Email Relay là một thuật ngữ quen thuộc trong cơ chế nhận và gửi email. Email Relay đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hoá hiệu suất và tăng tính bảo mật của dữ liệu. Để có hiểu rõ Email Relay là gì, cách sử dụng cũng như ưu và nhược điểm của Email Relay thì mời bạn cùng VinaHost khám phá ngay ở bài viết này nhé!

1. Email Relay là gì?

Email Relay là dịch vụ chuyển tiếp email, là quá trình chuyển tiếp email từ máy chủ của người dùng đến máy chủ của địa chỉ email được chỉ đích.

Đây là một phần không thể thiếu của hệ thống gửi và nhận email ngày nay. Quá trình Email Relay giúp hệ thống email có thể dễ dàng trao đổi thư cho nhau, bất kể chúng được lưu trữ trên các máy chủ email khác nhau.

email relay la gi — *Email Relay là gì?*

Xem thêm: Email Domain Là Gì? Tổng Hợp Kiến Thức về Email Domain

2. Cách thức hoạt động của Email Relay

Quá trình chuyển tiếp các email từ máy chủ email của người gửi đến máy chủ email của người nhận được diễn ra theo các bước cơ bản như sau:

Khi người gửi email nhấn “gửi”, email sẽ được chuyển đến máy máy chủ của người gửi. Hệ thống email sẽ kiểm tra email của bạn có hợp lệ hay không và xác định địa chỉ IP của người gửi. Nếu địa chỉ IP không hợp lệ, máy chủ sẽ từ chối gửi email.

Nếu email hợp lệ, máy chủ email của người gửi sẽ chuyển tiếp đến máy chủ email của người nhận thông qua một hệ thống Email Relay. Máy chủ email người nhận sẽ xác minh và gửi email đến hộp thư của người nhận.

Xem thêm: Email Hosting Là Gì? Đăng Ký và Sử Dụng Email Hosting [Free]

3. Ưu điểm và nhược điểm của Email Relay

Cơ chế này có những ưu và nhược điểm như sau.

3.1. Ưu điểm

Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật khi bạn sử dụng Email Relay:

Độ tin cậy cao: Email relay đảm bảo email được chuyển tiếp sẽ gửi đến người nhận một cách an toàn và chính xác. Tránh được vấn đề email bị gửi sai địa chỉ hoặc bị đưa vào thư mục rác.
Bảo mật và kiểm soát: Người gửi có thể kiểm soát được việc chuyển tiếp để bảo đảm việc thông tin được truyền đi một cách an toàn. Các máy chủ Email Relay thường có cấu hình rất chặt chẽ và có tính năng xác thực người gửi, vậy nên giảm được nguy cơ thư lừa đảo.
Tối ưu hóa mạng: Email Relay giúp người dùng tối ưu hoá lưu lượng mạng trong khi chuyển tiếp email. Thay vì email được gửi trực tiếp đến máy chủ email đích, thì Email Relay cho phép lưu lượng thông tin được tập trung vào máy chủ Relay. Nhờ vậy, giảm tải cho các máy chủ email chính.
Quản lý và theo dõi: Email Relay giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý lưu lượng email đang chuyển tiếp qua hệ thống. Điều này sẽ giúp người dùng nhanh chóng phát hiện ra các vấn đề và thực hiện các biện pháp kịp thời để đảm bảo hiệu suất và an ninh của hệ thống email.
Điều chỉnh tùy chỉnh: Email Relay cho phép người dùng tùy chỉnh cấu hình sao cho phù hợp với yêu cầu của mình. Người dùng có thể thêm các quy tắc lọc thư rác, quy tắc chặn hoặc thực hiện các hạn chế riêng biệt.
Khả năng mở rộng: Email Relay giúp mở rộng hệ thống email bằng cách tập trung lưu lượng thông tin dữ liệu vào máy chủ relay. Người dùng có thể mở rộng cơ sở hạ tầng mạng một cách nhanh chóng khi cần thiết.

