VoIP là gì? Ngày nay, công nghệ VoIP đang được sử dụng rộng rãi nhằm mục đích tối ưu và tiết kiệm chi phí cho người dùng. Chỉ cần có internet, bạn đã có thể thoải mái nghe gọi mà không phải phát sinh bất kì chi phí nào. Để giúp bạn hiểu rõ hơn về công nghệ này, VinaHost sẽ tổng hợp những kiến thức tổng quát về VoIP cũng như những thắc mắc thường gặp trong bài viết sau.

1. Tổng quan kiến thức về VoIP

1.1. VoIP là gì?

VoIP (Voice over Internet Protocol) là một công nghệ có thể truyền tải giọng nói qua mạng internet bằng giao thức IP, cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi và nhận cuộc gọi từ bất kỳ đâu chỉ cần thông qua kết nối internet.

Thay vì sử dụng đường dây điện thoại truyền thống, VoIP chuyển đổi tín hiệu âm thanh thành các gói dữ liệu và truyền tải qua mạng internet, giúp tiết kiệm chi phí và tăng tính linh hoạt cho việc liên lạc.

voip la gi — *VoIP là gì? Những điều cần biết về công nghệ VoIP*

1.2. Điện thoại VoIP là gì?

Một câu hỏi đặt ra là điện thoại VoIP là gì? Điện thoại sử dụng hệ thống VoIP có thể thực hiện các cuộc gọi bất cứ nơi đâu, bất cứ lúc nào, chỉ cần đối phương cùng sử dụng phần mềm giống mình.

Điện thoại VoIP có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy thuộc vào phần mềm hoặc phần cứng khi sử dụng. Hiện nay, có 3 loại điện thoại VoIP phổ biến nhất là:

Điện thoại VoIP sử dụng dây LAN: Loại điện thoại này được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp bởi giá thành phải chăng. Mỗi thiết bị thường có hai cổng mạng RJ45 để chia sẻ mạng cho các máy tính mà không cần dùng thêm dây nối. Chúng có thể hỗ trợ cả port 100M hoặc port 1G và có thể sử dụng nguồn PoE.
Điện thoại VoIP không dây: Đây là thiết bị không dây thường đi kèm với bộ phát mạng LAN. Máy con chỉ hoạt động trong phạm vi nhất định, nhưng lại được ưa chuộng vì tính linh hoạt và không cần dây mạng.
Điện thoại VoIP Wifi: Các sản phẩm này có khả năng kết nối trực tiếp với wifi từ các thiết bị phát sóng. Vì vậy chúng sẽ mang lại sự tiện lợi trong việc di chuyển cho người sử dụng.

1.3. Công nghệ VoIP là gì?

Nếu như bạn đã hiểu được VoIP là gì thì công nghệ VoIP không quá khó để giải thích. Công nghệ VoIP chính là sử dụng giao thức internet để chuyển đổi âm thanh thành dữ liệu số và truyền nó qua mạng. Điều này được thực hiện thông qua các máy chủ và cơ sở hạ tầng mạng internet.

Hiện nay, có nhiều ứng dụng như Zalo, Skype, Messenger, Viber,… đều là ví dụ cụ thể cho hệ thống VoIP. Những ứng dụng này cung cấp các tính năng như hiển thị tên người gọi, cuộc gọi chờ, chuyển tiếp cuộc gọi, mang lại sự thuận tiện và linh hoạt cho người dùng.

Xem thêm: SIP Server là gì? | Tổng quan kiến thức về SIP Server A-Z

2. Nguyên lý hoạt động của VoIP

VoIP hoạt động dựa trên 4 bước chính:

Bước 1: Chuyển đổi tín hiệu âm thanh thành tín hiệu kỹ thuật số.

Bước 2: Nén tín hiệu kỹ thuật số thành các gói dữ liệu.

Bước 3: Truyền tải các gói dữ liệu qua mạng internet.

Bước 4: Giải nén các gói dữ liệu và chuyển đổi thành tín hiệu âm thanh tại đầu nhận.

3. Ưu điểm và nhược điểm của VoIP

Công nghệ VoIP mang lại rất nhiều lợi ích cho người dùng. Tuy nhiên, bất kì công nghệ hay hệ thống nào cũng đều có ưu và nhược điểm. Dưới đây VinaHost sẽ liệt kê những ưu và nhược điểm nổi bật khi sử dụng VoIP:

3.1. Ưu điểm

Dưới đây là các lợi ích mà hệ thống VoIP mang lại:

Gọi nội bộ miễn phí: VoIP kết nối qua internet, giúp loại bỏ vấn đề gọi nội bộ theo địa lý. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp với nhiều chi nhánh, tiết kiệm 100% chi phí liên lạc nội bộ.
Quản lý vận hành dễ dàng: Quản lý từ xa được áp dụng, việc thay đổi văn phòng trở nên đơn giản và tiện lợi.
Mở rộng linh hoạt: Mở rộng hệ thống bằng cách thêm thiết bị điện thoại và setup mới cho văn phòng, dễ dàng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
Tính năng vượt trội: So với công nghệ analog cũ, VoIP cung cấp nhiều tính năng tiên tiến như ghi âm, quản lý lịch sử cuộc gọi, trả lời tự động, và phân phối cuộc gọi thông minh.
Không giới hạn cuộc gọi đồng thời: VoIP cho phép thực hiện nhiều cuộc gọi đồng thời trên cùng một đường truyền, giảm tình trạng máy bận. Băng thông mỗi cuộc gọi chỉ cần khoảng 100kb/cuộc, rất ít so với các gói cáp quang hiện nay.
Không phụ thuộc vị trí địa lý: Người dùng có thể kết nối bất cứ nơi đâu, miễn là có kết nối internet.

3.2. Nhược điểm

Tuy nhiên, cũng có những hạn chế của VoIP như:

Chất lượng cuộc gọi không được đảm bảo: Nếu đường truyền internet yếu hoặc mất, chúng có thể giảm chất lượng của cuộc gọi. Để đảm bảo chất lượng, cần tắt bớt các thiết bị kết nối khi thực hiện cuộc gọi VoIP.
Phụ thuộc vào kết nối internet: Khách hàng cần kết nối internet để thực hiện cuộc gọi, không thể thực hiện cuộc gọi khi không có kết nối internet.
Không thể kết nối đến dịch vụ khẩn cấp: VoIP không thể kết nối đến các dịch vụ khẩn cấp như cấp cứu hoặc báo cháy.
Vấn đề bảo mật: Có nguy cơ nghe lén cuộc gọi do dữ liệu phải truyền qua nhiều trạm trung gian. Cần phải đảm bảo bảo mật hệ thống để ngăn chặn các cuộc tấn công từ hacker.

Xem thêm: Stun Server là gì? | Tổng quan kiến thức về Stun Server

4. Những hình thức kết nối của phần mềm VoIP trong doanh nghiệp

4.1. Kết nối VoIP với điện thoại Analog

Trong hệ thống VoIP, một số điện thoại thông thường không thể truyền giọng nói qua internet. Tuy nhiên, có một giải pháp đó là sử dụng Adapter Analog Telephone Adapter (ATA) hoặc còn gọi là Gateway FSX. Thiết bị này có khả năng chuyển đổi tín hiệu điện thoại analog sang tín hiệu số, giúp truyền dữ liệu qua Internet một cách hiệu quả.

4.2. Kết nối VoIP với điện thoại IP (VoIP Phone)

Khi sử dụng điện thoại IP, không cần sử dụng Adapter ATA để kết nối với Internet. Bạn chỉ cần cắm điện thoại trực tiếp vào cổng Ethernet hỗ trợ mạng, điều này giúp giao tiếp trực tiếp từ Internet đến dịch vụ VoIP đã đăng ký một cách thuận tiện.

4.3. Kết nối VoIP với thiết bị chuyển đổi từ Analog sang IP

Một số công ty sản xuất phần cứng có khả năng chuyển đổi điện thoại tiêu chuẩn thành điện thoại có thể sử dụng VoIP. Các thiết bị này thường có cổng web để quản lý cuộc gọi, kiểm tra thư thoại và tích hợp với các dịch vụ khác một cách linh hoạt.

5. Lợi ích nổi bật của VoIP

Tăng hiệu quả làm việc: VoIP giúp nhân viên dễ dàng liên lạc với nhau, dù ở bất kỳ đâu chỉ cần có kết nối internet.
Tiết kiệm chi phí: VoIP giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí liên lạc trong kinh doanh, đặc biệt là cho các cuộc gọi quốc tế.
Chất lượng âm thanh tốt: công nghệ VoIP cung cấp nhiều giao thức và codec để đảm bảo chất lượng âm thanh HD. Giúp các cuộc gọi có âm thanh rõ ràng và có thể tốt hơn so với các cuộc gọi điện thoại cố định.
Mở rộng quy mô dễ dàng: VoIP giúp doanh nghiệp xử lý khối lượng công việc lớn một cách nhanh chóng, tăng khả năng mở rộng doanh nghiệp một cách linh hoạt. Thêm tài nguyên vào hệ thống không gây ảnh hưởng hoặc gián đoạn quá trình làm việc.
Tính năng đa dạng: Hệ thống VoIP có nhiều tính năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo an toàn và bảo mật. Các tính năng như chuyển hướng cuộc gọi, phản hồi giọng nói tương tác (IVR), Ring Group, nhạc chờ, và thu âm cuộc gọi đều mang lại sự tiện ích và hiệu quả cho doanh nghiệp.

Xem thêm: [Tìm hiểu] Giao thức RTP là gì? Tổng quan về giao thức RTP

6. Lý do doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống VoIP?

Những thông tin trên đã cung cấp cho bạn về khái niệm VoIP là gì cũng như ưu và nhược điểm của hệ thống VoIP. Dưới đây là những lý do mà một doanh nghiệp nên sở hữu hệ thống VoIP cho công việc.

6.1. Đồng nghiệp trao đổi công việc dễ dàng

Hệ thống VoIP cho phép đồng nghiệp kết nối và trao đổi công việc một cách dễ dàng. Với kết nối Internet, mọi nhân viên có thể sử dụng cùng một hệ thống điện thoại từ bất kỳ đâu, vì thế, làm việc từ xa trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết.

6.2. Mang hình ảnh đẹp và độ chuyên nghiệp

Sử dụng hệ thống VoIP, quy trình làm việc sẽ thuận tiện, nâng cao hiệu suất làm việc và sự chuyên nghiệp cho nhân viên.

6.3. Độ tin cậy

Việc triển khai VoIP không chỉ tiết kiệm mà còn đảm bảo độ tin cậy cao hơn so với các phương thức truyền thông truyền thống.

6.4. Tích hợp các kênh liên lạc dễ dàng

VoIP cho phép tích hợp nhiều hình thức liên lạc khác nhau, giúp doanh nghiệp giao tiếp hiệu quả hơn với khách hàng. Sử dụng hệ thống VoIP cho phép: gọi thoại bàn, di động, video call hay tin nhắn đều ổn định và có thể quản lý một cách liền mạch.

6.5. Sử dụng mạng 5G

VoIP là công nghệ được tận dụng triệt để trên mạng 5G, mở ra tiềm năng lớn cho việc truyền tải dữ liệu di động trong tương lai.

6.6. Tích hợp thêm công nghệ AI

VoIP tích hợp trí tuệ nhân tạo trên Cloud để tự động xử lý cuộc gọi và phân tích dữ liệu khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp điều chỉnh chính sách và dịch vụ của mình dựa trên thông tin khách hàng, mang lại những trải nghiệm tốt hơn và tăng doanh thu cho công ty.

Xem thêm: Giao thức Point to Point là gì? Các bước để thiết lập PPP

7. Ứng dụng của công nghệ VoIP

7.1. Những ứng dụng OTT

Ứng dụng OTT viết tắt của từ Over the Top là các ứng dụng và nội dung âm thanh, video được cung cấp trên Internet mà không cần sự can thiệp của bất kỳ nhà cung cấp nào. Hầu hết các ứng dụng OTT sử dụng công nghệ VoIP để thực hiện cuộc gọi, bao gồm:

Zalo
Facebook
Viber
Skype
Telegram

7.2. Điện thoại VoIP, Softphone và Tổng đài VoIP

Công nghệ VoIP còn được áp dụng để xây dựng các hệ thống điện thoại VoIP. Các thiết bị đầu cuối như gateway, điện thoại IP và phần mềm softphone là những phần quan trọng trong hệ thống này.

Điện thoại VoIP: Điện thoại VoIP là thiết bị dùng để thực hiện cuộc gọi qua Internet thay vì dùng hạ tầng điện thoại truyền thống. Nó cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi giữa các địa điểm khác nhau một cách tiện lợi.
Softphone: Softphone là một ứng dụng phần mềm được cài đặt trên máy tính hoặc thiết bị di động, cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi VoIP thông qua kết nối Internet.
Tổng đài VoIP: Tổng đài VoIP là một hệ thống điện thoại tập trung được triển khai trên nền tảng VoIP. Nó cho phép tổ chức quản lý cuộc gọi đến và đi từ nhiều điểm kết nối khác nhau một cách hiệu quả hơn.

8. Một số lưu ý khi sử dụng dịch vụ VoIP

Khi chọn dịch vụ VoIP, bạn cần chú ý đến các yếu tố sau:

8.1. Độ tương thích khi sử dụng tường lửa firewall

Tường lửa Firewall giúp ngăn chặn các kẻ xâm nhập từ Internet vào máy tính. Tuy nhiên, để tăng cường bảo mật, bạn nên sử dụng phần mềm bảo vệ từ bên thứ ba kết hợp với tường lửa.

8.2. Những tùy chọn bảo mật được tận dụng

Hầu hết, các hệ thống VoIP được các nhà cung cấp cài đặt sẵn tính năng bảo mật và cho phép mã hóa. Nếu bạn cần độ bảo mật cao thì có thể dựa vào tùy chọn bảo mật để lựa chọn sản phẩm.

8.3. Thiết lập bảo mật

Kiểm tra và đánh giá các thiết lập bảo mật trên máy tính và thiết bị VoIP của bạn. Hãy tắt các tính năng không cần thiết và chỉ kích hoạt những tính năng cần thiết để tránh lỗ hổng bảo mật không mong muốn.

9. Hướng dẫn cách chọn mua hệ thống điện thoại VoIP

Để mua hệ thống điện thoại VoIP, bạn cần xác định nhu cầu sử dụng của mình và chọn loại điện thoại phù hợp. Dưới đây là hướng dẫn mua điện thoại VoIP theo từng nhu cầu cụ thể:

Cho giám đốc điều hành: Chọn điện thoại VoIP có chất lượng âm thanh cao, màn hình lớn và nhiều tính năng như Fanvil V67, Yealink SIP-T58A, Yealink VP 59.
Cho lễ tân: Lựa chọn điện thoại VoIP với chất lượng âm thanh tốt, chức năng quay số nhanh như Grandstream GXP2130, Fanvil X210, Yealink SIP T29G, Yealink SIP T30, Yealink SIP T31.
Cho cuộc gọi nhóm: Chọn điện thoại hội nghị như Yealink CP920 hoặc Sennheiser SP20 để đảm bảo độ phủ sóng âm thanh và chất lượng cuộc gọi.
Cho trung tâm cuộc gọi: Chọn điện thoại VoIP có chất lượng âm thanh tốt, khả năng khử tiếng ồn và tính năng cơ bản như giám sát cuộc gọi, thay đổi người dùng giữa các ca làm việc.
Cho không gian mở: Chọn điện thoại VoIP có tính bảo mật cao và hai cổng Ethernet để đảm bảo an toàn thông tin.
Cho nhân viên văn phòng hoặc làm việc tại nhà: Chọn điện thoại VoIP đảm bảo chức năng cơ bản và chất lượng cuộc gọi nhưng không cần quá phức tạp.
Cho nhân viên di chuyển: Sử dụng softphone kết hợp với tai nghe hoặc loa ngoài như Tai nghe VT1500, Tai nghe Vbet VT5009, Loa hội nghị VT Speaker CS40, Loa hội nghị không dây Bluetooth VT SPEAK CS61.
Cho nhân viên làm việc từ xa: Chọn điện thoại VoIP cho phép làm việc từ xa và kết nối với đồng nghiệp như đang ở cùng một văn phòng.
Cho khách sạn: Chọn điện thoại VoIP có thể hỗ trợ các yêu cầu ứng dụng, chất lượng thoại tốt và nhiều tính năng như dòng Fanvil H.

Hãy lựa chọn điện thoại VoIP với chất lượng âm thanh HD, tính năng tiên tiến và khả năng kết nối, truyền thông phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn.

10. Một số nhà cung cấp dịch vụ VoIP tại Việt Nam

Các nhà cung cấp dịch vụ VoIP tại Việt Nam đang ngày càng phát triển, đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp với các giải pháp hiệu quả và linh hoạt. Dưới đây là một số nhà cung cấp dịch vụ VoIP uy tín và được người dùng tin tưởng:

VOIP24H: Đơn vị này đã có mặt trên thị trường từ năm 2012 và là một trong những đơn vị tiên phong trong việc áp dụng công nghệ VoIP vào các giải pháp tổng đài cho doanh nghiệp. Dịch vụ của VOIP24H bao gồm đầu số Hotline 1900, 1800, đầu số điện thoại bàn, đầu số di động, Voice OTP, Auto call, phần mềm Telesales và tổng đài ảo.
StringeX: Đây là một đơn vị cung cấp giải pháp tổng đài ảo tích hợp nhiều tính năng như gọi thoại, tin nhắn, gọi video vào ứng dụng hoặc website của doanh nghiệp. Dịch vụ của StringeX giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí so với các dịch vụ của nước ngoài hoặc gọi điện thoại thông thường.
Mobifone 3C: Đơn vị này cung cấp cho doanh nghiệp các số di động đẹp làm tổng đài chung, kèm theo các tính năng linh hoạt như sử dụng số máy lẻ trên các thiết bị di động, softphone, SIP phone và điện thoại cố định.
VIVAS: VIVAS cung cấp các giải pháp VoIP cho doanh nghiệp với tính linh hoạt cao. Khách hàng có thể sử dụng đầy đủ các tính năng của nhà mạng mà không cần trang bị tổng đài nội bộ, và có thể kết nối qua mạng di động, mạng cố định hoặc kết hợp cả hai.

Hãy lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ VoIP uy tín và chất lượng để đảm bảo sự ổn định và hiệu quả trong kinh doanh của bạn.

Xem thêm: Network là gì? | [SO SÁNH] giữa Internet và Network

11. Những câu hỏi liên quan đến dịch vụ VoIP

11.1. Liệu VoIP có hoạt động được khi không có internet không?

Câu trả lời là không! Ngay từ ban đầu khi giải thích về định nghĩa hệ thống VoIP là gì, chúng ta đã làm rõ rằng VoIP chỉ cho phép người sử dụng hệ thống này để nghe gọi ở bất kì đâu, chỉ cần có kết nối internet. Chính vì vậy, khi không có internet, VoIP không thể hoạt động được.

11.2. Những phiên bản có được cập nhập liên tục không?

Hầu hết các phiên bản phần mềm hệ thống VoIP thường được cải thiện và nâng cấp liên tục để duy trì tính hiện đại. Để tránh gặp phải các lỗ hổng đã được phát hiện, người dùng nên luôn cập nhật các bản vá bảo mật ngay khi nhà cung cấp phát hành phiên bản mới nhất.

11.3. Hệ thống VoIP có tích hợp đa nền tảng không?

Nhiều hệ thống VoIP hiện đại đã tích hợp tính năng đa nền tảng, cho phép người dùng truy cập và sử dụng dịch vụ từ nhiều nền tảng khác nhau.

Điều này có nghĩa là bạn có thể truy cập vào hệ thống VoIP từ các thiết bị và nền tảng khác nhau như máy tính cá nhân, điện thoại thông minh, máy tính bảng, hoặc thậm chí qua các trình duyệt web.

11.4. Hệ thống VoIP cung cấp tính năng truyền thông nào?

Hệ thống VoIP cung cấp một loạt các tính năng truyền thông để giúp người dùng kết nối và giao tiếp hiệu quả. Dưới đây là một số tính năng phổ biến mà hệ thống VoIP thường cung cấp:

Cuộc gọi thoại
Gọi video
Tin nhắn thoại
Tin nhắn văn bản
Chia sẻ tập tin
Hội nghị trực tuyến
Tích hợp email và lịch
Tích hợp với CRM và các ứng dụng doanh nghiệp khác

Tính năng này giúp tăng cường trải nghiệm giao tiếp và làm việc của người dùng trên nền tảng VoIP, cung cấp một môi trường linh hoạt và hiệu quả cho việc truyền thông.

12. Tổng kết

Như vậy, qua bài viết trên bạn cũng đã hiểu rõ khái niệm VoIP là gì cũng như những kiến thức tổng quan về công nghệ VoIP. Tuy nhiên, để triển khai thành công công nghệ VoIP, cần có sự hiểu biết sâu sắc về cách thức hoạt động của nó, các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi, cũng như các giải pháp tối ưu cho từng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Bạn có thể xem thêm các bài viết khác của VinaHost TẠI ĐÂY hoặc liên hệ với chúng tôi nếu cần tư vấn về dịch vụ: