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp, kèm tư vấn bản quyền và hỗ trợ kỹ thuật.

Kết luận

Microsoft Teams là nền tảng cộng tác toàn diện, kết hợp chat, họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu và quản lý công việc trong cùng một không gian. Với khả năng tích hợp sâu cùng Microsoft 365, Teams phù hợp cho doanh nghiệp, đội nhóm và người dùng làm việc từ xa. Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ Microsoft Teams là gì, các tính năng nổi bật và cách sử dụng Teams hiệu quả trong công việc. 

Mời bạn truy cập vào blog của VinaHost TẠI ĐÂY để theo dõi thêm nhiều bài viết mới. Hoặc nếu bạn muốn được tư vấn thêm về dịch vụ thì có thể liên hệ với VinaHost qua:

• Email: support@vinahost.vn
• Hotline: 1900 6046
• Livechat: https://livechat.vinahost.vn/chat.php