3.2. Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm nổi trội thì Email Relay cũng tồn tại một số điểm hạn chế. Dưới đây là một số nhược điểm của Email Relay:

Rủi ro an ninh: Nếu không được cài đặt chính xác để đảm bảo độ bảo mật, thì Email Relay có thể trở thành nhược điểm của hệ thống email vì dễ bị tấn công, phát tán thư rác hoặc thực hiện các cuộc tấn công mạng khác. Việc này sẽ ảnh hưởng đến độ uy tín của tổ chức và ảnh hưởng đến hiệu suất của hệ thống email.
Phần mềm thư rác: Một số máy chủ không được cấu hình chặt chẽ hoặc không sử dụng các tính năng chống thư rác, dẫn đến việc truyền tải và gửi các email thư rác.
Xử lý chậm: Email Relay có thể làm chậm quá trình gửi và nhận email, đặc biệt là khi lưu lượng email quá lớn. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian giao tiếp, làm giảm hiệu suất của hệ thống.
Khả năng tùy chỉnh hạn chế: Một số Email Relay có thể hạn chế khả năng tùy chỉnh cấu hình, điều này ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu đặc biệt của tổ chức.
Rủi ro chặn email hợp lệ: Nếu cấu hình quá chặt chẽ, có thể xảy ra các tình trạng như chặn nhầm các email hợp lệ, làm mất thông tin quan trọng và ảnh hưởng đến quá trình làm việc.

4. Vì sao Email Relay lại quan trọng?

Bởi Email Relay đóng một vai trò quan trọng trong vấn đề tối ưu hoá chiến dịch email marketing. Nó giúp tăng tính bảo mật email và chống lại spam.

Bên cạnh đó, Email Relay còn hỗ trợ người dùng gửi email xác định được liệu email của họ đã được chuyển tiếp đến người nhận hay chưa. Qua đó người dùng có thể nắm bắt và đo lường được hiệu quả của chiến dịch email marketing.

Xem thêm: Email Marketing Là Gì? 6+ Cách Xây Dựng Email Marketing

5. Lúc nào nên sử dụng Email Relay?

Nếu bạn thường xuyên gặp các vấn đề như bị từ chối, đánh dấu spam mail (cho vào danh sách đen) hoặc hay bị đánh dấu là không an toàn khi gửi thư bằng Gmail, Outlook, Hotmail, … thì bạn nên sử dụng Email Relay.

Song với đó, bạn cũng nên sử dụng Email Relay khi IP máy chủ email hoặc tên miền bạn không đủ độ uy tín, độ uy tín thấp khiến email luôn bị cho vào mục spam, không thể gửi được vào mục hộp thư đến của người nhận.

Bạn cũng nên sử dụng Email Relay trong trường hợp doanh nghiệp bạn cần tối ưu chi phí cho dịch vụ email. Email Relay sẽ là một lựa chọn vô cùng phù hợp để giúp bạn cắt giảm một khoản chi phí lớn thay cho mức chi phí cao đã đề ra ban đầu.

Ngoài ra, nhiều tổ chức hoặc cá nhân cũng sử dụng Email Relay để tránh việc bị giới hạn email gửi đi trong ngày với gói dịch vụ Google Workspace. Việc kết nối Email Relay với website hoặc ứng dụng di động để gửi mail đi từ chính website và ứng dụng đó cũng đem lại sự thuận lợi cao hơn nhiều so với thông thường.

Thông thường, người dùng sẽ relay mail từ server thứ nhất sang server thứ 2 hoặc chuyển mail bằng con đường khác để hạn chế sự cố và tránh bị đánh dấu spam.

Xem thêm: Mail Server là gì? | Tổng hợp thông tin [A-Z] về Mail Server

6. Hướng dẫn cách cài đặt và sử dụng Email Relay dễ dàng

Để cài đặt và sử dụng Email Relay, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước dưới đây.

6.1. Hướng dẫn cài đặt Email Relay trên Mdaemon

MDaemon Mail Server là một loại hình máy chủ mail được phát minh với mục đích mang lại những giải pháp bảo mật an toàn nhất cho mail của bạn. Bên cạnh đó, máy chủ này không yêu cầu quá nhiều về cấu hình sử dụng.

Bạn có thể thiết lập cho toàn bộ mail của mình qua Relay Host (hay Smarhost) nếu bạn muốn gia tăng tính bảo mật để hạn chế tối thiểu những sự cố mail có thể xảy ra.

Để cài đặt Email Relay trên MDaemon Mail Server rất đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Truy cập vào máy chủ MDaemon với Console hoặc Remote Desktop Connection. Sau đó, thông qua công cụ Search, bạn hãy tìm kiếm cấu hình Open MDaemon Configuration Session.

