[2024] Email Doanh Nghiệp Là Gì? So Sánh Email Business & Email Cá Nhân

Email doanh nghiệp là gì? Đây là công cụ cần thiết cho bất cứ công ty nào trong quá trình vận hành kinh doanh. Để có thể giao tiếp với các khách hàng và đối tác thành công, các công ty nên trang bị các công cụ tiếp cận. Trong thời đại kỹ thuật số, email doanh nghiệp vẫn được tin dùng nhiều nhất để tiếp cận thế giới bên ngoài. Email doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng nhất định với bất cứ công ty nào. Cùng VinaHost tìm hiểu nhé

1. Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là địa chỉ email thuộc quyền sở hữu của công ty. Công ty dùng email để trao đổi và liên lạc với các đối tác hoặc khách hàng bên ngoài. Một số doanh nghiệp còn dùng email để trao đổi thông tin nội bộ. Email doanh nghiệp thường được đặt tên theo cấu trúc đuôi là tên miền riêng của website công ty. Ví dụ địa chỉ email doanh nghiệp có thể là [email protected], [email protected],… 

Dù doanh nghiệp có quy mô lớn hay nhỏ, email doanh nghiệp là điều quan trọng. Email doanh nghiệp còn thể hiện mức độ tin cậy của công ty trong lòng khách hàng và đối tác. Một bức email được gửi đi với địa chỉ email theo tên miền doanh nghiệp sẽ mang đến hiệu quả cao hơn là email cá nhân. 

2. Ưu và nhược điểm của email doanh nghiệp

Sử dụng email doanh nghiệp không còn xa lạ trong thời đại kỹ thuật số. Bên cạnh sự tiện lợi, email doanh nghiệp còn có những lợi ích khác trong vận hành kinh doanh. Ngoài ưu điểm, email doanh nghiệp cũng thể hiện một số nhược điểm. Các bạn hãy dành thời gian tìm hiểu kỹ hơn về các ưu và nhược điểm khi sử dụng email doanh nghiệp. 

2.1. Ưu điểm của email doanh nghiệp

Email doanh nghiệp giúp các công ty và tổ chức có thể tương tác và kết nối với nhau. Các khách hàng và đối tác cũng kết nối với công ty dễ dàng và chuyên nghiệp.

• Thể hiện sự chuyên nghiệp trong vận hành công ty: nếu bạn nhận được email có đuôi tên miền là doanh nghiệp và một email cá nhân, bạn sẽ cảm thấy email nào thuyết phục hơn? Các khách hàng hoặc đối tác cũng có cảm nhận tương tự. Email doanh nghiệp tạo thiện cảm và niềm tin hơn trong tâm trí khách hàng hoặc đối tác. 
• Có thể cập nhật mọi lúc mọi nơi: khi sử dụng email doanh nghiệp miễn phí, các bạn có thể chủ động kiểm tra email vào bất kỳ thời gian nào trong ngày. Từ đó, bạn xử lý công việc của mình linh hoạt hơn. Chỉ cần máy tính hoặc điện thoại di động của bạn có kết nối Internet, bạn đã có thể bắt đầu giải quyết các công việc. Làm việc sẽ tiết kiệm thời gian hơn, giao diện thiết bị điện tử càng thông minh hơn – bạn sẽ thích làm việc hơn phải không?
• Tối ưu hóa quá trình quản lý nhân sự nội bộ: không chỉ là email để gửi đi và nhận lại, hệ thống email ngày nay đã thông minh hơn trước. Hệ thống email hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhiều tính năng như lập lịch công việc, giao nhiệm vụ trên lịch,…cho các nhân sự. Tất cả thông tin như vậy đều được bảo mật. 
• Dễ sử dụng: dù là email doanh nghiệp, các bạn vẫn sử dụng các chương trình quen thuộc (Microsoft Outlook, Outlook Express,…). Thậm chí, nhiều hệ thống email doanh nghiệp còn tích hợp vào Google. 
• Sử dụng dung lượng lớn: email doanh nghiệp có hệ thống dung lượng lớn, các bạn có thể sử dụng thoải mái. Thậm chí, doanh nghiệp có thể mua nhiều gói dung lượng nhằm phục vụ công việc theo thời gian. 

2.2. Nhược điểm của email doanh nghiệp

Nhược điểm lớn nhất của email doanh nghiệp là tình trạng thư rác và thư spam quảng cáo. Dù các công ty đang cố gắng chặn nhiều loại thư rác khác nhau, thư rác cũng không thể chặn tuyệt đối. Tình hình càng tệ hơn là các email giả danh doanh nghiệp (thông báo trúng thưởng và lây lan mã độc qua email) vẫn không giảm. 

