Phần mềm Microsoft Copilot là gì? Cách sử dụng AI của Microsoft

Hiện nay, công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) đã dần quen thuộc trong cuộc sống và công việc của chúng ta. Trong số đó, Copilot nổi bật như một công cụ hỗ trợ đắc lực giúp tăng cường năng suất làm việc và cung cấp những gợi ý thông minh cho lập trình, viết lách và nhiều lĩnh vực khác. Dưới đây, hãy cùng tìm hiểu thêm về Microsoft Copilot là gì, các tính năng và cách dùng hiệu quả nhất nhé!

1. Copilot là gì?

Copilot là trợ lý trí tuệ nhân tạo (AI) do Microsoft phát triển, giúp người dùng tìm kiếm thông tin, giải đáp câu hỏi, sáng tạo nội dung và hỗ trợ xử lý công việc.

Hình tượng “Copilot – người lái phụ trong buồng lái máy bay” thể hiện vai trò hỗ trợ của AI: Copilot có thể phân tích, gợi ý, giám sát và cảnh báo, nhưng con người vẫn giữ quyền kiểm soát và quyết định cuối cùng (Human-in-the-loop).

Khác với chatbot thông thường chủ yếu hỏi – đáp, Copilot có khả năng hiểu ngữ cảnh, liên kết dữ liệu và hỗ trợ thực hiện tác vụ trực tiếp trong hệ sinh thái Microsoft, chẳng hạn soạn thảo Word, phân tích Excel hoặc tạo nội dung PowerPoint. Copilot hiện được tích hợp trên Edge, Bing, Windows 11 và các ứng dụng Microsoft 365 tùy theo phiên bản, tính năng và gói dịch vụ.

2. Cơ chế hoạt động và công nghệ nền tảng của Copilot

Copilot kết hợp nhiều công nghệ AI và dữ liệu của Microsoft để hiểu yêu cầu, phân tích ngữ cảnh và đưa ra phản hồi phù hợp. Các công nghệ nền tảng chính gồm mô hình ngôn ngữ lớn, NLP, Machine Learning và Microsoft Graph, cùng cơ chế bảo mật dữ liệu. 

2.1. Mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) và công nghệ Prometheus

Copilot kết hợp các mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) như các mô hình GPT của OpenAI với bộ điều phối Microsoft Prometheus để xử lý yêu cầu, kết hợp dữ liệu và tạo phản hồi phù hợp. Cơ chế này giúp Copilot có thể tận dụng thông tin web và ngữ cảnh liên quan để đưa ra câu trả lời nhanh, phù hợp với thông tin cập nhật.

2.2. Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và học máy (Machine Learning)

Copilot sử dụng NLP và các mô hình học máy để hiểu ngôn ngữ tự nhiên, xác định ý định và ngữ cảnh của người dùng. Với các tính năng cá nhân hóa, Copilot có thể sử dụng thông tin về sở thích và lịch sử tương tác được phép để điều chỉnh cách phản hồi phù hợp hơn.

2.3. Sức mạnh của Microsoft Graph và an toàn dữ liệu

Với Microsoft 365 Copilot, Microsoft Graph giúp kết nối Copilot với dữ liệu công việc như email, tệp, lịch, cuộc họp và cuộc trò chuyện. Copilot chỉ truy cập những nội dung mà người dùng đã được cấp quyền, đồng thời áp dụng các chính sách bảo mật và kiểm soát truy cập hiện có.

Microsoft cũng xác nhận prompt, phản hồi và dữ liệu được truy cập thông qua Microsoft Graph không được sử dụng để huấn luyện các mô hình nền tảng (foundation LLMs) của Microsoft Copilot.

3. Phân loại các phiên bản Microsoft Copilot

Microsoft Copilot được cung cấp dưới nhiều phiên bản, phục vụ từ nhu cầu sử dụng AI cá nhân đến công việc doanh nghiệp và lập trình. Mỗi phiên bản có mức chi phí, tính năng tích hợp và yêu cầu bảo mật khác nhau.

3.1. Bảng so sánh các gói Copilot chính

3.2. GitHub Copilot – Trợ lý cho lập trình viên

GitHub Copilot là trợ lý AI dành cho lập trình viên, hỗ trợ viết và hoàn thiện mã nguồn, giải thích code, tạo test case và đề xuất cách xử lý trực tiếp trong môi trường phát triển như Visual Studio và VS Code. Các gói chính gồm Free, Pro và Business, hướng đến nhu cầu sử dụng từ cá nhân đến tổ chức.

3.3. Các phiên bản mở rộng chuyên biệt

Ngoài các phiên bản dành cho người dùng cá nhân và doanh nghiệp, Microsoft còn phát triển Copilot cho từng nhóm nhu cầu chuyên biệt:

• Copilot Studio: Cho phép doanh nghiệp tạo và tùy chỉnh chatbot, agent AI phục vụ các nhu cầu nội bộ.
• Copilot for Security: Hỗ trợ đội ngũ bảo mật phân tích cảnh báo, điều tra và xử lý các vấn đề an ninh mạng.
• Copilot in Dynamics 365: Hỗ trợ các hoạt động CRM, bán hàng, chăm sóc khách hàng và quản lý doanh nghiệp.
• Copilot in Azure: Hỗ trợ quản trị, phát triển và xử lý các tác vụ liên quan đến môi trường Microsoft Azure.

4. Các nền tảng cho phép sử dụng Microsoft Copilot

Phần mềm Copilot được tích hợp sâu rộng trên nhiều nền tảng, giúp người dùng tận dụng tối đa khả năng của trí tuệ nhân tạo. Dưới đây là những nền tảng chính mà bạn có thể sử dụng Copilot:

4.1. Trang web copilot.microsoft.com

Để truy cập vào Copilot, bạn chỉ cần vào đường link copilot.microsoft.com. Tại đây, bạn sẽ thấy giao diện của Copilot giống như hình minh họa bên trên. Đây là cách đơn giản nhất để sử dụng, miễn là thiết bị của bạn có kết nối Internet.

Ngoài ra, trang web chính thức của Microsoft Copilot cung cấp thông tin chi tiết về tính năng, lợi ích và hướng dẫn sử dụng. Tại đây, người dùng có thể tìm hiểu cách Copilot hoạt động, cách tích hợp vào quy trình làm việc của họ và cập nhật các tính năng mới nhất.

4.2. Copilot trong Microsoft Teams

Copilot được tích hợp sâu trong Microsoft Teams (cả bản doanh nghiệp và bản cá nhân), hỗ trợ tóm tắt cuộc họp thoại/video theo thời gian thực, tổng hợp tin nhắn trong kênh/chat và lên danh sách công việc cần xử lý (Action Items).

4.3. Copilot tích hợp Bing Search và Bing Mobile App

Copilot tích hợp trên công cụ tìm kiếm Bing: Bạn có thể truy cập bing.com để trải nghiệm câu trả lời tổng hợp thông minh bằng AI. Đối với thiết bị di động, Microsoft khuyến nghị cài đặt ứng dụng độc lập Microsoft Copilot (hoặc ứng dụng Bing) để có trải nghiệm trò chuyện mượt mà nhất.

4.4. Copilot trong trình duyệt Microsoft Edge

Bạn cũng có thể sử dụng Copilot thông qua trình duyệt Edge của Microsoft trên cả Windows và macOS. Tính năng tích hợp này cho phép bạn tương tác trực tiếp với thông tin hiển thị trên màn hình, giúp tìm kiếm, trích xuất dữ liệu và thực hiện các tác vụ một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Điều này mang lại trải nghiệm duyệt web thông minh và thuận tiện, nâng cao khả năng làm việc.

4.5. Copilot trên Taskbar Windows 11

Copilot trên Windows 11 hiện hoạt động dưới dạng một ứng dụng độc lập được ghim trên thanh Taskbar. Người dùng có thể linh hoạt mở, di chuyển cửa sổ hoặc gọi nhanh bằng phím tắt Copilot trên bàn phím mới. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình làm việc hàng ngày.

4.6. Copilot trên ứng dụng Android và iOS

Nếu bạn là người thường xuyên sử dụng smartphone, bạn có thể chọn phiên bản ứng dụng Copilot dành cho iOS hoặc Android để dễ dàng trải nghiệm tính năng này trên thiết bị di động của mình.

Với phiên bản ứng dụng trên di động, Copilot mở rộng khả năng hỗ trợ đến người dùng sử dụng thiết bị Android và iOS. Tính năng này cho phép bạn nhận gợi ý, quản lý công việc và tìm kiếm thông tin ngay trên điện thoại, giúp bạn luôn cập nhật và làm việc hiệu quả mọi lúc, mọi nơi.

5. Các tính năng nổi bật của phần mềm Copilot

Phần mềm Copilot là một trợ lý ảo thông minh mang đến nhiều tính năng vượt trội, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và trải nghiệm người dùng. Dưới đây là những tính năng nổi bật của Copilot mà bạn không nên bỏ qua:

5.1. Trả lời prompt của người dùng

Copilot có khả năng hiểu và phản hồi nhanh chóng các yêu cầu từ người dùng. Bằng cách phân tích ngữ cảnh và mục tiêu, nó cung cấp các câu trả lời chính xác và hữu ích, giúp tiết kiệm thời gian trong quá trình tìm kiếm thông tin.

Ví dụ: Khi bạn hỏi “Làm thế nào để tạo một biểu đồ trong Excel?“, phần mềm Copilot sẽ cung cấp hướng dẫn từng bước để bạn thực hiện. Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc, đặc biệt cho những người mới bắt đầu hoặc không quen với các tính năng phức tạp của phần mềm.

5.2. Tìm kiếm thông tin

Tính năng tìm kiếm thông tin của phần mềm Copilot cho phép người dùng truy cập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau một cách dễ dàng. Bạn chỉ cần nhập câu hỏi hoặc từ khóa, và Copilot sẽ nhanh chóng cung cấp các kết quả liên quan, giúp bạn tìm ra thông tin cần thiết.

Ví dụ: Khi bạn nhập yêu cầu ‘Phân tích các xu hướng marketing và hành vi tiêu dùng nổi bật trong năm nay‘, Copilot sẽ tổng hợp dữ liệu thời gian thực từ Internet kèm trích dẫn nguồn. Việc này giúp bạn nhanh chóng nắm bắt thông tin mới nhất và phục vụ cho việc nghiên cứu hay lập kế hoạch chiến lược mà không cần phải mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng không phải lúc nào thông tin từ các ứng dụng AI cung cấp cũng chính xác hoàn toàn. Người dùng nên kiểm tra nguồn gốc và độ tin cậy của thông tin trước khi áp dụng, để đảm bảo đưa ra quyết định đúng đắn dựa trên dữ liệu chính xác.

5.3. Tạo hình ảnh

Copilot không chỉ hỗ trợ văn bản mà còn có khả năng tạo ra hình ảnh. Tính năng này cho phép người dùng dễ dàng tạo ra các đồ họa, biểu đồ hoặc hình minh họa tùy chỉnh, phục vụ cho các bài thuyết trình hoặc tài liệu.

Việc tạo hình ảnh bằng AI giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian và có những tấm ảnh đẹp. Bạn chỉ cần nhập yêu cầu, các mô tả về hình ảnh, càng chi tiết càng tốt và chờ đợi kết quả trong vài giây.

5.4. Dịch ngôn ngữ văn bản

Copilot hỗ trợ dịch ngôn ngữ một cách chính xác và nhanh chóng. Bạn có thể dịch văn bản sang nhiều ngôn ngữ khác nhau, giúp kết nối và giao tiếp hiệu quả hơn với đối tác và đồng nghiệp quốc tế.

Ví dụ: Bạn có một tài liệu tiếng Anh cần dịch sang tiếng Việt. Chỉ cần sao chép và dán nội dung vào Copilot và yêu cầu “dịch nội dung sang tiếng Việt” nó sẽ cung cấp bản dịch ngay lập tức (tham khảo hình minh họa dưới đây).

5.5. Hỗ trợ nhà lập trình xử lý code

Đối với các lập trình viên, Copilot là một công cụ không thể thiếu. Nó có thể gợi ý mã code, giúp phân tích và sửa lỗi, từ đó tối ưu hóa quy trình phát triển phần mềm và nâng cao hiệu suất lập trình.

Ví dụ: Chỉ cần nhập yêu cầu của bạn như “Viết một đoạn mã Python để tính diện tích hình chữ nhật với chiều dài và chiều rộng được nhập từ bàn phím“. Sau đó, bạn sẽ được Copilot gợi ý cách làm.

5.6. Tạo lịch

Tính năng tạo lịch của Copilot giúp người dùng tổ chức công việc và quản lý thời gian một cách hiệu quả hơn.

Ví dụ: Khi bạn cần lên kế hoạch cho một cuộc họp hay sự kiện, bạn chỉ cần nhập thông tin như thời gian, địa điểm và mô tả vào Copilot. Copilot sẽ giúp bạn thiết lập cuộc họp này mà không cần phải thực hiện nhiều bước thủ công.

5.7. Điều khiển máy tính

Trên các tính năng được hỗ trợ, Copilot có thể thực hiện hoặc hướng dẫn một số thao tác trên máy tính thông qua yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên.

5.8. Tích hợp mạnh mẽ với Microsoft 365

Copilot được tích hợp trực tiếp vào nhiều ứng dụng Microsoft 365, giúp chuyển yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên thành các tác vụ cụ thể:

• Microsoft Word: Viết nháp, tóm tắt tài liệu, chỉnh sửa và thay đổi văn phong.
• Excel: Phân tích dữ liệu, hỗ trợ tạo công thức và biểu đồ từ câu lệnh tự nhiên.
• PowerPoint: Chuyển ý tưởng hoặc nội dung Word thành bản trình chiếu với bố cục phù hợp.
• Outlook: Tóm tắt chuỗi email dài và hỗ trợ soạn thư phản hồi.
• Teams: Tóm tắt cuộc họp, ghi nhận nội dung chính và xác định các công việc cần thực hiện (Action Items).

5.9. Tính năng AI thế hệ mới

Microsoft tiếp tục mở rộng Copilot với các tính năng hướng đến tương tác tự nhiên và tổ chức thông tin hiệu quả hơn:

• Copilot Voice: Cho phép tương tác với Copilot bằng giọng nói.
• Copilot Notebooks: Tập hợp và tổ chức thông tin, tài liệu liên quan trong một không gian làm việc để Copilot hỗ trợ xử lý theo ngữ cảnh.
• Copilot Pages: Biến nội dung do Copilot tạo thành các trang có thể chỉnh sửa, cộng tác và tiếp tục phát triển.

6. Hướng dẫn cách kích hoạt và sử dụng Microsoft Copilot

Cách kích hoạt Copilot có thể khác nhau tùy thiết bị và phiên bản Windows. Dưới đây là các bước phổ biến để bắt đầu sử dụng Copilot trên Windows 11, Microsoft Edge và điện thoại.

6.1. Kích hoạt Copilot trên Windows 11

• Bước 1: Cập nhật Windows 11 lên phiên bản mới nhất thông qua Settings > Windows Update > Check for updates

• Bước 2: Mở Microsoft Store, tìm Microsoft Copilot và tải xuống hoặc cập nhật ứng dụng.
• Bước 3: Mở Copilot từ Start Menu. Có thể nhấp chuột phải vào ứng dụng và chọn Pin to taskbar (Ghim vào thanh tác vụ) để truy cập nhanh.

• Phím tắt: Trên các thiết bị hỗ trợ, có thể sử dụng phím Copilot trên bàn phím để mở nhanh ứng dụng.

6.2. Kích hoạt trên Microsoft Edge và điện thoại

Trên Microsoft Edge: Mở Edge và sử dụng Copilot được tích hợp trong trình duyệt. Trên phiên bản hỗ trợ, phím tắt Ctrl + Shift + . có thể mở Copilot nhanh chóng.

Trên điện thoại: Tải ứng dụng Microsoft Copilot từ kho ứng dụng, đăng nhập bằng cùng tài khoản Microsoft đang sử dụng trên các thiết bị khác để đồng bộ trải nghiệm và dữ liệu được hỗ trợ.

6.3. Quy trình 4 bước sử dụng Microsoft Copilot hiệu quả

• Bước 1: Mở ứng dụng Copilot hoặc truy cập copilot.microsoft.com.
• Bước 2: Xác định rõ mục tiêu và cung cấp ngữ cảnh cần thiết cho câu hỏi.
• Bước 3: Viết Prompt theo cấu trúc: [Bối cảnh] + [Yêu cầu cụ thể] + [Định dạng đầu ra].
• Bước 4: Tinh chỉnh Prompt nếu kết quả chưa phù hợp và kiểm tra chéo các nguồn tham chiếu trước khi sử dụng.

7. Cách khắc phục các lỗi phổ biến khi sử dụng Microsoft Copilot

Trong quá trình sử dụng, Copilot có thể không hiển thị hoặc không hoạt động do vấn đề về giấy phép, phiên bản phần mềm, khu vực, quyền quản trị hoặc quyền truy cập dữ liệu. Một số trường hợp thường gặp và cách xử lý:

7.1. Biểu tượng Copilot không hiển thị trên Word/Excel

• Kiểm tra tài khoản Microsoft 365 đã được cấp license Copilot phù hợp.
• Cập nhật Word/Excel lên phiên bản mới nhất.
• Kiểm tra Update Channel, đặc biệt với các tính năng yêu cầu Current Channel.
• Đảm bảo đã đăng nhập đúng tài khoản được cấp quyền sử dụng Copilot.

7.2. Không bật được Copilot trên Windows 11

• Cập nhật Windows 11 lên bản build mới nhất qua Windows Update.
• Kiểm tra Region (Khu vực) và Location (Vị trí) của thiết bị có được thiết lập phù hợp hay không.
• Cập nhật hoặc cài đặt lại ứng dụng Microsoft Copilot từ Microsoft Store nếu cần.

7.3. Nút Copilot bị Admin vô hiệu hóa

Trong môi trường doanh nghiệp, quản trị viên có thể kiểm soát việc sử dụng Copilot thông qua Microsoft 365 Admin Center và các chính sách quản trị. Nếu nút Copilot bị vô hiệu hóa, người dùng cần liên hệ Admin để kiểm tra license, quyền truy cập và chính sách được áp dụng.

7.4. Copilot không đọc được tệp đính kèm

• Kiểm tra tệp có thuộc định dạng được Copilot hỗ trợ như PDF, DOCX hoặc XLSX hay không.
• Đảm bảo tài khoản có quyền truy cập vào tệp hoặc vị trí lưu trữ.
• Với tệp trên OneDrive/SharePoint, kiểm tra lại quyền chia sẻ và quyền truy cập của người dùng.
• Thử mở tệp trực tiếp trước khi yêu cầu Copilot phân tích nội dung.

8. Ứng dụng của Microsoft Copilot trong các ngành nghề thực tế

Microsoft Copilot có thể được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực để tự động hóa các tác vụ lặp lại, hỗ trợ phân tích dữ liệu và tiết kiệm thời gian. Một số ứng dụng tiêu biểu gồm:

• Khối văn phòng và hành chính: Hỗ trợ soạn email, tóm tắt tài liệu, tạo báo cáo và xử lý thông tin. Các nghiên cứu của Microsoft ghi nhận mức tiết kiệm thời gian khác nhau tùy tác vụ, không nên mặc định là 40% cho mọi công việc.
• Ngành bán lẻ và chuỗi cung ứng: Hỗ trợ phân tích dữ liệu bán hàng, theo dõi tồn kho, dự báo nhu cầu và lập kế hoạch nhân sự.
• Tài chính – Ngân hàng: Hỗ trợ phân tích báo cáo tài chính, xử lý dữ liệu và xây dựng các mô hình tính toán theo yêu cầu.
• Y tế: Có thể hỗ trợ tóm tắt hồ sơ, tổng hợp thông tin và sắp xếp lịch làm việc; các tác vụ liên quan đến dữ liệu y tế cần tuân thủ quy định bảo mật và quyền truy cập.
• Giáo dục: Hỗ trợ giảng viên xây dựng giáo án, tài liệu giảng dạy; sinh viên có thể dùng Copilot để tóm tắt tài liệu, hỗ trợ nghiên cứu và học tập. Microsoft hiện cung cấp Copilot Chat miễn phí cho người dùng có giấy phép Microsoft 365 Education A1, A3 hoặc A5 khi đăng nhập bằng tài khoản trường học/cơ quan đủ điều kiện.

9. So sánh chi tiết Microsoft Copilot và ChatGPT

Microsoft Copilot và ChatGPT đều là trợ lý AI đa năng, nhưng được định hướng khác nhau về môi trường sử dụng và khả năng tích hợp. Microsoft Copilot nổi bật khi làm việc trong hệ sinh thái Microsoft 365, trong khi ChatGPT tập trung mạnh vào hội thoại, xử lý nội dung, nghiên cứu và các tác vụ AI đa dạng.

Khi nào nên chọn công cụ nào?

• Chọn Microsoft Copilot nếu công việc chủ yếu diễn ra trên Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams và các dịch vụ Microsoft 365, đặc biệt khi cần làm việc với dữ liệu doanh nghiệp theo hệ thống quyền có sẵn.
• Chọn ChatGPT nếu cần một trợ lý AI linh hoạt cho viết nội dung, phân tích, học tập, nghiên cứu, xử lý tệp, tìm kiếm web hoặc các tác vụ đa dạng.
• Có thể kết hợp cả hai nếu doanh nghiệp vừa sử dụng Microsoft 365 làm môi trường làm việc chính, vừa cần một công cụ AI độc lập cho các tác vụ nghiên cứu, sáng tạo hoặc xử lý nội dung chuyên sâu.

10. Một vài lưu ý khi sử dụng Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot giúp tự động hóa nhiều tác vụ nhưng kết quả AI vẫn cần được kiểm tra trước khi sử dụng. Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm có bản quyền giúp đảm bảo môi trường làm việc ổn định và an toàn hơn.

10.1. Hiện tượng “Ảo giác AI”

Copilot đôi khi có thể tạo ra thông tin không chính xác hoặc suy diễn sai dữ liệu. Vì vậy, người dùng nên kiểm tra lại số liệu, nguồn tham chiếu và nội dung quan trọng trước khi gửi, công bố hoặc đưa ra quyết định.

10.2. Vấn đề bản quyền phần mềm

Để đảm bảo tính ổn định, bảo mật và khả năng tương thích, nên sử dụng Windows và Microsoft Office bản quyền chính hãng thay vì phần mềm không rõ nguồn gốc. Doanh nghiệp cũng nên lựa chọn đúng phiên bản và giấy phép Microsoft 365 phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Nếu đang tìm Windows, Office và Microsoft 365 bản quyền chính hãng, bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaHost để được tư vấn phiên bản phù hợp, hỗ trợ kỹ thuật 24/7/365 và xuất hóa đơn VAT.

Tổng kết

Tóm lại, Copilot là một công cụ hỗ trợ mạnh mẽ giúp nâng cao năng suất làm việc và cải thiện trải nghiệm người dùng. Dù còn đang trong giai đoạn phát triển, Copilot hứa hẹn sẽ mang lại nhiều tiện ích hơn nữa trong tương lai. Bài viết trên đây với những thông tin về Microsoft 365 Copilot là gì, tính năng và các hướng dẫn sử dụng sẽ giúp ích cho bạn khi tìm hiểu và làm việc với công cụ này. Nếu bạn cần tư vấn, đừng ngại ngần liên hệ với VinaHost qua thông tin sau nhé:

• Email: cskh@vinahost.vn
• Hotline: 1900 6046
• Livechat: https://livechat.vinahost.vn/chat.php