Trong thời đại mà mạng thông tin phát triển nhanh chóng và đóng vai trò quan trọng, việc truy cập thông tin giữa các tổ chức, khách hàng, và đối tác trở nên cực kỳ cần thiết. Mạng Extranet là một ví dụ điển hình và được sử dụng khá phổ biến hiện nay để hỗ trợ việc này. Vậy extranet là gì? Những tính năng vượt trội của nó mang lại cho doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng VinaHost tìm hiểu chi tiết dưới đây nhé.

1. Mạng Extranet là gì?

Mạng Extranet là một mạng riêng tư chỉ những người dùng đã được ủy quyền mới dễ dàng truy cập vào được.

Những người này thường là các đối tác trong kinh doanh, những nhà cung cấp và một số khách hàng. Họ thường dùng Extranet để dễ dàng trao đổi các thông tin với nhau mà không cần phải đăng nhập vào mạng chính thuộc sự quản lý của công ty chủ quản.

Mạng Extranet tương tự như một phòng chứa tất cả các hồ sơ an toàn nằm ở bên ngoài khuôn viên của công ty. Những người khi được cấp chìa khóa mới dễ dàng vào và mở được các tủ đựng hồ sơ này.

Xem thêm: Mạng máy tính là gì? Lợi ích và Phân loại Mạng máy tính

2. Extranet được thiết lập như thế nào?

Mạng Extranet được thiết lập bằng cách kết nối mạng nội bộ (Intranet) của một tổ chức với mạng bên ngoài, thường là Internet, để cho phép truy cập từ xa cho các đối tác, khách hàng hoặc nhà cung cấp. Dưới đây là các bước cơ bản để thiết lập Extranet:

Xác định nhu cầu và phạm vi

Xác định mục đích sử dụng mạng Extranet và đối tượng sử dụng.
Quyết định dữ liệu và tài nguyên nào sẽ được chia sẻ qua Extranet.

Thiết lập cơ sở hạ tầng

Máy chủ (Server): Cài đặt và cấu hình các máy chủ cần thiết để lưu trữ và quản lý dữ liệu.
Kết nối mạng: Đảm bảo có kết nối Internet ổn định và đủ băng thông để hỗ trợ truy cập từ bên ngoài.

Cấu hình bảo mật

Tường lửa (Firewall): Thiết lập tường lửa để bảo vệ mạng nội bộ và kiểm soát lưu lượng truy cập vào mạng Extranet.
VPN (Virtual Private Network): Sử dụng VPN để tạo kết nối an toàn giữa người dùng bên ngoài và mạng nội bộ.
Chứng chỉ SSL (Secure Sockets Layer): Cài đặt chứng chỉ SSL để mã hóa dữ liệu truyền tải qua mạng.

Quản lý quyền truy cập

Xác thực (Authentication): Triển khai hệ thống xác thực người dùng, ví dụ như tên người dùng và mật khẩu.
Phân quyền (Authorization): Quy định quyền truy cập cụ thể cho từng người dùng hoặc nhóm người dùng dựa trên vai trò và nhu cầu.

Triển khai và kiểm tra

Cài đặt và triển khai: Cài đặt phần mềm cần thiết và triển khai mạng Extranet.
Kiểm tra: Thực hiện kiểm tra toàn diện để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và an toàn.

Bằng cách thực hiện các bước trên, tổ chức có thể thiết lập một mạng Extranet an toàn và hiệu quả để hỗ trợ việc chia sẻ thông tin và hợp tác với các đối tác bên ngoài.

3. Phân loại các mạng Extranet

3.1. Project Extranets

Khi các bên khác nhau cùng nhau tham gia vào một dự án mới, mạng Extranet chính là công cụ hữu hiệu mang lại tính hiệu quả và thuận tiện trong công tác quản lý dự án. Các quyền có thể được điều chỉnh và được đặt ở chế độ riêng tư nhằm đảm bảo các thông tin bảo mật vẫn nằm trong tay người dùng. Việc hợp tác giữa các tổ chức là một nền tảng cơ bản, áp dụng cho nhiều ngành từ chăm sóc sức khỏe cho đến kiến trúc, thậm chí là đến hình thức bán lẻ và nền tảng thương mại điện tử.

Extranet sẽ đảm bảo cho mọi cộng tác viên đều chịu trách nhiệm đối với các phần việc của họ với mục tiêu nâng cao hiệu suất công việc của từng cá nhân.

3.2. Logistic Extranet

Với những công ty hoạt động trong ngành thương mại điện tử thì extranet được xem là yếu tố không thể thiếu. Những nền tảng này kết hợp cùng lúc với nhà cung cấp và nhà phân phối để thuận tiện cho việc chuyển phát nhanh đến khách hàng. Các mạng logistic extranet sẽ mang đến cho doanh nghiệp những cải thiện đáng kể trong trải nghiệm người dùng bằng việc đảm bảo khách hàng có thể dễ dàng truy cập và theo dõi thông tin vận chuyển.

3.3. Integration Extranet

Một công cụ chiến lược khác dành cho các thương hiệu bán hàng trực tuyến là tích hợp mạng Extranet để theo dõi và cập nhật hàng tồn kho ngay lập tức. Dữ liệu này có thể được sử dụng để quản lý hàng hóa và đảm bảo rằng nhiều bên liên quan có thể dễ dàng truy cập thông tin. Các mạng Extranet có thể được xây dựng dựa trên mạng nội bộ của doanh nghiệp hoặc được lưu trữ trên một nền tảng riêng biệt.

3.4. Employee information hub

Đây là một nền tảng trực tuyến nơi nhân viên có thể truy cập các tài nguyên, chính sách công ty, thông tin liên lạc nội bộ, và các thông báo quan trọng. Employee information hub cung cấp các công cụ tự phục vụ như yêu cầu nghỉ phép, xem bảng lương, hoặc cập nhật thông tin cá nhân. Khi đó, mạng Extranet sẽ giúp cải thiện tính minh bạch và giao tiếp trong công ty, nâng cao trải nghiệm nhân viên bằng cách cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào thông tin cần thiết.

3.5. Financial data extranet

Extranet là một phương pháp an toàn và bảo mật nhất để chia sẻ các thông tin bí mật, điều này thật sự quan trọng khi xử lý các tài liệu nhạy cảm, đặc biệt là về tài chính. Mạng Extranet sẽ giúp các đối tác chia sẻ các bản cập nhật một cách hiệu quả và đảm bảo rằng những người phù hợp mới có quyền truy cập vào những chỉ số quan trọng.

3.6. Customer platform

Đây là một nền tảng chuyên biệt cho thông tin khách hàng. Theo đó, các tổ chức cung cấp quyền truy cập mạng Extranet cho người tiêu dùng để họ tự báo cáo dữ liệu và số liệu khác nhau, tương tự chức năng tự phục vụ, về cơ bản sẽ giúp tự động hóa quy trình làm việc.

Xem thêm: Mô hình OSI là gì? | Vai trò và Chức năng của 7 tầng OSI

4. Lợi ích của mạng Extranet

4.1. Độ bảo mật và an toàn thông tin

Mạng Extranet còn giúp cho các nhà lãnh đạo dễ dàng quản lý những người nhìn thấy dữ liệu thông qua một số tùy chọn quyền tùy chỉnh và những chế độ xác thực khác nhau. Extranet được xem là một trong những cách an toàn nhất để chia sẻ mọi tài liệu và dữ liệu nhờ vào một loạt các tính năng kiểm soát quyền riêng tư.

4.2. Tối đa việc chia sẻ thông tin

Extranet cho phép các tổ chức chia sẻ thông tin một cách hiệu quả với các đối tác, khách hàng, và nhà cung cấp. Các bên liên quan có thể dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin liên quan đến dự án, sản phẩm, hay dịch vụ mà không cần phải chờ đợi.

4.3. Thông tin được cập nhật theo thời gian thực

Trong thời kỳ phát triển như hiện nay, khách hàng muốn có càng nhiều thông tin càng tốt. Người tiêu dùng lại mong ngóng theo dõi tình trạng giao hàng của các sản phẩm mà họ đã đặt hàng, tương tự như khách hàng thích cập nhật thường xuyên về những dự án mới nhất. Mạng Extranet cung cấp cơ chế để thông tin được cập nhật và truy cập ngay lập tức. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi bên liên quan luôn có thông tin mới nhất và chính xác nhất về tình trạng dự án, sản phẩm, hay giao dịch.

4.4. Giảm thiểu silo

Thuật ngữ “silo” trong ngữ cảnh tổ chức và công nghệ thông tin thường được sử dụng để chỉ một hệ thống hoặc phòng ban hoạt động độc lập và không liên kết chặt chẽ với các phần khác của tổ chức. Bằng cách kết nối các hệ thống và phần mềm khác nhau vào một nền tảng chung, mạng Extranet giúp giảm thiểu sự phân tách thông tin giữa các phòng ban và đơn vị trong tổ chức. Điều này thúc đẩy sự hợp tác, tăng cường hiệu suất làm việc, và giảm thiểu thời gian mất mát do việc tìm kiếm thông tin.

Xem thêm: Mạng LAN Là Gì? So Sánh Mạng LAN, WAN và MAN

5. Ưu điểm và nhược điểm của mạng Extranet là gì?

5.1. Ưu điểm

Chia sẻ thông tin hiệu quả: Cho phép các tổ chức chia sẻ dữ liệu, tài liệu và thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Tăng cường hợp tác: Kết nối các đối tác, nhà cung cấp và khách hàng giúp tăng cường hợp tác và quản lý chuỗi cung ứng.
Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí vận hành so với việc thiết lập các kênh truyền thông riêng biệt.
Bảo mật: Cung cấp các cơ chế bảo mật để đảm bảo an toàn thông tin khi trao đổi giữa các tổ chức.

5.2. Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật thì mạng extranet cũng tồn tại một vài nhược điểm như:

Vấn đề bảo mật: Có thể gặp phải các vấn đề liên quan đến bảo mật, như lỗ hổng bảo mật khiến thông tin có thể bị đánh cắp hoặc xâm nhập.
Quản lý danh mục đối tác: Đòi hỏi các tổ chức phải quản lý và duy trì danh mục đối tác một cách chính xác để đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật.
Khả năng mở rộng: Các vấn đề liên quan đến khả năng mở rộng hệ thống để đáp ứng nhu cầu kết nối với nhiều đối tác khác nhau có thể phức tạp và tốn kém.
Yêu cầu kỹ thuật cao: Để triển khai một mạng Extranet hoạt động hiệu quả và an toàn, các tổ chức thường cần có nhân lực kỹ thuật có chuyên môn cao.

Xem thêm: Mạng WAN là gì | Tổng hợp kiến thức [A-Z] về mạng WAN

6. Một số cách trải nghiệm mạng Extranet hiệu quả

6.1. Ưu tiên người dùng

Trước đây, hầu hết các giải pháp Extranet thường được xây dựng trên nền tảng Sharepoint. Tuy nhiên, các nền tảng Extranet mới nhất bây giờ cung cấp các công cụ và chức năng tiên tiến hơn, vượt trội hơn so với những mô hình trước đây.

Một Extranet hiện đại với các công cụ và khả năng phù hợp sẽ tăng cường quyền lực cho tất cả các bên tham gia, từ đó giúp duy trì mối quan hệ đối tác một cách hiệu quả và bền vững. Trong quá trình thiết kế và triển khai Extranet, việc ưu tiên người dùng là rất quan trọng nhằm đảm bảo đạt được hiệu quả tối đa.

6.2. Tùy chọn thiết bị di động

Để tối ưu hóa sự tiện dụng của Extranet, hãy đảm bảo rằng nó có khả năng hoạt động trên thiết bị di động. Dù bạn đang chia sẻ thông tin với các đối tác bên ngoài hoặc cung cấp nền tảng để khách hàng theo dõi đơn hàng, hầu hết người dùng đều đánh giá cao khả năng truy cập từ thiết bị di động.

Việc sử dụng Extranet trên di động đặc biệt có giá trị khi cộng tác với nhân viên bên ngoài tổ chức như nhà thầu, người giao hàng và nhân viên dịch vụ. Những người này không thể ngồi cả ngày trước máy tính, do đó việc truy cập Extranet từ thiết bị di động là vô cùng quan trọng.

6.3. Đảm bảo độ bảo mật của nền tảng

Bảo mật chính là mối quan tâm ngày càng tăng cao của bất kỳ tổ chức nào khi nguy cơ bị đánh cắp dữ liệu đang ngày càng lớn. Mạng Extranet sẽ có thể là một lựa chọn hiệu quả để giúp bạn chia sẻ dữ liệu và tài liệu đảm bảo an toàn với các tính năng bảo mật có thể được tùy chỉnh cũng như kiểm soát quyền. Những tùy chọn mang tính cá nhân hóa đặc biệt không thể thiếu đối với thiết kế extranet vì một số bên sẽ cần quyền truy cập vào nhiều thông tin hơn các bên khác.

6.4. Kết hợp với nhau

Nhiều bên liên quan vẫn đang trong quá trình xem xét mạng extranet của họ cũng như một phần mở rộng thuộc mạng nội bộ của tổ chức. Một số ví dụ về những công cụ có thể chuyển giao bao gồm các chức năng và tích hợp mạng xã hội cùng với các ứng dụng kinh doanh như Salesforce hoặc HubSpot.

7. So sánh sự khác nhau giữa intranet và extranet là gì?

Intranet và Extranet đều là các mạng nội bộ dành riêng cho tổ chức nhưng có một số điểm khác nhau chính sau đây:

Mục đích sử dụng

Intranet: Thường được sử dụng để chia sẻ thông tin nội bộ, tài liệu, tin tức, và các tài nguyên khác giữa các thành viên trong tổ chức để tăng cường hợp tác và hiệu quả làm việc.
Extranet: Được sử dụng để mở rộng phạm vi giao tiếp và hợp tác ra bên ngoài tổ chức, cho phép chia sẻ thông tin và tài nguyên với các đối tác, nhà cung cấp và khách hàng để cải thiện quản lý chuỗi cung ứng và tăng cường quan hệ đối tác.

Công nghệ và hạ tầng

Intranet: Thường được xây dựng và quản lý trên hạ tầng mạng của tổ chức, có thể tích hợp với các hệ thống và ứng dụng nội bộ.
Extranet: Thường có sự phối hợp giữa các tổ chức và đối tác để xây dựng và duy trì hạ tầng mạng chung, yêu cầu tính tương tác và tích hợp giữa các hệ thống.

Tóm lại, Intranet và Extranet đều là các công cụ mạng nội bộ có mục đích khác nhau, dựa vào đối tượng sử dụng và phạm vi mở rộng của chúng để hỗ trợ tăng cường hiệu quả và hợp tác trong tổ chức và với các đối tác bên ngoài.

Xem thêm: Mạng MAN là gì | Tổng hợp kiến thức [A-Z] về mạng MAN

8. Tổng kết

Hy vọng rằng nội dung bên trên đã một phần nào đó giúp bạn hiểu rõ hơn mạng extranet là gì, sự tiện lợi của nó đối với các hoạt động bảo mật thông tin trong bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào. Hiện nay, mạng extranet đã và đang là một mạng lưới không thể thiếu, nó không chỉ cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đáng kể trong quá trình truyền tải dữ liệu mà còn nâng cao tính bảo mật của hệ thống.

Bạn có thể xem thêm các bài viết thú vị khác tại đây và đừng ngại ngần liên hệ với VinaHost nếu cần tư vấn về dịch vụ VPS Windows nhé: