Microsoft Priva là một giải pháp tiên tiến giúp các tổ chức quản lý và bảo mật dữ liệu cá nhân hiệu quả trong môi trường kinh doanh hiện đại. Được phát triển bởi Microsoft, Priva kết hợp trí tuệ nhân tạo và các công cụ bảo mật hàng đầu giúp giảm thiểu rủi ro và nâng cao sự tin cậy từ khách hàng.

Hiện tại, để sử dụng các tính năng bảo mật cao cấp của Microsoft Priva Privacy Risk Management người dùng phải sử dụng bản trả phí khoảng 5 USD/ tháng. Hoặc có thể sử dụng bản dùng thử miễn phí trong vòng 1 tháng. Bởi vậy, nếu bạn có nhu cầu bảo mật mạnh mẽ cho các ứng dụng Microsoft 365, chúng tôi gợi ý bạn Đăng ký Microsoft 365 Doanh Nghiệp. Với chi phí đăng ký mới chỉ từ 78.000 đồng/ tháng – sở hữu Email doanh nghiệp, bộ Office 365… và ứng dụng bảo mật vượt trội.

Còn bây giờ, hãy cùng VinaHost khám phá về Microsoft Priva là gì và các tính năng nổi bật của giải pháp này nhé!

1. Microsoft Priva là gì?

Microsoft Priva là một bộ giải pháp toàn diện giúp các tổ chức bảo vệ quyền riêng tư và quản trị thông tin cá nhân, được Microsoft cung cấp. Ra mắt trong bối cảnh nhu cầu bảo vệ thông tin cá nhân ngày càng gia tăng, với sự kết hợp của trí tuệ nhân tạo và tự động hóa, Microsoft Priva giúp các tổ chức đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân luôn được bảo vệ, an toàn và tuân thủ các quy định bảo vệ quyền riêng tư dữ liệu Microsoft đang hiện hành.

Với Microsoft Priva, các tổ chức có thể dễ dàng phát hiện, phân loại và bảo vệ dữ liệu cá nhân trên toàn bộ cơ sở dữ liệu, đồng thời nâng cao sự tin cậy của người dùng và giảm thiểu rủi ro vi phạm quyền riêng tư. Bộ giải pháp này giúp tăng cường khả năng kiểm soát và theo dõi các hoạt động bảo mật, thúc đẩy quá trình chuyển đổi số an toàn và hiệu quả.

Xem thêm: Giải pháp Quản lý và Bảo mật dữ liệu Microsoft Azure

2. Tại sao Microsoft Priva là công cụ bảo vệ quyền riêng tư hiệu quả?

Dưới đây là ba lý do chính giúp công cụ bảo mật Microsoft Priva trở thành giải pháp hàng đầu trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân và quyền riêng tư:

Hỗ trợ đánh giá và giải quyết các vấn đề rủi ro

Microsoft Priva cung cấp các công cụ phân tích và đánh giá tình trạng tuân thủ quyền riêng tư của tổ chức, giúp nhận diện sớm các rủi ro và điểm yếu trong việc quản lý dữ liệu cá nhân. Với khả năng quét và phân loại dữ liệu được lưu trữ trong Onedrive hay bất kỳ phần mềm lưu trữ nào khác của Microsoft, Priva giúp các tổ chức phát hiện các vấn đề tiềm ẩn như: chia sẻ dữ liệu, chuyển dữ liệu và trích dẫn dữ liệu quá mức. Từ đó có thể đưa ra các giải pháp phù hợp để giảm thiểu rủi ro vi phạm quyền riêng tư và bảo vệ thông tin nhạy cảm của khách hàng.

Tự động hóa quản lý quyền chủ thể

Một trong những tính năng nổi bật của Microsoft Priva là khả năng tự động hóa quy trình quản lý quyền chủ thể (Data Subject Requests – DSR). Các yêu cầu từ cá nhân về quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa hoặc chuyển giao dữ liệu liên quan được xử lý nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra Microsoft Priva còn có thể hỗ trợ tùy chỉnh quy trình làm việc phù hợp với các quy trình kinh doanh hiện có. Khả năng tự động hóa này giúp tổ chức đảm bảo rằng dữ liệu được quản lý trong SharePoint, Mailbox… tuân thủ các quy định như GDPR và CCPA mà không cần sự can thiệp thủ công.

Cung cấp giải pháp xử lý dữ liệu thông minh

Công cụ bảo mật Microsoft Priva sử dụng trí tuệ nhân tạo AI từ Copilot, học máy (machine learning) và lời nhắc tự động để xem xét và xóa các mục lỗi thời để phân tích và xử lý dữ liệu một cách thông minh. Các thuật toán của Priva có thể tự động xác định và phân loại các loại dữ liệu cá nhân nhạy cảm, giúp tổ chức thực hiện các biện pháp bảo vệ và hạn chế quyền truy cập phù hợp.

Hơn nữa, Priva hỗ trợ việc theo dõi và giám sát các hành động xử lý dữ liệu trong suốt vòng đời của nó, đảm bảo rằng mọi thao tác đều tuân thủ các quy định về quyền riêng tư và bảo mật.

Đọc thêm: Office 365 là gì? Các công cụ của Microsoft 365

3. Microsoft Priva có chức năng gì?

Dưới đây là các chức năng chính mà Microsoft Priva cung cấp, giúp tối ưu hóa việc quản lý dữ liệu và quyền riêng tư:

3.1 Cung cấp thông tin chuyên sâu

Microsoft Priva mang lại những cái nhìn sâu sắc về dữ liệu của tổ chức thông qua các công cụ phân tích và hình ảnh trực quan. Khi người dùng truy cập vào tính năng “Thông tin chuyên sâu”, họ có thể dễ dàng khám phá và hiểu rõ hơn về cách thức tổ chức xử lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Dưới đây là những thông tin quan trọng mà người dùng có thể xem:

Biểu đồ: Người dùng có thể quan sát các loại dữ liệu cá nhân, nhận diện các mục dữ liệu và chính sách trùng khớp trong vòng 7 ngày, đồng thời có thể thực hiện các yêu cầu quyền của chủ thể dữ liệu.
Đồ thị xu hướng: Hiển thị các thông tin về các cảnh báo chính sách, tình trạng bảo mật dữ liệu cá nhân, việc phát hiện truyền tải dữ liệu, các mục dữ liệu chưa được sử dụng, các dữ liệu bị rò rỉ, cũng như mức độ yêu cầu quyền của chủ thể, bao gồm trạng thái hiện tại của từng yêu cầu..
Các mục chính: Đây là những dữ liệu quan trọng nhất trong tổ chức. Chỉ những thành viên có quyền truy cập được phép xem và quản lý các mục dữ liệu này, đảm bảo bảo mật cao
Chế độ xem dữ liệu: Cung cấp cái nhìn chi tiết về các yêu cầu quyền của người dùng, bao gồm thời gian thực hiện yêu cầu, số lượng yêu cầu đang chờ xử lý và những yêu cầu đã hoàn tất,…

3.2 Giảm thiểu thao tác truyền tải dữ liệu

Microsoft Priva giúp giảm thiểu lượng dữ liệu hay nội dung không cần thiết bằng cách tự động nhận diện và báo cáo những dữ liệu cá nhân không còn sử dụng. Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng Microsoft Loop để quản lý công việc nhóm và chia sẻ dữ liệu cho nhau. Khi này, Priva giúp phát hiện các dữ liệu nhạy cảm như thông tin cá nhân hay tài liệu nội bộ, hệ thống sẽ thông báo cho người dùng để họ có thể xem xét tránh nguy cơ rò rỉ dữ liệu và bảo mật kịp thời.

Bên cạnh đó, Microsoft Priva cũng cung cấp các tài liệu và khóa đào tạo về quyền riêng tư, giúp người dùng hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc giảm thiểu việc lưu trữ dữ liệu không cần thiết, từ đó đảm bảo việc quản lý dữ liệu hiệu quả và tuân thủ các quy định về bảo mật.

3.3 Tích hợp với Microsoft Purview Compliance Manager

Microsoft Priva có thể hoạt động đồng bộ với Microsoft Purview Compliance Manager, tạo ra một giải pháp toàn diện để quản lý quyền riêng tư và tuân thủ các quy định bảo mật. Trong khi Priva tập trung vào việc bảo mật dữ liệu cá nhân và giảm thiểu rủi ro liên quan đến quyền riêng tư, Compliance Manager hỗ trợ tổ chức tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật và các yêu cầu quy định toàn cầu, như GDPR, CCPA, HIPAA, và nhiều quy định ngành khác.

Compliance Manager cung cấp các mẫu đánh giá tuân thủ được thiết kế sẵn, giúp tổ chức thực hiện các bước cần thiết để đảm bảo bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư. Các mẫu này có thể tùy chỉnh để phù hợp với các yêu cầu quy định cụ thể của tổ chức và cung cấp các báo cáo đánh giá về mức độ tuân thủ, giúp các đội ngũ quản lý dễ dàng hơn.

3.4 Xử lý các yêu cầu của người quản lý dữ liệu

Hệ thống cho phép người dùng thiết lập các chính sách để nhận diện và khắc phục rủi ro quyền riêng tư trong môi trường Microsoft 365. Ví dụ khi có tài khoản lạ truy cập vào các tệp lưu trữ tài liệu như Word hay Excel, hệ thống Priva sẽ nhận diện một cách tự động và báo cáo ngay đến tài khoản quản trị. Qua đó giúp việc bảo vệ dữ liệu trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn.

Cụ thể, Các tính năng trong xử lý yêu cầu quyền của chủ thể dữ liệu trong Microsoft Priva bao gồm:

Khám phá dữ liệu tự động: Microsoft Priva tự động phát hiện và quét dữ liệu cá nhân trong tổ chức, loại bỏ nhu cầu tìm kiếm thủ công. Hệ thống có khả năng nhận diện các tệp có chứa thông tin cá nhân, dù là email, tài liệu trình chiếu hay văn bản, từ đó giúp người dùng nhanh chóng phát hiện và xử lý.
Phát hiện xung đột dữ liệu: Một tính năng mạnh mẽ trong Priva là khả năng phát hiện xung đột dữ liệu. Hệ thống tự động nhận diện các tệp được đánh dấu là bí mật hoặc chứa dữ liệu cá nhân từ nhiều thành viên trong tổ chức. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin và bảo vệ dữ liệu hiệu quả.
Trải nghiệm duyệt và chỉnh sửa tại chỗ: Microsoft Priva mang đến trải nghiệm người dùng tiện lợi và an toàn khi cho phép người dùng duyệt và chỉnh sửa tệp ngay trong hệ thống mà không cần tải xuống hay tạo bản sao mới. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình và bảo vệ dữ liệu trong quá trình làm việc.
Cộng tác an toàn và tuân thủ: Priva cũng hỗ trợ các chính sách cộng tác an toàn, cho phép người dùng thực hiện các công việc nhóm trên nền tảng bảo mật, như Microsoft Teams và Power Automate. Tính năng này giúp tự động hóa các tác vụ, giảm thiểu khả năng phân tán dữ liệu và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu bảo mật không gian mạng trong quá trình làm việc.

3.5 Quản lý rủi ro về quyền riêng tư ở quy mô lớn

Microsoft Priva cung cấp giải pháp mạnh mẽ để quản lý rủi ro quyền riêng tư ở quy mô lớn thông qua tính năng Privacy Risk Management. Với khả năng phát hiện và giảm thiểu các rủi ro liên quan đến dữ liệu cá nhân, Microsoft Priva giúp các tổ chức bảo vệ quyền riêng tư và đảm bảo tuân thủ các quy định mà không làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.

Các chức năng chính của Priva Privacy Risk Management:

Phát hiện và xác định các rủi ro quyền riêng tư: Priva giúp nhận diện các rủi ro từ việc tiếp xúc, lưu trữ hoặc chuyển giao dữ liệu (đặc biệt khi nhận file hay chuyển tiếp email Outlook) không đúng cách. Hệ thống tự động phát hiện và cảnh báo khi có dấu hiệu vi phạm quyền riêng tư.
Tự động hóa việc giảm thiểu rủi ro: Priva sử dụng các chính sách và hành động tự động để giảm thiểu rủi ro, ngăn ngừa các sự cố quyền riêng tư trước khi chúng xảy ra.
Khả năng bảo mật chủ động: Priva giúp tăng cường nhận thức về bảo mật trong tổ chức, khuyến khích nhân viên chủ động bảo vệ dữ liệu mà không làm gián đoạn công việc.

Cách Priva Privacy Risk Management hỗ trợ quản lý rủi ro về quyền riêng tư ở quy mô lớn:

Giám sát và giảm thiểu việc truyền dữ liệu: Với các chính sách chuyển giao dữ liệu, Priva giúp giám sát việc di chuyển dữ liệu giữa các khu vực và bộ phận trong tổ chức, cũng như giữa tổ chức và bên ngoài. Điều này đảm bảo rằng việc chia sẻ hoặc chuyển dữ liệu không vi phạm các quy định bảo mật.
Giảm thiểu dữ liệu lưu trữ: Công cụ bảo mật Microsoft Priva cung cấp công cụ để tìm kiếm và quản lý dữ liệu đã được lưu trữ trong thời gian dài, giúp giảm thiểu sự tồn tại của dữ liệu không cần thiết. Các chính sách tự động trong Priva có thể nhận diện các mục dữ liệu đã lỗi thời và đề xuất hành động như xóa bỏ hoặc cảnh báo về việc cần thiết phải xem xét lại.

Hạn chế phơi bày dữ liệu quá mức: Microsoft Priva giúp phát hiện và cảnh báo khi có dữ liệu bị phơi bày quá mức hoặc bị truy cập trái phép. Hệ thống sẽ chỉ ra các trường hợp dữ liệu bị chia sẻ công khai hoặc bị hạn chế quyền truy cập, đồng thời đề xuất các giải pháp khắc phục để giải quyết vấn đề quản lý quyền riêng tư Microsoft cho doanh nghiệp.

4. Tổng kết

Microsoft Priva là bộ giải pháp bảo mật tuyệt vời mà các doanh nghiệp nên quan tâm và sử dụng. Vì Microsoft Priva giúp bảo vệ dữ liệu cá nhân, giảm thiểu rủi ro vi phạm quyền riêng tư và đảm bảo tuân thủ các quy định bảo mật quan trọng. Hy vọng với những thông tin chia sẻ về Microsoft Priva sẽ giúp bạn có thêm kiến thức về giải pháp bảo mật này và lựa chọn sự bảo vệ phù hợp cho doanh nghiệp. Nếu bạn cần tư vấn, đừng ngại ngần liên hệ với VinaHost qua thông tin sau nhé: