[2025] Google Workspace là gì? Tìm hiểu tính năng và lợi ích

Google Workspace được biết đến như một nền tảng tích hợp toàn diện các công cụ hỗ trợ cá nhân và doanh nghiệp. Ứng dụng cộng tác trực tuyến này của Google hỗ trợ thúc đẩy hiệu suất quản lý công việc một cách linh hoạt và hiệu quả. Trong bài viết này, hãy cùng VinaHost khám phá sâu hơn khái niệm Google Workspace là gì cũng như lý do nền tảng này lại trở thành lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp nhé!

1. Google Workspace là gì?

Google Workspace là bộ công cụ và ứng dụng cộng tác của Google được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp trong quản lý công việc và tương tác trực tuyến. Google Workspace tích hợp các ứng dụng quen thuộc như Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Calendar và nhiều ứng dụng khác.

Hiện tại, Workspace không còn tính năng miễn phí như trước đây, từ tháng 10 năm 2020 sau khi chuyển từ G Suite sang Google Workspace, Google chỉ cung cấp các gói trả phí cho doanh nghiệp và tổ chức. Các bộ công cụ văn phòng này thường có các tính năng và dung lượng lớn hơn so với các dịch vụ miễn phí của Google như Gmail cá nhân hoặc Google Drive cá nhân.

Google Workspace được thiết kế để giúp các doanh nghiệp và tổ chức cộng tác và làm việc hiệu quả hơn. Các ứng dụng của G Suite có thể được truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, giúp người dùng làm việc từ mọi nơi.

Nền tảng này cung cấp một môi trường làm việc đám mây, cho phép người dùng lưu trữ, chia sẻ, và làm việc chung trực tuyến trên các tài liệu, bảng tính, và bài trình bày. Ngoài ra, nó cũng bao gồm các tính năng như email doanh nghiệp với tên miền riêng, video họp qua Google Meet, và các công cụ quản lý dự án.

Google Workspace có các gói đăng ký khác nhau để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp và tổ chức ở mọi quy mô. Các gói đăng ký này cung cấp các tính năng và dung lượng lưu trữ khác nhau đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng.

2. Lợi ích khi sử dụng Google Workspace là gì?

Ứng dụng cộng tác trực tuyến của Google mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc tăng cường hiệu suất và tương tác nhóm. Dưới đây là một số lý do mà doanh nghiệp thường chọn sử dụng công cụ này:

• Tăng năng suất: Google Workspace cung cấp các ứng dụng năng suất mạnh mẽ giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn. Các ứng dụng này được thiết kế để giúp người dùng cộng tác với nhau dễ dàng hơn, truy cập và chia sẻ dữ liệu từ mọi nơi, và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.
• Tăng cường cộng tác: Nền tảng đa dụng của Google giúp người dùng dễ dàng cộng tác với nhau trên các dự án. Các ứng dụng này cho phép người dùng chia sẻ tài liệu, chỉnh sửa tài liệu cùng nhau trong thời gian thực, và tổ chức các cuộc họp trực tuyến.
• Khả năng tích hợp cao: Các ứng dụng trong Google Workspace được tích hợp chặt chẽ, giúp chuyển đổi dễ dàng giữa các công cụ và tối ưu hóa quy trình làm việc.
• Lưu trữ đám mây: Google Drive cung cấp không gian lưu trữ đám mây, cho phép truy cập và chia sẻ dữ liệu từ mọi nơi, mọi thiết bị với kết nối Internet.
• Bảo mật và quản lý: Google Workspace tích hợp các tính năng bảo mật mạnh mẽ, bao gồm xác thực hai yếu tố và quản lý quyền truy cập, để đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp.
• Hỗ trợ đa nền tảng: Các công cụ văn phòng tiện ích có thể truy cập và hoạt động trên nhiều nền tảng, từ máy tính đến thiết bị di động.
• Tiết kiệm chi phí: Google Workspace có chi phí thấp hơn so với việc mua các ứng dụng năng suất riêng lẻ. Các doanh nghiệp có thể đăng ký GG Workspace theo gói, với giá cả phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp.
• Cập nhật tự động: Người dùng luôn sử dụng phiên bản Google Workspace mới nhất của các ứng dụng mà không cần phải lo lắng về việc cập nhật, vì Google tự động thực hiện các cập nhật.

3. Các ứng dụng làm việc có trong Google Workspace

3.1. Gmail

Phiên bản mới nhất của Gmail mang lại sự thuận tiện cho việc quản lý công việc quan trọng. Với một nền tảng email bảo mật và không có quảng cáo, bạn có thể thoải mái trò chuyện, thực hiện cuộc gọi video hoặc gọi thoại, và luôn theo dõi tiến độ dự án thông qua các nhiệm vụ và tệp được chia sẻ – tất cả đều có sẵn ngay trong Gmail.

Ngoài ra, khi sử dụng gmail trả phí với gói Workspace khách hàng có thể:

• Nhận email tùy chỉnh với địa chỉ @yourcompany: Tạo niềm tin với khách hàng bằng cách cung cấp cho toàn bộ đội ngũ trong công ty địa chỉ email chuyên nghiệp tại miền của bạn, ví dụ như priya@yourcompany và joe@yourcompany. Bạn cũng có thể tạo danh sách gửi thư nhóm như sales@yourcompany.
• Khả năng tích hợp mạnh mẽ: Kết nối với đồng nghiệp thông qua Google Meet hoặc Google Chat, gửi lời mời từ Lịch, thêm nhiệm vụ vào danh sách công việc – tất cả đều có thể thực hiện ngay trong Gmail. Hơn nữa, bạn cũng có thể tích hợp các ứng dụng bên thứ ba yêu thích qua Tiện ích bổ sung của Google Workspace.
• Thiết kế để bảo vệ bạn khỏi các mối đe dọa: Gmail luôn đặt sự an toàn của bạn lên hàng đầu. Các mô hình máy học ngăn chặn hơn 99,9% thư rác, thư lừa đảo và phần mềm độc hại từ việc đến tay người dùng.
• Tương tác tốt với các công cụ khác: Gmail hoạt động mượt mà với các ứng dụng email trên máy tính như Microsoft Outlook, Apple Mail và Mozilla Thunderbird. Người dùng đang sử dụng dịch vụ Outlook hoàn toàn có thể đồng bộ hóa dễ dàng email, sự kiện và tất cả danh bạ với Google Workspace.
• Chuyển đổi dễ dàng từ Outlook và các dịch vụ cũ: Việc chuyển đổi email từ Outlook, Exchange hoặc Lotus trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với các công cụ tùy chỉnh giúp giữ nguyên các thư quan trọng của bạn.
• Đảm bảo 99,9% thời gian hoạt động (99,9% Uptime): Yên tâm với cơ sở hạ tầng toàn cầu an toàn và ổn định, giúp bạn duy trì hoạt động 24/7 suốt cả năm. Tính năng sao lưu tự động, ngăn chặn nội dung không mong muốn và biện pháp bảo mật hàng đầu giúp bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp của bạn.

3.2. Google Meet

Google Meet là một dịch vụ họp trực tuyến của Google, được thiết kế để tạo ra các cuộc họp video và âm thanh một cách thuận tiện và hiệu quả. Dịch vụ này là một phần của Google Workspace, nhưng cũng có thể được sử dụng độc lập. Tìm hiểu đặc điểm của Google Meet là gì ngay phần tiếp theo:

• Tạo liên kết với mọi người theo nhiều phương thức hơn: Dù là trò chuyện linh hoạt hoặc theo lịch trình đặt trước, cuộc gọi video thời gian thực hay việc trao đổi tin nhắn video, Google Meet có khả năng kết nối bạn theo cách phù hợp nhất.
• Sử dụng trên mọi thiết bị: Tham gia cuộc họp qua điện thoại hoặc máy tính bảng thông qua ứng dụng Google Meet, có sẵn trên App Store và Google Play, hoặc kết nối trực tiếp từ trình duyệt máy tính mà không cần cài đặt phần mềm.
• Chất lượng video cao cấp: Trải nghiệm xem video chất lượng lên đến 4K1, ánh sáng chuyên nghiệp (chức năng nâng cao) và thêm hình nền phong cách.
• Giảm tiếng ồn: Giảm tối đa tiếng ồn và loại bỏ nhiễu.
• Phụ đề ngay lập tức: Theo dõi phụ đề theo thời gian thực khi người tham gia phát biểu.
• Cộng tác toàn diện: Tổ chức cuộc họp trực tiếp trong Google Docs, Sheets và Slides để cộng tác một cách hiệu quả.
• Lên lịch họp cùng nhau: Dễ dàng tạo lịch làm việc, đính kèm tệp và xem phản hồi từ người tham gia.
• Cùng lên ý tưởng: Thu hút sự chú ý trong cuộc họp bằng cuộc thăm dò ý kiến, phòng họp nhóm, chế độ điều phối và tính năng hỏi đáp.
• Tận hưởng mọi khoảnh khắc: Cùng nhau chia sẻ niềm vui – xem video trên YouTube, nghe nhạc và chơi trò chơi thông qua tính năng chia sẻ trực tiếp của Meet2. Sử dụng tính năng tương tác như hiệu ứng và biểu tượng cảm xúc.
• Bảo vệ an toàn: Mặc định, dữ liệu của bạn được mã hóa và có nhiều biện pháp bảo mật như mã hoá cao cấp, chống lạm dụng và kiểm soát quyền riêng tư để bảo vệ thông tin cá nhân của bạn.
• Nâng cao khả năng làm việc: Đăng ký gói Google Workspace hoặc Google One cao cấp để sử dụng các tính năng nâng cao như tổ chức cuộc gọi nhóm lên đến 24 giờ; sử dụng ghi âm và tóm tắt để lưu lại nội dung cuộc trò chuyện; tổ chức cuộc họp với hơn 1000 người tham gia.

3.3. Google Drive

Google Drive là gì? Đây là một dịch vụ lưu trữ đám mây của Google, cho phép người dùng lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trực tuyến. Dịch vụ này giúp người dùng tạo, lưu trữ, và truy cập các loại tệp tin như văn bản, hình ảnh, video, bảng tính và nhiều loại tài liệu khác từ thiết bị bất kỳ nào được kết nối với mạng internet.

• Lưu trữ dữ liệu mọi nơi: Bạn có thể lưu trữ, truy cập, và chia sẻ tệp từ mọi địa điểm an toàn, cho phép truy cập dễ dàng từ cả laptop, PC và mobile.
• Tận hưởng dung lượng lưu trữ linh hoạt: Google Workspace mang đến các tùy chọn lưu trữ linh hoạt để bạn luôn đảm bảo có đủ không gian lưu trữ cho tệp. Với tính năng quản trị tập trung, ngăn chặn mất dữ liệu và Vault dành cho Drive, quản lý người dùng và theo dõi hoạt động chia sẻ tệp trở nên dễ dàng, đồng thời đáp ứng yêu cầu tuân thủ dữ liệu.
• Tìm kiếm nhanh nội dung quan trọng: Drive sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để dự đoán và hiển thị nội dung quan trọng ngay lập tức. Tính năng như Truy cập Nhanh và tìm kiếm nâng cao dựa trên học máy giúp kết nối mỗi người dùng với tệp cần chú ý trước cả khi tìm kiếm.
• Tổ chức tệp nhóm vào cùng một nơi: Sử dụng bộ lưu trữ chung để quản lý công việc nhóm một cách hiệu quả. Mọi tệp thêm vào bộ lưu trữ chung đều thuộc sở hữu chung của nhóm, giúp tất cả mọi người cập nhật thông tin.
• Truy cập tệp từ máy tính mà không cần trình duyệt: Với Drive cho máy tính, bạn có thể truy cập tệp ngay trên máy tính mà không cần đồng bộ hoá toàn bộ ổ đĩa. Điều này giúp tiết kiệm thời gian đồng bộ hóa và tạo điều kiện làm việc hiệu quả.
• Mở rộng tính năng của Drive với ứng dụng bên thứ ba: Sử dụng hàng trăm ứng dụng tích hợp, bao gồm DocuSign, CloudLock và LucidCharts, để thực hiện nhiều công việc ngay từ Drive. Liên kết chặt chẽ với các ứng dụng và dịch vụ khác của Google và các ứng dụng bên thứ ba thông qua API.
• Tương tác với Drive trên các công cụ quen thuộc: Các plugin cho Microsoft Office và Outlook giúp đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn với Drive. Bạn cũng có thể mở hơn 40 loại tệp khác nhau từ Drive và làm việc trên tệp Microsoft Word ngay từ Drive.
• Kiểm soát chia sẻ tệp: Bảo vệ sự riêng tư của tệp cho đến khi bạn quyết định chia sẻ. Quản lý quyền tải xuống, chỉnh sửa, nhận xét hoặc xem, và đặt thời hạn chia sẻ cho tệp. Người dùng có thể chia sẻ tệp tin và thư mục với người khác, cho phép cộng tác trực tuyến trên cùng một tài liệu.
• Ứng dụng Google Docs, Sheets, Slides: Tích hợp sâu với các ứng dụng văn phòng trực tuyến của Google, giúp người dùng tạo và chỉnh sửa văn bản, bảng tính, và bài thuyết trình trực tuyến mà không cần phải tải xuống.

3.4. Google Docs

Google Docs là một ứng dụng xử lý văn bản trực tuyến của Google, cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và chia sẻ văn bản trực tuyến mà không cần phải download hay cài đặt thêm phần mềm trên máy tính. Đây là một phần của bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến của Google, còn được gọi là Google Workspace.

• Soạn thảo văn bản nhóm: Tạo và chỉnh sửa tài liệu văn bản trực tuyến ngay trong trình duyệt của bạn mà không cần cài đặt phần mềm riêng biệt. Nhiều người có thể cùng làm việc trên cùng một tài liệu và mọi thay đổi sẽ được lưu tự động.
• Giao tiếp và chỉnh sửa thời gian thực: Hợp tác trên một tài liệu duy nhất với các thành viên trong nhóm hoặc đối tác bên ngoài công ty của bạn. Theo dõi nội dung chỉnh sửa khi người khác nhập liệu, sử dụng tính năng trò chuyện tích hợp và đặt câu hỏi thông qua hệ thống nhận xét.
• Tích hợp với Google Drive: Tất cả các văn bản được tạo và lưu trữ trong Google Docs được tự động đồng bộ và lưu trữ trên Google Drive.
• Xử lý đa dạng mọi loại tệp: Import tài liệu của bạn để chỉnh sửa ngay lập tức, bao gồm cả tệp Microsoft® Word và PDF. Xuất công việc của bạn ở định dạng .docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt hoặc .html.
• Lưu lịch sử sửa đổi không giới hạn: Theo dõi mọi thay đổi được thực hiện trên tài liệu và hoàn tác mọi thao tác theo mong muốn. Tất cả các phiên bản trước đều được lưu giữ vô thời hạn mà không ảnh hưởng đến dung lượng lưu trữ của bạn.
• Hoạt động trên mọi thiết bị, có hoặc không có Internet: Tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu từ iPhone, iPad hoặc thiết bị Android của bạn. Sử dụng Chrome trên Mac hoặc PC để làm việc trong Tài liệu ngay cả khi bạn không kết nối mạng.
• Quản lý chia sẻ một cách hiệu quả: Bạn có quyền quản lý người nào được truy cập vào tài liệu và thư mục của mình. Cấp quyền chỉnh sửa, xem hoặc chỉ thêm nhận xét cho cá nhân hoặc nhóm.
• Mở rộng tính năng với tiện ích bổ sung của bên thứ ba: Tìm kiếm thông tin, xác định từ và chèn lời trích dẫn trực tiếp trong Tài liệu. Tiện ích bổ sung tích hợp giúp mở rộng khả năng của Tài liệu với các định dạng nâng cao, tính năng hợp nhất thư và nhiều hơn nữa.

3.5. Google Sheet

Google Sheets là một ứng dụng bảng tính trực tuyến của Google, thuộc bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến Google Workspace. Nó cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và chia sẻ bảng tính trực tuyến mà không cần phải cài đặt phần mềm bảng tính trên máy tính.

• Tạo và chỉnh sửa bảng tính: Người dùng có thể tạo bảng tính mới và chỉnh sửa chúng mọi nơi có kết nối internet, từ bất kỳ thiết bị nào.
• Chia sẻ và cộng tác: Có khả năng chia sẻ bảng tính với người khác để cùng cộng tác trực tuyến. Nhiều người có thể làm việc trên cùng một bảng tính cùng một lúc.
• Tích hợp với Google Drive: Tất cả các bảng tính được tạo và lưu trữ trong Google Sheets tự động đồng bộ và lưu trữ trên Google Drive.
• Công cụ tính toán và hàm: Cung cấp nhiều hàm tính toán và công cụ để thực hiện các phép tính phức tạp trong bảng tính.
• Biểu đồ và đồ thị: Cho phép người dùng tạo biểu đồ và đồ thị để trực quan hóa dữ liệu trong bảng tính.
• Định dạng và kiểu tệp linh hoạt: Hỗ trợ nhiều định dạng và kiểu tệp, bao gồm Microsoft Excel, để dễ dàng chia sẻ và làm việc với các tệp từ các ứng dụng bảng tính khác.
• Lịch sử phiên bản: Tự động lưu lịch sử phiên bản của bảng tính, giúp theo dõi và khôi phục các phiên bản trước của tài liệu.
• Hỗ trợ đa thiết bị: Có thể làm việc trên nhiều thiết bị, bao gồm máy tính, máy tính bảng và điện thoại di động.
• Tính năng tích hợp và mở rộng: Hỗ trợ các tính năng tích hợp và tiện ích mở rộng để mở rộng khả năng và tối ưu hóa công việc với bảng tính.

3.6. Google Slide

Google Slides là một ứng dụng trình diễn trực tuyến của Google, thuộc bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến Google Workspace. Nó cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và chia sẻ bài thuyết trình trực tuyến mà không cần phải tải xuống hoặc cài đặt phần mềm trình diễn trình diễn trên máy tính.

• Tạo và chỉnh sửa bài thuyết trình: Người dùng có thể tạo bài thuyết trình mới và chỉnh sửa chúng mọi nơi có kết nối internet, từ bất kỳ thiết bị nào.
• Chia sẻ và cộng tác: Có khả năng chia sẻ bài thuyết trình với người khác để cùng cộng tác trực tuyến. Nhiều người có thể làm việc trên cùng một bài thuyết trình cùng một lúc.
• Tích hợp với google drive: Tất cả các bài thuyết trình được tạo và lưu trữ trong Google Slides tự động đồng bộ và lưu trữ trên Google Drive.
• Mô-đun thiết kế đa dạng: Cung cấp nhiều mô-đun thiết kế để tùy chỉnh bố cục và trình bày của bài thuyết trình.
• Chủ đề và mẫu: Hỗ trợ nhiều chủ đề và mẫu để giúp người dùng nhanh chóng tạo ra bài thuyết trình chuyên nghiệp.
• Chuyển động và hiệu ứng: Cho phép thêm chuyển động và hiệu ứng đồ họa để làm cho bài thuyết trình trở nên sinh động và hấp dẫn.
• Chia sẻ và xuất tệp: Dễ dàng chia sẻ bài thuyết trình với người khác qua liên kết hoặc lời mời cùng cộng tác. Có thể xuất tệp vào nhiều định dạng như PowerPoint, PDF, v.v.
• Hỗ trợ trình chiếu trực tuyến: Cho phép trình chiếu trực tuyến để người xem có thể theo dõi bài thuyết trình từ xa.
• Hỗ trợ đa thiết bị: Có thể truy cập và chỉnh sửa bài thuyết trình trên nhiều thiết bị, bao gồm máy tính, máy tính bảng và điện thoại di động.

3.3. Google Chat

Google Chat là một dịch vụ nhắn tin và trò chuyện trực tuyến của Google, thuộc bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến Google Workspace. Dịch vụ này được thiết kế để tạo ra một không gian làm việc cộng tác nơi người dùng có thể gửi tin nhắn, thực hiện cuộc trò chuyện nhóm, và chia sẻ tệp tin một cách thuận tiện.

• Thảo luận nhóm: Cho phép tạo các phòng thảo luận nhóm để thực hiện trò chuyện và chia sẻ thông tin với nhóm làm việc.
• Nhắn tin cá nhân: Gửi tin nhắn trực tuyến và cá nhân cho đồng nghiệp, đối tác hoặc thành viên khác trong tổ chức.
• Chia sẻ tệp tin: Dễ dàng chia sẻ tệp tin, hình ảnh, và tài liệu từ Google Drive hoặc thiết bị cá nhân.
• Tích hợp google meet: Kết hợp với Google Meet để thực hiện cuộc họp video hoặc cuộc gọi thoại trực tuyến ngay từ cửa sổ trò chuyện.
• Thông báo và thông báo: Nhận thông báo khi có tin nhắn mới hoặc khi được đề cập trong một phòng thảo luận.
• Tìm kiếm tin nhắn: Tìm kiếm nhanh chóng các tin nhắn và thông tin trong lịch sử trò chuyện.
• Dự án và nhiệm vụ: Kết hợp với Google Tasks để theo dõi công việc và nhiệm vụ, tạo danh sách công việc và gửi nhắc nhở.
• Đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị: Sử dụng trên máy tính, máy tính bảng và điện thoại di động để có trải nghiệm đồng bộ trực tuyến.
• Bảo mật và quản lý quyền: Bảo mật thông tin trò chuyện và quản lý quyền truy cập của người dùng.

3.8. Google Form

Google Forms là một dịch vụ của Google cho phép người dùng tạo và quản lý các biểu mẫu trực tuyến một cách dễ dàng. Được tích hợp trong Google Drive và Google Workspace, Google Forms cung cấp một cách thuận tiện để tạo các biểu mẫu khảo sát, tổ chức sự kiện, và thu thập thông tin từ người dùng.

• Tạo biểu mẫu tùy chỉnh: Người dùng có thể tạo các biểu mẫu theo nhu cầu riêng của họ, thêm các loại câu hỏi khác nhau như ô nhập văn bản, lựa chọn, ô chọn và nhiều hơn nữa.
• Tự động thu thập phản hồi: Google Forms tự động thu thập và tổ chức phản hồi từ người điền biểu mẫu, giúp người tạo biểu mẫu dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu.
• Tích hợp google sheets: Các dữ liệu được thu thập từ biểu mẫu tự động lưu trữ và hiển thị trong Google Sheets, tạo thuận lợi cho việc quản lý và xử lý dữ liệu.
• Tích hợp google drive: Tất cả biểu mẫu được tạo và dữ liệu thu thập được lưu trữ trong Google Drive, giúp người dùng duy trì sự tổ chức và truy cập dễ dàng.
• Tính năng tự động điều chỉnh câu hỏi: Cung cấp tính năng tự động điều chỉnh câu hỏi dựa trên phản hồi trước đó, tạo trải nghiệm điều chỉnh và linh hoạt cho người điền biểu mẫu.
• Tích hợp hình ảnh và video: Người tạo biểu mẫu có thể thêm hình ảnh và video để làm cho biểu mẫu trở nên hấp dẫn hơn.
• Chế độ hỏi và trả lời tiếp theo: Cho phép tạo các câu hỏi dựa trên câu trả lời trước đó, tạo ra các biểu mẫu tương tác và linh hoạt.
• Bảo mật và quản lý quyền: Google Forms cung cấp các tùy chọn bảo mật để kiểm soát quyền truy cập và quản lý dữ liệu.

3.9. Google Sites

Google Site là một dịch vụ của Google, cho phép người dùng tạo và quản lý trang web một cách dễ dàng mà không cần có kỹ năng lập trình hay thiết kế web chuyên sâu. Dịch vụ này tích hợp vào Google Workspace và cung cấp một nền tảng thuận tiện để xây dựng và chia sẻ trang web nội bộ hoặc công cộng.

• Tạo trang web một cách dễ dàng: Google Sites cung cấp giao diện kéo và thả, giúp người dùng tạo trang web mà không cần có kiến thức kỹ thuật cao.
• Tích hợp với google drive: Người dùng có thể dễ dàng nhúng tệp tin và tài liệu từ Google Drive vào trang web của họ.
• Chia sẻ và cộng tác: Tích hợp chặt chẽ với Google Drive và Google Workspace, Google Sites cho phép người dùng chia sẻ và cộng tác trên trang web một cách thuận tiện.
• Chủ đề và tùy chỉnh giao diện: Cung cấp nhiều chủ đề mẫu để lựa chọn, và người dùng có thể tùy chỉnh giao diện của trang web theo ý muốn.
• Tích hợp với các ứng dụng google: Dễ dàng nhúng các phần tử từ các ứng dụng Google khác nhau như Google Calendar, Google Maps, và Google Forms.
• Tích hợp hình ảnh và video: Cho phép người dùng nhúng hình ảnh, video từ YouTube và các nguồn khác vào trang web.
• Tính năng chia sẻ quyền truy cập: Kiểm soát quyền truy cập và quản lý ai có thể xem hoặc chỉnh sửa trang web.
• Phản hồi từ người xem: Người xem trang web có thể dễ dàng gửi phản hồi và góp ý.
• Đáp ứng cho thiết bị di động: Trang web tạo ra từ Google Sites tự động đáp ứng với các kích thước màn hình khác nhau, tối ưu hóa trải nghiệm người dùng trên các thiết bị di động.

3.10. Google Calendar

Google Calendar là một dịch vụ lịch cá nhân trực tuyến của Google, giúp người dùng quản lý và tổ chức thời gian của mình. Dịch vụ này tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng khác trong Google Workspace và cung cấp nhiều tính năng giúp người dùng theo dõi sự kiện, hẹn giờ, và công việc trong lịch của họ.

• Tạo và quản lý sự kiện: Người dùng có thể dễ dàng tạo sự kiện và hẹn giờ, đặt tiêu đề, mô tả, và thêm thông tin chi tiết.
• Chia sẻ lịch: Cho phép chia sẻ lịch với người khác, cung cấp quyền truy cập chỉ xem, chỉnh sửa, hoặc quản lý.
• Mời gọi và đặt hẹn tự động: Gửi lời mời đến người khác và đặt hẹn tự động dựa trên sự sẵn có của tất cả các thành viên tham gia.
• Đặt nhắc và thông báo: Google Calendar cung cấp tính năng nhắc và thông báo qua email, thông báo trình duyệt, và thông báo trên điện thoại di động.
• Tích hợp google meet: Tự động kết nối với Google Meet để dễ dàng tổ chức các cuộc họp trực tuyến từ sự kiện trong lịch.
• Xem lịch theo ngày, tuần, và tháng: Hiển thị lịch theo các chế độ xem khác nhau để thuận tiện theo dõi thời gian.
• Tính năng “mục ưa thích“: Đánh dấu một số sự kiện là “mục ưa thích” để dễ dàng tìm kiếm và theo dõi.
• Tích hợp gmail và google tasks: Liên kết với Gmail để tự động thêm sự kiện từ email vào lịch và tích hợp với Google Tasks để quản lý công việc.
• Chế độ xem lịch riêng tư: Cho phép người dùng chọn chế độ riêng tư để ẩn chi tiết sự kiện khỏi người xem khác.
• Đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị: Lịch cá nhân của người dùng tự động đồng bộ trên máy tính, điện thoại di động, và máy tính bảng.

3.11. Google Keep

Google Keep là một ứng dụng ghi chú và quản lý công việc được phát triển bởi Google. Nó cho phép người dùng tạo ra các ghi chú, danh sách công việc, và lưu trữ thông tin cá nhân một cách thuận tiện. Google Keep tích hợp tốt với các dịch vụ khác của Google và có sẵn trên nhiều nền tảng, bao gồm cả trình duyệt web, điện thoại di động và máy tính bảng.

• Ghi chú đa dạng: Tạo ghi chú với văn bản, hình ảnh, danh sách, và âm thanh.
• Màu sắc và chủ đề: Tùy chỉnh ghi chú bằng cách thêm màu sắc và chủ đề để phân loại và nhận diện nhanh chóng.
• Danh sách công việc: Tạo danh sách công việc và đánh dấu công việc đã hoàn thành.
• Nhắc nhở và thời gian: Đặt nhắc nhở để nhận thông báo về các sự kiện hoặc công việc quan trọng.
• Tích hợp trong google drive: Ghi chú trong Google Keep có thể được lưu trữ trong Google Drive, giúp dễ dàng đồng bộ và truy cập từ nhiều thiết bị.
• Tìm kiếm và sắp xếp: Sắp xếp ghi chú bằng cách đặt các nhãn và sử dụng tính năng tìm kiếm để nhanh chóng tìm kiếm thông tin.
• Gửi ghi chú từ gmail: Chuyển email thành ghi chú trực tiếp từ ứng dụng Gmail.
• Chia sẻ và cộng tác: Chia sẻ ghi chú với người khác để cộng tác và làm việc chung.
• Đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị: Dữ liệu trong Google Keep tự động đồng bộ trên các thiết bị khác nhau.
• Tích hợp google assistant: Sử dụng Google Assistant để tạo ghi chú bằng giọng nói.

>>> Chi tiết: Ứng dụng Google Keep là gì?

3.12. Cloud Search

Google Cloud Search là một dịch vụ tìm kiếm do Google cung cấp, được thiết kế để giúp doanh nghiệp tìm kiếm và truy cập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau trong hệ thống của họ. Dịch vụ này có thể tích hợp với nhiều ứng dụng và nền tảng khác nhau, giúp người dùng nhanh chóng tìm ra thông tin cần thiết trong môi trường làm việc.

• Tìm kiếm toàn diện: Duyệt và tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như Gmail, Google Drive, Google Calendar, Google Sites, và nhiều ứng dụng khác của Google Workspace.
• Tìm kiếm thông tin nhanh chóng: Cung cấp kết quả tìm kiếm ngay lập tức với tính năng tìm kiếm thời gian thực.
• Kết hợp kết quả tìm kiếm từ nhiều nguồn: Hiển thị kết quả tìm kiếm được kết hợp từ các nguồn khác nhau trong một giao diện duyệt web hoặc ứng dụng di động.
• Tìm kiếm theo ngôn ngữ tự nhiên: Hỗ trợ tìm kiếm bằng cách sử dụng ngôn ngữ tự nhiên, giúp người dùng đưa ra câu truy vấn một cách tự nhiên nhất.
• Bảo mật và quản lý quyền truy cập: Đảm bảo tính an toàn và tuân thủ bằng cách quản lý quyền truy cập thông tin.
• Tích hợp google assistant: Sử dụng Google Assistant để tìm kiếm thông tin từ hệ thống của doanh nghiệp.
• Duyệt thông tin trên các thiết bị: Hỗ trợ duyệt thông tin trên máy tính, điện thoại di động và máy tính bảng.
• Tìm kiếm trong tệp tin và nội dung: Tìm kiếm thông tin chính xác từ nội dung tệp tin và tài liệu.

3.13. Apps Script

Apps Script là một nền tảng lập trình do Google cung cấp, cho phép người dùng tạo và tự động hóa các ứng dụng và quy trình làm việc trong Google Workspace. Nó sử dụng ngôn ngữ lập trình JavaScript và cung cấp các API (G Suite APIs) để tương tác với các ứng dụng như Google Sheets, Google Docs, Gmail, và nhiều dịch vụ khác của Google.

• Tự động hóa công việc: Tạo các kịch bản và chương trình để tự động hóa các nhiệm vụ trong Google Workspace, giúp tiết kiệm thời gian và giảm công việc lặp lại.
• Tương tác với dữ liệu Google Workspace: Thao tác và xử lý dữ liệu trong các ứng dụng như Google Sheets, Google Docs, Google Calendar, và Google Drive.
• Gửi email tự động: Tự động gửi email thông qua Gmail và tương tác với hộp thư đến.
• Xử lý sự kiện: Phản ứng và xử lý các sự kiện trong Google Workspace, chẳng hạn như sự kiện thay đổi trong Google Sheets.
• Tích hợp với Google Forms: Xử lý dữ liệu từ Google Forms và thực hiện các hành động tương ứng.
• Tạo ứng dụng web: Xây dựng ứng dụng web tùy chỉnh sử dụng Apps Script và triển khai chúng trên Google Apps Script.
• Tích hợp với API bên ngoài: Sử dụng và tương tác với các dịch vụ và API bên ngoài của Google thông qua Apps Script.
• Quyền truy cập kiểm soát: Quản lý quyền truy cập để đảm bảo tính bảo mật của các chương trình và dữ liệu.
• Tích hợp với Google Cloud Platform: Kết hợp với các dịch vụ khác của Google Cloud Platform để mở rộng chức năng và tùy chỉnh.

3.14 Một số công cụ quản lý công việc khác

Ngoài các ứng dụng trên, Google Workspace còn có thêm nhiều ứng dụng bổ sung khác. Mỗi ứng dụng này đều mang lại các lợi ích đặc biệt và đều được tích hợp chặt chẽ với bộ công cụ quản lý công việc toàn diện của Google để tối ưu hóa trải nghiệm làm việc và cộng tác trong môi trường kinh doanh.

• Jamboard: là một công cụ cộng tác độc đáo của Google Workspace, mang lại trải nghiệm làm việc nhóm động và sáng tạo. Với khả năng ghi chú, vẽ, và chia sẻ ý tưởng trực tiếp trên màn hình, Jamboard tạo điều kiện cho cuộc họp và làm việc nhóm trở nên linh hoạt và tương tác từ bất kỳ nơi nào.
• Chrome Enterprise: đây là phiên bản doanh nghiệp của trình duyệt Chrome, được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý và bảo mật của tổ chức. Cung cấp tính năng quản lý trung tâm và bảo mật tối ưu, Chrome Enterprise hỗ trợ triển khai đồng nhất và an toàn trên nhiều thiết bị.
• Google Voice: là dịch vụ gọi điện thoại và nhắn tin, mang đến tính linh hoạt và tính di động cao. Kết hợp số điện thoại và nhắn tin trong một ứng dụng, Google Voice cung cấp tính năng quản lý cuộc gọi và nhắn tin hiệu quả, đồng thời hỗ trợ chặn cuộc gọi rác.
• AppSheet: là một nền tảng giúp người dùng tạo ứng dụng di động tùy chỉnh mà không cần kiến thức lập trình sâu. Với giao diện trực quan, AppSheet cho phép người dùng thiết kế và xây dựng ứng dụng di động một cách dễ dàng, kết nối với dữ liệu từ nhiều nguồn như Google Sheets và Google Drive. Chi tiết: Appsheet là gì?

4. Các gói và chi phí đăng ký sử dụng Google Workspace

Chỉ cần có tài khoản Google thì bạn có thể đăng ký sử dụng dịch vụ Google Workspace. Bạn có thể đăng ký trải nghiệm bản miễn phí trong vòng 14 ngày. Tuy nhiên, bản Workspace miễn phí sẽ bị hạn chế một số tính năng nhất định. Để có một trải nghiệm đầy đủ nhất, bạn cần nâng cấp lên gói trả phí. Dưới đây là bảng so sánh các gói đăng ký của Google Workspace:

Bạn có thể đăng ký và đăng nhập trực tiếp từ trang web của Google Workspace

Bạn có thể mua các gói Google Workspace Business Starter, Business Standard và Business Plus cho tối đa 300 người dùng, không có giới hạn người dùng tối thiểu hoặc tối đa cho gói Enterprise.

VinaHost hiện cung cấp Google Workspace với giá cực kỳ ưu đãi, giảm đến 48% (nhập mã GW47) khi đăng ký gói Google Workspace Business Starter. Bạn có thể tham khảo bảng giá dưới đây:

Bảng Giá Google Workspace [Voucher 48%]

5. So sánh tính năng giữa các gói Google Workspace

5.1. Đối với Gmail

Gmail	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise
Email doanh nghiệp
Email tùy chỉnh cho doanh nghiệp
Ngăn chặn hành vi gian lận và nội dung không mong muốn giúp chặn hơn 99,9% số vụ tấn công
Dùng email không có quảng cáo

5.2. Đối với Google Meet

Meet	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise
Hội nghị truyền hình và hội nghị truyền thanh	100 người tham gia	150 người tham gia	500 người tham gia	1000 người tham gia
Thời lượng cuộc họp (tối đa)	24 giờ	24 giờ	24 giờ	24 giờ
Số điện thoại của Hoa Kỳ hoặc quốc tế
Bảng trắng kỹ thuật số
Khử tiếng ồn	–
Bản ghi âm cuộc họp đã lưu vào Google Drive	–
Thăm dò ý kiến và Hỏi đáp	–
Các biện pháp kiểm duyệt	–
Nhận xét	–
Phòng họp nhóm	–
Theo dõi tình hình tham dự	–	–
In-domain live streaming	–	–	–

5.3. Đối với Google Drive

Drive	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise
Bộ nhớ an toàn trên đám mây	30 GB/người dùng	2 TB/người dùng	5 TB/người dùng	5 TB/người dùng và có thể yêu cầu thêm
Drive cho máy tính
Hỗ trợ hơn 100 loại tệp
Bộ nhớ dùng chung cho nhóm	–
Chia sẻ với đối tượng mục tiêu	–

5.4. Đối với Google Calendar

Calendar	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise
Lịch chia sẻ
Trang đặt lịch cuộc hẹn	–
Duyệt tìm và đặt trước phòng họp

>>> Chi tiết: Google Calendar là gì?

5.5. Đối với Google Doc và Google Sheet

Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise
Tạo nội dung cộng tác
Ghi chú được chia sẻ trong Keep
Trình tạo trang web trong Sites
Trình tạo khảo sát trong Biểu mẫu
Khả năng tương tác với các tệp Office
Dễ phân tích hơn nhờ các tính năng Điền thông minh, Xóa thông minh và Trả lời
Hỗ trợ thao tác nhập bằng tính năng Soạn thư thông minh, đề xuất ngữ pháp và tự động sửa lỗi chính tả
Các trang tính liên kết	Cơ bản	Cơ bản	Cơ bản	Doanh nghiệp
Xây dựng thương hiệu tùy chỉnh cho mẫu tài liệu và biểu mẫu	–

5.6. Đối với AppSheet

AppSheet	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise
Tạo ứng dụng mà không cần mã

5.7. Đối với độ bảo mật và quản lý

	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise
Xác minh 2 bước
Tùy chọn kiểm soát chính sách theo nhóm
Chương trình Bảo vệ nâng cao
Quản lý thiết bị đầu cuối	Cơ bản	Cơ bản	Nâng cao	Doanh nghiệp
Công cụ Google Workspace Migrate	–			–
Vault – Giữ lại, lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu	–	–
Giao thức truy cập thư mục hạng nhẹ (LDAP) bảo mật	–	–
Ngăn chặn mất dữ liệu (NCMDL)	–	–	–
Cloud Identity cao cấp	–	–	–
Quyền truy cập theo ngữ cảnh	–	–	–	–
Trung tâm bảo mật	–	–	–
Chuẩn mã hóa phần mở rộng thư Internet an toàn/đa mục đích (S/MIME)	–	–	–
Vùng dữ liệu		Cơ bản	Cơ bản	Doanh nghiệp
Thông tin về việc truy cập	–	–	–	Doanh nghiệp
Quyền kiểm soát có đảm bảo (bao gồm Quản lý quyền truy cập)	–	–	–	Có thể bỏ chi phí bổ sung để mua; hãy liên hệ với VinaHost

9. Tổng kết

Mong rằng bài viết đã mang đến cho bạn một cái nhìn tổng quan về Google Workspace là gì – Vai trò và lợi ích mà công cụ văn phòng tiện ích này mang lại cho doanh nghiệp. Từ việc cung cấp một hệ sinh thái linh hoạt của các ứng dụng đa dạng như Gmail, Drive, Docs, Sheets, đến khả năng tăng cường cộng tác và làm việc từ xa với Meet và Chat, Google Workspace không chỉ đơn thuần là một bộ công cụ, mà còn là một phương thức nâng cao hiệu suất công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Đặc biệt, khả năng làm việc đa nền tảng và từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào đã biến nền tảng đa dụng của Google trở thành người bạn đồng hành đáng tin cậy cho các doanh nghiệp. Nếu bạn cần sử dụng tài khoản Google Workspace cho doanh nghiệp hoặc tổ chức có quy mô lớn hơn, bạn nên đăng ký gói trả phí. Các gói trả phí của Google Workspace cung cấp nhiều tính năng và dung lượng lưu trữ hơn, cũng như dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật.

Bạn có thể xem thêm các  bài viết thú vị khác tại đây và đừng ngại ngần liên hệ với VinaHost nếu cần hướng dẫn sử dụng Google Workspace nhé:

• Email: cskh@vinahost.vn
• Hotline: 1900 6046
• Livechat: https://livechat.vinahost.vn/chat.php

Tham khảo các bài viết khác của VinaHost tại đây nhé:

• Google workspace business starter là gì?
• Google Duo là gì? Mối liên hệ giữa Duo và Google Meet
• Google Vault là gì? Cách thiết lập và sử dụng