Bước 2: Tại mục Setup, bạn bấm chọn Server Settings hoặc sử dụng phím tắt là F2.

Bước 3: Tại đường dẫn Servers & Delivery, bạn thực hiện các thao tác sau đây:

Bấm chọn Delivery, sau đó tích vào ô “Send all outbound email to a smart host” ở giữa tại mục Message Routing. Bước này sẽ kích hoạt tính năng gửi tất cả các emails đến với Relay host mà bạn chỉ định ở bên dưới.

Nếu như mail vẫn không gửi đến địa chỉ đã được chỉ định, thì toàn bộ sẽ được chuyển đến hệ thống Retry. Lúc này, MDaemon sẽ cố gắng duy trì và gửi thư theo như cài đặt ở Retry tại hàng đợi mail trong Mail Queue dialog.

Ở phần Default smart host, bạn nhập tên máy chủ Mail Relay, ISP hoặc địa chỉ IP của máy chủ Relay.

Tại mục Treat default smart host as domain name and deliver to its MX hosts, nếu như mail host của bạn có hỗ trợ lọc mail Incoming, bạn có thể enable tùy chọn này. Ngược lại, hãy chọn disable.
Chọn Use SMTP Authentication rồi nhập tên tài khoản – username và mật khẩu – password.

Bước 4: Sau khi hoàn tất những thao tác trên, bạn có thể nhấn chọn Apply rồi kết thúc với nút OK

Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo Mail Server dễ dàng, chi tiết từ [A-Z]

6.2. Hướng dẫn sử dụng Email Relay dễ dàng

Trước tiên bạn cần hiểu rõ Email Relay là gì. Như đã nói ở phần đầu, Email Relay là quá trình chuyển tiếp email của người gửi đến máy chủ của người nhận thông qua một máy chủ trung gian. Việc này sẽ giúp email có thể gửi và nhận thông tin một cách chính xác và hiệu quả trên internet.

Tiếp đế là tìm hiểu thông tin cấu hình. Nếu như bạn muốn sử dụng dịch vụ Email Relay bên ngoài, hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ thể nhận chi tiết thông tin cấu hình. Thông thường, bạn cần nắm được địa chỉ IP hoặc tên miền máy chủ Email Relay, phương thức xác thực (nếu có) và cả thông tin tài khoản (nếu cần thiết).

Cấu hình Email Relay trong ứng dụng email: Đối với các phần mềm email như Microsoft Outlook hoặc Apple Mail, bạn cần thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Mở ứng dụng email của bạn và vào phần cài đặt (settings) hoặc tùy chọn (preferences).

Bước 2: Tìm đến phần “Outgoing Mail Server” hoặc “SMTP Server” và điền địa chỉ IP hoặc tên miền của máy chủ Email Relay vào trường này.

Bước 3: Nếu máy chủ Email Relay yêu cầu xác thực, bạn cần nhập thông tin xác thực như tên người dùng và mật khẩu.

Bước 4: Lưu cấu hình và kiểm tra bằng cách gửi một email thử đến địa chỉ email bên ngoài tổ chức.

Cấu hình Email Relay trong máy chủ email: nếu bạn quản lý máy chủ email như Mdaemon hay Microsoft Exchange, bạn cần truy cập vào giao diện quản lý của máy chủ và tiến hành thực hiện cấu hình Email Relay như hướng dẫn ở trên.

Tiến hành kiểm tra và thử nghiệm: Sau khi đã cài đặt cấu hình Email Relay, bạn hãy kiểm tra và thử nghiệm bằng cách gửi email từ một tài khoản trong tổ chức đến một địa chỉ email khác. Hãy kiểm tra xem email có được gửi thành công và chính xác hay không.

Quản lý và theo dõi: Khi sử dụng Email Relay, bạn nên thường xuyên theo dõi và quản lý lưu lượng email và cả hiệu suất hệ thống. Đảm bảo rằng mọi thứ được gửi đi đều được chuyển tiếp một cách chính xác và an toàn.

Như vậy, với sự hướng dẫn trên, bạn đã có thể bắt đầu sử dụng Email Relay. Nếu gặp vấn đề và cần hỗ trợ hãy liên hệ ngay đến nhà cung cấp dịch vụ hoặc chuyên gia có kinh nghiệm.

Xem thêm: Dịch vụ Email Relay – Inbox 99% cho MailServer – Chuyên nghiệp, Giá rẻ

7. Hướng dẫn cách tối ưu chiến dịch Email Marketing hiệu quả

Dưới đây là một vài gợi ý giúp bạn tối ưu chiến dịch Email Marketing hiệu quả

7.1. Phân loại và xác định người dùng

Email Relay giúp bạn xác định người dùng đã xác thực hay chưa, hỗ trợ loại bỏ các email không mong muốn và gia tăng tính bảo mật email. Các email sẽ được phân loại và sắp xếp để có thể đảm bảo rằng email được gửi đến hộp thư đến chính xác của người nhận.

7.2. Tối ưu hộp thư đến của khách hàng

Email Relay giúp tối ưu hóa hộp thư đến của khách hàng nhằm đảm bảo email của bạn sẽ không bị phân loại nhầm và cho vào thư rác. Điều này giúp gia tăng tỷ lệ mở mail cho doanh nghiệp của bạn.

7.3. Tối ưu tỷ lệ chuyển đúng địa chỉ email

Email Relay sẽ giúp bạn tối ưu tỷ lệ chuyển đúng địa chỉ email marketing bằng cách hạn chế tỷ lệ từ chối bởi máy chủ email của người nhận. Việc này sẽ đảm bảo email của bạn được chuyển đến đúng địa chỉ và tăng tính hiệu quả của chiến dịch email marketing.

7.4. Điều chỉnh tần suất chuyển email

Email Relay sẽ giúp điều chỉnh tần suất phát email, hạn chế việc bị xem như spam và giảm tỷ lệ huỷ bỏ. Bằng cách phân bổ các email thành các nhóm nhỏ và gửi chúng ở những thời điểm khác nhau. Nhờ vậy mà bạn có thể tối ưu hoá được hiệu quả của chiến dịch email marketing.

7.5. Tăng độ bảo mật của email

Email Relay giúp gia tăng độ bảo mật của email bằng cách mã hoá email trên máy chủ email của người gửi và hạn chế các vấn đề rò rỉ thông tin. Điều này đảm bảo được tính riêng tư của khách hàng và nâng cao độ uy tín.

Tuy nhiên, Email Relay không chỉ giúp bạn tăng tính bảo mật mà còn giúp tối ưu hoá quá trình gửi email. Thay vì gửi mail trực tiếp từ máy tính cá nhân, thì Email Relay còn sử dụng một máy chủ email chuyên biệt để gửi email. Việc này sẽ giảm tải cho máy tính của bạn và tăng tốc độ gửi email.

Ngoài ra, Email Relay còn hỗ trợ kiểm soát số lượng email được gửi đi trong một khoảng thời gian nhất định, hạn chế việc bị xem là spam và bị chặn bởi nhà cung cấp dịch vụ email.

Xem thêm: 10 bước xây dựng Email Marketing hiệu quả, thành công

8. Một số câu hỏi liên quan đến Email Relay

8.1. Email Relay có phải là dịch vụ miễn phí không?

Tuỳ thuộc vào số lượng email được gửi và các tính năng đi kèm và không phải tất cả các dịch vụ Email Relay đều miễn phí.

8.2. Email Relay có bảo đảm độ bảo mật cho việc gửi email không?

Câu trả lời là CÓ. Email Relay sẽ giúp bạn nâng cao tính bảo mật cho email bằng cách mã hóa email và giảm thiểu khả năng thông tin bị đánh cắp.

8.3. Có cần kiến thức chuyên sâu để sử dụng Email Relay

Bạn không cần phải có kiến thức chuyên sâu về cơ chế này. Tuy nhiên bạn nên hiểu cách sử dụng và cấu hình Email Relay để có thể tối ưu hoá chiến dịch email marketing của mình. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng tìm hiểu các thông tin về cách sử dụng trên các nguồn tài liệu khác nhau hoặc tìm kiếm đến các chuyên gia về email marketing để được hỗ trợ.

9. Tổng kết

Hy vọng rằng qua bài viết này bạn đã biết Email Relay là gì. Để có thể tìm hiểu thêm thông tin, mời bạn truy cập vào Blog của VinaHost TẠI ĐÂY hoặc liên hệ ngay cho chúng tôi nếu cần tư vấn về dịch vụ.