[2024] Hướng dẫn cách sử dụng Google Workspace từ cơ bản đến chi tiết

Google Workspace (trước đây là G Suite) là bộ công cụ văn phòng trực tuyến toàn diện hàng đầu từ Google. Ứng dụng này sẽ hỗ trợ quá trình vận hành công việc của đội ngũ trở nên dễ dàng hơn.

Bài viết “Hướng dẫn sử dụng Google Workspace” mà VinaHost trình bày sau đây sẽ cung cấp cho bạn hiểu được cách sử dụng công cụ hỗ trợ cho mọi nhu cầu làm việc và học tập trực tuyến trở nên hiệu quả. Cùng VinaHost khám phá các mẹo và thủ thuật để sử dụng Google Workspace một cách tối đa và nâng cao năng suất làm việc nhé.

Đọc thêm: Workspace là gì?

1. Đăng nhập vào tài khoản quản trị Google Workspace

Đăng nhập vào tài khoản quản trị là bước đầu tiên để bạn có thể sử dụng Google Workspace của tổ chức.

• Bước 1: Truy cập vào admin.google.com trên trình duyệt web của bạn.
• Bước 2: Nhập địa chỉ email quản trị viên và mật khẩu để đăng nhập. Đây phải là tài khoản quản trị viên đã được tạo ra khi bạn đăng ký sử dụng Google Workspace.
• Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ được đưa đến bảng điều khiển quản trị. Tại đây, bạn có thể quản lý tài khoản, người dùng, nhóm, ứng dụng và các cài đặt bảo mật của Google Workspace.

2. Thêm tài khoản quản trị viên

Việc có nhiều tài khoản quản trị viên giúp phân chia trách nhiệm quản lý và giảm bớt gánh nặng công việc cho một người duy nhất. Dưới đây là các bước để thêm tài khoản quản trị viên.

• Bước 1: Trong bảng điều khiển quản trị, nhấp vào mục “Account” (Tài khoản).
• Bước 2: Tìm và chọn tài khoản người dùng mà bạn muốn cấp quyền quản trị viên.

• Bước 3: Nhấp vào biểu tượng bánh răng và chọn “Admin roles” (Vai trò và quyền hạn của quản trị viên).

• Bước 4: Chọn vai trò quản trị viên phù hợp cho người dùng (ví dụ: quản trị viên toàn quyền, quản trị viên email, quản trị viên dịch vụ), sau đó lưu lại.

Tại đây, bạn có thể xem, chỉ định quản trị viên hoặc xóa tài khoản. Lưu ý rằng Supper Admin là cấp quyền quản trị cao nhất và mỗi hệ thống cần có ít nhất một người dùng được chỉ định làm Supper Admin. Vì thế, trước khi xóa người dùng cũ, bạn phải chỉ định người dùng mới làm Supper Admin.

Xem thêm: Tài khoản Google Workspace Business Starter là gì?

3. Tạo tài khoản user mới

Sử dụng Google Workspace cho phép bạn dễ dàng thêm người dùng mới vào hệ thống, giúp các thành viên trong tổ chức có thể sử dụng các dịch vụ Google một cách nhanh chóng.

• Bước 1: Chọn mục “Users” (Người dùng) trong bảng điều khiển quản trị.
• Bước 2: Nhấp vào nút “Add new user” để thêm người dùng mới.
• Bước 3: Nhập các thông tin cần thiết cho tài khoản mới như tên, địa chỉ email và mật khẩu ban đầu.

• Bước 4: Người dùng mới sẽ nhận được thông tin đăng nhập từ quản trị viên qua Email. Họ có thể truy cập để sử dụng Google Workspace với thông tin đăng nhập đó.

4. Hướng dẫn đổi mật khẩu và tên người dùng

Việc thay đổi mật khẩu và tên người dùng giúp bảo mật thông tin và quản lý nhân sự hiệu quả hơn. Dưới đây là các bước để thực hiện.

• Đổi mật khẩu:
  • Truy cập vào bảng điều khiển quản trị viên, chọn “Users” (Người dùng).
  • Chọn người dùng mà bạn muốn đổi mật khẩu.
  • Nhấp vào biểu tượng bánh răng để chọn mục “Reset password” (Đặt lại mật khẩu).
  • Nhập mật khẩu mới và lưu lại thay đổi.

• Đổi tên người dùng:
  • Vào bảng điều khiển quản trị, chọn “Users” (Người dùng).
  • Tìm kiếm và chọn người dùng mà bạn muốn đổi tên.
  • Nhấp vào biểu tượng bánh răng và chọn “Rename user” (Đổi tên người dùng).
  • Nhập tên mới và lưu lại.

5. Xử lý tắt xác minh 2 bước khi sử dụng Google Workspace

Xác minh 2 bước là một lớp bảo mật quan trọng trong sử dụng Google Workspace, nhưng trong một số trường hợp, bạn cần phải tắt tính năng này để người dùng có thể dễ dàng truy cập.

• Bước 1: Đăng nhập vào bảng điều khiển quản trị.
• Bước 2: Ở menu bên trái, chọn “Security” (Bảo mật) .
• Bước 3: Chọn “2-step verification” (Xác minh 2 bước).
• Bước 4: Tắt xác minh 2 bước nhưng hãy cân nhắc rằng, việc tắt tính năng này có thể làm giảm mức độ an toàn của tài khoản.

6. Chuyển ngôn ngữ Google Workspace sang tiếng Việt

Để sử dụng Google Workspace một cách thuận tiện hơn, bạn có thể chuyển ngôn ngữ sang tiếng Việt bằng cách bước như sau.

• Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản sử dụng Google Workspace của bạn.
• Bước 2: Nhấp vào biểu tượng tài khoản của bạn ở góc trên bên phải và chọn “Manage your Google Account” (Quản lý tài khoản Google).

• Bước 3: Tìm mục “Personal info”.
• Bước 4: Chọn “Language” (Ngôn ngữ) và chọn “Edit” (Chỉnh sửa).
• Bước 5: Tìm và chọn “Vietnamese” (Tiếng Việt) trong danh sách ngôn ngữ và lưu lại.

7. Cách tạo nhóm trong G Suite

Tạo nhóm trong Google Workspace giúp bạn dễ dàng phân quyền và quản lý các thành viên cùng làm việc trên các dự án hoặc nhiệm vụ.

• Bước 1: Đăng nhập vào bảng điều khiển quản trị.
• Bước 2: Chọn “Groups” (Nhóm) từ bảng điều khiển.

• Bước 3: Nhấp vào nút “Create Group” (Tạo nhóm).

• Bước 4: Nhập tên nhóm, địa chỉ email nhóm và cài đặt quyền truy cập cho nhóm. Bạn có thể giới hạn việc truy cập nhóm chỉ cho thành viên hoặc cho phép cả những người bên ngoài tổ chức tham gia.

• Bước 5: Thêm các thành viên vào nhóm và nhấn lưu lại.

Tìm hiểu: Google Suite là gì?

8. Cho phép người dùng thay thông tin

Để tạo sự chuyên nghiệp hơn trong các giao tiếp trực tuyến, bạn có thể thay đổi thông tin, giúp cá nhân hóa tài khoản.

• Bước 1: Đăng nhập vào bảng điều khiển quản trị viên.
• Bước 2: Chọn “Apps” (Ứng dụng) > “Google Workspace” > “Directory” (Danh bạ).
• Bước 3: Nhấp vào mục “Profile editing” (Chỉnh sửa hồ sơ).

• Bước 4: Bật tính năng “Allow users to change their information” (Cho phép người dùng chỉnh sửa thông tin hồ sơ).

• Bước 5: Lưu lại các thay đổi. Những thay đổi này có thể mất tới 24 giờ mới có hiệu lực với tất cả người dùng.

Google Workspace cung cấp một loạt các công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp và tổ chức quản lý hiệu quả các hoạt động và dễ dàng cộng tác trực tuyến. Từ việc quản trị tài khoản, tạo nhóm, đến bảo mật, thay đổi thông tin các nhân và tùy chỉnh ngôn ngữ, tất cả đều được thiết kế để đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả làm việc. Hy vọng rằng với hướng dẫn chi tiết này, bạn sẽ dễ dàng quản lý và sử dụng Google Workspace một cách hiệu quả và tối ưu nhất.

Tham khảo: Bảng giá Google Workspace

Liên hệ với VinaHost tại:

• Email: cskh@vinahost.vn
• Hotline: 1900 6046 phím 1
• Livechat: https://livechat.vinahost.vn/chat.php