Tiếp thị qua Email (email marketing) đóng vai trò quan trọng trong việc gia tăng doanh thu và quảng bá thương hiệu của bạn. Giống như bất kỳ chiến lược nào khác, để chiến lược truyền thông qua email này đạt hiệu quả cao đòi hỏi phải có sự lên kế hoạch và suy nghĩ kỹ lưỡng. Vinahost sẽ giúp bạn nắm rõ các phần quan trọng trong việc lập kế hoạch Email Marketing và cách thực hiện một chiến dịch thành công đem lại hiệu quả cao qua bài viết này.

1. Lập kế hoạch email marketing qua 10 bước cụ thể

Nhận thấy những lợi ích mà Email Marketing mang lại, ngày càng có nhiều doanh nghiệp áp dụng phương thức này vào hoạt động tiếp thị của mình. Tuy nhiên làm sao để Email Marketing đạt hiệu quả tối ưu, hãy cùng tìm hiểu những bước lập kế hoạch email marketing giúp triển khai chiến dịch hiệu quả nhất!

>>> Tìm hiểu: Khái niệm Email marketing

1.1 Xác định mục tiêu cốt lõi của kế hoạch marketing

Định rõ mục tiêu giúp doanh nghiệp không đi chệch hướng, tập trung vào đúng nhóm khách hàng mục tiêu và đạt được hiệu quả tốt nhất. Email Marketing khác với Email Spam ở chỗ không phải là chiến dịch gửi email hàng loạt đến tất cả các địa chỉ mà bạn có. Thay vào đó, mỗi chiến dịch Email Marketing cần có mục tiêu cụ thể cho từng nhóm đối tượng khách hàng khác nhau. Một số mục tiêu chiến dịch bạn có thể tham khảo cho việc lập kế hoạch email marketing như:

Chăm sóc, nuôi dưỡng khách hàng mới: Gửi email giới thiệu về doanh nghiệp và sản phẩm/dịch vụ để tăng nhận thức về thương hiệu.
Xây dựng mối quan hệ với khách hàng: Tăng cường tương tác bằng cách gửi email với nội dung chất lượng hoặc mời họ tham dự các hội thảo, webinars.
Nuôi dưỡng và thúc đẩy mua hàng: Gửi email có giá trị cao, cá nhân hóa, đáp ứng nhu cầu hoặc giải quyết vấn đề của khách hàng.
Thúc đẩy tương tác của khách hàng: Kích thích sự tương tác bằng email với tiêu đề hấp dẫn, thông báo về chương trình khuyến mãi hoặc tạo cảm giác khẩn trương.

kế hoạch email marketing — Xác định mục tiêu email marketing giúp triển khai chiến dịch hiệu quả nhất!

Các mục tiêu phổ biến trong Email Marketing có thể bao gồm:

Tăng doanh số: Đẩy mạnh bán hàng thông qua các chiến dịch khuyến mãi và ưu đãi đặc biệt.
Tăng nhận diện thương hiệu: Xây dựng và củng cố nhận thức về thương hiệu trong tâm trí khách hàng.
Tạo ra khách hàng tiềm năng: Thu hút và chuyển đổi người nhận email thành khách hàng tiềm năng.

Một số ví dụ cụ thể:

Doanh nghiệp nhỏ tại địa phương: Đặt mục tiêu tăng độ nhận biết thương hiệu để trở thành lựa chọn hàng đầu khi khách hàng cần sử dụng dịch vụ.
Blogger: Sử dụng email để xây dựng một nhóm độc giả trung thành và tạo phễu chuyển đổi.

Định rõ mục tiêu là bước quyết định sự thành công hay thất bại của toàn bộ chiến dịch Email Marketing.

1.2 Tạo danh sách data email chất lượng

Việc thu thập danh sách email chất lượng là bước thiết yếu để triển khai một chiến lược Email Marketing thành công. Dù có một chiến lược chi tiết và công cụ hỗ trợ mạnh mẽ, nếu thiếu một danh sách email chất lượng, mọi nỗ lực của bạn sẽ trở nên vô ích.

Dưới đây là những phương pháp phổ biến để thu thập danh sách email chất lượng:

Inbound Marketing: Tạo nội dung giá trị và miễn phí như eBooks, tài liệu hướng dẫn, video, webinars, phiếu giảm giá để khuyến khích khách hàng cung cấp email.
Website và Landing Page: Sử dụng popup và form đăng ký trên blog, trong bài viết, và trên các landing page để thu thập email từ khách truy cập.
Mạng xã hội: Sử dụng Facebook, Zalo, TikTok, Instagram, LinkedIn để thu thập email từ những người theo dõi và tương tác với nội dung của bạn.
Quảng cáo trực tuyến: Sử dụng Google Ads, Facebook Ads, và Native Ads để thu thập email từ những người quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
Khách hàng hiện tại: Tận dụng tập khách hàng cũ và những người đã từng mua hàng để thu thập email.

Lưu ý: Hạn chế mua danh sách email có sẵn, vì nhiều email có thể không hợp lệ và có nguy cơ cao bị đưa vào danh sách đen.

1.3 Sàng lọc và phân loại data khách hàng phù hợp

Sau khi bạn đã có được một danh sách email chất lượng, phân loại chúng thành các nhóm nhỏ sẽ giúp bạn tiếp cận và cá nhân hóa hiệu quả hơn. Dưới đây là một số gợi ý phân loại khách hàng phổ biến cho việc lập kế hoạch email marketing:

Theo nhân khẩu học: Giới tính, độ tuổi, địa lý, nghề nghiệp.
Theo nhu cầu và vấn đề: Các nhu cầu, vấn đề khách hàng đang gặp phải và mà sản phẩm/dịch vụ của bạn có thể giải quyết.
Theo mức độ quan tâm: Sự quan tâm và tương tác của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ của bạn.
Theo nguồn đến với bạn: Nguồn mà khách hàng đã biết đến bạn như qua website, mạng xã hội, quảng cáo, email marketing.
Theo hành vi tương tác: Mức độ tương tác với các email bạn gửi, ví dụ như mở email, nhấn vào liên kết, đăng ký sự kiện.

Việc phân loại này thường tốn nhiều thời gian nếu làm thủ công bằng Excel. Vì vậy, sử dụng một công cụ Email Marketing có tính năng tracking và phân loại tự động sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả chiến dịch. Hãy cân nhắc lựa chọn một công cụ phù hợp để hỗ trợ công việc này.

Khám phá: Mailtrack là gì? Cách sử dụng hiệu quả

1.4 Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ email (nếu chưa có)

Nếu bạn chưa có công cụ gửi email và đang cân nhắc các giải pháp thích hợp, hãy xem xét những lựa chọn sau đây cho việc lập kế hoạch email marketing:

Mailchimp: Phù hợp cho các chiến dịch đơn giản đến phức tạp, hỗ trợ automation và tính năng phân tích chi tiết.
Mautic: Đây là một giải pháp mã nguồn mở cho phép bạn hoàn toàn tự quản lý, có nhiều tính năng automation và khả năng tùy biến mạnh mẽ.
Sendinblue: Cung cấp một nền tảng đa chức năng với tính năng marketing automation, email và SMS marketing, cũng như các công cụ phân tích hiệu quả.
VinaHost: Nhà cung cấp email marketing chuyên nghiệp với nền tảng gửi mạnh mẽ cùng nhiều tính năng bổ trợ. Đây là công cụ phù hợp cho mọi nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
Mailjet: Được biết đến với khả năng gửi email với khối lượng lớn một cách hiệu quả, hỗ trợ tính năng phân tích và automation.
Mailgun: Chủ yếu cho các ứng dụng phức tạp và yêu cầu sự đáng tin cậy trong việc gửi email với khối lượng lớn.
GetResponse: Tập trung vào việc xây dựng phễu và tự động hóa marketing, cung cấp nhiều công cụ hữu ích khác như email marketing và webinar.

Ngoài ra, nếu bạn chỉ cần gửi số lượng ít và không cần các tính năng nâng cao, gửi qua Gmail hoặc Outlook cũng là một lựa chọn, mặc dù có hạn chế về thiết kế và đo lường hiệu quả.

Tham khảo: Phần mềm gửi Email Marketing VinaHost

1.5 Tạo tiêu đề email ấn tượng

Để tạo ra tiêu đề email ấn tượng, bạn có thể áp dụng các nguyên tắc sau đây cho việc lập kế hoạch email marketing:

Ngắn gọn và súc tích: Đảm bảo tiêu đề ngắn, từ 6-10 từ để dễ dàng thu hút sự chú ý ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Gây kích thích tò mò: Sử dụng câu hỏi hoặc một lời kêu gọi hấp dẫn để kích thích sự tò mò của người nhận.
Tạo cảm giác khẩn cấp: Sử dụng từ ngữ như “ngay bây giờ”, “hãy nhanh tay”, “hết hạn sớm” để tạo áp lực thúc đẩy hành động.
Cá nhân hóa: Sử dụng tên người nhận email (nếu có thể) để tăng tính cá nhân hóa.
Tạo ấn tượng mạnh mẽ: Sử dụng từ ngữ mạnh mẽ, sáng tạo, có thể gây cảm xúc hoặc nhấn mạnh giá trị mà email mang lại.
ví dụ:
“Bạn đã sẵn sàng thay đổi?”
“Cơ hội không thể bỏ lỡ!”
“Khám phá những bí quyết thành công ngay hôm nay!”

Điều quan trọng là tiêu đề email cần phải phù hợp với nội dung bên trong để người nhận thấy giá trị khi mở email và tương tác tiếp.

1.6 Xây dựng nội dung chất lượng, có giá trị với khách hàng

Làm Nội Dung Sinh Động và Thú Vị

Không ai muốn đọc những email nhàm chán. Hãy làm cho nội dung của bạn sinh động, hấp dẫn và lôi cuốn. Cho dù đối tượng khách hàng của bạn là ai, họ sẽ luôn đánh giá cao những thông tin được truyền tải một cách hài hước và chuyên nghiệp.

Giữ Nội Dung Ngắn Gọn và Súc Tích

Người nhận thường không có thời gian để đọc hết toàn bộ email. Họ có xu hướng lướt qua để nắm ý chính. Do đó, hãy đảm bảo email của bạn ngắn gọn, dễ hiểu và truyền tải thông điệp chính một cách rõ ràng. Bạn có thể sử dụng các danh sách gạch đầu dòng để tóm tắt các điểm chính và liên kết đến các trang web để cung cấp thêm thông tin chi tiết.

Tìm hiểu: Cách viết nội dung Email marketing ấn tượng

1.7 Thiết kế giao diện và template email

Bạn có hai lựa chọn để thiết kế Email quảng cáo:

Tự thiết kế một Email độc đáo: Tự thiết kế Email giúp bạn hoàn toàn kiểm soát về mặt thẩm mỹ và nội dung, đáp ứng các yêu cầu phức tạp và đảm bảo mọi chi tiết đều theo đúng ý muốn của bạn. Tuy nhiên, việc này đòi hỏi kỹ năng thiết kế và thời gian đáng kể để tạo ra một Email lạ mắt và chuyên nghiệp.
Sử dụng các mẫu Email tùy chỉnh: Đây là lựa chọn phổ biến của hầu hết các doanh nghiệp. Các dịch vụ tiếp thị qua Email thường cung cấp các trình chỉnh sửa Email Kéo & Thả, giúp bạn dễ dàng tạo Email mà không cần kỹ năng thiết kế phức tạp. Bạn có thể chọn từ nhiều mẫu Email sẵn có và sau đó cá nhân hóa chúng theo màu sắc và phông chữ thương hiệu của mình. Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo sự nhất quán về mặt thương hiệu trong tất cả các Email tiếp thị của bạn.

Lợi ích của việc sử dụng mẫu Email tùy chỉnh trong việc lập kế hoạch email marketing:

Tiết kiệm thời gian: Các mẫu Email có sẵn giúp bạn nhanh chóng tạo ra Email chuyên nghiệp mà không cần bắt đầu từ con số không.
Dễ dàng sử dụng: Trình chỉnh sửa kéo & thả giúp bạn dễ dàng tùy chỉnh và bố trí nội dung mà không cần kỹ năng lập trình hay thiết kế đồ họa.
Tính nhất quán: Sử dụng các mẫu giúp bạn duy trì tính nhất quán trong tất cả các Email, từ màu sắc, phông chữ đến cách bố trí nội dung, tạo sự nhận diện thương hiệu mạnh mẽ.
Tối ưu hóa trải nghiệm người dùng: Các mẫu Email thường được thiết kế để hiển thị tốt trên nhiều thiết bị và kích thước màn hình khác nhau, đảm bảo đem lại trải nghiệm tốt nhất cho người nhận.

Việc lựa chọn phương pháp nào phụ thuộc vào mục tiêu, nguồn lực và sở thích của bạn. Nếu bạn có thời gian và kỹ năng, tự thiết kế Email sẽ mang lại sự linh hoạt tối đa. Ngược lại, nếu bạn muốn nhanh chóng và hiệu quả, các mẫu Email tùy chỉnh sẽ là lựa chọn lý tưởng.

>>> Xem thêm: Cách tạo mẫu email chuyên nghiệp

1.8 Tối ưu trải nghiệm bằng nút Unsubscribe

Nút “Unsubscribe” không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn quan trọng để xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng trong việc lập kế hoạch email marketing. Đảm bảo nút “Unsubscribe” dễ tìm và sử dụng mang lại nhiều lợi ích cho chiến dịch Email Marketing của bạn.

Lợi ích của nút “Unsubscribe” trong việc lập kế hoạch email marketing

Tăng cường sự tin tưởng: Cho thấy bạn tôn trọng quyền riêng tư của người nhận.
Cải thiện danh tiếng gửi thư: Tránh bị đánh dấu là spam.
Giảm tỷ lệ bỏ qua Email: Tăng tỷ lệ mở và tương tác với Email.
Cải thiện chất lượng danh sách: Tập trung vào người thực sự quan tâm.

Cách tối ưu nút “Unsubscribe” trong việc lập kế hoạch email marketing

Vị trí dễ thấy: Đặt ở cuối Email nhưng dễ nhận diện, với phông chữ hoặc màu sắc nổi bật.
Ngôn ngữ rõ ràng: Sử dụng cụm từ đơn giản như “Hủy đăng ký” hoặc “Unsubscribe”.
Quy trình đơn giản: Hủy đăng ký chỉ cần một cú nhấp chuột, không yêu cầu đăng nhập.
Tùy chọn tần suất nhận Email: Cho phép người nhận chọn tần suất hoặc loại nội dung muốn nhận.
Gửi thông báo xác nhận: Đảm bảo người dùng biết yêu cầu đã được xử lý.

Ví dụ nút “Unsubscribe” hiệu quả

“Click here to unsubscribe from our mailing list.”
“Unsubscribe from these emails.”
“Manage your email preferences.”

Bằng cách tối ưu hóa nút “Unsubscribe”, bạn tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho người nhận Email, giúp duy trì và cải thiện mối quan hệ với khách hàng.

1.9 Đo lường chỉ số và đánh giá hiệu quả chiến dịch

Sau khi gửi email, bước tiếp theo là đo lường và đánh giá hiệu quả chiến dịch. Các công cụ phân tích tích hợp trong dịch vụ tiếp thị qua email hiện nay giúp việc này trở nên dễ dàng trong khi xây dựng chiến lược email marketing.

Tiêu chuẩn đo lường hiệu quả:

Tỷ lệ mở thư (Open Rate): Đo lường mức độ hấp dẫn của tiêu đề và tên người gửi.
Tỷ lệ nhấp vào liên kết (Click-Through Rate – CTR): Đánh giá sự hấp dẫn của nội dung email và lời kêu gọi hành động (CTA).
Tỷ lệ chuyển đổi (Conversion Rate): Đánh giá hiệu quả của email trong việc thúc đẩy hành động cụ thể như mua hàng hoặc đăng ký.

Lợi ích của việc đo lường:

Nhận diện yếu tố hiệu quả: Biết được những yếu tố nào trong email hoạt động tốt.
Phát hiện vấn đề cần cải thiện: Xác định các yếu tố không hiệu quả để điều chỉnh.
Tối ưu hóa chiến dịch: Sử dụng dữ liệu để điều chỉnh và nâng cao hiệu quả của các email tiếp theo.

Quy trình đo lường và đánh giá:

Theo dõi chỉ số: Sử dụng công cụ phân tích để theo dõi các chỉ số.
Phân tích dữ liệu: Xem xét tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp, và tỷ lệ chuyển đổi.
Điều chỉnh chiến dịch: Đưa ra các điều chỉnh cần thiết dựa trên dữ liệu phân tích.
Lặp lại quy trình: Tiếp tục theo dõi, phân tích, và điều chỉnh để tối ưu hóa chiến dịch.

Nhờ vào các chỉ số này, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả của các chiến dịch email marketing trong tương lai.

1.10 Điều chỉnh chiến dịch email marketing

Sau khi thu thập và phân tích dữ liệu từ chiến dịch email marketing, việc điều chỉnh để cải thiện hiệu quả là vô cùng quan trọng. Dưới đây là một số bước cần thực hiện để điều chỉnh chiến dịch email marketing của bạn:

Phân Tích Dữ Liệu

Tỷ lệ mở thư (Open Rate): Nếu tỷ lệ mở thấp, hãy xem xét thay đổi tiêu đề email hoặc tên người gửi để tạo sức hút hơn.
Tỷ lệ nhấp vào liên kết (Click-Through Rate – CTR): Nếu tỷ lệ nhấp thấp, kiểm tra lại nội dung email và CTA. Có thể cần thay đổi cách trình bày nội dung hoặc làm cho CTA rõ ràng và hấp dẫn hơn.
Tỷ lệ chuyển đổi (Conversion Rate): Nếu tỷ lệ chuyển đổi thấp, đảm bảo rằng trang đích (landing page) phù hợp với nội dung email và lời kêu gọi hành động.

Kiểm Tra và Tối Ưu Hóa Nội Dung

Nội dung email: Đảm bảo nội dung ngắn gọn, hấp dẫn và giá trị. Tránh dài dòng và tập trung vào lợi ích của người nhận.
Hình ảnh và thiết kế: Sử dụng hình ảnh chất lượng cao và bố cục rõ ràng, dễ đọc.
Cá nhân hóa: Sử dụng tên người nhận và tùy chỉnh nội dung dựa trên sở thích và hành vi của họ.

Thử Nghiệm A/B (A/B Testing)

Tiêu đề email: Thử nghiệm các tiêu đề khác nhau để xem tiêu đề nào có tỷ lệ mở cao nhất.
Nội dung và CTA: Thử nghiệm các phiên bản nội dung và lời kêu gọi hành động khác nhau để xem cái nào hiệu quả hơn.
Thời gian gửi: Thử nghiệm gửi email vào các thời điểm khác nhau trong ngày hoặc trong tuần để tìm ra thời gian gửi tối ưu.

Phân Khúc Danh Sách Email

Theo hành vi: Phân khúc danh sách dựa trên hành vi của người nhận, chẳng hạn như những người đã mở email hoặc đã nhấp vào liên kết.
Theo nhân khẩu học: Phân khúc dựa trên độ tuổi, giới tính, vị trí địa lý, hoặc nghề nghiệp.
Theo mức độ quan tâm: Phân khúc dựa trên mức độ quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ của bạn.

Cập Nhật và Tự Động Hóa

Cập nhật nội dung: Liên tục cập nhật nội dung để phản ánh các xu hướng mới và nhu cầu của khách hàng.
Tự động hóa: Sử dụng công cụ tự động hóa để gửi email theo kịch bản dựa trên hành vi của khách hàng, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả.

Thu Thập Phản Hồi

Khảo sát: Gửi khảo sát để thu thập phản hồi từ người nhận về nội dung email và các dịch vụ của bạn.
Phân tích phản hồi: Sử dụng phản hồi để hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó cải thiện chiến dịch.

Theo Dõi và Điều Chỉnh Liên Tục

Liên tục theo dõi: Theo dõi các chỉ số chiến dịch theo thời gian thực.
Điều chỉnh kịp thời: Dựa vào dữ liệu theo dõi, điều chỉnh chiến dịch để tối ưu hóa hiệu quả.

Điều chỉnh chiến dịch email marketing là quá trình liên tục, yêu cầu theo dõi, phân tích và thay đổi dựa trên dữ liệu thực tế để đạt được kết quả tốt nhất.

2. Một số mẫu kế hoạch email marketing dành cho bạn

Bằng kinh nghiệm triển khai của mình chúng tôi hiểu rằng, để chiến dịch email thành công không thể thiếu quá trình lên kế hoạch và hoạch định một lộ trình các bước thực hiện bài bản. Dành cho bạn đọc đang không biết bắt đầu thực hiện như thế nào, chúng tôi sẽ mang đến cho bạn một số mẫu template cụ thể. Những mẫu kế hoạch email mà VinaHost cung cấp dưới đây sẽ giúp bạn:

Tổ chức và thể hiện số email đã/ đang và sẽ gửi đi một cách trực quan.
Giám sát testing A/B và đánh giá sự hiệu quả.
Tóm tắt hiệu quả chiến dịch, thu thập dữ liệu về hiệu suất email.
Phù hợp với Excel và Google sheet.
Tự động tính toán tỷ lệ gửi, mở và nhấp vào email.

TẢI NGAY

3. Tổng kết

Lập kế hoạch email marketing là một bước quan trọng để đảm bảo chiến dịch của bạn đạt hiệu quả tối đa. Bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu rõ ràng, sau đó xây dựng danh sách email chất lượng và phân loại khách hàng theo tiêu chí phù hợp. Chọn phần mềm email marketing đáng tin cậy và thiết kế email với tiêu đề hấp dẫn, nội dung giá trị và giao diện bắt mắt. Đảm bảo cung cấp tùy chọn hủy đăng ký để tôn trọng người nhận.

Sau khi gửi email, theo dõi và đo lường các chỉ số quan trọng như tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp và tỷ lệ chuyển đổi để đánh giá hiệu quả và điều chỉnh chiến dịch khi cần thiết. Email marketing yêu cầu sự nghiên cứu và thực hành liên tục, nhưng với một kế hoạch chi tiết và thực hiện cẩn thận, bạn sẽ xây dựng được mối quan hệ bền vững với khách hàng và thúc đẩy doanh số một cách hiệu quả. Chúc bạn thành công trong việc áp dụng các bước này vào chiến dịch email marketing của mình.

Ngoài ra, để có những mẫu email marketing đẹp và chuyên nghiệp hãy liên hệ với Vinahost để được hỗ trợ. Cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích tại đây.