Microsoft Teams là gì? Nền tảng cộng tác và giao tiếp hàng đầu

Cách bố trí công việc remote, work from home mà không cần phải đến văn phòng hiện nay đang rất phổ biến, nhất là sau thời kỳ dịch Covid-19. Đi cùng với sự thay đổi ấy, nhiều công cụ hỗ trợ họp trực tuyến hay quản lý công việc từ xa cũng được nhiều người quan tâm sử dụng. Một trong số đó là phần mềm Microsoft Teams – đây là công cụ hỗ trợ kết nối hiệu quả giữa bạn và đồng nghiệp thông qua các tính năng như: trò chuyện, gọi video, họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu…Vậy để hiểu rõ chi tiết hơn về Microsoft Teams là gì, mời bạn tìm hiểu qua bài viết sau đây của VinaHost

1. Microsoft Teams là gì?

Microsoft Teams (MS teams) là nền tảng giao tiếp và hợp tác trực tuyến, tích hợp nhiều tính năng hữu ích như trò chuyện, gọi video, họp trực tuyến và chia sẻ tài liệu. Nền tảng này là một phần của hệ sinh thái Microsoft 365, có vai trò nâng cao khả năng cộng tác giữa các thành viên nhờ vào việc tập trung tất cả công cụ cần thiết trên một giao diện duy nhất. Hơn nữa, Teams có khả năng tích hợp mạnh mẽ không chỉ với bộ ứng dụng Office 365 mà còn với hàng trăm ứng dụng từ các nhà phát triển khác.

Theo báo cáo của GITNUX xuất bản ngày 17/7/2024:

Có hơn 115 triệu người dùng sử dụng Microsoft Teams hàng ngày, trong đó có 80% các công ty trong danh sách Fortune 500 sử dụng Teams. Nền tảng này đã ghi nhận sự tăng trưởng 115% số lượng người dùng hoạt động hàng tháng, minh chứng cho sự phổ biến của nó trong các tổ chức doanh nghiệp.

Từ một góc độ khác, Teams có thể được nhìn nhận như một ứng dụng hub* dành cho làm việc nhóm nơi tất cả dữ liệu được tập trung lại tại một nơi duy nhất. Ứng dụng này đáp ứng được nhiều nhu cầu nhắn tin nội bộ khác nhau của các doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

2. Cấu trúc cơ bản của phần mềm Microsoft Team

• Team: Là nơi tập hợp tất cả các cá nhân có nhu cầu cộng tác hay trao đổi với nhau, chẳng hạn như những thành viên thuộc cùng một bộ phận, cùng làm chung một dự án, hoặc đôi khi bao gồm toàn bộ nhân viên trong công ty. Đây là nền tảng để mọi người có thể làm việc chung một cách hiệu quả, trao đổi thông tin, và cùng tiến tới mục tiêu chung của nhóm hoặc tổ chức.
• Channel: Là không gian nơi diễn ra các cuộc thảo luận và tương tác giữa các thành viên trong Nhóm. Tại đây, bạn có thể thực hiện nhiều hoạt động khác nhau như gửi tin nhắn trò chuyện, gọi video, tổ chức các cuộc họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu, và cộng tác trong thời gian thực với các thành viên khác. Các kênh có thể được tổ chức theo chủ đề, dự án hoặc phòng ban, giúp duy trì sự sắp xếp và dễ dàng quản lý nội dung.
• Tab: Là công cụ điều hướng nội dung trong mỗi kênh. Mặc định, có ba tab chính trong Microsoft Teams: Tab Trò chuyện giúp bạn lưu trữ và quản lý các tin nhắn gửi đến một cá nhân trong kênh; Tab cung cấp tệp không gian lưu trữ tất cả các tài liệu được chia sẻ trong nhóm, giúp truy cập dễ dàng vào các tệp quan trọng; và Tab soạn thảo văn bản thông minh Wiki, cho phép các thành viên ghi chú hoặc tạo nội dung chung. Người dùng cũng có thể thêm các tab tùy chỉnh để hiển thị ứng dụng hoặc dịch vụ khác, như OneNote, Planner hoặc các ứng dụng bên thứ ba, nhằm tối ưu hóa khả năng làm việc của nhóm.

3. Các loại ứng dụng MS Teams được hỗ trợ

3.1 Microsoft Teams trên ứng dụng mobile

Ứng dụng cộng tác Microsoft Teams hiện cung cấp ứng dụng di động trên các nền tảng phổ biến như Android và IOS, cho phép người dùng duy trì kết nối và thực hiện các nhiệm vụ công việc ngay cả khi di chuyển. Với ứng dụng di động này, người dùng có thể tham gia các cuộc họp trực tuyến, gửi tin nhắn trò chuyện nhóm, quản lý và chia sẻ tệp tin, cũng như theo dõi và điều phối các công việc một cách thuận tiện. Để sử dụng ứng dụng Teams trên điện thoại bạn cần download thông qua QR code được cung cấp chính thức từ Microsoft dưới đây:

Giao diện của Microsoft Teams trên di động được tối ưu hóa để phù hợp với kích thước của màn hình điện thoại, với các biểu tượng rõ ràng, dễ nhìn và bố cục đơn giản giúp người dùng dễ dàng thao tác. Nhờ đó, ngay cả khi bạn đang di chuyển, việc sử dụng các tính năng như gọi video, nhắn tin, hoặc xem tài liệu vẫn rất thuận tiện.

3.2 Microsoft Teams trên máy tính

MS Teams trên máy tính hỗ trợ hoạt động trên nhiều hệ điều hành phổ biến như Windows và macOS, đảm bảo tính tương thích cao và tiện lợi cho người dùng doanh nghiệp lẫn cá nhân. Phiên bản này mang đến giao diện rộng rãi, trực quan và đầy đủ các tính năng vượt trội, giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc nhóm. Người dùng có thể dễ dàng tham gia và quản lý các cuộc họp video trực tuyến, tổ chức cuộc họp nhanh với một vài cú nhấp chuột, và duy trì khả năng liên lạc liên tục qua tính năng chat nhóm hoặc cá nhân.

Ngoài ra, Microsoft Teams trên máy tính cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ cộng tác như chia sẻ màn hình, tải lên và chia sẻ tài liệu trực tiếp trong cuộc họp hoặc nhóm, đồng thời cho phép chỉnh sửa tài liệu chung trong thời gian thực. Điều này giúp loại bỏ các rào cản trong công việc, khi mọi người có thể làm việc cùng nhau một cách đồng bộ mà không cần phải chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng.

Một tính năng nổi bật của Microsoft Teams trên máy tính là khả năng tích hợp sâu với các ứng dụng trong hệ sinh thái Microsoft 365, bao gồm Word, Excel, PowerPoint, OneDrive và SharePoint. Điều này cho phép người dùng truy cập, chỉnh sửa và quản lý tài liệu trực tiếp ngay trong Teams mà không cần mở thêm bất kỳ ứng dụng nào khác. Đặc biệt, việc tích hợp với Outlook cũng giúp người dùng dễ dàng quản lý lịch trình công việc và cuộc họp, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông báo hay sự kiện quan trọng nào.

Với phiên bản Teams trên máy tính, người dùng còn có thể tùy chỉnh các thông báo, giao diện và quyền truy cập theo nhu cầu cá nhân hoặc nhóm, mang đến sự linh hoạt cao trong môi trường làm việc đa dạng. Tính năng bảo mật cao cũng là một điểm mạnh, khi mọi cuộc trò chuyện, dữ liệu và tài liệu đều được mã hóa và bảo vệ thông qua các công cụ bảo mật tiên tiến của Microsoft.

4. Các tính năng nổi bật của Microsoft Teams

4.1 Họp trực tuyến và video call

Microsoft Teams là công cụ hỗ trợ họp trực tuyến cho phép tổ chức hội thảo trực tuyến với số lượng người tham dự lớn, từ các buổi học online cho đến cuộc họp lên tới 500 người cùng lúc. Trong mỗi cuộc họp trực tuyến, Teams có thể hiển thị màn hình của tối đa 9 người, trong khi màn hình của những người tham dự khác sẽ được ẩn đi. Tuy nhiên, tất cả vẫn có thể giao tiếp với nhau, giúp tạo ra không gian tương tác hiệu quả trong suốt cuộc họp.

