Có rất nhiều người liên hệ với VinaHost để hỏi Microsoft Exchange là gì? Vậy hãy cùng nhau tìm hiểu ngay ở bài viết này. Microsoft Exchange Server được phát triển bởi Microsoft, là sản phẩm phần mềm máy chủ thư điện tử nhằm cung cấp cho người dùng quyền truy cập đa nền tảng. Để tìm hiểu chi tiết về Exchange Microsoft, mời bạn tiếp tục đọc những thông tin dưới đây nhé!

1. Tổng quan kiến thức về Microsoft Exchange

1.1. Microsoft Exchange là gì?

Microsoft Exchange Server là một hệ thống máy chủ ảo có nhiệm vụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý lịch, email, danh bạ và hỗ trợ người dùng thông qua trình duyệt web máy tính, điện thoại đi động. Nói một cách dễ hiểu, để sử dụng email trong Outlook hoặc Exchange Online thì cần có Microsoft Exchange Server. Microsoft Exchange Server được xem như là “Cơ quan đầu não” và Exchange Online, Outlook là trung gian, cung cấp dữ liệu cho người dùng.

Microsoft Exchange la gi — *Microsoft Exchange là gì?*

Exchange Microsoft không chỉ nhận và gửi email mà còn những tính năng khác như:

Lưu trữ và quản lý dữ liệu email.
Quản lý các thông tin liên hệ của cá nhân, tổ chức.
Chia sẻ công việc, phân quyền cho người khác.
Ghi chú, đính kèm tệp và nhiều thông tin khác.
Công cụ với các tính năng như mời họp, dùng chung lịch,…

1.2. Tài khoản Microsoft Exchange

Tài khoản Microsoft Exchange Server có thể được tạo bằng cách sử dụng Microsoft 365 hoặc Office 365. Nếu bạn là thành viên của một tổ chức, bạn có thể yêu cầu quản trị viên của mình tạo tài khoản Exchange cho bạn. Nếu bạn là học sinh hoặc giáo viên, bạn có thể tạo tài khoản Exchange thông qua trường học của mình.

Để tạo tài khoản Exchange cá nhân, bạn có thể truy cập trang web Microsoft 365 hoặc Office 365 và đăng ký. Bạn sẽ cần cung cấp thông tin như tên, địa chỉ email, mật khẩu và số điện thoại.

Vậy tại sao tài khoản Microsoft Exchange Server lại quan trọng? Bởi vì những lý do sau đây:

Các email dễ dàng quản lý và có thể sao lưu chúng.
Hạn chế được các mối đe dọa qua email trước khi chúng tiếp cận đến người dùng. Tính năng đặc biệt này bảo vệ bạn khỏi các vụ lừa đảo ngày càng tinh vi, loại bỏ và ngăn chặn các vi-rút xâm nhập vào dữ liệu email của bạn.
Lịch được phân phối đến những thành viên khác nhau trong tổ chức của bạn.

Xem thêm: Mailbox là gì? 3 Quyền sử dụng trên Mailbox cần biết

2. Cách thức hoạt động của Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server hoạt động dựa vào việc sử dụng Exchange Server (hệ thống máy chủ ảo email ấn tượng được phát triển bởi Microsoft). Doanh nghiệp có thể lựa chọn duy trì hệ thống hạ tầng Exchange Server riêng hoặc lựa chọn lưu trữ thông tin trên hệ thống đám mây thông qua tài khoản Microsoft 365.

Các dữ liệu của Exchange Server đều được kết nối và đồng bộ tới các thiết bị thông qua giao thức Exchange ActiveSync. Bên cạnh đó, Microsoft Exchange Server còn hỗ trợ giao thức IMAP và POP. Vì thế, người dùng có thể lựa chọn giải pháp truy cập tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng.

3. Tính năng nổi bật của Microsoft Exchange

Sau khi đã biết được Microsoft Exchange là gì thì hãy cùng nhau tìm hiểu về những tính năng nổi bật của Microsoft Exchange Server ngay nhé!

3.1. Không gian lưu trữ email rộng

Một trong những tính năng nổi bật phải kể đến của Mail Exchange đó là không gian lưu trữ lớn lên đến 1TB, người dùng có thể thoải mái trong việc lưu trữ các thông tin dữ liệu email và các tệp đính kèm. Người dùng cũng không phải lo lắng về việc tìm kiếm mail khi cần bởi ứng dụng này đã có tích hợp tính năng tìm kiếm. Vậy nên bạn chỉ mất vài giây là đã có thể tìm thấy file tài liệu cần tìm.

Mail Exchange được phát minh và vận hành bởi Microsoft – là một trong những người đứng đầu về công nghệ, sở hữu đội ngũ kỹ sư hàng đầu thế giới. Vì thế, bạn cũng không phải lo ngại về vấn để bảo mật dữ liệu trong quá trình sử dụng.

3.2. Độ ổn định cao

Mail Exchange được những người từng trải nghiệm đánh giá là có tính ổn định cao 24/24 giờ. Nếu có sự cố bất ngờ xảy ra như bảo trì hoặc nâng cấp hệ thống khiến việc sử dụng mail bị gián đoạn thì Microsoft sẽ gửi ngay thông báo đến người dùng. Điều này giúp người dùng có thể chuẩn bị và sắp xếp mail sao cho không ảnh hưởng đến chất lượng công việc.

3.3. Làm việc nhóm dễ dàng

Mail Exchange không đơn giản là công cụ gửi và nhận thư, mà còn tích hợp cả công cụ chat Skype hỗ trợ người dùng có thể dễ dàng trao đổi thông tin một cách tiện lợi. Bên cạnh đó, người dùng còn có thể tạo nhóm chat với hàng chục thành viên khác trong công ty để có thể thông báo và chia sẻ file nhanh chóng. Tính năng tiện lợi này được tích hợp trong ứng dụng chứ không cần phải thoát ra để thao tác.

3.4. Được sử dụng mọi lúc, mọi nơi

Mail Exchange thực hiện quản lý và lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây, vì thế người dùng chỉ cần truy cập vào internet là đã có thể sử dụng phần mềm này ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào.

3.5. Dễ dàng tùy chỉnh hộp thư đến

Mail Exchange được cá nhân hoá theo người dùng giúp bạn dễ dàng kiểm tra email cũng như là thực hiện các tác vụ khác. Bạn cũng có thể tùy chỉnh hộp thư theo sở thích cá nhân và nhu cầu sử dụng của mình. Ngoài ra, Mail Exchange cũng có một số tính năng khác như thanh tìm kiếm hay Add-in, hỗ trợ người dùng có thể sử dụng dịch vụ mail linh hoạt và dễ dàng hơn.

3.6. Sắp xếp lịch trình

Mail Exchange còn có tính năng lên lịch, hỗ trợ người dùng có thể sắp xếp, quản lý các cuộc hẹn một cách rõ ràng và khoa học. Các thành viên trong nhóm cũng có thể nhìn thấy được lịch trống của bạn để có thể đặt lịch hẹn với bạn. Hơn nữa, ứng dụng này còn tự động cập nhật các sự kiện từ email như đặt khách sạn, đặt chuyến bay và đề xuất những địa điểm tổ chức cuộc hẹn phù hợp dựa trên vị trí của bạn.

3.7. Tiết kiệm chi phí

Ngày nay email theo tên miền doanh nghiệp là yếu tố cực kỳ quan trọng trong quá trình phát triển và mở rộng độ nhận diện thương hiệu. Tuy nhiên nếu tự mình xây dựng hệ thống email riêng thì doanh nghiệp sẽ tốn rất nhiều chi phí cho hệ thống hạ tầng, bảo trì, nâng cấp,… Sử dụng Mail Exchange Service sẽ giúp bạn giảm tải chi phí cũng như đảm bảo chất lượng ổn định, phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp.

Xem thêm: Mail Server là gì? | Tổng hợp thông tin [A-Z] về Mail Server

4. Vì sao Microsoft Exchange lại quan trọng?

Những lợi ích dưới đây sẽ trả lời cho câu hỏi vì sao Microsoft Exchange Server lại quan trọng đối với doanh nghiệp.

Khả năng sao lưu email: Microsoft Exchange Server có không gian lưu trữ email lớn cùng với khả năng sao lưu dữ liệu dự phòng cho doanh nghiệp. Nhờ vậy mà hạn chế tình trạng bị mất email như khi sử dụng mô hình POP3.
Loại bỏ các rủi ro tiềm tàng trên email: Exchange có các tính năng bảo vệ người dùng, giúp người dùng loại bỏ được những rủi ro tiềm tàng trên hệ thống email. Tính năng nổi bật phải kể đến đó là tính năng lọc thư rác, thư lừa đảo giúp người giúp loại bỏ những tệp thư chứa virus hoặc các phần mềm độc hại,…
Chia sẻ lịch trình làm việc: Với tính năng chia sẻ lịch làm việc chung, cấp quản lý sẽ dễ dàng giám sát các hoạt động, lịch làm việc của từng nhân viên. Các hoạt động cũng sẽ được sắp xếp có tổ chức và khoa học hơn, từ đó gia tăng hiệu suất làm việc và giúp tiết kiệm nguồn tài nguyên.

Ngoài những lợi ích được nêu trên, Exchange có tích hợp sẵn trong gói Microsoft 365. Vậy nên người dùng có thể thoải mái sử dụng các tài nguyên ứng dụng trong bộ công cụ Microsoft 365

5. Sự khác nhau giữa Microsoft Exchange và Microsoft Outlook

Exchange và Outlook đều là những ứng dụng, phần mềm được phát minh bởi Microsoft. Cả hai phần mềm này có mối quan hệ cộng sinh nhằm mang tới dịch vụ tốt nhất đến người dùng.

Về bản chất, Exchange là nơi lưu trữ và quản lý email trên Exchange Server. Còn Outlook sẽ là ứng dụng hiển thị, hỗ trợ người dùng các tác vụ như nhận – gửi thư, xem email, lên lịch,…

Có thể thấy, để Outlook hoạt động thì Exchange cũng phải hoạt động bởi Outlook không thể hoạt động độc lập mà sẽ phụ thuộc vào Exchange. Vì bản thân Outlook không chứa dữ liệu email, và người dùng cần thông qua ứng dụng này để truy cập vào hệ thống email lưu trữ trên Exchange Server để thực hiện các tác vụ.

6. Sự khác nhau giữa lưu trữ email trên Microsoft Exchange và POP3

Ngoài sự lựa chọn là Microsoft Exchange Server thì người dùng còn có một lựa chọn khác đó là lưu trữ email dưới hình thức POP3. Vậy sự khác biệt giữa hai hình thức này là gì?

Đối với POP3: Người dùng cần phải tải email xuống máy tính khi có nhu cầu sử dụng. Vậy nên nếu máy tính bị hư hỏng thì đồng nghĩa email của bạn cũng sẽ mất.
Đối với Microsoft Exchange Server: Toàn bộ dữ liệu mail được quản lý và sao lưu trên máy chủ của Microsoft. Người dùng sẽ thông qua tài khoản để truy cập và xử lý các tác vụ trên máy chủ đó. Bởi vì không lưu trữ email trên máy tính nên khi máy tính bị hư hỏng dữ liệu mail của bạn cũng không bị mất. Doanh nghiệp không cần đầu tư cho cơ sở hạ tầng, bảo trì nên sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí lớn.

Xem thêm: Email Hybrid là gì? | Lý do nên sử dụng Email Hybrid?

7. Hướng dẫn cách đăng ký tài khoản Microsoft Exchange

Có hai gói đăng ký tài khoản Microsoft Exchange Server để bạn lựa chọn đó là đăng ký gói tài khoản Microsoft Exchange Online và gói tích hợp Microsoft 365.

7.1. Các gói tài khoản Microsoft Exchange Online

Đối với gói này bạn sẽ có 2 lựa chọn đó là gói Exchange Online Plan 1 và Plan 2 với tính năng chính là cung cấp dịch vụ email. Đây sẽ là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp chỉ muốn sử dụng dịch vụ email của Microsoft.

Nhìn chung, các ưu điểm chính của 2 gói dịch vụ này là:

Dung lượng lưu trữ lớn, từ 50GB đến không giới hạn (đối với gói Plan 2 khi đăng ký trên 5 tài khoản).
Kích thước tệp đính kèm lớn và lên tới 50GB/tài khoản.
Hỗ trợ kết nối với Outlook giúp người dùng có thể sử dụng ứng dụng trên máy tính thông thường.
Bảo mật cao và uy tín từ đội ngũ kỹ thuật của Microsoft.

7.2. Gói tài khoản Microsoft 365 Business Standard

Đối với gói Microsoft 365, người dùng có thể sử dụng toàn bộ các phần mềm, công cụ của Microsoft. Trong đó gồm 4 nhóm công cụ chính là:

Bộ email doanh nghiệp gồm Microsoft Outlook và Microsoft Exchange
Bộ công cụ cộng tác gồm Microsoft Teams và SharePoint.
Bộ công cụ văn phòng gồm Microsoft Office và Microsoft OneDriver.
Bộ giải pháp bảo mật gồm Threat Protection và nhiều giải pháp khác.

4 nhóm công cụ này sẽ giúp hỗ trợ mọi nhu cầu làm việc, giao tiếp, cộng tác, bảo mật thông tin cho những doanh nghiệp có dưới 300 nhân viên. Vậy nên, gói đăng ký này sẽ phù hợp với những doanh nghiệp không chỉ có nhu cầu sử dụng email mà còn muốn tận dụng các tác vụ văn phòng để hỗ trợ công việc.

8. VinaHost – Nhà cung cấp giải pháp thay thế cho Microsoft Exchange

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp email tương tự như Microsoft Exchange Server cho doanh nghiệp nhưng với mức chi phí thấp hơn thì dịch vụ Email Doanh Nghiệp của VinaHost là sự lựa chọn tốt nhất dành cho bạn. Cách thức hoạt động hệ thống Email Doanh Nghiệp tương tự như Exchange, vậy nên bạn sẽ không phải lo lắng vấn đề mất dữ liệu hoặc hư hỏng máy tính.

email doanh nghiệp vinahost — VinaHost – Nhà cung cấp giải pháp thay thế cho Microsoft Exchange Server

EMAIL SERVER – EMAIL DOANH NGHIỆP GIÁ RẺ

Đặc biệt hơn, người dùng sẽ nhận được những lợi ích thiết thực khi sử dụng vụ như:

Tăng tỉ lệ Inbox tới 99%: Địa chỉ IP uy tín cùng hệ thống giám sát chặt chẽ của VinaHost sẽ giúp doanh nghiệp giảm được tình trạng spam làm giảm uy tín của IP.
Bảo mật cao, chống spam: Hệ thống Email được tích hợp sẵn công nghệ Antispam, Antivirus sẽ giúp ngăn chặn thư rác, thư lừa đảo,thư chứa virus,… và bảo vệ người dùng an toàn tuyệt đối.
Hỗ trợ chuyển email từ G Suite: Nếu người dùng đang sử dụng dịch vụ email của Office365, G Suite, thì sẽ được hỗ trợ chuyển dữ liệu về Email Doanh Nghiệp của VinaHost nhanh chóng, nguyên vẹn.
Hỗ trợ Email Relay: Người dùng có thể tích hợp hệ thống vào ứng dụng, website hoặc máy chủ đang vận hành để gửi email một cách hiệu quả, nhanh chóng.
Hỗ trợ tư vấn cấu hình: Nếu bạn đang băn khoăn, vẫn chưa biết nên sử dụng gói dịch vụ nào phù hợp với doanh nghiệp thì đội ngũ kỹ thuật của VinaHost sẽ tư vấn, lựa chọn cho bạn những gói dịch vụ phù hợp và tối ưu nhất.

9. Một số câu hỏi liên quan đến Microsoft Exchange

9.1. Office 365 có giống với Microsoft Exchange không?

Không, Office 365 và Microsoft Exchange Server không giống nhau. Office 365 là một bộ ứng dụng năng suất dựa trên đám mây bao gồm các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher và Access. Microsoft Exchange Server là một dịch vụ email dựa trên đám mây cung cấp các tính năng như email, lịch, danh bạ và tệp.

9.2. Giữa Outlook và Exchange, cái nào tốt hơn?

Outlook và Exchange có mối quan hệ cộng sinh.Trong khi Outlook cho phép người dùng hình thành và quản lý nhóm thì Exchange Microsoft cung cấp nhiều tùy chọn các tác vụ và cấu trúc nhóm. Quản trị viên có toàn quyền kiểm soát các quyền của cá nhân và nhóm, cũng như khả năng tạo và phân phối tài nguyên, địa chỉ liên hệ hoặc nhóm con.

10. Tổng kết

Hy vọng là bài viết này đã giúp các bạn biết Microsoft Exchange là gì, các tính năng và cách đăng ký tài khoản Exchange. Mong rằng bài viết đã cung cấp đủ các thông tin cần thiết đến bạn.

Bạn có thể xem thêm các bài viết khác của VinaHost TẠI ĐÂY hoặc liên hệ với chúng tôi nếu cần tư vấn về dịch vụ: