Hướng dẫn cách tạo thư mục trong Outlook đơn giản

Tạo thư mục trong Outlook là cách đơn giản giúp sắp xếp email khoa học, giảm tải Inbox và thuận tiện khi tìm kiếm thông tin. Khi kết hợp với tính năng Rules, Outlook có thể tự động phân loại và chuyển email vào đúng thư mục dựa trên người gửi, tiêu đề hoặc nội dung. Trong bài viết này, VinaHost sẽ hướng dẫn chi tiết cách tạo thư mục, thư mục con và thiết lập quy tắc tự động lọc email trong Outlook.

1. Lợi ích khi tạo thư mục và phân loại email tự động trong Outlook

Việc tạo thư mục và thiết lập quy tắc tự động phân loại email trong Outlook giúp tổ chức hộp thư khoa học hơn, đồng thời tiết kiệm thời gian xử lý công việc hằng ngày.

• Giảm tải Hộp thư đến (Inbox): Tự động chuyển email vào các thư mục phù hợp, hạn chế tình trạng hàng trăm email cùng dồn vào Inbox và giúp hộp thư luôn gọn gàng.
• Quản lý công việc khoa học: Có thể phân loại email theo dự án, khách hàng, phòng ban, công việc hoặc thông báo hệ thống để dễ theo dõi.
• Tiết kiệm thời gian tìm kiếm: Email được sắp xếp theo từng nhóm giúp tra cứu thư cũ nhanh chóng, thay vì phải tìm thủ công giữa hàng nghìn email.
• Hạn chế bỏ sót email quan trọng: Có thể ưu tiên và phân loại riêng thư từ cấp trên, khách hàng hoặc đối tác, từ đó giảm nguy cơ bỏ sót hoặc xóa nhầm email cần xử lý.

2. Gợi ý cấu trúc phân loại thư mục Outlook khoa học

Để quản lý email hiệu quả, nên xây dựng hệ thống thư mục có cấu trúc rõ ràng, dễ mở rộng và thống nhất trong quá trình sử dụng Outlook.

2.1. Nguyên tắc đặt tên thư mục bằng tiền tố số

Sử dụng tiền tố số ở đầu tên thư mục giúp Outlook sắp xếp các thư mục theo đúng thứ tự ưu tiên, thay vì sắp xếp theo bảng chữ cái.

Ví dụ:

• 01_KhanCap: Email cần xử lý ngay.
• 02_DuAnHienTai: Email liên quan đến các dự án đang triển khai.
• 03_LuuTru: Email đã hoàn tất nhưng cần lưu lại để tra cứu.

Cách đặt tên này giúp cây thư mục trực quan hơn và dễ xác định nhóm email cần ưu tiên.

2.2. Phân loại theo cấu trúc 3 tầng

Với số lượng email lớn, có thể tổ chức thư mục theo cấu trúc 3 tầng:

Ví dụ:

2026

• Khách hàng A

• • Hợp đồng
  • Báo cáo
  • Trao đổi

• Dự án B

• • Hợp đồng
  • Báo cáo
  • Trao đổi

Cấu trúc này giúp email được phân loại theo thời gian → đối tượng công việc → nội dung, từ đó thuận tiện cho việc quản lý và tìm kiếm khi cần.

2.3. So sánh thư mục thường, thư mục tìm kiếm và nhãn màu

Trong Outlook, ngoài thư mục truyền thống, bạn còn có thể gom nhóm email bằng Search Folder và Category (Phân loại màu). Tùy thuộc vào thói quen xử lý công việc, bạn có thể lựa chọn hoặc kết hợp linh hoạt 3 công cụ này:

3. Những lưu ý cần biết trước khi tạo quy tắc lọc thư (Rules) trong Outlook

Trước khi thiết lập Rules trong Outlook, nên xây dựng điều kiện lọc hợp lý để tránh xung đột và giúp hệ thống phân loại email hoạt động ổn định.

