Hướng dẫn cài đặt Record DKIM và SPF cho Email Hosting

Khi sử dụng Email Hosting theo tên miền riêng, việc cấu hình các bản ghi xác thực như SPF và DKIM giúp hệ thống nhận diện nguồn gửi và tăng độ tin cậy cho email. Tuy nhiên, nếu Record được thiết lập sai, email có thể không được xác thực đúng hoặc phát sinh lỗi khi gửi nhận. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách lấy thông tin và cài đặt Record DKIM và SPF cho Email Hosting, đồng thời kiểm tra và xử lý một số lỗi thường gặp. 

1. DKIM và SPF là gì?

Khi gửi email theo tên miền riêng, hệ thống nhận email có thể kiểm tra các cơ chế xác thực để đánh giá nguồn gửi và mức độ tin cậy của email.

1.1. SPF là gì?

SPF (Sender Policy Framework) là cơ chế cho phép chủ sở hữu tên miền khai báo các máy chủ hoặc nguồn được phép gửi email thay mặt cho tên miền đó.

SPF được cấu hình thông qua DNS, thường sử dụng TXT Record, giúp máy chủ nhận kiểm tra nguồn gửi có nằm trong danh sách được tên miền cho phép hay không.

1.2. DKIM là gì?

DKIM (DomainKeys Identified Mail) là cơ chế xác thực email bằng chữ ký số được tạo bởi máy chủ gửi. Khi nhận email, máy chủ đích sẽ sử dụng khóa công khai được công bố trong DNS để kiểm tra chữ ký và xác minh email có liên quan đến tên miền gửi.

1.3. DKIM và SPF có vai trò gì trong Email Hosting?

Trong Email Hosting, SPF và DKIM giúp xác thực nguồn gửi, tăng độ tin cậy của email và hỗ trợ hạn chế tình trạng giả mạo tên miền. Việc cấu hình đúng các bản ghi này cũng có thể hỗ trợ cải thiện khả năng gửi nhận email, nhưng không đảm bảo email chắc chắn không bị đưa vào Spam, vì còn nhiều yếu tố khác ảnh hưởng đến việc đánh giá email.

2. SPF và DKIM hoạt động như thế nào?

SPF và DKIM sử dụng hai cơ chế khác nhau để xác thực email, qua đó giúp máy chủ nhận có thêm cơ sở đánh giá nguồn gửi và tính hợp lệ của thư.

2.1. Cách SPF xác thực nguồn gửi email

Quy trình SPF có thể được hiểu theo các bước:

Khi email được gửi đến máy chủ nhận, hệ thống sẽ xác định máy chủ gửi và truy vấn bản ghi SPF trong DNS của tên miền. Nguồn gửi sau đó được đối chiếu với danh sách máy chủ hoặc địa chỉ IP được tên miền cho phép gửi email.

2.2. Cách DKIM xác thực email

DKIM hoạt động dựa trên cặp khóa gồm khóa riêng (private key) và khóa công khai (public key):

Máy chủ gửi sử dụng khóa riêng để tạo chữ ký DKIM và gắn chữ ký vào email. Khi nhận thư, máy chủ đích truy vấn DNS để lấy khóa công khai tương ứng, sau đó kiểm tra chữ ký nhằm xác định email có hợp lệ hay không.

2.3. Vì sao nên sử dụng đồng thời SPF và DKIM?

SPF và DKIM bổ sung cho nhau trong quá trình xác thực email:

• SPF: Kiểm tra máy chủ hoặc nguồn gửi có được tên miền cho phép hay không.
• DKIM: Kiểm tra chữ ký số gắn với email và khóa công khai được công bố trong DNS.
• Kết hợp: Cung cấp thêm cơ sở để máy chủ nhận xác thực email và đánh giá mức độ tin cậy của nguồn gửi.

3. Cài đặt DKIM và SPF mang lại lợi ích gì?

Cấu hình SPF và DKIM giúp tên miền có thêm cơ chế xác thực khi gửi email, từ đó hỗ trợ máy chủ nhận kiểm tra nguồn gửi và đánh giá mức độ tin cậy của email. Đây là thiết lập cần thiết đối với doanh nghiệp sử dụng email theo tên miền riêng.

