Google Apps Script là gì? Hướng dẫn sử dụng từ cơ bản đến chi tiết

1. Google Apps Script là gì?

Google Apps Script là một nền tảng lập trình dựa trên JavaScript, được Google phát triển nhằm giúp người dùng dễ dàng tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại trong Google Workspace.

Các ứng dụng như Google Sheets, Google Docs, Gmail, và Google Drive đều có thể được tích hợp và tương tác với nhau thông qua Apps Script. Apps Script cho phép bạn viết mã trực tiếp trong trình duyệt mà không cần cài đặt thêm phần mềm nào. Nó cũng hỗ trợ các tính năng API, giúp kết nối với các dịch vụ bên ngoài hoặc tích hợp với các ứng dụng khác.

Tìm hiểu: Tài khoản Google Workspace là gì?

2. Chức năng của Apps Script là gì?

Không thể phủ nhận rằng Google Apps Script mang lại rất nhiều lợi ích cho người dùng. Dưới đây là một số điều mà bạn có thể thực hiện trên nền tảng này:

• Tự động hóa các tác vụ trong ứng dụng Google: Bạn có thể tạo và chia sẻ bảng tính, đọc và ghi dữ liệu vào Google Sheets, tạo biểu mẫu khảo sát, tạo bài thuyết trình và nhiều tác vụ khác một cách tự động.
• Phát triển ứng dụng tùy chỉnh: Google Apps Script cho phép bạn tạo phần mở rộng cho Google Sheets và Google Docs, cũng như phát triển các ứng dụng độc lập để quản lý dữ liệu trên Google Drive.
• Tích hợp với các dịch vụ khác: Bạn có thể tự động hóa các tác vụ trên nhiều nền tảng khác nhau bằng cách tích hợp Google Apps Script với Gmail, Google Calendar, Google Analytics và các dịch vụ bên thứ ba như Slack, Trello…
• Phát triển ứng dụng web và dịch vụ đám mây: Google Apps Script có thể tích hợp với Google Cloud Platform để phát triển các ứng dụng web và dịch vụ đám mây, sử dụng các dịch vụ như Google Cloud Storage, Google Cloud SQL…
• Tùy chỉnh giao diện người dùng: Bạn có thể dễ dàng thêm menu tùy chỉnh, hộp thoại, hoặc thanh sidebar vào Google Docs, Google Forms, và Google Sheets.
• Viết hàm và macro tùy chỉnh: Ứng dụng tự động hóa tác vụ của Google cho phép bạn tạo các hàm mở rộng, hàm công thức riêng và macro tùy chỉnh cho Google Sheets.

Đọc thêm: AppSheet là gì? Có gì khác với Apps Script

3. Ưu – nhược điểm của Google Apps Script

3.1 Ưu điểm

Google Apps Script được biết đến là một nền tảng phát triển ứng dụng phổ biến, được nhiều người sử dụng. Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật giúp chứng minh nhận định này là hoàn toàn chính xác:

• Dễ sử dụng với ngôn ngữ JavaScript: Google Apps Script sử dụng JavaScript, một ngôn ngữ lập trình phổ biến và dễ học, phù hợp với nhiều đối tượng người dùng. Đồng thời, nền tảng này cung cấp các API và thư viện phong phú để dễ dàng truy cập và sử dụng các tài nguyên của Google, giúp người dùng phát triển ứng dụng một cách thuận tiện.
• Tích hợp sâu với các ứng dụng Google: Là sản phẩm của Google, Apps Script tích hợp hoàn hảo với các ứng dụng như Google Sheets, Google Docs, Google Forms và Google Slides. Nhờ sự liên kết này, người dùng có thể tự động hóa các quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất và tạo ra những ứng dụng tùy chỉnh một cách hiệu quả.
• Nền tảng đám mây: Với việc lưu trữ trên đám mây, Google Apps Script cho phép người dùng truy cập và quản lý ứng dụng từ bất kỳ đâu, chỉ cần có kết nối Internet. Điều này mang lại sự linh hoạt và tiết kiệm thời gian khi phát triển, triển khai và quản lý các ứng dụng.
• Tự động hóa quy trình làm việc: Apps Script giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại trong các ứng dụng của Google, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.
• Miễn phí: Một ưu điểm lớn khác là Google Apps Script hoàn toàn miễn phí cho người dùng Google. Điều này giúp giảm thiểu chi phí phát triển ứng dụng, đặc biệt là cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân muốn xây dựng các kịch bản tùy chỉnh mà không tốn phí.

Khám phá: Tính năng và Cách sử dụng phần mềm Google Duo

3.2 Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, Google Apps Script cũng tồn tại một số hạn chế mà người dùng cần lưu ý. Dưới đây là những điểm mà người dùng có thể chưa thực sự hài lòng về nền tảng này:

• Giới hạn về tính năng: Google Apps Script không hỗ trợ một số tính năng nâng cao mà các ngôn ngữ lập trình khác cung cấp. Điều này khiến nó không phải là lựa chọn lý tưởng cho các dự án phức tạp hoặc những yêu cầu kỹ thuật đặc biệt.
• Quản lý mã: So với các công cụ lập trình chuyên nghiệp khác, Google Apps Script thiếu đi các tính năng quản lý mã phức tạp.Vì thế có thể gây khó khăn khi làm việc với các dự án lớn, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ và quản lý mã nguồn hiệu quả.
• Vấn đề bảo mật: Ứng dụng phát triển trên nền tảng Apps Script có thể gặp phải một số rủi ro liên quan đến bảo mật, do các lỗ hổng có thể xuất hiện trong mã hoặc hệ thống. Người dùng cần chú ý đến vấn đề này để đảm bảo an toàn cho dữ liệu và hệ thống của mình.
• Tốc độ xử lý: Vì hoạt động dựa trên nền tảng đám mây, tốc độ xử lý của Google Apps Script phụ thuộc vào tốc độ kết nối Internet. Do đó có thể dẫn đến sự chậm trễ trong việc thực hiện các tác vụ, đặc biệt khi làm việc với dữ liệu lớn.
• Khả năng mở rộng hạn chế: Mặc dù Apps Script hỗ trợ phát triển các ứng dụng tùy chỉnh, nhưng khả năng mở rộng của nó vẫn bị giới hạn. Điều này gây khó khăn khi bạn muốn phát triển các ứng dụng lớn hơn, đòi hỏi hiệu suất cao và tính năng phức tạp.

Nhìn chung, Google Apps Script là một nền tảng lý tưởng cho các ứng dụng tự động hóa nhỏ và trung bình, nhưng cần cân nhắc kỹ lưỡng nếu bạn dự định sử dụng nó cho các dự án phức tạp hơn.

Tìm hiểu: Google meet là gì? Bảng giá & cách đăng ký

4. Hướng dẫn sử dụng Google Apps Script cơ bản

4.1 Tổng quan cách khởi tạo một dự án Apps Script

Để bắt đầu với ứng dụng tự động hóa tác vụ của Google, bạn chỉ cần có một tài khoản Google và trình duyệt. Bạn có thể khởi tạo và chạy mã Apps Script trực tiếp trong các ứng dụng của Google, chẳng hạn như Google Sheets hoặc Google Docs.

• Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google Apps Script
• Bước 2: Nhấn vào New Script.
• Bước 3: Thay đổi tiêu đề từ mặc định The project has no title, thành tên của đoạn mã.

• Bước 4: Tại đây, bạn gõ đoạn mã muốn tạo.
• Bước 5: Nhấn Lưu mã. Sau đó nhấn Run để chạy thử đoạn mã này.

4.2 Cách viết Google Apps Script trong Google Sheets

Bên cạnh việc tìm hiểu Google Apps Script là gì, biết cách sử dụng nó trong Google Sheets cũng là một kỹ năng cần thiết đối với người dùng. Dưới đây là các bước giúp bạn viết mã Google Apps Script trong Google Sheets:

• Bước 1: Mở một bảng tính trong Google Sheets.
• Bước 2: Nhấp vào biểu tượng “Thêm mới” (+) để tạo một bảng tính mới nếu cần.
• Bước 3: Chọn “Tiện ích mở rộng” trên thanh menu, sau đó nhấp vào “App Script”. Lúc này, trình chỉnh sửa mã sẽ xuất hiện, cho phép bạn bắt đầu viết mã.

Google Apps Script sử dụng JavaScript, vì vậy bạn có thể áp dụng các cú pháp và chức năng của JavaScript trong quá trình lập trình.

Trong màn hình Apps Script của Google Sheets, bạn nên đặt tên cho project dễ nhớ để quản lý thuận tiện. Các đoạn mã sẽ được viết trong phần tên hàm.

• Bước 4: Sau khi hoàn thành việc viết mã, nhấn vào biểu tượng lưu để lưu lại mã. Bạn có thể chạy thử đoạn mã bằng cách nhấn vào biểu tượng “Chạy” (hình tam giác).

4.3 Viết “Hello World” trong Apps Script

Hãy cùng nhau thử nghiệm với việc viết “Hello World” trong Google Apps Script nhé!

• Đầu tiên, bạn cần tạo một Trang tính Google (Google Sheets) mới.
• Sau đó, hãy nhấp vào menu Công cụ và chọn Trình chỉnh sửa tập lệnh… để mở cửa sổ trình chỉnh sửa mã trong một tab mới trên trình duyệt của bạn.

• Khi cửa sổ trình chỉnh sửa Google Apps Script mở ra, bạn sẽ thấy một tập tin mặc định có tên mã.gs cùng với một khối mã mặc định là myFunction():

function myFunction () { 
  
}

Trong cửa sổ mã, giữa các dấu ngoặc nhọn saucú phápfunction myFunction(), hãy viết dòng mã sau và bấm nút Lưu:

function myFunction () { 
  Browser.msgBox ("Hello World!"); 
}

• Bây giờ, cửa sổ mã của bạn sẽ trông giống như sau:

4.4 Yêu cầu ủy quyền truy cập dữ liệu

Google Scripts có các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt để giảm thiểu rủi ro từ các ứng dụng chưa được xác minh. Do đó, bạn sẽ cần thực hiện quy trình cấp phép khi lần đầu tiên chạy ứng dụng của mình. Khi bạn nhấn nút chạy lần đầu, một thông báo sẽ xuất hiện yêu cầu bạn cấp quyền cho ứng dụng.

Một cửa sổ pop-up sẽ hiện ra. Bạn hãy nhấp vào địa chỉ email của mình, và một màn hình mới sẽ xuất hiện. Bạn chỉ cần nhấp vào nút Cho phép để cấp quyền truy cập.

4.5 Chạy dự án

Khi bạn đã hoàn tất việc ủy quyền cho Google Apps Script, chức năng của bạn sẽ được thực thi. Nếu có vấn đề gì với mã của bạn, bạn sẽ nhận được thông báo cảnh báo. Thay vì một thông báo màu vàng, bạn sẽ thấy một hộp màu đỏ với thông điệp lỗi bên trong.

• Quay lại Trang tính Google của bạn, và bạn sẽ thấy kết quả từ chương trình bạn vừa viết: một hộp thông báo bật lên hiển thị câu “Hello World!”.

• Nhấn OK để đóng hộp thoại.

Như vậy, bạn đã hoàn thành việc viết chương trình tập lệnh đầu tiên của mình!

4.6 Đổi tên function trong Google Apps Script

Chúng ta nên đổi tên hàm của mình thành một cái tên có ý nghĩa hơn. Hiện tại, hàm của bạn được đặt tên là myFunction, một tên chung mà Google đã tạo sẵn. Bạn có thể đổi tên nó thành helloWorld(), để tên này truyền đạt nhiều thông tin hơn.

• Bạn sẽ thay đổi từ:

function myFunction() {
Browser.msgBox(“hello World!”);
}

• Trở thành:

4.7 Tùy chỉnh menu script google

Hiện tại, chương trình của chúng ta chưa thực sự tiện dụng, vì bạn chỉ có thể chạy nó từ cửa sổ trình soạn thảo tập lệnh, chứ không thể từ bảng tính. Hãy cải thiện điều này bằng cách thêm một menu tùy chỉnh vào thanh menu của bảng tính, cho phép người dùng chạy tập lệnh mà không cần mở cửa sổ chỉnh sửa.

• Điều này thực sự đơn giản và chỉ cần một vài dòng mã. Hãy thêm 6 dòng mã sau vào cửa sổ trình soạn thảo, ngay trên hàm helloWorld() mà bạn đã tạo trước đó:

function onOpen() {

const ui = SpreadsheetApp.getUi();

ui.createMenu(‘My Custom Menu’)

.addItem(‘Say Hello’, ‘helloWorld’)

.addToUi();

}

function helloWorld() {

Browser.msgBox(“Hello World!”);

}

• Bây giờ, nếu bạn kiểm tra lại tab bảng tính của mình, bạn sẽ không thấy bất kỳ sự thay đổi nào. Bạn cần làm mới trang tính của mình hoặc chạy hàm onOpen() để menu hiển thị.
• Để chạy onOpen() từ cửa sổ trình soạn thảo, trước tiên hãy chọn onOpen, sau đó nhấn nút chạy như trong hình minh họa.

Khi bạn quay lại bảng tính của mình, bạn sẽ thấy một menu mới ở phía bên phải của tùy chọn Trợ giúp, với tên là My Custom Menu. Nhấp vào đó để hiển thị tùy chọn chạy chương trình Hello World của bạn.

4.8 Tích hợp với các ứng dụng khác trong Google workspace

Bạn có thể truy cập Google Script từ nhiều dịch vụ khác nhau của Google. Như đã đề cập trước đó, điều này cho phép bạn mở rộng tính năng của các dịch vụ đó. Chẳng hạn:

• Trong Google Sheets, bạn có thể vào Trình chỉnh sửa tập lệnh của Google bằng cách nhấp vào menu Tools, sau đó chọn Script editor.

Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng viết mã cho Google Sheets và Google Docs.

Đối với Google Mail, bạn cần cài đặt thêm add-on Google Script, và cách thực hiện rất đơn giản:

• Trong tài khoản Gmail của bạn, nhấp vào Settings
• Chọn Add-ons, sau đó chọn Enable developer add-ons for my account.
• Tiếp theo, trong cửa sổ bật lên, bạn hãy nhấp vào Enable.

4.9 Truy cập API Google Script

Từ trình chỉnh sửa Google Script, bạn có thể truy cập vào từng dịch vụ Google bằng cách sử dụng đối tượng toàn cục (global object). Trong ví dụ Hello World ở trên, bạn đã sử dụng đối tượng toàn cục GmailApp. Để sử dụng tất cả các tính năng (bao gồm các phương thức và câu lệnh từ trình chỉnh sửa Google Script), bạn chỉ cần kích hoạt dịch vụ Google nâng cao cho dịch vụ đó.

• Từ màn hình Google Scripts editor, hãy nhấp vào Resources và chọn Advanced Google services.

• Đừng quên nhấp vào liên kết Google Cloud Platform API Dashboard ở dưới cùng và kích hoạt dịch vụ tại trang tổng quan đó.
• Khi ở trong trang tổng quan API của Google Cloud Platform, nhấp vào Enable APIs and Services, tìm kiếm tên dịch vụ trong Thư viện API, chọn dịch vụ cần thiết và nhấn Enable.

• Bạn chỉ cần kích hoạt dịch vụ nâng cao một lần cho mỗi tài khoản Google mà bạn sử dụng để tạo tập lệnh. Nếu bạn cuộn xuống trang này, nơi bạn đã bật Thư viện API, bạn sẽ thấy một liên kết đến Tài liệu tham khảo. Hãy lưu lại liên kết này, vì nó sẽ cung cấp cho bạn những ví dụ và cú pháp quý giá về cách tích hợp với API đó trong Google Scripts của bạn.

• Bây giờ, hãy thử cuộn xuống và khám phá Thư viện API để xem bạn đang sử dụng các dịch vụ nào của Google nhé!

5. Tổng kết

Google Apps Script là một công cụ tuyệt vời cho những ai muốn tối ưu hóa quy trình làm việc trong Google Workspace. Từ việc tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, tích hợp các ứng dụng Google, đến việc tạo tiện ích mở rộng, Apps Script mang lại sự linh hoạt và hiệu quả trong công việc hàng ngày. Mặc dù có những hạn chế về tài nguyên và hiệu suất, nhưng với sự dễ sử dụng và khả năng tích hợp mạnh mẽ, Google Apps Script vẫn là một lựa chọn lý tưởng cho cả cá nhân và doanh nghiệp trong việc nâng cao năng suất.

Nếu bạn cần tư vấn dịch vụ, đừng ngại ngần liên hệ với VinaHost qua thông tin sau nhé:

• Email: cskh@vinahost.vn
• Hotline: 1900 6046
• Livechat: https://livechat.vinahost.vn/chat.php

Bạn có thể xem thêm các bài viết thú vị khác tại đây nhé:

• Google Vault là gì? Lợi ích khi sử dụng
• Thông tin về ứng dụng Google Keep
• Google chat – ứng dụng nhắn tin trực tuyến của Google
• Google Site là gì? Giới thiệu chi tiết về công cụ tạo website miễn phí