Nhược điểm tiếp theo của email doanh nghiệp free là tính bảo mật. Nếu email bị hack địa chỉ, hậu quả xảy ra sẽ khó lường. Đặc biệt là khi các bạn sử dụng email doanh nghiệp để đăng ký nhiều loại tài khoản khác nhau. Bất cẩn hơn, tài khoản ngân hàng của bạn sẽ liên kết với email doanh nghiệp. Các đối tượng xấu có thể đánh cắp thẻ ngân hàng trực tuyến của bạn hoặc đọc các thông tin quan trọng trong công việc. 

3. So sánh sự khác nhau giữa email doanh nghiệp và email cá nhân 

Email là một trong các công cụ giao tiếp phổ biến trên không gian mạng. Tất cả mọi người thường khó phân biệt được email doanh nghiệp và email cá nhân. Vinahost sẽ giúp các bạn phân biệt 2 loại email này. 

3.1. Email cá nhân

Email cá nhân là tài khoản thư điện tử của một cá nhân nào đó. Đuôi email thường chỉ là tên miền của nhà cung cấp. Email cá nhân có dung lượng sử dụng hạn chế (tùy theo nhà cung cấp). Nếu muốn sử dụng nhiều hơn dung lượng cho phép, thì các bạn phải đăng ký mua gói cloud dung lượng. 

Trong công việc, nếu bạn sử dụng email cá nhân, toàn bộ dữ liệu và thông tin của công ty sẽ nằm trong hòm thư này. Công ty không thể chủ động quản lý. Khi bạn nghỉ việc, các thông tin và dữ liệu này cũng dễ bị bốc hơi. 

Hơn nữa, email cá nhân chỉ có một số tính năng cơ bản và thiếu hệ thống bảo mật chuyên nghiệp. Vấn đề tài khoản bị xâm nhập và bị nhiễm virus là điều hoàn toàn có thể xảy ra bất kỳ lúc nào. Chỉ cần một dòng mã độc vào trong hòm thư cá nhân, tất cả dữ liệu đều bị xóa sạch. 

3.2. Email doanh nghiệp

Email doanh nghiệp còn được gọi là email theo tên miền riêng, thường được thiết kế theo công ty hoặc tổ chức nào đó. Đuôi email thường là tên hoặc thương hiệu của chính công ty đó. Email doanh nghiệp thường được các công ty sử dụng trong môi trường giao tiếp công sở.

Nhân viên sử dụng để gửi thông tin nội bộ cho nhau. Đồng thời, nhân viên có thể trao đổi công việc với khách hàng hoặc đối tác bên ngoài. Khác với email cá nhân, email doanh nghiệp sẽ bị thu hồi tài khoản khi nhân viên nghỉ việc. Điều này nhằm giúp công ty bảo mật được các thông tin và dữ liệu. 

4. Những lợi ích của email doanh nghiệp mang lại 

Sau khi đã tìm hiểu email doanh nghiệp là gì, các bạn nên tiếp tục điểm qua các lợi ích mà email doanh nghiệp mang đến. Thậm chí, email doanh nghiệp có thể hỗ trợ cho quá trình kinh doanh của các bạn diễn ra suôn sẻ. Sau đó, các bạn có thể tra cứu email doanh nghiệp. 

4.1. Tăng tính chuyên nghiệp của công ty

Đuôi email doanh nghiệp nên là tên của chính doanh nghiệp nhằm giúp các đối tác và khách hàng dễ dàng nhận diện công ty. Bên cạnh đó, các đối tác và khách hàng cũng cảm nhận tính chuyên nghiệp trong các hoạt động liên lạc giữa các bên. Email doanh nghiệp cũng có chức năng thúc đẩy người nhận mở email ra đọc. Nếu đang cần triển khai chiến dịch email marketing, sử dụng email doanh nghiệp sẽ tăng hiệu quả hơn email thông thường. 

4.2. Tăng khả năng quản lý nhân sự nội bộ 

Nhân viên công ty được cấp email với tên miền của doanh nghiệp. Do đó, các chủ công ty có thể quản lý nhân sự và thông báo tin tức nội bộ nhanh chóng. 

4.3. Hạn chế tình trạng spam 

Điểm ưu việt của email doanh nghiệp là nó có hệ thống hỗ trợ hạn chế email spam và virus xâm nhập. Thậm chí, một email lọt vào hệ thống email của doanh nghiệp cũng có thể gây ra virus đánh sập hệ thống nội bộ. Email doanh nghiệp là hàng rào phòng thủ cho các hoạt động trao đổi với bên ngoài. 

Khi sử dụng email doanh nghiệp, các hoạt động liên lạc trở nên thuận tiện và an toàn. Ngoài ra, khi sử dụng email doanh nghiệp để gửi thư cho đối tác hoặc khách hàng, công ty sẽ hạn chế tình trạng email vào hộp spam. Khách hàng hoặc đối tác sẽ mở ra đọc thư.

4.4. Gia tăng mức độ uy tín của công ty 

Đăng ký email cá nhân dễ dàng bao nhiêu thì email doanh nghiệp khó bấy nhiêu. Vì để đăng ký email doanh nghiệp, bạn phải trải qua quá trình xét duyệt của các nền tảng cung cấp dịch vụ. Quá trình xét duyệt sẽ khẳng định mức độ uy tín của công ty với khách hàng và đối tác. 

4.5. Tăng tính bảo mật cao 

Khi nhân viên sử dụng email doanh nghiệp, ban lãnh đạo sẽ dễ quản lý và lưu trữ các thông tin quan trọng. Thậm chí, khi nhân viên đã nghỉ việc, các bạn cũng vẫn truy tìm lại các phiên làm việc giữa nhân viên cũ và khách hàng (đối tác). Các thông tin và dữ liệu đã được bảo mật an toàn. 

5. Top 5 nhà cung cấp email doanh nghiệp phổ biến hiện nay

Theo sự phát triển của xã hội, việc lựa chọn nhà cung cấp email doanh nghiệp sao cho phù hợp là điều không khó. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ từng loại email phổ biến. Sau đó, các bạn nên xem xét kỹ các nhà cung cấp trước khi đưa ra lựa chọn chính xác nhất. Dưới đây là danh sách email doanh nghiệp phổ biến và uy tín hiện nay. 

5.1. VinaHost

Vinahost là một trong các nhà cung cấp email doanh nghiệp thịnh hành. Vinahost có các gói email doanh nghiệp đa dạng như email marketing, email hosting (doanh nghiệp được quyền chọn tên miền riêng), email relay, email filter, Microsoft 365 (các dịch vụ đám mây thông minh, các công cụ quản lý thiết bị và bảo mật cao cấp). 

Bảng giá Email Server

Bảng giá Email Hosting

Bảng giá Email Filter

Bảng giá Email Relay

5.2. Google

Google là gã công nghệ khổng lồ trên toàn thế giới. Là một trong các nền tảng có số lượng email đăng ký dùng cao nhất tại thời điểm hiện nay, Google email doanh nghiệp cung cấp các tính năng cơ bản vần thiện người dùng. 

Ở Google, các bạn có thể gửi và chuyển một số lượng lớn email đến tay nhiều người nhận mà không phải dùng kèm phần mềm nào khác. Hơn nữa, vì Google sở hữu nhiều tính năng nên giá cả thường cao. Đôi khi, các sự cố về tấn công an ninh mạng lại hướng đến Google. Rủi ro này khó tránh khỏi. 

5.3. Microsoft Exchange

Microsoft Exchange là nền tảng thuộc Microsoft nên nó sở hữu nhiều tính năng độc đáo. Một trong số đó là địa chỉ IP ổn định và server mạnh. Ở khía cạnh email doanh nghiệp, Microsoft Exchange là nền tảng email hybrid. Cũng tương tự như Google, Microsoft Exchange có mức giá cao. Do đó, các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường phải cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chọn email doanh nghiệp Microsoft. 

5.4. Mdaemon

Mdaemon là dịch vụ email doanh nghiệp tuy không nổi tiếng nhưng cũng có chất lượng trên thị trường. Mdaemon lại là đối thủ cạnh tranh trực tiếp của Microsoft Exchange. Nền tảng này dễ dùng và có các gói không quá cao. Do đó, các công ty vừa và nhỏ thường ưa chuộng. 

5.5. Zimbra

Zimbra là dịch vụ email cung cấp nền tảng cho các doanh nghiệp có mã nguồn mở. Nhiều công ty ở Việt Nam chuộng dùng Zimbra. Vì Zimbra phát triển đa tính năng và chúng hiện đại. Các công ty đánh giá cao Zimbra là một trong các lựa chọn phù hợp với thực trạng kinh doanh của họ.

6. Tổng kết

Hy vọng thông qua bài chia sẻ này, các bạn đã hiểu hơn về email doanh nghiệp và những lợi ích mà nó mang lại. Hơn nữa, nhu cầu sử dụng email doanh nghiệp trong kinh doanh vẫn còn rất quan trọng. Ở thời đại công nghệ 4.0, email doanh nghiệp giúp các công ty tăng độ uy tín và chuyên nghiệp. Bạn có thể xem thêm các bài viết thú vị khác tại đây và đừng ngại ngần liên hệ với VinaHost nếu cần hỗ trợ nhé!

• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 6046
• Livechat: https://livechat.vinahost.vn/chat.php

Xem thêm

Hướng dẫn tạo [Email Marketing Hiệu Quả] – Chiến Lược Thành Công

Bảng giá Email Microsoft 365 Giá Rẻ, Inbox 90% 2023

Bảng giá Google Workspace (Gsuite) giá rẻ 2023