3.1. Hỗ trợ xác thực email theo tên miền

SPF cho phép tên miền công bố những máy chủ hoặc nguồn được phép gửi email, trong khi DKIM sử dụng chữ ký số để xác thực email. Khi kết hợp, hai cơ chế này cung cấp thêm thông tin để máy chủ nhận kiểm tra email có được gửi từ nguồn hợp lệ hay không.

3.2. Hỗ trợ hạn chế giả mạo địa chỉ gửi

Kẻ xấu có thể sử dụng tên miền của doanh nghiệp để tạo email giả mạo nhằm gửi thư rác hoặc lừa đảo. SPF và DKIM giúp máy chủ nhận có thêm cơ sở kiểm tra nguồn gửi và chữ ký của email, qua đó hỗ trợ hạn chế tình trạng giả mạo tên miền.

3.3. Tăng độ tin cậy khi gửi email

Email có thông tin xác thực SPF và DKIM hợp lệ sẽ cung cấp cho hệ thống nhận thêm tín hiệu về nguồn gốc và tính hợp lệ của thư. Điều này giúp tên miền xây dựng cơ chế xác thực rõ ràng hơn trong quá trình gửi email.

3.4. Hỗ trợ cải thiện khả năng gửi email

Việc cấu hình SPF và DKIM đúng cách có thể hỗ trợ quá trình đánh giá email của các hệ thống nhận, từ đó góp phần cải thiện khả năng gửi thư. Tuy nhiên, SPF và DKIM không đảm bảo email chắc chắn vào Inbox hoặc không bị Spam, vì kết quả còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như nội dung email, danh tiếng tên miền, IP gửi và chính sách của máy chủ nhận.

3.5. Phù hợp với doanh nghiệp sử dụng email theo tên miền riêng

Đối với doanh nghiệp sử dụng Email Hosting theo tên miền riêng, SPF và DKIM giúp thiết lập cơ chế xác thực cho tên miền ngay từ hệ thống DNS. Đây là nền tảng hữu ích khi doanh nghiệp thường xuyên gửi email nội bộ, email giao dịch, thông báo, chăm sóc khách hàng hoặc trao đổi với đối tác.

4. Cần chuẩn bị gì trước khi cài đặt Record DKIM và SPF?

Trước khi cấu hình Record DKIM và SPF, cần xác định đúng dịch vụ email, tên miền và hệ thống DNS đang quản lý để tránh thêm sai bản ghi hoặc ảnh hưởng đến khả năng gửi nhận email.

4.1. Kiểm tra dịch vụ Email Hosting

Đảm bảo dịch vụ Email Hosting đang hoạt động và có thể gửi, nhận email bình thường. Đồng thời, kiểm tra nhà cung cấp có yêu cầu cấu hình SPF, DKIM riêng hay cung cấp sẵn giá trị bản ghi để thêm vào DNS.

4.2. Kiểm tra tên miền sử dụng để gửi email

Xác định chính xác tên miền được sử dụng cho địa chỉ email, ví dụ tencongty.vn. Tên miền này phải được cấu hình đúng và đang hoạt động để có thể thêm các bản ghi SPF và DKIM tương ứng.

4.3. Xác định nơi quản lý DNS tên miền

DNS có thể được quản lý tại nhà đăng ký tên miền, nhà cung cấp hosting hoặc một dịch vụ DNS bên thứ ba. Cần xác định đúng nơi đang quản lý DNS để thêm hoặc chỉnh sửa các bản ghi SPF và DKIM.

4.4. Chuẩn bị quyền truy cập hệ thống quản trị

Người thực hiện cần có quyền truy cập vào trang quản trị DNS hoặc tài khoản có quyền chỉnh sửa bản ghi tên miền. Ngoài ra, nên chuẩn bị sẵn thông tin SPF và DKIM do nhà cung cấp Email Hosting cung cấp, đặc biệt là giá trị TXT của SPF và khóa công khai DKIM, để cấu hình chính xác.

5. Hướng dẫn lấy Record SPF và DKIM từ Email Hosting

Thông tin SPF và DKIM cần được lấy trực tiếp từ hệ thống Email Hosting đang sử dụng, vì Record Name, Record Type và Record Value có thể khác nhau tùy từng tên miền và cấu hình máy chủ. Không nên sử dụng một giá trị SPF hoặc DKIM cố định trong bài hướng dẫn để tránh cấu hình sai.

5.1. Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống quản trị Hosting

Truy cập hệ thống quản trị Hosting bằng tài khoản có quyền quản lý tên miền và dịch vụ email. Sau khi đăng nhập thành công, tìm khu vực quản lý email để thực hiện các bước tiếp theo.

5.2. Bước 2: Truy cập Email Deliverability

Trong giao diện quản trị cPanel, tìm và chọn:

Email → Email Deliverability

Đây là khu vực hỗ trợ kiểm tra cấu hình xác thực email của tên miền, đồng thời cung cấp các thông tin bản ghi cần thiết như SPF và DKIM để cấu hình trên DNS.

5.3. Bước 3: Chọn tên miền cần kiểm tra

Tại Email Deliverability, tìm đúng tên miền đang sử dụng để gửi email và chọn chức năng kiểm tra tương ứng.

Nếu tài khoản Hosting quản lý nhiều Domain, cần kiểm tra kỹ tên miền trước khi lấy Record để tránh sử dụng thông tin xác thực của Domain khác.

5.4. Bước 4: Kiểm tra thông tin SPF và DKIM

Hệ thống sẽ hiển thị thông tin liên quan đến các bản ghi xác thực. Khi lấy Record, cần xác định đầy đủ:

• Record Name: Tên hoặc Host của bản ghi.
• Record Type: Loại bản ghi DNS, thường là TXT.
• Record Value: Giá trị nội dung cần khai báo trên DNS.

Đối với DKIM, thông tin thường bao gồm tên Record và giá trị khóa công khai được hệ thống cung cấp. Với SPF, cần lấy đúng giá trị chính sách SPF tương ứng với hệ thống gửi email.

5.5. Bước 5: Copy chính xác thông tin Record

Sao chép chính xác Record Name, Record Type và Record Value từ hệ thống Email Hosting để sử dụng khi cấu hình DNS.

6. Hướng dẫn cài đặt Record SPF cho tên miền

Sau khi lấy được thông tin SPF từ Email Hosting, bạn cần thêm hoặc cập nhật bản ghi này tại hệ thống quản lý DNS của tên miền. Trước khi thực hiện, nên kiểm tra các SPF Record hiện có để tránh tạo bản ghi trùng hoặc khiến chính sách SPF không hoạt động đúng.

6.1. Bước 1: Đăng nhập hệ thống quản lý DNS

Truy cập hệ thống đang quản lý DNS của tên miền, có thể là trang quản trị của nhà đăng ký Domain, nhà cung cấp Hosting hoặc dịch vụ DNS bên thứ ba.

Đăng nhập bằng tài khoản có quyền chỉnh sửa DNS, sau đó tìm khu vực quản lý DNS Records hoặc DNS Zone của tên miền cần cấu hình.

6.2. Bước 2: Kiểm tra các SPF Record hiện có

Trước khi thêm SPF, hãy tìm các bản ghi TXT đang tồn tại và kiểm tra xem tên miền đã có SPF hay chưa.

• Chưa có SPF: Có thể tạo một Record SPF mới theo thông tin do Email Hosting cung cấp.
• Đã có SPF: Không nên tạo thêm một SPF Record riêng. Cần xem xét cập nhật Record hiện tại để bổ sung nguồn gửi cần thiết.
• Có nhiều nguồn gửi email: Cần tổng hợp các nguồn gửi hợp lệ vào chính sách SPF phù hợp thay vì tạo nhiều SPF Record độc lập.

Việc kiểm tra trước giúp tránh cấu hình trùng lặp và đảm bảo các hệ thống được phép gửi email thay mặt cho tên miền đều được khai báo phù hợp.

6.3. Bước 3: Thêm hoặc cập nhật SPF Record

Tại khu vực quản lý DNS, chọn thêm Record mới hoặc chỉnh sửa Record SPF hiện có. Các trường thông tin thường gồm:

• Type: Chọn TXT.
• Name/Host: Nhập tên Host theo hướng dẫn của hệ thống DNS, thường là tên miền gốc hoặc ký hiệu tương ứng.
• Value/Content: Nhập chính xác giá trị SPF được cung cấp bởi Email Hosting hoặc giá trị SPF đã được tổng hợp cho các nguồn gửi hợp lệ.

Không nên tự thay đổi nội dung SPF nếu chưa xác định rõ ý nghĩa của từng cơ chế, vì việc chỉnh sửa không chính xác có thể khiến một hoặc nhiều nguồn gửi email không được xác thực.

6.4. Bước 4: Lưu cấu hình

Sau khi nhập đầy đủ thông tin, kiểm tra lại Type, Name/Host và Value/Content, sau đó chọn Save/Lưu để áp dụng cấu hình.

DNS có thể cần một khoảng thời gian để cập nhật và được các máy chủ DNS khác nhận diện. Sau đó, bạn có thể kiểm tra lại Record SPF để xác nhận cấu hình đã được công bố đúng.

6.5. Lưu ý khi có nhiều nguồn gửi email

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hệ thống để gửi email, chẳng hạn:

• Email Hosting.
• Google Workspace.
• Microsoft 365.
• Hệ thống website, CRM, phần mềm marketing hoặc máy chủ gửi email riêng.

Trong trường hợp này, cần kiểm tra đầy đủ các nguồn gửi thực tế và xây dựng SPF phù hợp với toàn bộ nguồn được phép gửi. Đặc biệt, không nên tạo nhiều SPF Record riêng cho cùng một tên miền; thay vào đó, các nguồn gửi cần được khai báo trong chính sách SPF phù hợp.

7. Hướng dẫn cài đặt Record DKIM cho tên miền

Sau khi lấy thông tin DKIM từ hệ thống Email Hosting, bạn cần thêm bản ghi này vào DNS của tên miền. DKIM thường được công bố dưới dạng TXT Record, trong đó tên Record chứa Selector và Value chứa khóa công khai do hệ thống email cung cấp.

7.1. Bước 1: Xác định DKIM Record

Truy cập hệ thống Email Hosting và xác định thông tin DKIM của tên miền cần cấu hình. Lưu lại chính xác:

• Selector/Name: Tên Record DKIM được hệ thống cung cấp.
• Giá trị DKIM: Chuỗi khóa công khai dùng để máy chủ nhận kiểm tra chữ ký DKIM.

Thông tin này cần lấy theo cấu hình thực tế của từng hệ thống, không nên sử dụng giá trị DKIM từ tên miền hoặc máy chủ khác.

7.2. Bước 2: Truy cập DNS Management

Đăng nhập vào hệ thống đang quản lý DNS của tên miền, sau đó mở khu vực DNS Management, DNS Records hoặc tên gọi tương đương.

Đảm bảo bạn đang chỉnh sửa đúng tên miền trước khi thêm Record.

7.3. Bước 3: Thêm DKIM TXT Record

Chọn chức năng thêm DNS Record mới và nhập thông tin DKIM theo dữ liệu đã lấy từ Email Hosting:

• Type: TXT
• Name: Nhập Selector/Name chính xác theo hướng dẫn của hệ thống.
• Value: Nhập toàn bộ giá trị DKIM được cung cấp.

Không tự thay đổi hoặc sử dụng giá trị mẫu, vì mỗi hệ thống có thể sử dụng Selector và khóa công khai DKIM khác nhau.

7.4. Bước 4: Kiểm tra định dạng Record

Trước khi lưu, kiểm tra kỹ nội dung DKIM để đảm bảo:

• Không thiếu bất kỳ ký tự nào trong Name hoặc Value.
• Không copy thiếu một phần giá trị DKIM.
• Không tự thêm ký tự, khoảng trắng hoặc nội dung không cần thiết.
• Selector phải đúng với cấu hình của hệ thống Email Hosting.
• Giá trị khóa công khai phải được giữ nguyên theo thông tin được cung cấp.

Việc nhập sai chỉ một phần của Record cũng có thể khiến máy chủ nhận không xác minh được chữ ký DKIM.

7.5. Bước 5: Lưu cấu hình

Sau khi kiểm tra đầy đủ Type, Name và Value, chọn Save/Lưu để hoàn tất cấu hình.

Sau khi DNS cập nhật, có thể kiểm tra lại Record DKIM để xác nhận bản ghi đã được công bố chính xác. Khi gửi email, máy chủ nhận sẽ sử dụng Selector tương ứng để tìm khóa công khai trong DNS và thực hiện kiểm tra chữ ký DKIM.

8. Cách kiểm tra DKIM và SPF sau khi cài đặt

Sau khi thêm Record SPF và DKIM, cần kiểm tra lại để xác nhận DNS đã ghi nhận đúng cấu hình và hệ thống email có thể thực hiện xác thực. Có thể kiểm tra từ hệ thống Email Hosting, DNS và trực tiếp trên email đã gửi.

8.1. Kiểm tra trạng thái trong Email Deliverability

Đăng nhập vào cPanel → Email → Email Deliverability, sau đó chọn đúng tên miền cần kiểm tra.

Tại đây, kiểm tra trạng thái của SPF và DKIM. Nếu hệ thống xác nhận Record đã được cấu hình đúng, có thể tiếp tục kiểm tra DNS và gửi email thử để xác minh thực tế.

8.2. Kiểm tra DNS Record

Truy cập hệ thống quản lý DNS hoặc công cụ kiểm tra DNS để xác nhận các Record đã được công bố.

Đối với SPF, kiểm tra TXT Record của tên miền. Đối với DKIM, kiểm tra TXT Record tương ứng với Selector được Email Hosting cung cấp. Nội dung Record cần khớp với cấu hình thực tế của hệ thống email.

8.3. Gửi email thử

Sau khi DNS đã cập nhật, gửi một email thử từ địa chỉ email theo tên miền riêng đến một tài khoản email khác.

Nên kiểm tra cả hai chiều gửi và nhận, đồng thời xem email có đến được tài khoản đích và nội dung có hiển thị bình thường hay không.

8.4. Kiểm tra thông tin xác thực trong Email Header

Mở Email Header hoặc phần thông tin chi tiết của email đã nhận để kiểm tra kết quả xác thực. Tùy dịch vụ email, vị trí và cách hiển thị có thể khác nhau.

Các thông tin cần chú ý gồm:

• SPF: Kiểm tra kết quả xác thực nguồn gửi.
• DKIM: Kiểm tra chữ ký DKIM có được xác thực hay không.
• Authentication-Results: Phần tổng hợp kết quả xác thực của máy chủ nhận, thường thể hiện trạng thái liên quan đến SPF và DKIM.

Nếu các kết quả xác thực hiển thị hợp lệ, điều đó cho thấy email đã vượt qua các bước kiểm tra tương ứng tại máy chủ nhận.

8.5. Kiểm tra sau khi DNS cập nhật

Sau khi lưu Record, cần chờ DNS cập nhật trước khi đánh giá kết quả cuối cùng. Thời gian cập nhật có thể khác nhau tùy cấu hình DNS, TTL và nhà cung cấp dịch vụ.

Vì vậy, nếu kiểm tra ngay sau khi thay đổi mà SPF hoặc DKIM chưa được nhận diện, chưa nên kết luận cấu hình bị lỗi. Hãy kiểm tra lại Record sau khi DNS đã cập nhật và thực hiện thêm một lần gửi email thử để xác nhận kết quả.

9. Những lỗi thường gặp khi cài đặt DKIM và SPF

Trong quá trình cấu hình SPF và DKIM, lỗi có thể xuất phát từ DNS, nội dung Record hoặc hệ thống Email Hosting. 

Khi xử lý, nên kiểm tra lần lượt từ DNS → Record → Email Hosting → Kết quả xác thực → Nội dung và nguồn gửi để dễ xác định nguyên nhân.

9.1. SPF Record không hợp lệ

Lỗi SPF thường xảy ra khi Record được nhập sai, có nhiều SPF Record trên cùng một tên miền hoặc chính sách SPF không bao gồm đầy đủ các nguồn gửi email hợp lệ.

Trước tiên, kiểm tra TXT Record của tên miền trên DNS, sau đó đối chiếu nội dung với thông tin được cung cấp trong Email Deliverability. Nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều nguồn gửi, cần đảm bảo chính sách SPF được thiết lập phù hợp với toàn bộ nguồn gửi.

9.2. DKIM không xác thực

DKIM có thể không xác thực nếu Selector/Name hoặc giá trị khóa công khai được nhập sai, thiếu ký tự hoặc không khớp với cấu hình của Email Hosting.

Hãy kiểm tra lại DKIM Record trên DNS, đặc biệt là Selector và Value, sau đó đối chiếu với thông tin được cung cấp trong Email Deliverability. Nếu Record đã chính xác, tiếp tục gửi email thử và kiểm tra kết quả DKIM trong Email Header.

9.3. Không tìm thấy Record sau khi thêm DNS

Sau khi thêm SPF hoặc DKIM, Record có thể chưa được hệ thống nhận diện ngay do DNS cần thời gian cập nhật. Ngoài ra, lỗi cũng có thể xảy ra khi nhập sai Name/Host, chọn sai loại Record hoặc cấu hình tại hệ thống DNS không thực sự quản lý tên miền.

Nên kiểm tra lại đúng DNS đang được sử dụng, sau đó kiểm tra Record đã được công bố hay chưa trước khi tiếp tục điều chỉnh cấu hình.

9.4. Email vẫn vào Spam sau khi cấu hình SPF và DKIM

SPF và DKIM giúp xác thực nguồn gửi nhưng không đảm bảo email chắc chắn được đưa vào Inbox. Nếu email vẫn vào Spam, cần kiểm tra thêm kết quả xác thực trong Email Header, danh tiếng tên miền hoặc IP gửi, nội dung email và nguồn gửi.

Do đó, không nên chỉ thay đổi SPF hoặc DKIM khi gặp tình trạng email vào Spam mà cần đánh giá tổng thể quá trình gửi email.

9.5. Email Hosting báo SPF hoặc DKIM chưa hợp lệ

Nếu Email Deliverability vẫn báo SPF hoặc DKIM chưa hợp lệ, trước tiên hãy kiểm tra lại thông tin Record được cung cấp trong hệ thống và đối chiếu với Record đang công bố trên DNS.

Có thể thực hiện theo thứ tự:

Cách kiểm tra này giúp xác định liệu vấn đề nằm ở việc DNS chưa cập nhật, Record nhập sai, Email Hosting chưa nhận diện cấu hình hay email vẫn chưa đáp ứng các yêu cầu xác thực.

10. DKIM và SPF khác nhau như thế nào?

SPF và DKIM đều được sử dụng để xác thực email nhưng tập trung vào các khía cạnh khác nhau. Việc so sánh hai cơ chế giúp dễ hiểu cách chúng hoạt động và vai trò trong quá trình gửi email.

SPF và DKIM không phải hai lựa chọn thay thế hoàn toàn cho nhau mà là hai cơ chế xác thực bổ sung. SPF tập trung vào việc xác minh nguồn gửi được phép, trong khi DKIM tập trung vào chữ ký số của email; vì vậy, doanh nghiệp thường cấu hình đồng thời cả hai để cung cấp nhiều thông tin xác thực hơn cho hệ thống nhận email.

11. SPF, DKIM và DMARC có mối liên hệ như thế nào?

SPF, DKIM và DMARC đều liên quan đến việc xác thực email, nhưng mỗi cơ chế đảm nhận một vai trò khác nhau. Trong đó, SPF và DKIM cung cấp kết quả xác thực, còn DMARC sử dụng những kết quả này để hỗ trợ áp dụng chính sách xử lý email.

11.1. DMARC là gì?

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) là cơ chế giúp tên miền xác định cách xử lý email dựa trên kết quả xác thực, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát các email có dấu hiệu sử dụng tên miền không phù hợp.

DMARC thường được triển khai sau khi doanh nghiệp đã thiết lập SPF và DKIM để có cơ sở xác thực nguồn gửi và chữ ký email.

11.2. Vai trò của SPF và DKIM trong DMARC

Có thể hiểu đơn giản:

• SPF: Kiểm tra email có được gửi từ nguồn được tên miền cho phép hay không.
• DKIM: Kiểm tra email có chữ ký DKIM hợp lệ hay không.
• DMARC: Sử dụng kết quả từ SPF và DKIM để hỗ trợ xác định email có đáp ứng yêu cầu xác thực của tên miền và áp dụng chính sách phù hợp.

Vì vậy, SPF và DKIM có thể được xem là các cơ chế xác thực nền tảng, còn DMARC bổ sung lớp chính sách và kiểm soát dựa trên kết quả xác thực đó.

11.3. Khi nào nên triển khai DMARC?

DMARC có thể được cân nhắc khi doanh nghiệp:

• Sử dụng email theo tên miền riêng.
• Có nhu cầu bảo vệ tên miền và thương hiệu khỏi việc bị sử dụng trái phép.
• Thường xuyên gửi email đến khách hàng, đối tác hoặc người dùng.
• Muốn kiểm soát và theo dõi các email sử dụng tên miền của doanh nghiệp nhưng không đáp ứng yêu cầu xác thực.

Nếu muốn tìm hiểu sâu hơn về cách DMARC hoạt động, các chính sách DMARC và cách triển khai, có thể tham khảo thêm bài hướng dẫn chuyên biệt về DMARC.

12. Những lưu ý khi quản lý DKIM và SPF cho doanh nghiệp

Sau khi cài đặt SPF và DKIM, doanh nghiệp cần duy trì và kiểm tra các Record trong quá trình sử dụng. Đặc biệt, những thay đổi liên quan đến DNS, Email Hosting hoặc nguồn gửi mới có thể ảnh hưởng đến kết quả xác thực email.

12.1. Kiểm tra DNS trước khi thay đổi

Trước khi thêm, chỉnh sửa hoặc xóa Record, nên kiểm tra các bản ghi DNS hiện có để xác định cấu hình đang được sử dụng. Việc này giúp tránh tạo Record trùng lặp hoặc vô tình ảnh hưởng đến hệ thống email đang hoạt động.

12.2. Không xóa Record đang hoạt động khi chưa xác định mục đích

Không nên tùy ý xóa SPF, DKIM hoặc các Record liên quan khi chưa xác định chúng đang phục vụ cho hệ thống nào. Một tên miền có thể được sử dụng đồng thời cho Email Hosting, website, hệ thống CRM hoặc các nền tảng gửi email khác.

12.3. Theo dõi khi thay đổi Email Hosting hoặc nhà cung cấp email

Khi chuyển sang Email Hosting hoặc nhà cung cấp email mới, cần kiểm tra lại các thông tin xác thực được cung cấp. Nguồn gửi, máy chủ hoặc Selector DKIM có thể thay đổi, do đó SPF và DKIM cần được cập nhật phù hợp với hệ thống mới.

12.4. Kiểm tra lại khi thêm nguồn gửi email mới

Nếu doanh nghiệp bổ sung Google Workspace, Microsoft 365, hệ thống CRM, phần mềm marketing hoặc một nền tảng gửi email khác, cần kiểm tra và cập nhật SPF phù hợp. Đồng thời, nếu hệ thống mới cung cấp DKIM riêng, cần thêm hoặc cập nhật DKIM tương ứng.

12.5. Kiểm tra định kỳ trạng thái xác thực email

Nên kiểm tra định kỳ SPF, DKIM và kết quả xác thực trong Email Header, đặc biệt sau khi thay đổi DNS hoặc hệ thống gửi email. Việc theo dõi thường xuyên giúp phát hiện sớm Record sai, nguồn gửi chưa được khai báo hoặc vấn đề phát sinh trong quá trình gửi email.

KẾT LUẬN

Cài đặt đúng Record DKIM và SPF giúp Email Hosting xác thực nguồn gửi, hỗ trợ hạn chế giả mạo tên miền và cải thiện khả năng gửi nhận email. Khi cấu hình, doanh nghiệp nên lấy thông tin Record từ hệ thống Email Hosting, kiểm tra kỹ DNS và xác thực lại sau khi cập nhật. Đồng thời, cần theo dõi SPF, DKIM khi thay đổi nhà cung cấp hoặc bổ sung nguồn gửi mới để đảm bảo hệ thống email hoạt động ổn định.

Mời bạn truy cập vào blog của VinaHost TẠI ĐÂY để theo dõi thêm nhiều bài viết mới. Hoặc nếu bạn muốn được tư vấn thêm về dịch vụ thì có thể liên hệ với chúng tôi qua:

• Email: support@vinahost.vn
• Hotline: 1900 6046
• Livechat: https://livechat.vinahost.vn/chat.php