• Chỉ tạo quy tắc cho email có tính lặp lại: Nên áp dụng Rules cho các loại thư thường xuyên xuất hiện như báo cáo định kỳ, thông báo tự động hoặc email từ một nhóm người gửi cụ thể. Với các thư phát sinh ngẫu nhiên, không nhất thiết phải tạo quy tắc riêng.
• Tránh tạo quá nhiều quy tắc phức tạp: Quá nhiều Rules hoặc các điều kiện chồng chéo có thể khiến email bị xử lý sai hoặc chuyển nhầm thư mục. Nên ưu tiên các quy tắc đơn giản, rõ ràng và dễ kiểm soát.
• Kiểm soát dung lượng bộ nhớ Rules: Exchange Online/Outlook mặc định dành 64 KB cho các quy tắc hộp thư. Trong một số trường hợp, quản trị viên có thể nâng giới hạn lên tối đa 256 KB. Vì dung lượng Rules có giới hạn, nên gộp các điều kiện lọc tương đồng vào một quy tắc thay vì tạo nhiều quy tắc riêng lẻ.
• Định kỳ rà soát và tối ưu: Thường xuyên kiểm tra danh sách Rules, đồng thời tắt hoặc xóa những quy tắc đã cũ, không còn sử dụng để giảm nguy cơ xung đột và giúp hệ thống lọc thư dễ quản lý hơn.

4. Hướng dẫn cách tạo thư mục trong Outlook trên máy tính và web

Outlook cho phép người dùng dễ dàng tạo thư mục và thư mục con để sắp xếp email theo từng nhóm công việc, khách hàng hoặc dự án. Tùy phiên bản Outlook trên máy tính hay trình duyệt, cách thực hiện sẽ có một số điểm khác nhau.

4.1. Cách tạo thư mục và thư mục con trong Outlook Desktop (Máy tính)

Tạo thư mục chính:

• Bước 1: Mở Outlook, nhấp chuột phải vào Inbox hoặc tên tài khoản email ở cột điều hướng bên trái.
• Bước 2: Chọn New Folder (Thư mục mới).
• Bước 3: Nhập tên thư mục rồi nhấn Enter.

Tạo thư mục con (Subfolder):

• Bước 1: Nhấp chuột phải vào thư mục chính vừa tạo.
• Bước 2: Chọn New Folder…
• Bước 3: Nhập tên thư mục con rồi nhấn Enter. Có thể lặp lại thao tác để tạo thêm các thư mục ở cấp nhỏ hơn.

4.2. Cách tạo thư mục trong Outlook Web (Trình duyệt)

Tạo thư mục chính:

• Bước 1: Đăng nhập Outlook trên trình duyệt web.
• Bước 2: Tại danh mục bên trái, cuộn xuống Folders hoặc nhấp chuột phải vào Inbox, sau đó chọn Create new folder (Tạo thư mục mới).

• Bước 3: Nhập tên thư mục và nhấn Enter hoặc chọn biểu tượng Save.

Tạo thư mục con:

• Bước 1: Nhấp chuột phải vào thư mục chính muốn tạo thư mục con.
• Bước 2: Chọn Create new subfolder (Tạo thư mục con mới).
• Bước 3: Nhập tên thư mục con và hoàn tất.

4.3. Cách tạo và quản lý thư mục trên ứng dụng Outlook Mobile (iOS / Android)

Nếu thường xuyên xử lý công việc trên điện thoại, bạn hoàn toàn có thể tạo thư mục mới trực tiếp từ ứng dụng Outlook mà không cần mở máy tính:

• Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên điện thoại > Nhấn vào biểu tượng ảnh đại diện hoặc icon Hộp thư ở góc trên bên trái màn hình.
• Bước 2: Cuộn xuống danh sách thư mục, tìm mục Folders > Nhấn vào biểu tượng dấu cộng + (hoặc biểu tượng thư mục có dấu +).
• Bước 3: Nhập tên thư mục muốn tạo > Chọn vị trí lưu (nằm ở thư mục gốc hoặc làm thư mục con của một thư mục có sẵn).
• Bước 4: Nhấn Lưu (Save) hoặc dấu tích hoàn tất.

4.4. Cách tạo thư mục lưu trữ cục bộ để giải phóng dung lượng hộp thư

Khi dung lượng hòm thư trên máy chủ (Exchange/IMAP) chạm ngưỡng giới hạn (Mailbox Quota), việc tạo thêm thư mục thông thường sẽ không giúp giảm tải bộ nhớ. Thay vào đó, bạn nên tạo Thư mục lưu trữ cục bộ (.pst) trên ổ cứng máy tính để chuyển bớt email cũ sang.

• Bước 1: Trong ứng dụng Outlook Desktop, chọn tab Home > bấm vào New Items > chọn More Items > chọn Outlook Data File… (hoặc vào File > Account Settings > Account Settings > tab Data Files > Add).
• Bước 2: Chọn nơi lưu file .pst trên ổ cứng máy tính (nên lưu ở ổ D hoặc ổ đĩa dữ liệu để tránh mất khi cài lại Win) > Đặt tên file (ví dụ: LuuTru_Email_2025) > Nhấn OK.
• Bước 3: Tại cột điều hướng bên trái Outlook, bạn sẽ thấy một cây thư mục mới xuất hiện độc lập với hòm thư chính.
• Bước 4: Nhấp chuột phải vào tên tệp dữ liệu vừa tạo > Chọn New Folder để tạo các thư mục con phân loại theo ý muốn.
• Bước 5: Kéo thả những email cũ hoặc email dung lượng nặng từ Hộp thư đến sang thư mục .pst này. Toàn bộ email được chuyển sang sẽ giải phóng trực tiếp dung lượng trên máy chủ email doanh nghiệp.

5. Hướng dẫn tạo Thư mục tìm kiếm thông minh trong Outlook

Search Folder (Thư mục tìm kiếm) là thư mục ảo giúp Outlook tự động tổng hợp các email đáp ứng điều kiện tìm kiếm nhất định mà không cần di chuyển email khỏi thư mục gốc.

Các bước tạo Search Folder:

• Bước 1: Mở Outlook, chọn tab Folder → New Search Folder. Có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + P.
• Bước 2: Chọn mẫu tìm kiếm phù hợp, chẳng hạn:
  • Unread mail: Gom các email chưa đọc.
  • Large mail: Tìm các email có tệp đính kèm lớn.
  • Mail from specific people: Gom email từ một hoặc nhiều người gửi cụ thể.
• Bước 3: Chọn OK để tạo Search Folder. Outlook sẽ tự động cập nhật danh sách email theo điều kiện đã thiết lập.

6. Cách tự động chuyển email vào thư mục trong Outlook bằng Rules

Sử dụng Rules (Quy tắc) giúp Outlook tự động nhận diện và chuyển email vào đúng thư mục dựa trên người gửi, tiêu đề hoặc các điều kiện được thiết lập. Đây là cách hiệu quả để giảm thao tác thủ công khi phải xử lý số lượng lớn email.

6.1. Thiết lập quy tắc tự động lọc email trên ứng dụng Outlook Desktop

6.1.1. Cách 1: Tạo quy tắc lọc nhanh từ email có sẵn (Khuyên dùng)

Đây là cách nhanh và thuận tiện khi bạn muốn tạo Rule dựa trên một email cụ thể đã nhận được.

• Bước 1: Nhấp chuột phải vào email của người gửi cần phân loại.
• Bước 2: Chọn Rules → Create Rule…

• Bước 3: Thiết lập điều kiện lọc, chẳng hạn tích chọn From [Tên người gửi] hoặc Subject contains…
• Bước 4: Thiết lập hành động bằng cách tích chọn Move the item to folder → chọn Select Folder và chỉ định thư mục đích.

• Bước 5: Nhấn OK. Nếu muốn áp dụng quy tắc cho cả email cũ, tích chọn Run this rule now on messages already in the current folder, sau đó nhấn OK để kích hoạt.

6.1.2. Cách 2: Tạo quy tắc lọc nâng cao qua Rules & Alerts

Với những trường hợp cần thiết lập nhiều điều kiện lọc hoặc xử lý email theo tiêu chí cụ thể, Rules & Alerts cung cấp nhiều tùy chọn nâng cao hơn.

• Bước 1: Chọn File → Manage Rules & Alerts → New Rule…

• Bước 2: Chọn mẫu điều kiện lọc phù hợp, chẳng hạn lọc theo từ khóa, mức độ ưu tiên, tệp đính kèm hoặc người gửi.

• Bước 3: Thiết lập hành động di chuyển email vào thư mục mong muốn, sau đó nhấn Finish để hoàn tất và kích hoạt quy tắc.

6.2. Thiết lập quy tắc chuyển thư vào thư mục trên Outlook Web

Outlook Web cho phép thiết lập Rules trực tiếp trong phần Settings hoặc tạo quy tắc nhanh từ email đang có trong Inbox. Tùy nhu cầu, bạn có thể chọn cách thiết lập chi tiết hoặc thao tác nhanh.

6.2.1. Cách 1: Cài đặt quy tắc lọc từ mục Settings

• Bước 1: Nhấp biểu tượng Settings (bánh răng) ở góc trên bên phải → chọn Mail → Rules.

• Bước 2: Nhấp Add new rule → đặt tên cho quy tắc.

• Bước 3: Tại Add a condition, chọn điều kiện như From hoặc Subject includes.

• Bước 4: Tại Add an action, chọn Move to → chọn thư mục đích.

• Bước 5: Tích chọn Run rule now nếu muốn áp dụng ngay → nhấn Save.

6.2.2. Cách 2: Tạo quy tắc nhanh trực tiếp từ Hộp thư đến

• Nhấp chuột phải vào email cần phân loại.
• Chọn Rules → Always move messages from…
• Chọn thư mục đích.
• Nhấn OK để hoàn tất.

6.3. Phân loại thư vào thư mục bằng Quick Steps

Sử dụng Rules tự động có một nhược điểm: Email mới đến sẽ bị chuyển thẳng vào thư mục con mà không hiển thị thông báo nổi ở Hộp thư đến, dễ khiến bạn bỏ lỡ thông tin khẩn cấp.

Quick Steps (Thao tác nhanh) là giải pháp thay thế cho phép bạn đọc và kiểm tra thư trước, sau đó chỉ cần bấm 1 tổ hợp phím tắt là Outlook sẽ tự động thực hiện chuỗi hành động: Chuyển vào thư mục + Đánh dấu đã đọc + Gắn cờ hoàn tất.

Các bước để thiết lập Quick Steps như sau:

• Bước 1: Tại tab Home trên thanh công cụ Outlook Desktop > Trong nhóm Quick Steps, bấm vào Create New (hoặc mũi tên mở rộng chọn Manage Quick Steps).
• Bước 2: Đặt tên cho thao tác (ví dụ: Lưu Dự Án A).
• Bước 3: Tại mục Actions, chọn hành động:
  • Chọn Move to folder > Chọn thư mục đích cần chuyển đến.
  • Bấm Add Action nếu muốn thêm hành động: chọn Mark as read (Đánh dấu đã đọc).
• Bước 4: Tại mục Shortcut key, gán một phím tắt tiện tay (ví dụ: Ctrl + Shift + 1).
• Bước 5: Nhấn Finish để lưu lại.

Từ nay, mỗi khi đọc xong một email cần lưu trữ, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + 1, thư sẽ lập tức được dọn sạch khỏi Inbox và chuyển về đúng thư mục quy định trong tích tắc.

7. Hướng dẫn quản lý thư mục trong Outlook và sắp xếp email tối ưu

Sau khi tạo thư mục và thiết lập Rules, việc quản lý lại hệ thống thư mục định kỳ sẽ giúp Outlook luôn gọn gàng và dễ sử dụng. Dưới đây là một số thao tác cơ bản bạn có thể thực hiện.

7.1. Các thao tác quản lý thư mục Outlook cơ bản

• Đổi tên thư mục: Nhấp chuột phải vào thư mục → chọn Rename Folder → nhập tên mới → nhấn Enter.
• Ghim thư mục vào Favorites: Nhấp chuột phải vào thư mục thường xuyên sử dụng → chọn Add to Favorites. Thư mục sẽ được đưa lên khu vực Favorites, giúp truy cập nhanh hơn.
• Di chuyển thư mục: Kéo và thả thư mục đến vị trí mong muốn trong cây thư mục. Có thể sắp xếp lại theo năm, dự án hoặc mức độ ưu tiên để thuận tiện quản lý.
• Xóa thư mục: Khi dự án hoặc công việc đã hoàn tất, nhấp chuột phải vào thư mục không còn sử dụng → chọn Delete Folder để loại bỏ và giữ hệ thống thư mục gọn gàng.

7.2. Cách di chuyển email thủ công và sắp xếp danh sách thư

Ngoài việc sử dụng Rules để tự động phân loại, bạn cũng có thể di chuyển email thủ công và sắp xếp danh sách thư theo nhiều tiêu chí để quản lý Inbox hiệu quả hơn.

Di chuyển email thủ công:

• Di chuyển 1 email: Kéo thả trực tiếp email vào thư mục mong muốn.
• Di chuyển hàng loạt: Nhấn giữ Ctrl hoặc Shift để chọn nhiều email cùng lúc → kéo thả vào thư mục đích.

Sắp xếp hiển thị email theo tiêu chí (Sort/Filter):

Trong Outlook, chọn View → thiết lập cách sắp xếp email theo các tiêu chí như:

• Date: Ngày nhận email.
• From: Người gửi.
• Size: Dung lượng email.
• Importance: Mức độ quan trọng.
• Attachments: Email có tệp đính kèm.

8. Khắc phục các lỗi thường gặp khi tạo thư mục và Rule trong Outlook

Trong quá trình sử dụng Outlook, Rules có thể không hoạt động như mong muốn hoặc thư mục không đồng bộ giữa các thiết bị. Việc xác định đúng nguyên nhân sẽ giúp bạn xử lý nhanh và hạn chế lỗi phát sinh.

8.1. Tại sao tắt máy tính thì Rule không chạy?

Outlook có hai nhóm Rules chính:

• Server-side Rules: Được xử lý trực tiếp trên máy chủ Exchange nên vẫn hoạt động ngay cả khi bạn tắt máy tính hoặc đóng Outlook Desktop.
• Client-only Rules: Được xử lý bởi ứng dụng Outlook trên máy tính, vì vậy chỉ hoạt động khi Outlook Desktop đang mở và kết nối.

8.2. Lỗi không đồng bộ thư mục giữa máy tính và điện thoại

Nếu thư mục hoặc email trên Outlook Desktop không hiển thị đầy đủ trên điện thoại, hãy kiểm tra giao thức kết nối của tài khoản:

• Exchange: Hỗ trợ đồng bộ email, thư mục và nhiều dữ liệu Outlook trên các thiết bị.
• IMAP: Đồng bộ email và cấu trúc thư mục giữa các thiết bị.
• POP3: Chủ yếu tải email về thiết bị và không phù hợp khi cần đồng bộ thư mục trên nhiều thiết bị.

8.3. Quy tắc bị dừng do đầy bộ nhớ (Giới hạn 64 KB)

Rules có giới hạn dung lượng lưu trữ, do đó việc tạo quá nhiều quy tắc phức tạp có thể khiến hệ thống báo lỗi hoặc không thể tạo thêm Rule.

Để hạn chế tình trạng này, nên gộp các điều kiện lọc tương đồng vào một Rule, đồng thời xóa hoặc vô hiệu hóa những quy tắc không còn sử dụng.

Kết luận

Biết cách tạo thư mục và thiết lập Rules trong Outlook giúp bạn tổ chức email khoa học, giảm tải Inbox và tiết kiệm thời gian tìm kiếm. Khi kết hợp cấu trúc thư mục hợp lý với các quy tắc tự động, email sẽ được phân loại đúng nơi, hạn chế bỏ sót thông tin quan trọng và nâng cao hiệu quả làm việc. 

Mời bạn truy cập vào blog của VinaHost TẠI ĐÂY để theo dõi thêm nhiều bài viết mới. Hoặc nếu bạn muốn được tư vấn thêm về dịch vụ thì có thể liên hệ với chúng tôi qua:

• Email: support@vinahost.vn
• Hotline: 1900 6046
• Livechat: https://livechat.vinahost.vn/chat.php