Microsoft 365 là gì? Cập nhật thông tin mới nhất về Microsoft 365

Microsoft 365 là gì? Đây là một bộ ứng dụng và dịch vụ đám mây của Microsoft, gồm các công cụ như Word, Excel, PowerPoint, và Outlook. Vai trò của Microsoft 365 có thể hỗ trợ bạn trong học tập, làm việc, lưu trữ và chia sẻ tài liệu trực tuyến tiện lợi. Để giúp bạn tìm hiểu rõ hơn về Microsoft 365 là gì, bài viết dưới đây sẽ chia sẻ các thông tin tổng quát về Khái niệm, lợi ích, ứng dụng, phiên bản, cũng như những câu hỏi liên quan đến công cụ năng suất này…

1. Microsoft 365 là gì?

Microsoft 365 (trước đây là Office) là một dịch vụ đám mây toàn diện do Microsoft phát triển, cung cấp một loạt các ứng dụng và công cụ hỗ trợ công việc, học tập và cộng tác. Bao gồm các ứng dụng văn phòng phổ biến như Word, Excel, PowerPoint và Outlook, Microsoft Office 365 (MS 365) cũng tích hợp các dịch vụ như OneDrive cho lưu trữ đám mây và Microsoft Teams cho họp trực tuyến và cộng tác.

Bạn có thể cài đặt và truy cập tài khoản Microsoft 365 trên nhiều thiết bị như máy tính, máy tính bảng và điện thoại, đồng bộ hóa dữ liệu giữa các thiết bị trong thời gian thực. Được coi là một công cụ hữu ích cho các công ty và tổ chức, công cụ văn phòng MS 365 giúp việc lưu trữ, chia sẻ thông tin và dữ liệu diễn ra liên tục và hiệu quả, đáp ứng nhu cầu cần thiết trong công việc.

2. Lợi ích khi sử dụng ứng dụng Microsoft 365

Không chỉ được tiếp cận với các ứng dụng văn phòng chất lượng, người dùng còn nhận được nhiều lợi ích thiết thực hơn. Cụ thể một số lợi ích nổi bật như:

2.1. Đẩy nhanh năng suất

Microsoft 365 trang bị các công cụ cộng tác mạnh mẽ, cho phép nhóm làm việc cùng nhau theo thời gian thực. Người dùng có thể tham gia họp trực tuyến, chia sẻ tệp và trao đổi với nhau dễ dàng, giúp nâng cao hiệu suất công việc. Ngoài ra, Microsoft Office 365 giúp giảm thiểu các tác vụ thủ công và loại bỏ việc lưu trữ giấy tờ rườm rà, tạo điều kiện cho việc quản lý công việc trở nên đơn giản hơn.

2.2. An toàn bảo mật

Trong bối cảnh dữ liệu và thông tin cá nhân luôn là mục tiêu của tội phạm mạng, Microsoft 365 cung cấp các tính năng bảo mật tiên tiến để bảo vệ thông tin người dùng. Các biện pháp bảo mật cấp doanh nghiệp như bảo vệ email, bảo vệ dữ liệu và bảo vệ thiết bị giúp bảo vệ dữ liệu của người dùng và doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa trên mạng, tạo ra một môi trường làm việc an toàn hơn.

2.3. Tiết kiệm chi phí

Microsoft 365 mang lại nhiều lợi ích về chi phí, giúp người dùng tiết kiệm đáng kể so với việc mua phần mềm Office truyền thống. Người dùng không phải chịu chi phí bảo trì phần mềm và cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin.

Hơn nữa, MS 365 giảm thiểu sự cố liên quan đến phần mềm, giúp hạn chế gián đoạn thời gian làm việc. Khả năng cộng tác và làm việc mọi lúc mọi nơi, cùng với việc luôn nhận được các phiên bản và tính năng mới nhất mà không phải trả thêm phí, điều này khiến cho ứng dụng này trở thành lựa chọn tiết kiệm và hiệu quả cho doanh nghiệp.

2.4. Truy cập ứng dụng bất cứ lúc nào, ở bất kỳ đâu

Với Microsoft 365, người dùng có thể truy cập bộ ứng dụng trên nhiều thiết bị và trình duyệt khác nhau mà không gặp trở ngại địa lý nào.  Thậm chí, người dùng còn có thể làm việc ngoại tuyến trên một số ứng dụng, với dữ liệu sẽ tự động đồng bộ khi có kết nối mạng, giúp việc làm việc linh hoạt và liên tục.

2.5. Quản lý hiệu quả

Ở cấp độ doanh nghiệp, Microsoft 365 cung cấp các tính năng và công cụ hỗ trợ quản lý hiệu quả hơn. Với nhiều cấp độ và quyền quản lý khác nhau, các quản trị viên có thể duy trì tổ chức trong một nguyên tắc chung, đảm bảo an toàn và bảo mật. Giao diện quản lý dễ sử dụng giúp người quản lý theo dõi và điều phối công việc một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

2.6. Tích hợp nhiều ứng dụng

Microsoft 365 tích hợp linh hoạt với nhiều ứng dụng như SharePoint, Power BI, Dynamics 365, OneDrive, Planner, To Do, Microsoft Forms, Power Automate, Yammer và Microsoft Stream. Những tích hợp này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao khả năng cộng tác và cải thiện hiệu suất trong tổ chức.

3. Các ứng dụng cơ bản trong Microsoft 365

Dưới đây là các ứng dụng cơ bản trong Microsoft 365, mỗi ứng dụng mang đến những công cụ và tính năng thiết yếu giúp ích cho những tác vụ mà bạn sử dụng như:

3.1. Word

Microsoft Word là ứng dụng xử lý văn bản phổ biến nhất, cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và định dạng tài liệu một cách dễ dàng. Với các tính năng như cộng tác thời gian thực, mẫu tài liệu phong phú và công cụ kiểm tra chính tả, Word giúp người dùng nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc văn phòng.

3.2. Excel

Microsoft Excel là công cụ bảng tính mạnh mẽ, cho phép người dùng thực hiện các phép tính, phân tích dữ liệu và tạo biểu đồ. Các tính năng như hàm toán học, PivotTable và công cụ phân tích dữ liệu giúp người dùng đưa ra quyết định thông minh dựa trên dữ liệu.

3.3. PowerPoint

Microsoft PowerPoint là ứng dụng tạo bài thuyết trình chuyên nghiệp. Với các mẫu sẵn có, hiệu ứng chuyển tiếp và khả năng tích hợp video, PowerPoint giúp người dùng tạo ra những bài thuyết trình sinh động và thu hút.

3.4. Outlook

Microsoft Outlook là ứng dụng quản lý email và lịch (trước đây là Hotmail). Người dùng có thể dễ dàng gửi và nhận email, quản lý lịch hẹn, và tổ chức cuộc họp. Outlook cũng tích hợp các tính năng như danh bạ và tác vụ, giúp người dùng theo dõi và quản lý công việc hiệu quả.

3.5 OneDrive

Onedrive là bộ nhớ đám mây trực tuyến cho phép lưu trữ dữ liệu mạnh mẽ trên mọi thiết bị có kết nối Internet. Với gói miễn phí bạn được nhận từ 1TB dung lương lưu trữ. Được tích hợp với các ứng dụng năng suất khác, Microsoft Onedrive là nơi lưu trữ data của các ứng dụng như Outlook, Word… Thêm vào đó, OneDrive được bảo mật bởi công nghệ tiên tiến của Microsoft nên người dùng hoàn toàn có thể an tâm lưu trữ giữ liệu và thông tin cá nhân của mình.

3.6 OneNote

Microsoft OneNote là ứng dụng ghi chú giúp người dùng tổ chức thông tin một cách linh hoạt. Người dùng có thể tạo ghi chú, chèn hình ảnh, liên kết và thậm chí vẽ tay. OneNote hỗ trợ đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị, giúp truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi.

3.7 Teams

Microsoft Teams là nền tảng giao tiếp và cộng tác, cho phép người dùng tổ chức cuộc họp trực tuyến, trò chuyện và chia sẻ tài liệu. Teams tích hợp nhiều ứng dụng khác trong Microsoft 365, tạo ra một không gian làm việc hợp tác và hiệu quả.

3.8 SharePoint

Microsoft SharePoint là nền tảng quản lý nội dung và tài liệu. Nó cho phép người dùng tạo và quản lý trang web nội bộ, lưu trữ tài liệu, và chia sẻ thông tin trong tổ chức. SharePoint hỗ trợ cộng tác nhóm và quản lý quy trình làm việc, giúp tối ưu hóa khả năng tương tác giữa các phòng ban.

4. Công cụ năng suất trong Microsoft 365

4.1. Microsoft To Do (Quản lý tác vụ)

Microsoft To Do là công cụ quản lý tác vụ thông minh, giúp người dùng tổ chức và theo dõi công việc hàng ngày. Với giao diện thân thiện, To Do cho phép tạo danh sách nhiệm vụ, thiết lập thời gian nhắc nhở và ưu tiên công việc. Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ danh sách với người khác, hỗ trợ cộng tác trong nhóm. Tính năng đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị giúp người dùng truy cập nhiệm vụ từ bất kỳ đâu, đảm bảo không bỏ lỡ công việc quan trọng.

4.2. Microsoft Planner (Tổ chức nhóm)

Microsoft Planner là ứng dụng giúp tổ chức và quản lý dự án trong nhóm một cách hiệu quả. Người dùng có thể tạo các kế hoạch, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ công việc thông qua các bảng trực quan. Với tính năng nhắc nhở và cập nhật trạng thái, Planner giúp các thành viên trong nhóm giữ liên lạc và đảm bảo tiến độ dự án. Việc tích hợp giữa ứng dụng này với Microsoft Teams càng làm tăng cường khả năng cộng tác, giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn.

4.3. Microsoft Power Automate (Tự động hóa quy trình làm việc)

Microsoft Power Automate là công cụ mạnh mẽ cho phép người dùng tự động hóa quy trình làm việc và giảm thiểu các tác vụ thủ công. Người dùng có thể tạo ra các luồng công việc tự động giữa các ứng dụng, chẳng hạn như:

• Tự động hóa các quy trình trong doanh nghiệp.
• Gửi nhắc nhở tự động cho những nhiệm vụ đã quá hạn.
• Chuyển dữ liệu giữa các hệ thống theo một lịch trình xác định.
• Kết nối với gần 300 nguồn dữ liệu hoặc bất kỳ API nào.
• Tự động hóa các công việc trên máy tính cá nhân, như thực hiện các phép tính trong Excel.

Tính năng của Microsoft Power Automate không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp cải thiện độ chính xác và hiệu quả trong công việc.

4.4. Microsoft Power BI (Trí tuệ kinh doanh và phân tích)

Microsoft Power BI là công cụ phân tích dữ liệu và trí tuệ kinh doanh giúp người dùng biến dữ liệu thành thông tin có giá trị. Với khả năng trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ, Power BI cho phép người dùng tạo báo cáo và bảng điều khiển tương tác, giúp theo dõi hiệu suất và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Tích hợp với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, Power BI giúp tổ chức hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh và thị trường. Power BI được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp.

Các nhà phân tích dữ liệu tạo báo cáo, những người không có kinh nghiệm cũng dễ sử dụng. Đội ngũ kinh doanh và tiếp thị dùng nó để tạo báo cáo và dự báo, phòng IT thường dùng cho quản lý và theo dõi.

4.5. Microsoft Bookings (Lên lịch hẹn)

Microsoft Bookings là công cụ quản lý lịch hẹn chuyên nghiệp, giúp người dùng dễ dàng tổ chức và lên lịch các cuộc hẹn. Với giao diện trực quan, người dùng có thể tạo lịch trình, thiết lập thời gian trống, tránh trùng lặp lịch và cho phép khách hàng đặt lịch hẹn trực tuyến.

Ngoài ra, Microsoft Bookings giúp giảm tình huống hủy hẹn đột ngột bằng cách gửi nhắc nhở cho khách hàng và nhân viên qua email. Tất cả các thay đổi như hủy hoặc dời lịch được cập nhật theo thời gian thực, giúp mọi bên liên quan nắm rõ và điều chỉnh kế hoạch linh hoạt. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp dịch vụ, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất.

5. Dịch vụ bảo mật của Microsoft 365

Trong bối cảnh công nghệ thông tin ngày càng phát triển, việc đảm bảo an ninh cho dữ liệu và hệ thống trở nên rất quan trọng. Microsoft 365 cung cấp một loạt giải pháp đa dạng nhằm bảo vệ người dùng và tổ chức khỏi các mối đe dọa trực tuyến.

5.1. Microsoft Defender

Microsoft Defender là một phần quan trọng trong bộ công cụ bảo mật của Microsoft 365. Đây là giải pháp bảo vệ chống lại phần mềm độc hại, virus và các mối đe dọa khác cho thiết bị và dữ liệu của người dùng.

Microsoft Defender cung cấp khả năng phát hiện và ứng phó với các cuộc tấn công nhằm vào thiết bị, danh tính, ứng dụng, email và môi trường đám mây của bạn thông qua các sản phẩm phát hiện và ứng phó mở rộng (XDR) hàng đầu. Ngoài ra, Microsoft Defender phù hợp phục vụ cho mọi đối tượng từ cá nhân đến các doanh nghiệp lớn như:

• Dành cho doanh nghiệp lớn: Microsoft Defender bảo vệ mạnh mẽ trước các cuộc tấn công vào thiết bị, danh tính, ứng dụng, email, dữ liệu, khối lượng công việc và môi trường đám mây, đảm bảo an toàn cho hoạt động kinh doanh.
• Dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: Với tính năng bảo vệ điểm cuối cấp doanh nghiệp, Microsoft Defender cung cấp giải pháp tiết kiệm chi phí và dễ sử dụng, giúp các doanh nghiệp nhỏ và vừa an tâm hơn trong việc bảo vệ thông tin.
• Dành cho cá nhân: Đối với người dùng cá nhân, Microsoft Defender mang đến khả năng bảo vệ dữ liệu, máy tính và điện thoại liền mạch, thông qua một ứng dụng thân thiện và đơn giản, giúp bạn và gia đình an toàn trước các mối đe dọa trên mạng.

5.2. Microsoft Sentinel

Microsoft Sentinel là nền tảng SecOps tiên tiến hoạt động trên nền tảng đám mây, mang đến giải pháp SIEM thế hệ mới cùng với khả năng điều phối bảo mật, tự động hóa và ứng phó (SOAR). Nền tảng này giúp bạn chủ động bảo vệ tài sản kỹ thuật số của mình bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu quy mô lớn, phát hiện các vi phạm và hành vi bất thường, điều tra các mối đe dọa mạng, cũng như khắc phục sự cố hiệu quả.

Với Microsoft Sentinel, bạn có một giải pháp toàn diện để nâng cao khả năng bảo mật. Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật:

• Bảo vệ tài sản kỹ thuật số: Microsoft Sentinel cung cấp giải pháp bảo mật mạnh mẽ với khả năng tích hợp rộng rãi, phù hợp cho môi trường đa đám mây và đa nền tảng, giúp bảo vệ tài sản kỹ thuật số của bạn một cách toàn diện.
• Hỗ trợ đội ngũ bảo mật: Với sự hỗ trợ từ trí tuệ nhân tạo tiên tiến và chuyên môn cao trong lĩnh vực bảo mật, Microsoft Sentinel tối ưu hóa hoạt động của trung tâm điều hành bảo mật (SOC) của bạn, cung cấp thông tin sâu sắc về các mối đe dọa.
• Phát hiện, điều tra và ứng phó hiệu quả: Microsoft Sentinel giúp bạn luôn chủ động trước các mối đe dọa mới với bộ công cụ tích hợp cho giám sát, quản lý và ứng phó sự cố, giúp nâng cao hiệu quả bảo mật.
• Giảm tổng chi phí sở hữu: Với mô hình phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) trên nền tảng đám mây, Microsoft Sentinel giúp bạn bắt đầu nhanh chóng và giảm thiểu chi phí hạ tầng cũng như bảo trì.
• Thu thập dữ liệu quy mô đám mây: Dễ dàng kết nối và thu thập nhật ký từ tất cả người dùng, thiết bị, ứng dụng và hạ tầng qua Microsoft Sentinel bằng các trình kết nối tích hợp sẵn.
• Nền tảng hoạt động bảo mật thống nhất: Bảo vệ tài sản kỹ thuật số của bạn bằng nền tảng bảo mật toàn diện, kết hợp khả năng phát hiện và phản hồi mở rộng (XDR) cùng với quản lý sự kiện và thông tin bảo mật (SIEM).

5.3. Microsoft Entra

Microsoft Entra là tên gọi dòng sản phẩm dành cho toàn bộ các giải pháp về danh tính và quyền truy cập mạng của Microsoft. Đây là một phần của danh mục dự án Microsoft Security, kết hợp với các sản phẩm như Microsoft Purview để tăng cường tuân thủ, Microsoft Priva nhằm bảo vệ quyền riêng tư, Microsoft Defender cho bảo mật đám mây và phòng chống mối đe dọa, cùng với Microsoft Sentinel cho quản lý sự kiện và thông tin bảo mật (SIEM).

Microsoft Entra gồm Azure Active Directory (Azure AD), giải pháp Quản lý quyền của Microsoft Entra cùng ID Xác minh của Microsoft Entra. Dòng sản phẩm này đã mở rộng ra ngoài lĩnh vực quản lý quyền truy cập và danh tính, nhắm đến các thị trường mới như bảo mật biên dịch vụ. Microsoft Entra trở thành thương hiệu hợp nhất cho danh mục sản phẩm này, hiện tại dòng sản phẩm Microsoft Entra gồm có:

• Microsoft Entra ID
• Quản trị danh tính Microsoft Entra
• Danh tính bên ngoài Microsoft Entra
• Giải pháp Quản lý quyền Microsoft Entra
• Microsoft Entra Workload ID
• Microsoft Entra Truy cập Internet
• Microsoft Entra Truy cập Riêng tư
• ID Xác minh của Microsoft Entra

Tìm hiểu thêm về: Microsoft Azure

5.4. Microsoft Purview

Microsoft Purview là bộ giải pháp toàn diện giúp tổ chức quản lý, bảo vệ và giám sát dữ liệu, bất kể dữ liệu đó nằm ở đâu. Nền tảng này giải quyết các vấn đề như phân mảnh dữ liệu và thiếu khả năng nhìn thấy, đồng thời nâng cao vai trò quản lý công nghệ thông tin.

Những lợi ích của Microsoft Purview:

• Bảo mật Dữ liệu: Microsoft Purview mang đến một loạt giải pháp bảo mật dữ liệu được tích hợp để hỗ trợ việc phát hiện và bảo vệ thông tin nhạy cảm. Các công cụ như:
  • Phòng ngừa mất dữ liệu của Microsoft Purview
  • Rào cản thông tin của Microsoft Purview
  • Bảo vệ thông tin và quản lý rủi ro nội bộ của Microsoft Purview
  • Quản lý quyền truy cập đặc quyền của Microsoft Purview
• Quản trị Dữ liệu: Microsoft Purview có các giải pháp quản trị dữ liệu giúp quản lý dịch vụ dữ liệu trên nhiều nền tảng đa đám mây và phần mềm dưới dạng dịch vụ. Các dịch vụ hỗ trợ bao gồm Azure, Power BI, cơ sở dữ liệu như SQL hoặc Hive, và các dịch vụ tệp như Amazon S3. Một số công cụ chính là:
  • Microsoft Purview Data Map: Đăng ký và quét các nguồn dữ liệu để lập bản đồ và xác định dữ liệu nhạy cảm.
  • Microsoft Purview Data Catalog: Quản lý nguồn dữ liệu, bảo đảm tính toàn vẹn và bảo mật thông tin nhạy cảm, thúc đẩy giá trị kinh doanh từ các nguồn dữ liệu hiện có.
• Năng lực của Microsoft Purview: Những công cụ này giúp tổ chức của bạn:
  • Tạo bản đồ dữ liệu cập nhật, bao gồm phân loại và theo dõi đầu cuối.
  • Xác định vị trí lưu trữ của các dữ liệu nhạy cảm.
  • Xây dựng một môi trường an toàn cho người dùng tìm kiếm dữ liệu giá trị.
  • Cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách dữ liệu được lưu trữ và sử dụng.
  • Quản lý quyền truy cập vào dữ liệu một cách an toàn và quy mô lớn.
• Rủi ro và Tuân thủ: Microsoft Purview còn tích hợp các giải pháp để giảm thiểu rủi ro liên quan đến tuân thủ và đáp ứng yêu cầu pháp lý, bao gồm:
  • Kiểm toán Microsoft Purview
  • Tuân thủ truyền thông của Microsoft Purview
  • Trình quản lý tuân thủ Microsoft Purview
  • Quản lý vòng đời dữ liệu Microsoft Purview
  • Microsoft Purview eDiscovery

5.5. Microsoft Priva

Microsoft Priva là một giải pháp của Microsoft được thiết kế để giúp tổ chức quản lý quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Ngoài ra, Microsoft Priva còn cung cấp một số tính năng bổ sung quan trọng:

• Hợp nhất các hoạt động về quyền riêng tư dữ liệu: Priva cho phép tổ chức tự động hóa quy trình bảo vệ quyền riêng tư dữ liệu trên các môi trường tại chỗ, kết hợp và nhiều đám mây. Điều này giúp đảm bảo rằng dữ liệu nhạy cảm được bảo vệ nhất quán ở mọi nơi mà nó tồn tại.
• Tiêu chuẩn hóa và hợp lý hóa quy trình tuân thủ: Giải pháp này tạo ra phương pháp chuẩn thông qua các mẫu và mô hình tùy chỉnh về quy trình quyền riêng tư, giúp tổ chức dễ dàng điều chỉnh phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể của mình.
• Thúc đẩy chuyển đổi kỹ thuật số và giảm thiểu rủi ro: Priva kết nối với nền tảng dữ liệu của tổ chức để đảm bảo rằng dữ liệu khách hàng luôn được bảo mật ở chế độ riêng tư nhằm giảm thiểu rủi ro về thông tin và tạo điều kiện cho tổ chức chuyển đổi kỹ thuật số an toàn.

5.6. Microsoft Intune

Microsoft Intune là giải pháp quản lý điểm cuối dựa trên đám mây, giúp tổ chức kiểm soát quyền truy cập vào tài nguyên và tối ưu hóa quản lý ứng dụng, thiết bị trên nhiều nền tảng như di động, máy tính để bàn và máy ảo. Một số tính năng và lợi ích nổi bật của Intune:

• Quản lý thiết bị và người dùng: Hỗ trợ quản lý cả thiết bị do tổ chức và thiết bị cá nhân của người dùng, bao gồm Android, iOS, macOS, Windows, và Linux.
• Quản lý ứng dụng dễ dàng: Triển khai, cập nhật và xóa ứng dụng một cách tích hợp, cho phép kết nối với cửa hàng ứng dụng riêng và triển khai ứng dụng Microsoft 365 như Teams.
• Tự động triển khai chính sách: Tạo và áp dụng chính sách bảo mật, cấu hình thiết bị và quyền truy cập có điều kiện cho nhóm người dùng và thiết bị.
• Tính năng tự phục vụ: Nhân viên có thể quản lý tài khoản và cài đặt ứng dụng thông qua ứng dụng Company Portal, giảm tải công việc hỗ trợ.
• Tích hợp bảo vệ mối đe dọa: Kết nối với Microsoft Defender for Endpoint và các dịch vụ bên thứ ba để bảo mật tốt hơn.
• Quản lý qua trung tâm điều hành web: Quản trị viên có thể truy cập vào trung tâm quản trị từ bất kỳ thiết bị nào với kết nối internet, với báo cáo dựa trên dữ liệu.
• Bảo mật nâng cao: Microsoft Intune Suite cung cấp nhiều công cụ như Trợ giúp từ xa và Quản lý đặc quyền điểm cuối.
• Phân tích AI với Microsoft Copilot: Tích hợp Copilot để cải thiện khả năng phân tích và bảo mật thông qua trí tuệ nhân tạo.

6. Các phiên bản và gói đăng ký tài khoản Microsoft 365

Microsoft 365 cung cấp nhiều phiên bản và gói đăng ký khác nhau, phục vụ cho nhu cầu đa dạng của cá nhân, gia đình, doanh nghiệp và tổ chức giáo dục. Dưới đây là thông tin chi tiết về các phiên bản chính:

6.1. Microsoft 365 Personal

• Đối tượng sử dụng: Dành cho một người
• Thiết bị: Có thể đăng nhập trên 5 thiết bị cùng một lúc. Truy cập được nhiều thiết bị bao gồm PC, máy Mac, điện thoại và máy tính bảng.
• Lưu trữ: 1TB dung lượng lưu trữ trên đám mây với OneDrive.
• Ứng dụng: Bao gồm các ứng dụng như MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Defender, MS Outlook, MS OneNote, MS Editor và MS Clipchamp, với tính năng cao cấp và khả năng sử dụng ngoại tuyến.
• Bảo mật: Cung cấp bảo mật cho thiết bị và dữ liệu, cùng với email bảo mật không có quảng cáo.
• Giá: 1.499.000 VNĐ/năm hoặc 150.000 VNĐ/tháng

Gói này rất phù hợp cho người dùng cá nhân cần các công cụ văn phòng mạnh mẽ và an toàn.

6.2. Microsoft 365 Family

• Đối tượng sử dụng: Dành cho từ 1 đến 6 người dùng
• Thiết bị: Có thể đăng nhập trên 5 thiết bị cùng lúc. Sử dụng được trên các thiết bị như PC, máy Mac, điện thoại và máy tính bảng.
• Lưu trữ: Cung cấp lên đến 6 TB dung lượng lưu trữ an toàn trên đám mây với OneDrive.
• Ứng dụng: Bao gồm MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Defender, MS Outlook, MS OneNote, MS Editor và MS Clipchamp, với tính năng cao cấp và khả năng sử dụng ngoại tuyến.
• Bảo mật: Đảm bảo bảo mật cho thiết bị và dữ liệu, cùng với email bảo mật không có quảng cáo.
• Giá: 1.999.000 VNĐ/năm hoặc 200.000 VNĐ/tháng

Gói này rất thích hợp cho các gia đình và nhóm bạn cần chia sẻ công cụ văn phòng và lưu trữ an toàn. Chi phí sử dụng cũng sẽ tiết kiệm hơn.

6.3. Microsoft 365 Business

Microsoft 365 Business được chia thành ba gói chính, mỗi gói phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp khác nhau:

6.3.1. Microsoft 365 Business Basic

Gói này phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ cần giải pháp cơ bản để quản lý danh tính và quyền truy cập, cũng như sử dụng các ứng dụng văn phòng trên nền tảng web và di động. Microsoft 365 Business Basic có các tính năng như:

• Quản lý và cấp quyền truy cập đến 300 nhân viên.
• Email doanh nghiệp với định dạng tùy chỉnh (ten@yourbusiness.com).
• Phiên bản web và ứng dụng di động của Word, Excel, PowerPoint và Outlook.
• Tính năng trò chuyện, gọi điện và hội thảo video qua Microsoft Teams.
• 1 TB dung lượng lưu trữ đám mây cho mỗi nhân viên.
• Hơn 10 ứng dụng bổ sung như Microsoft Bookings, Planner, và Forms.
• Lọc thư rác và phần mềm độc hại.
• Hỗ trợ qua điện thoại và trực tuyến 24/7.
• Tích hợp Microsoft 365 Copilot như một phần bổ trợ.

Giá: 3 USD/người dùng/tháng (chưa bao gồm thuế)

6.3.2. Microsoft 365 Business Standard

Gói Microsoft 365 Business Standard thích hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là những doanh nghiệp cần công cụ cộng tác và tổ chức hội thảo trực tuyến, cùng với khả năng sử dụng các ứng dụng văn phòng trên máy tính. Bao gồm tất cả tính năng của gói Business Basic, cùng với:

• Phiên bản sử dụng trên máy tính của Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
• Tính năng tổ chức hội thảo trực tuyến với đăng ký và báo cáo tham gia.
• Công cụ cộng tác sáng tạo với Microsoft Loop.
• Công cụ thiết kế và chỉnh sửa video Microsoft Clipchamp.
• Tích hợp Microsoft 365 Copilot như một phần bổ trợ.

Giá: 10 USD/người dùng/tháng (chưa bao gồm thuế)

6.3.3. Microsoft 365 Business Premium

Gói này hướng đến các doanh nghiệp lớn hơn hoặc những doanh nghiệp nhỏ có yêu cầu cao về bảo mật và quản lý thông tin, cần các giải pháp bảo vệ toàn diện trước các mối đe dọa mạng và quản lý truy cập nâng cao. Microsoft 365 Business Premium mang đến những tính năng cao cấp hơn, bao gồm tất cả tính năng trong gói Business Standard, cộng thêm:

• Quản lý quyền truy cập và nâng cao danh tính.
• Bảo vệ mạnh mẽ trước các mối đe dọa mạng, bao gồm chống virus và các cuộc tấn công lừa đảo.
• Bảo vệ thiết bị và điểm cuối với các tính năng cấp doanh nghiệp.
• Khả năng khám phá, phân loại và bảo vệ thông tin nhạy cảm.
• Tích hợp Microsoft 365 Copilot như một phần bổ trợ.

Giá: 22 USD/người dùng/tháng (chưa bao gồm thuế)

6.3.3. Microsoft 365 Business tại VinaHost

VinaHost là nhà phân phối dịch vụ Email 365 và ứng dụng Microsoft tại Việt Nam. Khi đăng ký tài khoản Microsoft 365 tại VinaHost, khách hàng có thể thanh toán với đơn vị tiền Việt Nam đồng. Với chính sách của chúng tôi, khách hàng sẽ nhận được ưu đãi giảm giá lên đến 49% khi đăng ký mới. Thêm vào đó, với đội ngũ kỹ thuật và chăm sóc hoạt động 24/7, khách hàng được tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật mọi lúc với mọi yêu cầu.

Để tham khảo dịch vụ, bạn có thể truy câp: Microsoft 365 tại VinaHost

6.4. Microsoft 365 Enterprise

Microsoft 365 Enterprise phù hợp với tổ chức lớn, cơ quan chính phủ, và doanh nghiệp có dữ liệu nhạy cảm. Gói này hỗ trợ đội ngũ làm việc từ xa và nhà lãnh đạo quản lý hiệu suất, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất với các tính năng như:

• Tính tương thích: MS 365 hoàn toàn tương thích với các hệ điều hành Windows, macOS, Android và iOS, giúp người dùng dễ dàng truy cập từ nhiều thiết bị.
• Cập nhật liên tục: Sở hữu các ứng dụng Microsoft Office 365 mới nhất như Word, Excel, PowerPoint và Outlook, luôn được cập nhật để đáp ứng nhu cầu làm việc.

• Cài đặt linh hoạt: Cho phép cài đặt trên tối đa 5 PC, 5 máy tính bảng và 5 thiết bị di động cho mỗi người dùng, mang lại sự linh hoạt trong việc sử dụng.
• Lưu trữ đám mây: Mỗi người dùng có 1 TB dung lượng lưu trữ trên OneDrive, thuận tiện cho việc lưu trữ và chia sẻ tệp tin.
• Bảo mật và tuân thủ: Đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được bảo mật và tuân thủ các quy định cần thiết.
• Hỗ trợ liên tục: Truy cập trợ giúp từ FastTrack và nhận hỗ trợ 24/7 từ Microsoft bất kỳ lúc nào.

Giá: 12.00 đến 35.75 USD/người dùng/tháng (chưa bao gồm thuế)

6.5. Microsoft 365 Education

Microsoft 365 Education là bộ công cụ giúp tạo ra môi trường học tập hiệu quả trên nền tảng đám mây. Bộ công cụ này hỗ trợ học sinh từ khi còn học cho đến khi bước vào thị trường lao động, với các giải pháp thiết kế toàn diện giúp các nhà lãnh đạo công nghệ thông tin và ban giám hiệu đảm bảo an toàn và tin cậy. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật của Microsoft 365 Education:

• Tăng cường học tập: Giúp học sinh theo kịp tiến độ học tập, phát triển và tiến bộ thông qua các công cụ tăng tốc học tập. Những công cụ này cung cấp phản hồi trực tiếp cho các môn học đồng thời theo dõi sự tiến bộ và cung cấp thông tin hữu ích cho giáo viên.
• Hỗ trợ phát triển kỹ năng: Học sinh sẽ được làm quen với các công cụ quan trọng như Word, PowerPoint, Excel và Teams, đồng thời phát triển các kỹ năng cần thiết cho tương lai như giải quyết vấn đề và làm việc nhóm.
• Thiết kế toàn diện: Tạo ra một môi trường học tập cho phép mọi người tham gia một cách bình đẳng với các công cụ hỗ trợ tích hợp, như Read Aloud, Live Captions , Microsoft Translator, Immersive Reader.
• Bảo mật công nghệ: Quản lý công nghệ và bảo mật từ cấp lớp học đến toàn khu vực học với Microsoft 365 Education. Hệ thống dựa trên đám mây giúp giám sát các mối đe dọa và cập nhật một cách dễ dàng, tối ưu hóa thời gian học cho tất cả học sinh.

Xem thêm: Cách tạo tài khoản Microsoft 365

7. Sự khác biệt giữa Microsoft 365 và Office 365?

Khi so sánh Microsoft 365 và Office 365, nhiều người dễ nhầm lẫn giữa hai sản phẩm này do chúng đều thuộc hệ sinh thái của Microsoft. Nhưng thực tế, chúng có những điểm khác biệt, hãy cùng tìm hiểu sự khác nhau của Office 365 và Microsoft 365 là gì trong bảng dưới đây nhé!

8. Microsoft 365 tích hợp với AI và tự động hóa

Microsoft 365 không chỉ cung cấp các công cụ văn mà còn tích hợp các công nghệ AI và tự động hóa để nâng cao hiệu suất làm việc như:

8.1. Power Automate

Power Automate là một công cụ mạnh mẽ giúp người dùng tự động hóa các quy trình và tác vụ giữa các ứng dụng. Với giao diện kéo và thả thân thiện, người dùng có thể dễ dàng tạo ra các quy trình tự động.

Đặc biệt là tính năng cho phép người dùng kết nối với hàng trăm ứng dụng khác nhau, từ Microsoft 365 Microsoft Dynamics, OneDrive for Business, Microsoft Planner, MailChimp,… đến các dịch vụ bên ngoài như Trello, Salesforce, và Slack.  Các quy trình có thể được kích hoạt dựa trên sự kiện, chẳng hạn như nhận email hoặc thay đổi dữ liệu, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi. Dưới đây là giao diện làm việc của Power Automate bạn có thể tham khảo:

8.2. Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot kết hợp sức mạnh của các mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) với dữ liệu của tổ chức bạn, tạo ra một công cụ năng suất mạnh mẽ ngay trong luồng công việc.  Copilot hoạt động cùng với các ứng dụng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint, Outlook và Teams. Nó cung cấp hỗ trợ thông minh theo thời gian thực, giúp người dùng nâng cao khả năng sáng tạo và năng suất.

Được thiết kế để phục vụ mọi thành viên trong tổ chức, Copilot giúp đơn giản hóa các nhiệm vụ, tự động hóa quy trình làm việc và tăng cường khả năng cộng tác. Tính linh hoạt của nó cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của mỗi tổ chức. Hơn nữa, khả năng mở rộng thông qua các plugin khiến Copilot trở thành một công cụ phát triển liên tục, dễ dàng thích ứng với sự thay đổi trong nhu cầu kinh doanh.

8.3. PowerApps

Power Apps là một bộ công cụ và dịch vụ cho phép bạn nhanh chóng phát triển ứng dụng tùy chỉnh đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Với Power Apps, bạn có thể dễ dàng kết nối với dữ liệu từ Microsoft Dataverse và nhiều nguồn khác như SharePoint, Dynamics 365 và SQL Server. Các ứng dụng tạo ra từ Power Apps tích hợp logic kinh doanh và quy trình làm việc, giúp chuyển đổi các hoạt động thủ công thành quy trình kỹ thuật số tự động. Chúng có thiết kế đáp ứng, cho phép hoạt động mượt mà trên trình duyệt và thiết bị di động.

Ngoài ra, Power Apps cung cấp nền tảng cho các nhà phát triển chuyên nghiệp để tương tác với dữ liệu, áp dụng logic nghiệp vụ và tạo kết nối tùy chỉnh. Microsoft Copilot trong Power Apps giúp tự động hóa việc chỉnh sửa, thêm tính năng và viết mã, tối ưu hóa quy trình phát triển ứng dụng.

8.4. Microsoft Graph

Microsoft Graph là cổng kết nối dữ liệu và trí tuệ trong hệ sinh thái Microsoft 365. Nó cung cấp một mô hình lập trình đồng nhất, cho phép bạn truy cập vào khối lượng dữ liệu phong phú từ Microsoft 365, Windows và Enterprise Mobility + Security.  Bằng cách sử dụng Microsoft Graph, bạn có thể xây dựng các ứng dụng giúp tổ chức và người dùng tương tác với hàng triệu người dùng khác.

Ngoài ra, Microsoft Graph hỗ trợ làm việc với nhiều loại tệp, đặc biệt là tài liệu như Word, PDF và Excel, giúp người dùng dễ dàng quản lý và truy cập thông tin. Microsoft Graph còn tích hợp nhiều dịch vụ mạnh mẽ trong quản lý người dùng, thiết bị, quyền truy cập và bảo mật, đảm bảo rằng dữ liệu của bạn luôn được bảo vệ hiệu quả.

9. Một số câu hỏi liên quan đến Office 365

• Email 365 là gì?

Email 365 là dịch vụ thư điện tử được cung cấp bởi Microsoft Office 365. Tùy theo phiên bản đăng ký mà người dùng sở hữu địa chủ email mặc định (@outlook.com; @hotmail.com; @live.com) hoặc theo địa chỉ email tên miền riêng (@vinahost.vn) của doanh nghiệp.

• Vì sao nên mua bản quyền Office Microsoft 365?

Bạn nên sử dụng bản quyền Office 365 để có thể trải nghiệm đầy đủ các dịch vụ, tránh việc sử dụng những bản lậu có thể xảy ra những rủi ro như tổn thất dữ liệu, tạo lỗ hổng trong bảo mật và còn vi phạm tính hợp pháp.

• Liệu có cần kết nối Internet để sử dụng Microsoft Office 365 không?

Nếu đã cài đặt và kích hoạt 365 Office trên thiết bị của bạn, bạn không phần cần phải online để sử dụng phần mềm này. Tuy nhiên, bạn vẫn cần phải truy cập vào internet lúc đầu để cài đặt và kích hoạt Office nhằm tùy chỉnh cài đặt và thanh toán.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần kết nối Internet thường xuyên để có thể cập nhật phiên bản Office mới nhất.

Nếu bạn không kết nối Internet tối thiểu 39 ngày 1 lần thì ứng dụng sẽ bị chuyển sang chế độ suy giảm chức năng. Để kích hoạt lại các ứng dụng thì rất dễ, bạn chỉ cần kết nối Internet và đăng nhập vào Office 365.

• Liệu Microsoft có quyền truy cập các tệp riêng tư không?

Microsoft Office 365 được xây dựng dựa trên sự tin tưởng và Microsoft cũng tự hào là đơn vị quản lý tốt quyền riêng tư dữ liệu trực tuyến cho khách hàng. Chính vì thế, Microsoft luôn tuân thủ chính sách bảo mật dữ liệu của quốc tế và sẽ không bao giờ truy cập và sử dụng dữ liệu của khách cho các cơ hội tiếp thị và quảng cáo (mailbox 365 của bạn sẽ không bao giờ có quảng cáo làm phiền).

Hơn hết, Microsoft 365 sẽ không tiết lộ dữ liệu khách hàng trừ khi các cơ quan chính phủ hay các cơ quan thực thi pháp luật yêu cầu.

10. Tổng kết

Tóm lại, MS 365 là một nền tảng toàn diện hỗ trợ làm việc và học tập trong môi trường số hiện đại. Microsoft Office 365 phù hợp với nhiều nhóm đối tượng và có tích hợp các ứng dụng văn phòng, lưu trữ đám mây và tính năng bảo mật mạnh mẽ. Qua bài viết chắc hẳn đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Microsoft 365 là gì qua các thông tin liên quan về lợi ích, gói dịch vụ, kỹ năng. Nếu bạn cần tư vấn, đừng ngại ngần liên hệ với VinaHost qua thông tin sau nhé:

• Email: cskh@vinahost.vn
• Hotline: 1900 6046
• Livechat: https://livechat.vinahost.vn/chat.php