Ngoài ra, trong các cuộc họp doanh nghiệp có thể sử dụng Teams để tạo một kênh riêng, nơi họ có thể chat, tổ chức họp, và chia sẻ tài liệu. Thêm vào đó, để cải tiến hiệu suất thậm chí có thể tích hợp sử dụng các thành phần Loop để ghi chép nhanh các ý tưởng, tạo danh sách việc cần làm, và cập nhật tiến độ dự án.

4.2 Trò chuyện và nhắn tin

Khi sử dụng Microsoft Teams, bạn có thể dễ dàng thảo luận và gọi điện nhắn tin ngay trong nhóm học hoặc cuộc họp của mình, giúp việc trao đổi thông tin trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn. Tính năng này không chỉ tăng cường khả năng giao tiếp mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác và làm việc nhóm.

Ngoài việc thảo luận trực tuyến với nhóm, bạn còn có thể trò chuyện miễn phí trực tiếp với bạn bè hoặc đồng nghiệp. Bạn cũng có thể tạo các nhóm chat riêng tư với bạn bè, giúp việc giao tiếp trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết. Tính năng này giúp kết nối mọi người một cách linh hoạt, hỗ trợ cho việc trao đổi thông tin và hợp tác hiệu quả hơn.

4.3 Tạo và xem lịch biểu

Nếu bạn là người bận rộn với nhiều công việc cần ghi nhớ, tính năng lên lịch và nhắc nhở khi có cuộc họp sắp tới sẽ là một trợ thủ đắc lực. Microsoft Teams cho phép bạn tạo lịch họp và thiết lập nhắc nhở, giúp bạn dễ dàng tham gia các cuộc họp đúng giờ mà không bỏ lỡ bất kỳ buổi họp nào. Tính năng này giúp tối ưu hóa quản lý thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

4.4 Lưu trữ, bảo mật dữ liệu

Là một phần của Office 365, Microsoft Teams bảo vệ mọi dữ liệu cá nhân của bạn, bao gồm giấy phép lái xe, hộ chiếu và tài khoản đăng nhập, trong một “két sắt” an toàn. Khi có ai đó truy cập, hệ thống sẽ yêu cầu xác thực danh tính, giúp đảm bảo rằng dữ liệu của bạn không bị đánh cắp và bạn có thể dễ dàng xem lại những thông tin đã lưu khi cần thiết. Tính năng này không chỉ tăng cường bảo mật mà còn tạo sự yên tâm cho người dùng.

4.5 Tích hợp ứng dụng và công cụ

Ứng dụng họp trực tuyến Teams cho phép tích hợp nhiều ứng dụng và công cụ, mang lại trải nghiệm làm việc liền mạch. Bạn có thể kết nối Teams với các ứng dụng trong bộ Office 365 như Word, Excel và PowerPoint, giúp truy cập và chỉnh sửa tài liệu dễ dàng. Ngoài ra, Teams cũng hỗ trợ tích hợp hàng trăm ứng dụng bên thứ ba, từ phần mềm quản lý dự án như Trello đến các công cụ giao tiếp như Zoom. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao sự hợp tác trong nhóm.

5. Đặc điểm của ứng dụng Microsoft Team là gì?

5.1 Ưu điểm

Gọi điện, họp trực tuyến số lượng lớn:

Cuộc họp trực tuyến là một trong những ưu điểm nổi bật của Microsoft Teams. Quy mô cuộc họp có thể từ 2 đến 150 người, và toàn bộ chu kỳ họp được tự động hóa, bao gồm lập lịch biểu, ghi chú, chia sẻ màn hình, ghi âm và nhắn tin tức thời ngay trong phòng họp. Đặc biệt, nếu tổ chức có 15 sự kiện trực tiếp (Live Event) diễn ra đồng thời, giới hạn số người tham dự có thể lên đến 10.000 người cùng lúc.

Dữ liệu được phân bổ rõ ràng:

• Microsoft Teams tổ chức thông tin theo từng kênh trong các nhóm riêng biệt, giúp mỗi người dùng chỉ thấy những tài nguyên liên quan, bao gồm tin nhắn, tài liệu và yêu cầu gặp mặt cụ thể cho các kênh đó. Điều này giúp nhân viên giảm thiểu phân tâm và dễ dàng tập trung vào nhiệm vụ đang thực hiện.
• Một tính năng quan trọng khác của ứng dụng hỗ trợ tổ chức họp này là khả năng tích hợp các ứng dụng khác trong bộ Microsoft Office 365 (như Word, Excel,…) dưới dạng các tab. Nhân viên có thể tiếp tục công việc của mình mà không cần rời khỏi ứng dụng Teams. Tất cả dữ liệu đều được đồng bộ ngay lập tức lên nền tảng đám mây của Microsoft, đảm bảo tính nhất quán và bảo mật cho thông tin.

Tích hợp nhiều ứng dụng tiện lợi:

Microsoft Teams tích hợp hơn 400 ứng dụng của Microsoft, bao gồm nhiều công cụ quản lý công việc nổi bật như Wrike (quản lý dự án), Lucidchart (vẽ quy trình), SurveyMonkey (xây dựng khảo sát) và SignNow (chữ ký điện tử). Sự tích hợp này giúp người dùng dễ dàng truy cập và sử dụng các ứng dụng cần thiết ngay trong Teams, từ đó nâng cao khả năng cộng tác và quản lý công việc.

Tính bảo mật cao:

• Là một trong những doanh nghiệp hàng đầu thế giới, Microsoft rất chú trọng đến việc bảo vệ dữ liệu trong các sản phẩm của mình. Microsoft Teams được trang bị tính năng bảo mật hai lớp, giúp tăng cường mức độ bảo vệ thông tin nội bộ cho doanh nghiệp.
• Hơn nữa, mỗi nhân viên có thể thiết lập các tùy chỉnh bảo mật riêng cho từng dự án hoặc tài liệu cụ thể. Điều này đảm bảo rằng chỉ những nhân viên có quyền truy cập phù hợp mới có thể xem và làm việc với các tài liệu nhạy cảm, từ đó nâng cao tính bảo mật và kiểm soát thông tin trong tổ chức.

Tích hợp sẵn khi sử dụng Office 365:

Nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng Office 365 bản quyền, phần mềm Microsoft Teams đã được tích hợp sẵn mà không cần trả thêm phí (ngoại trừ gói Microsoft 365 Apps for Business). Bên cạnh đó, nếu không cần các tính năng cao cấp, phiên bản miễn phí của Teams cũng có thể là lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp. Nếu bạn có nhu cầu đăng ký gói Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp, có thể tham khảo qua bảng giá của chúng tôi với chiết khấu đến 49%: MICROSOFT 365

5.2 Nhược điểm

• Giới hạn trong 100 chanel: Microsoft Teams giới hạn tối đa 100 kênh cho mỗi nhóm. Nếu nhóm của doanh nghiệp bạn đã đạt đến giới hạn này, bạn sẽ không thể tạo thêm kênh mới mà phải xóa bớt một số kênh hiện có. Mặc dù các tệp được chia sẻ vẫn được lưu trữ trong trang SharePoint dưới dạng sao lưu, nhưng việc này vẫn gây bất tiện cho người dùng khi cần quản lý một lượng lớn thông tin.

• Hạn chế quyền hạn: Cách cài đặt phân quyền trong Microsoft Teams được thiết kế để tiết kiệm thời gian nhưng có thể không tối ưu cho việc sử dụng lâu dài, thậm chí còn tiềm ẩn rủi ro. Chẳng hạn, mọi thành viên trong một nhóm đều tự động có quyền truy cập vào tất cả các kênh, tài liệu và sổ ghi chép OneNote trong nhóm. Tuy nhiên, trong môi trường làm việc, doanh nghiệp thường cần phân tách một số tài liệu đặc biệt, chỉ chia sẻ với một số người ở các cấp độ truy cập nhất định (như xem, nhận xét, chỉnh sửa,…). Microsoft Teams không hỗ trợ tính năng này, buộc bạn phải tìm các giải pháp khác để quản lý quyền truy cập một cách hiệu quả hơn.

6. Hướng dẫn sử dụng MS Teams

6.1 Cách tạo tài khoản Microsoft Teams

Bước 1: Truy cập vào đường link https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-teams/group-chat-software/

Bước 2: Chọn vào phần Đăng ký miễn phí.

Bước 3: Nhập địa chỉ email cá nhân của bạn vào ô trống. Sau khi hoàn tất, nhấn chọn Tiếp theo để tiếp tục quy trình.

Bước 4: Chọn mục đích sử dụng và nhấn Tiếp theo để tiếp tục.

Bước 5: Chọn vào phần Tạo tài khoản.

Bước 6: Tạo mật khẩu cho tài khoản của bạn.

Bước 7: Truy cập email cá nhân để lấy mã xác minh, sau đó nhập mã vào giao diện đăng ký của Microsoft và chọn Tiếp theo để hoàn tất.

Tiếp theo:

Bước 8: Hoàn thành bài giải đố để xác minh và hoàn tất quá trình tạo tài khoản.

Sau khi giải đố thành công, Microsoft sẽ cho phép bạn đăng nhập.

Sau khi hoàn tất việc đăng ký tài khoản, bạn có thể sử dụng Microsoft Teams ngay trên trình duyệt hoặc tải ứng dụng về máy tính để trải nghiệm đầy đủ các tính năng của nó.

6.2 Cách cài đặt và sử dụng trên điện thoại

Bước 1: Tải ứng dụng Microsoft Teams xuống điện thoại và mở ứng dụng.

Bước 2: Chọn Đăng ký miễn phí rồi nhấn Tạo tài khoản. Nhập tên tài khoản vào ô thích hợp và bấm Tiếp theo.

Bước 3: Tạo mật khẩu cho tài khoản của bạn, sau đó chọn Tiếp theo.

Bước 4: Nhập Họ và Tên, bấm Tiếp theo, sau đó điền thông tin về Quốc gia, ngày tháng năm sinh của bạn vào các ô tương ứng rồi nhấn Tiếp theo.

Bước 5: Bạn sẽ nhận mã xác minh qua điện thoại hoặc Email. Điền mã này vào ô trống và nhấn Tiếp theo để truy cập vào giao diện chính của Microsoft Teams.

6.3 Cách cài đặt và sử dụng trên máy tính

Bước 1: Vào trang Microsoft Teams và nhấp vào tùy chọn Tải xuống cho máy tính.

Bước 2: Nhấn vào Tải xuống Teams.

7. Các gói và chi phí đăng ký sử dụng

Gói cá nhân

Dịch vụ Microsoft Teams tích hợp các ứng dụng, tính năng trò chuyện và gọi video phổ biến của Microsoft, và dự kiến sẽ ra mắt phiên bản dành cho người dùng cá nhân.

Ứng dụng này cho phép người dùng dễ dàng chuyển đổi giữa tài khoản cá nhân và công việc, giúp các gia đình kết nối với nhau thông qua lịch, hình ảnh, trò chuyện và video. Khi mới ra mắt, Microsoft Teams sẽ được cung cấp miễn phí cho người dùng cá nhân. Tuy nhiên, Microsoft cũng thông báo rằng sau này sẽ có thêm các tính năng cao cấp và chúng sẽ được bao gồm trong gói cá nhân của Microsoft 365 với mức phí 6,99 đô la mỗi tháng (hoặc 9,99 đô la cho gói gia đình sử dụng cho tối đa 6 người).

Gói doanh nghiệp

Các gói dịch vụ Microsoft Teams dành cho doanh nghiệp rất đa dạng, với nhiều mức giá và tính năng khác nhau:

Nếu bạn cần tư vấn về dịch vụ đừng ngại ngần liên hệ với VinaHost qua thông tin sau nhé:

• Email: cskh@vinahost.vn
• Hotline: 1900 6046 phím 1
• Livechat: https://livechat.vinahost.vn/chat.php

Vậy qua bài viết trên, VinaHost đã cho bạn một cái nhìn tổng quan hơn về Microsoft Teams là gì. Đây là ứng dụng thuộc bộ Microsoft 365, là một nền tảng nhắn tin và giao tiếp trực tuyến hàng đầu hiện nay, đặc biệt tối ưu cho làm việc nhóm và giáo dục học tập. Người dùng có thể lựa chọn từ nhiều gói dịch vụ với chi phí đa dạng.

Để được tư vấn chi tiết hơn, hãy liên hệ VinaHost. Đội ngũ chuyên viên của chúng tôi sẽ hỗ trợ phân tích và cung cấp các giải pháp phù hợp nhất cho nhu cầu của bạn, doanh nghiệp, hoặc tổ chức. Đọc thêm nhiều bài viết khác của VinaHost tại đây nhé: