Ngày nay, email đã trở thành một phương tiện liên lạc quan trọng ở nơi làm việc. Để quản lý email hiệu quả, Mailbox ra đời và trở thành công cụ hữu ích cho người dùng. Tuy nhiên hiện nay, Mailbox vẫn là một công cụ khá mới mẻ đối với nhiều người dùng. Để giúp bạn hiểu rõ hơn về công cụ này, hãy cùng Vinahost tìm hiểu chi tiết về Mailbox là gì cũng như cách sử dụng công cụ này hiệu quả trong bài viết dưới đây.

1. Mailbox là gì?

Mailbox hay Mailbox 365 (Hộp thư dùng chung trong Microsoft 365) là tính năng cho phép nhiều người dùng sử dụng chung một hộp thư để thực hiện các tác vụ và soạn email mới trong khu vực đó. Hộp thư này có một địa chỉ duy nhất (không phải địa chỉ email cá nhân). Thông thường, địa chỉ email trong mailbox 365 có định dạng là abc@vinahost.vn (trong đó vinahost.vn là phần mở rộng email của công ty bạn).

Tuy mỗi người dùng thường sẽ có một hoặc nhiều hộp thư điện tử, nhưng các hộp thư này chỉ được xác định bằng một địa chỉ email duy nhất. Người dùng có thể tạo các hộp thư chung khác nhau dựa trên nhu cầu của từng bộ phận, nhóm làm việc. Hộp thư dùng chung trong Microsoft 365 không có thông tin đăng nhập riêng. Vì vậy, bất kỳ ai muốn truy cập hộp thư chung đều phải được quản trị viên mời thông qua tài khoản email cá nhân của họ.

Bài viết: Microsoft 365 là gì? Các công cụ phổ biến trong MS 365

2. Thông tin chi tiết về Mailbox

Trên thực tế, Mailbox không chỉ đơn giản là công cụ để soạn và gửi email. Sau khi nắm được thông tin cơ bản về Mailbox là gì, để hiểu rõ hơn về Mailbox, bạn không nên bỏ qua những thông tin chi tiết về công cụ này dưới đây:

Về quyền truy cập

Công cụ này giúp người dùng linh hoạt trong việc quản lý và truy cập email của mình. Bạn có thể truy cập Mailbox của mình từ bất kỳ thiết bị nào, miễn là bạn có kết nối internet.

Về giấy phép truy cập

Mailbox 365 cung cấp hộp thư tích hợp với dung lượng lưu trữ lên tới 50GB mà không yêu cầu bất kỳ giấy phép đặc biệt nào. Tuy nhiên, người dùng có thể gán giấy phép Mailbox để mở rộng dung lượng hộp thư.

Về quyền gửi email thay thế

Một trong những điểm đặc biệt về công cụ này phải kể đến là quyền gửi email thay thế. Đây là tính năng cho phép bạn gửi email thay thế mà không cần phải xóa hoặc tạo email mới, trong trường hợp email của bạn cần được chỉnh sửa, bổ sung thông tin trước khi gửi đi.

Về quyền hạn của người dùng

Để sử dụng được công cụ Mailbox, quản trị viên của bạn phải cấp cho bạn quyền truy cập.

Kết hợp Mailbox cùng Outlook

Một thông tin quan trọng khác của công cụ này mà người dùng cần nắm được là sự kết hợp của Mailbox với Outlook. Người dùng có thể sử dụng Mailbox 365 kết hợp với Outlook thông qua trình duyệt web/ứng dụng trên iOS/Android.

Về việc mã hoá email để tăng độ bảo mật

Mailbox 365 không có nền tảng bảo mật riêng. Do đó, người dùng không thể mã hóa email được trong Mailbox.

Về chuyển đổi hộp thư

Người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi từ hộp thư cá nhân sang hộp thư dùng chung một cách dễ dàng chỉ với vài thao tác căn bản.

Về quyền gửi email theo yêu cầu

Việc lên lịch email để tiết kiệm thời gian là hoàn toàn khả thi khi sử dụng công cụ này. Chức năng này cho phép bạn có thể sẵn sàng chuẩn bị các email quan trọng và lên lịch để gửi vào đúng thời điểm phù hợp.

Về vai trò của quản trị viên & giới hạn thành viên

Chỉ có quản trị viên Exchange hoặc quản trị viên toàn cầu mới có thể tạo hộp thư chung. Do đó, bạn nên giới hạn số lượng thành viên trong hộp thư xuống dưới 25 người để có thể sử dụng Mailbox một cách hiệu quả nhất.

Về quyền hạn xoá tin nhắn

Đối với các tin nhắn không mong muốn, người dùng công cụ này hoàn toàn có thể xoá chúng ra khỏi hòm thư.

Đọc thêm: Tài khoản Hotmail là gì? Các tính năng nổi bật

3. Các quyền sử dụng được cấp phép trên Mailbox

Để trả lời cho câu hỏi có các quyền sử dụng trên Mailbox là gì, ta có thể đề cập đến 3 quyền sử dụng chính:

3.1. Có toàn quyền truy cập

Ở cấp độ truy cập này, người dùng (thường được gọi là chủ sở hữu) có tất cả các đặc quyền quản trị quan trọng và có toàn quyền truy cập. Chủ sở hữu có thể tạo sự kiện trong Lịch, xem, đọc, xóa và sửa đổi tác vụ trong Danh bạ.

Điều quan trọng cần lưu ý là ngay cả khi bạn cấp quyền truy cập đầy đủ, chủ sở hữu hộp thư cũng không có quyền gửi email từ hộp thư chung, trừ khi được cấp thêm quyền gửi theo yêu cầu hoặc gửi thay thế.

3.2. Quyền được gửi thay thế

Đối với quyền được gửi thay thế, đây là quyền giúp người dùng thay thế hộp thư chung khi gửi email. Nói một cách đơn giản, bạn có thể truy cập hộp thư chung cho một bộ phận cụ thể, chẳng hạn như bán hàng hoặc Marketing và gửi email từ đó. Điều này có nghĩa là email sẽ được gửi đi từ hộp thư chung của bộ phận đó.

3.3. Quyền được gửi theo yêu cầu

Không giống như hai loại quyền truy cập trước đó, quyền truy cập theo yêu cầu cho phép người dùng gửi email thay mặt cho hộp thư chung. Tùy thuộc vào loại Hộp thư, bạn có thể thực hiện các hành động và tùy chỉnh khác nhau trên hộp thư chung Mailbox 365 của mình.

4. Những lợi ích của Mailbox mang lại là gì?

Mailbox là một công cụ vô cùng tiện lợi với vô số những tính năng hữu ích, giúp bạn tăng năng suất làm việc lên rất nhiều. Vậy chính xác những lợi ích của Mailbox là gì?

4.1. Giám sát linh hoạt email

Giám sát linh hoạt là lợi ích đầu tiên mà công cụ này đem lại. Khi sử dụng Mailbox, nhiều người có thể truy cập được vào hộp thư cùng một lúc. Điều này cho phép các thành viên cộng tác và theo dõi email từ một tài khoản, tiết kiệm thời gian và loại bỏ nhu cầu chuyển tiếp email. Nếu một thành viên không thể sử dụng hộp thư chung thì các thành viên khác hoàn toàn có thể tiếp quản và xử lý công việc.

4.2. Giải đáp nhanh chóng

Giải đáp nhanh chóng là một ưu thế của Mailbox. Việc giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng một cách nhanh chóng đã không còn là khó khăn đối với công cụ này. Nếu khách hàng của doanh nghiệp bạn có câu hỏi liên quan đến sản phẩm thì mọi người trong tổ chức của bạn sẽ nhận được câu hỏi đó. Vì vậy, tốc độ phản hồi trở nên nhanh hơn và chính xác hơn. Đây chính là cách phục vụ khách hàng hiệu quả nhất mà doanh nghiệp không nên bỏ qua.

4.3. Chia sẻ từ Outlook dễ dàng

Sự kết hợp chặt chẽ giữa Mailbox và Outlook cũng là lợi thế của Mailbox mà bạn không nên bỏ qua. Với công cụ này, tất cả các cuộc hẹn với khách hàng hoặc đối tác của bạn đều được quản lý trong lịch Outlook của bạn. Tất cả thành viên trong hộp thư chung đều có thể xem lịch trình với khách hàng của người khác và dễ dàng theo dõi tiến trình.

5. Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Mailbox

Bạn đã tìm hiểu về Mailbox là gì cũng như các lợi ích và thông tin chi tiết của công cụ này, vậy nên sử dụng Mailbox thế nào để tận dụng được tất cả các tính năng hữu ích của công cụ này?

Thêm hộp thư dùng chung mới

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần đăng nhập vào trung tâm quản trị Microsoft 365 hoặc trung tâm quản trị

Bước 2: Ở bước tiếp theo, trong trung tâm quản trị, bạn chọn Nhóm Microsoft 365 rồi bấm vào Hộp thư chung.

Bước 3: Trên trang Hộp thư dùng chung, bạn nhấp vào “Thêm hộp thư”

Bước 4: Bạn cần Nhập tên cho hộp thư mới (lưu ý hệ thống sẽ tự động chọn địa chỉ email ngẫu nhiên và bạn có thể chỉnh sửa nếu cần)

Bước 5: Bạn nhấn “Thêm” để hoàn thành thêm hộp thư chung mới.

Thêm thành viên vào Mailbox

Bước 1: Để thêm thành viên mới vào hộp thư của bạn, hãy chọn “Thêm thành viên” vào hộp thư này. Thành viên là những người có thể xem và trả lời tin nhắn đến.

Bước 2: Bạn hãy chọn nút “+Thêm thành viên”, chọn những người sẽ sử dụng hộp thư chung này và nhấp vào Lưu.

Bước 3: Chọn “Đóng” để hoàn tất quá trình.

Chuyển đổi hộp thư người dùng thành hộp thư dùng chung

Đối với công cụ này, trong một số trường hợp, hộp thư riêng của người dùng hoàn toàn có thể trở thành hộp thư dùng chung với vài thao tác cơ bản sau:

Bước 1: Bạn hãy vào trung tâm Quản trị Microsoft 365, chọn “Người nhận” > “Hộp thư”

Bước 2: Chọn hộp thư của người dùng

Bước 3: Chọn “Chuyển đổi” trong “Chuyển đổi tới hộp thư dùng chung”

6. Những câu hỏi thường gặp về Mailbox

Bên cạnh đi tìm câu trả lời cho những câu hỏi quan trọng như: Mailbox là gì, các lợi ích của Mailbox là gì, cách sử dụng Mailbox chi tiết,… dưới đây là một số thắc mắc thường gặp khác của người dùng về Mailbox.

6.1. Mailbox có tích hợp với các ứng dụng email khác không?

Câu trả lời là hoàn toàn có thể. Công cụ này tích hợp được với các ứng dụng email phổ biến khác như Yahoo Mail hoặc Outlook. Tính năng tích hợp này giúp bạn có thể quản lý linh hoạt các email trên nền tảng khác nhau, đồng thời tối ưu hoá hiệu suất.

6.2. Cách tạo email thay thế trên Mailbox

Tạo email thay thế trên công cụ này hoàn toàn đơn giản. Bạn có thể mở email gốc và chọn “email thay thế” hoặc “sửa email”, tuỳ theo giao diện của ứng dụng email mà bạn sử dụng.

6.3. Cách để lên lịch gửi email trên Mailbox như thế nào?

Sau khi soạn email, bạn có thể lựa chọn “Lên lịch gửi” và chọn khoảng thời gian cụ thể mà bạn muốn gửi email. Đến đúng khoảng thời gian mà bạn đã lên lịch, Mailbox sẽ tự động gửi đi email của bạn.

Xem thêm: Cách tạo tài khoản Office 365 [Trên điện thoại và máy tính]

7. Tổng kết

Trong bài viết này, VinaHost đã giới thiệu đến các bạn một cách chi tiết Mailbox là gì và các bước cơ bản cần có để sử dụng công cụ này. Tuy nhiên, công cụ này là phần mềm quản lý email trả phí. Vì vậy, người dùng phải đăng ký bản quyền Microsoft 365 của mình. Ngoài tài khoản cá nhân, doanh nghiệp có thể sử dụng các gói Microsoft 365 Business dành riêng cho tổ chức với mức giá thấp hơn. Ngoài ra, các công ty cũng có thể chọn gia hạn nếu cần thiết.

Bạn có thể xem thêm các bài viết khác của VinaHost TẠI ĐÂY hoặc liên hệ với chúng tôi nếu cần tư vấn về dịch vụ: