Mail Server là một phần quan trọng trong hạ tầng IT của nhiều tổ chức và doanh nghiệp. Mail Server đóng vai trò như một hệ thống quản lý các tác vụ từ gửi và nhận thư điện tử hàng ngày cho đến lưu trữ, bảo mật và quản lý tài khoản email. Bài viết Mail Server là gì? tổng hợp thông tin [A-Z] về Mail Server của VinaHost sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động cũng như vai trò của Mail Server trong tổ chức.

1. Mail Server là gì?

Mail Server (hay còn gọi là Email Server hay máy chủ thư điện tử) là một hệ thống máy tính hoặc máy chủ được thiết lập để quản lý và xử lý các dịch vụ liên quan đến thư điện tử email. Chức năng chính của Server Mail là quản lý và lưu trữ email số lượng lớn (business email), cho nhân viên dùng gửi và nhận thư điện tử thông qua mạng.

Xem thêm: Máy chủ Server là gì? Tổng hợp kiến thức A-Z về máy chủ Server

2. Cơ chế hoạt động của Mail Server

Outgoing Mail Server và Incoming Mail Server cùng hoạt động để đảm bảo việc gửi và nhận thư điện tử được thực hiện một cách hiệu quả và an toàn.

2.1. Outgoing Mail Server

Outgoing Mail Server (còn được gọi là SMTP Server) là thành phần quan trọng trong cơ chế hoạt động của Server Mail. Nhiệm vụ chính của Outgoing Mail Server là xử lý và gửi đi các email từ người gửi tới người nhận. Quá trình hoạt động của Outgoing Mail Server như sau:

Gửi Email: Người gửi viết email thông qua ứng dụng email của họ (MUA – Mail User Agent) và gửi nó tới Outgoing Mail Server thông qua giao thức SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).
Kiểm Tra Địa Chỉ Người Nhận: Outgoing Mail Server kiểm tra địa chỉ email của người nhận để xác định máy chủ thư điện tử của họ.
Chuyển Tiếp Email: Outgoing Mail Server sử dụng giao thức SMTP để chuyển tiếp email tới máy chủ thư điện tử của người nhận thông qua mạng.

2.2. Incoming Mail Server

Incoming Mail Server (còn được gọi là POP3 Server hoặc IMAP Server) là thành phần quản lý thư điện tử đến của Server Mail. Nhiệm vụ của Incoming Mail Server là lưu trữ và quản lý các email đến và cho phép người nhận truy cập vào chúng. Quá trình hoạt động của Incoming Mail Server như sau:

Nhận và Lưu Trữ Email: Khi email được gửi từ Outgoing Server Mail của người gửi, Incoming Mail Server nhận và lưu trữ chúng trong hộp thư đến của người nhận.
Truyền Thư tới Máy Khách: Đối với giao thức IMAP, Incoming Mail Server cho phép người nhận truy cập thư điện tử trực tiếp trên máy chủ thông qua giao thức IMAP. Thư điện tử được lưu trữ trên máy chủ và chỉ truyền tới máy khách khi cần.
Tải Thư về Máy Khách: Đối với giao thức POP3, Incoming Server Mail cho phép máy khách tải toàn bộ email từ hộp thư đến về máy tính của người nhận. Email sau khi tải về có thể bị xóa khỏi máy chủ.

3. Các tính năng nổi bật của Mail Server

Các tính năng nổi bật của Server Mail bao gồm:

Gửi và Nhận Email: Server Mail cho phép người dùng gửi và nhận email từ và tới các địa chỉ email khác thông qua giao thức SMTP và POP3/IMAP.
Quản lý Hộp Thư: Mail Server lưu trữ các email trong hộp thư của người dùng và cho phép quản lý, tìm kiếm và sắp xếp chúng theo nhiều tiêu chí.
Bảo Mật: Server Mail hỗ trợ các biện pháp bảo mật như mã hóa SSL/TLS để bảo vệ dữ liệu trong quá trình truyền tải.
Phòng Chống Spam và Virus: Các Server Mail thường có tích hợp cơ chế lọc spam và quét virus để ngăn chặn các email không mong muốn hoặc độc hại.
Quản lý Tài Khoản: Server Mail cho phép quản lý các tài khoản email, tạo, xóa và sửa đổi thông tin tài khoản.
Lập Lịch Gửi Email: Mail Server có tính năng lập lịch gửi email, cho phép người dùng đặt thời gian gửi email trong tương lai.
Tích hợp với Các Ứng Dụng: Server Mail thường tích hợp với các ứng dụng email clients (như Microsoft Outlook, Thunderbird) và các ứng dụng liên quan khác.
Cổng SMTP Mở: Server Mail thường có một cổng SMTP mở cho phép ứng dụng và thiết bị khác gửi email thông qua server này.
Tích Hợp LDAP: Các Server Mail thường tích hợp LDAP để quản lý thông tin người dùng và tài khoản.
Backup và Restore: Mail Server thường cung cấp tính năng backup và restore để bảo vệ dữ liệu email quan trọng.

4. Phân loại giữa các Mail Server

Server Mail của Microsoft và Google thường là các dịch vụ email hàng đầu được tích hợp với nhiều tính năng khác, trong khi Mail Server độc lập là những hệ thống email tự quản lý của các tổ chức hoặc doanh nghiệp.

4.1. Mail Server Microsoft, Google

Mail Server của Microsoft thường được gọi là “Microsoft Exchange Server”. Đây là một giải pháp quản lý hộp thư và dịch vụ email do Microsoft phát triển. Exchange Server không chỉ cung cấp tính năng gửi và nhận email, mà còn bao gồm nhiều tính năng khác như lịch, danh bạ, nhiệm vụ, hợp tác và quản lý thông tin cá nhân.

Exchange Server cho phép tổ chức và doanh nghiệp tạo và quản lý các hộp thư email nội bộ, quản lý lịch làm việc, chia sẻ tài liệu và thực hiện các tác vụ quản lý công việc hàng ngày. Nó cũng hỗ trợ tích hợp với nhiều ứng dụng khác của Microsoft như Microsoft Office và Microsoft Teams. Exchange Server có nhiều phiên bản và tùy chọn khác nhau để phù hợp với nhu cầu và quy mô của các tổ chức khác nhau.

Mail server Google là dịch vụ email chính mà Google cung cấp, thường được gọi là “Gmail”. Gmail là một dịch vụ email trực tuyến miễn phí và phổ biến, cung cấp khả năng gửi và nhận email, lưu trữ dữ liệu, quản lý lịch, danh bạ và nhiều tính năng khác.

Mail server Gmail không chỉ hỗ trợ giao dịch email cơ bản, mà còn tích hợp nhiều tính năng tiện ích như chế độ xem thư “Conversation View” (xem thư theo dạng cuộc trò chuyện), lọc thư rác thông minh, tích hợp với Google Drive để chia sẻ tệp, và nhiều ứng dụng liên quan khác trong hệ sinh thái của Google như Google Docs, Google Sheets và Google Calendar. Gmail cũng hỗ trợ tích hợp nhiều ứng dụng và dịch vụ khác thông qua giao thức POP3 và IMAP, cho phép người dùng truy cập email từ nhiều thiết bị và ứng dụng khác nhau.

Xem thêm: Host email là gì? Ưu điểm của hosting email

4.2. Mail Server độc lập

Mail Server độc lập là những hệ thống email riêng lẻ mà tổ chức hay doanh nghiệp cài đặt và quản lý. Chúng có khả năng hoạt động độc lập, không phụ thuộc vào các dịch vụ lớn như Microsoft hay Google. Server Mail độc lập thường cung cấp sự linh hoạt cao trong việc tùy chỉnh và quản lý dịch vụ email theo nhu cầu cụ thể của tổ chức. Tuy nhiên, chúng yêu cầu kiến thức kỹ thuật để cài đặt và duy trì.

Xem thêm: Web Server là gì | Tổng hợp kiến thức [A-Z] về Web Server

5. Lý do nên sử dụng Server mail là gì?

Chuyên nghiệp: Server Mail cung cấp địa chỉ email dựa trên tên miền của bạn, tạo ra sự chuyên nghiệp và tạo niềm tin trong mắt người nhận thư.
Quản lý dễ dàng: Server Mail cho phép tổ chức quản lý hộp thư, danh bạ và lịch trình một cách hiệu quả, giúp cải thiện sự tổ chức và hiệu suất làm việc.
Bảo mật thông tin: Các Server Mail thường có các tính năng bảo mật như mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố, chống thư rác và phần mềm chống virus giúp mật các thông tin, dữ liệu thiết yếu.
Quản lý danh bạ: Server Mail cho phép quản lý danh bạ, giúp dễ dàng liên hệ với người khác mà không cần phải ghi nhớ nhiều địa chỉ email.
Gửi email nhanh chóng: Server Mail giúp gửi và nhận email một cách nhanh chóng và hiệu quả, giúp tối ưu hóa giao tiếp trong môi trường công việc.
Truy cập từ xa: Sử dụng Server Mail cho phép truy cập vào email từ bất kỳ nơi đâu và từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
Tùy chỉnh và tích hợp: Các Mail Server thường cho phép tùy chỉnh và tích hợp với các ứng dụng khác như lịch trình, lưu trữ dữ liệu và ứng dụng cộng tác.
Backup và khôi phục: Server Mail thường có khả năng sao lưu dữ liệu và khôi phục dữ liệu khi cần, giúp đảm bảo không mất thông tin quan trọng.
Quản lý tài khoản: Server Mail cho phép quản lý tài khoản người dùng, phân quyền truy cập và theo dõi hoạt động.

Xem thêm: Domain email là gì? Xây dựng thương hiệu bằng tên miền email

6. Một số thuật ngữ liên quan đến Mail Server

6.1. TLS Mail Server

TLS Mail Server (Transport Layer Security Mail Server) là một loại máy chủ email được cấu hình để sử dụng giao thức TLS (Transport Layer Security) hoặc SSL (Secure Sockets Layer) để bảo mật dữ liệu trong quá trình truyền tải giữa các máy chủ và thiết bị.

Giao thức TLS tạo ra một kết nối mã hóa an toàn giữa người gửi và người nhận để đảm bảo rằng thông tin như nội dung email, thông tin xác thực và các dữ liệu khác không bị lộ trước và trong quá trình truyền.

TLS Mail Server đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư của dữ liệu email trong quá trình truyền tải qua mạng. Điều này làm cho việc truyền tải thông tin qua email trở nên an toàn hơn và ngăn chặn các mối đe dọa như đánh cắp thông tin hay tấn công giả mạo.

6.2. SASL Mail Server

SASL Mail Server (Simple Authentication and Security Layer Mail Server) là một loại máy chủ email được tích hợp với giao thức SASL để cung cấp cơ chế xác thực và bảo mật trong quá trình truyền tải email.

Giao thức SASL giúp xác định danh tính của người gửi và người nhận email thông qua quá trình xác thực bằng các phương thức mã hóa an toàn như MD5, SHA-1, hoặc các phương thức khác.

SASL Mail Server đảm bảo rằng các thông tin nhạy cảm như mật khẩu và thông tin xác thực không bị lộ trước và trong quá trình truyền tải giữa các máy chủ và thiết bị. Điều này tăng cường tính bảo mật của quá trình truyền tải email và ngăn chặn các cuộc tấn công và mối đe dọa liên quan đến xác thực.

6.3. Webmail

Webmail là một hình thức dịch vụ email cho phép người dùng truy cập và quản lý hộp thư điện tử của mình thông qua trình duyệt web, mà không cần phải cài đặt một ứng dụng email riêng trên máy tính hoặc thiết bị di động.

Điều này cho phép người dùng có thể đọc, viết, gửi và nhận thư điện tử từ bất kỳ đâu chỉ cần có kết nối internet và một trình duyệt web. Các dịch vụ webmail phổ biến bao gồm Gmail của Google, Outlook.com của Microsoft và Yahoo! Mail. Webmail đơn giản và tiện lợi cho việc truy cập email hàng ngày mà không cần phải tải và cài đặt ứng dụng email trên các thiết bị khác nhau.

Tìm hiểu thêm về: Mail Client là gì?

6.4. SMTP-IN Queue

MTP-IN Queue là một khái niệm trong hệ thống email để chỉ một hàng đợi hoặc một danh sách các thư điện tử đang chờ được gửi tới máy chủ thư qua giao thức SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).

Trong hàng đợi này, các thư điện tử sẽ được chờ đợi xử lý bởi máy chủ thư trước khi được chuyển đến đích cuối cùng. Các thư có thể nằm trong hàng đợi này trong thời gian rất ngắn hoặc lâu tùy thuộc vào tình trạng của máy chủ thư và lưu lượng thư điện tử đang được xử lý. Việc sử dụng hàng đợi SMTP-IN giúp quản lý và điều phối thư điện tử một cách hiệu quả, đồng thời giúp máy chủ thư tránh việc quá tải trong quá trình xử lý lượng thư đến.

6.5. Local Queue

Local Queue trong hệ thống email là một phần quan trọng trong quá trình xử lý và gửi thư. Đây là một loạt các thư tin cậy và tạm thời được lưu trữ tại máy chủ thư (Mail Server) trước khi được chuyển tiếp hoặc gửi đi.

Khi bạn gửi một email, nó sẽ được đưa vào Local Queue để đợi việc xử lý tiếp theo. Trong hàng đợi này, các quá trình kiểm tra bảo mật, kiểm tra địa chỉ email, mã hóa (nếu sử dụng TLS), và các tác vụ khác sẽ được thực hiện trước khi email được gửi đi. Local Queue giúp đảm bảo tính ổn định và tin cậy trong việc gửi thư.

Nó cho phép hệ thống email kiểm tra và xử lý các vấn đề có thể xuất hiện trước khi thư được chuyển đến máy chủ thư của người nhận hoặc máy chủ thư trung gian khác trên mạng.

6.6. Local Mailboxes

Local Mailboxes (hộp thư địa phương) trong hệ thống email là các thư mục hoặc vùng lưu trữ trên máy chủ thư (Server Mail) được sử dụng để lưu trữ và quản lý các email đến cho người dùng trên cùng một máy chủ.

Mỗi người dùng sẽ có một local mailbox riêng, trong đó các email đến sẽ được lưu trữ cho đến khi họ đăng nhập vào hệ thống và đọc chúng. Khi một email được gửi đến cho người dùng trên cùng một máy chủ thư, nó sẽ được đưa vào local mailbox tương ứng của người đó.

Người dùng sau đó có thể sử dụng một ứng dụng email để truy cập vào local mailbox của mình, đọc và quản lý các thư. Local mailboxes đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và quản lý thông điệp trên máy chủ thư, giúp người dùng dễ dàng truy cập vào email của họ và thực hiện các tác vụ liên quan đến thư điện tử.

Xem thêm: Giải pháp Email Tên miền .VN cùng Hosting [Combo tiết kiệm chỉ từ 889.000vnđ/năm]

6.7. Email Authentication

Email Authentication (xác thực email) là quá trình xác định tính xác thực của nguồn gửi email và nội dung của email để đảm bảo rằng email được gửi từ một nguồn đáng tin cậy và không bị giả mạo hoặc thay đổi. Mục tiêu của email authentication là cung cấp sự tin cậy cho người nhận về nguồn gốc và tính toàn vẹn của email. Các phương pháp email authentication bao gồm:

SPF (Sender Policy Framework): Xác định các máy chủ được phép gửi email thay mặt cho miền của bạn.
DKIM (DomainKeys Identified Mail): Ký số định danh thư từ để kiểm tra tính xác thực của email bằng cách so sánh chữ ký với khóa công khai được lưu trữ trên DNS của miền.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance): Kết hợp SPF và DKIM để cung cấp hướng dẫn cho máy chủ nhận email về cách xử lý email không xác thực và báo cáo lại cho người gửi.
PTR Record (Pointer Record): Xác định một tên tương ứng với địa chỉ IP của máy chủ gửi, giúp kiểm tra xem máy chủ có phù hợp với tên miền gửi email không.
BIMI (Brand Indicators for Message Identification): Cho phép người gửi email hiển thị biểu tượng thương hiệu của họ trong hộp thư đến của người nhận.

Email authentication giúp ngăn chặn spam, phishing và email giả mạo, cải thiện độ tin cậy và hiệu suất giao tiếp qua email.

Emailing marketing là gì? Các loại email marketing phổ biến nhất

6.8. Mail Exchanger Record (MX)

Mail Exchanger Record (MX Record) là một loại bản ghi DNS (Domain Name System) được sử dụng để chỉ định máy chủ thư điện tử (mail server) chịu trách nhiệm xử lý email cho một tên miền cụ thể.

Khi một email được gửi từ một địa chỉ email tới một địa chỉ email khác, máy chủ thư điện tử sử dụng MX Record để tìm máy chủ thư điện tử chịu trách nhiệm xử lý email cho tên miền đích. MX Record chứa thông tin về tên miền của máy chủ thư điện tử và một số ưu tiên (priority) để xác định thứ tự ưu tiên xử lý email nếu có nhiều MX Record cho cùng một tên miền.

Ví dụ, nếu bạn gửi email tới địa chỉ “user@example.com“, máy chủ thư điện tử của tên miền “example.com” sẽ sử dụng MX Record để xác định máy chủ thư điện tử chịu trách nhiệm xử lý email cho tên miền này. MX Record giúp định tuyến email chính xác và đáng tin cậy đến đúng máy chủ thư điện tử.

7. Nên lựa chọn và đăng ký Mail Server tại đâu?

Việc lựa chọn và đăng ký Server Mail phụ thuộc vào nhu cầu và yêu cầu cụ thể của bạn. VinaHost gợi ý cho bạn một số dịch vụ uy tín sau:

Dịch vụ Server Mail của nhà cung cấp Hosting: Nếu bạn đã sử dụng dịch vụ hosting để đăng ký tên miền và lưu trữ website, thường bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ Server Mail của họ.
Mail Server Microsoft (Microsoft 365): Đây là một dịch vụ mail chuyên nghiệp của Microsoft, cung cấp các tính năng nâng cao như Microsoft Outlook, bảo mật cao, và tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác của Microsoft.

ĐĂNG KÝ MICROSOFT 365 GIÁ RẺ TẠI VINAHOST – CÓ VOUCHER GIẢM HƠN 50%

Mail Server Google (Google Workspace): Tương tự, Google cũng cung cấp dịch vụ mail chất lượng cao với Google Workspace (trước đây là G Suite), kèm theo nhiều tính năng hợp nhất với các ứng dụng Google như Gmail, Google Drive, Google Docs, v.v.

ĐĂNG KÝ GOOGLE WORKSPACE GIÁ RẺ TẠI VINAHOST

Dịch vụ Server Mail độc lập: Có nhiều dịch vụ Mail Server độc lập như Zoho Mail, ProtonMail, FastMail, cung cấp các tính năng tùy chỉnh và bảo mật tốt. Tự xây dựng Mail server: Đối với các tổ chức lớn hoặc người sử dụng có kỹ thuật cao, bạn có thể tự triển khai và quản lý Mail Server riêng trên máy chủ của mình.

Các phần mềm như Postfix, Dovecot, và hệ điều hành dựa trên Linux thường được sử dụng cho mục đích này. Trước khi quyết định nên đăng ký dịch vụ mail server tại đâu, bạn nên xem xét các yêu cầu của bạn như dung lượng lưu trữ, tính năng cần thiết (như tích hợp với các ứng dụng khác), mức độ bảo mật, và ngân sách.

8. Đăng ký dịch vụ Mail Server tại VinaHost | Uy tín & Giá rẻ

Tại VinaHost, chúng tôi cung cấp dịch vụ Server Mail chuyên nghiệp, uy tín, giá rẻ. Mail Server (hay Email Server) của VinaHost là một giải pháp email chuyên biệt dành cho các tổ chức và doanh nghiệp. Đây là lựa chọn lý tưởng cho những người cần gửi và nhận email một cách thường xuyên, đặc biệt là đòi hỏi tính ổn định và tin cậy đối với hệ thống email của họ.

Server Mail do VinaHost cung cấp được tùy chỉnh đặc biệt cho tên miền của doanh nghiệp, đảm bảo hiệu suất tối ưu trong việc gửi và nhận thư điện tử. Hệ thống này không chia sẻ tài nguyên với các khách hàng khác và đi kèm với các ưu điểm sau:

Sử dụng một hệ thống Server Mail độc lập với IP riêng biệt.
Cho phép sử dụng email với tên miền riêng (ví dụ trangnguyen@vinahost.vn), giúp tăng tỷ lệ email đến hộp thư đích nhờ IP uy tín.
Người dùng có quyền quản lý cao nhất đối với thông tin Server Mail.
Có hệ thống giám sát chặt chẽ để ngăn chặn các vấn đề như Virus, Spam Mail, và Bombmail, giữ uy tín của IP.
Không giới hạn số lượng tài khoản và số lượng email có thể gửi (hợp lệ).
Bảo mật được tăng cường thông qua chứng chỉ SSL miễn phí.

Bạn có thể tham khảo bảng giá tại đây:

EMAIL SERVER DOANH NGHIỆP

9. Tổng kết

Qua bài viết Mail Server là gì? tổng hợp thông tin [A-Z] về Mail Server, có thể thấy Mail Server đóng vai trò không thể thiếu trong cơ sở hạ tầng IT của hầu hết các tổ chức và doanh nghiệp. Đảm nhiệm vị trí trung tâm trong việc quản lý và phân phối thông tin qua email, Server Mail đảm bảo tính ổn định và tin cậy trong giao tiếp qua thư điện tử.

Server Mail giúp tạo ra các hòm thư theo tên miền riêng, cung cấp tính bảo mật cao, ngăn chặn spam và virus, và quản lý mọi khía cạnh của email trong tổ chức. Quá trình này đòi hỏi sự hiểu biết kỹ thuật và sự quản lý cẩn thận, nhưng sẽ đem lại lợi ích lớn cho mọi tổ chức, giúp họ duyệt qua dòng thông tin điện tử với tính tin cậy và an toàn cao nhất.

Mong rằng với các thông tin mà VinaHost vừa chia sẻ, bạn đã hiểu rõ hơn về quá trình hoạt động của Server Mail và một số nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử Server uy tín. Bạn có thể xem thêm các bài viết thú vị khác tại đây và đừng ngại ngần liên hệ với VinaHost qua thông tin sau nếu cần hỗ trợ nhé:

Email: support@vinahost.vn
Hotline: 1900 6046
Livechat: https://livechat.vinahost.vn/chat.php

Bên cạnh dịch vụ Email server, bạn có thể tham khảo các dịch vụ, giải pháp Email khác tại VinaHost nhé:

Email Hosting – Giải Pháp Email tên miền riêng – Giao diện Gmail
Email Relay – Giúp Gửi Mail Vào Inbox 99% cho MailServer
Email Filter – Anti Virus/ Malware/ Phishing/ Spam 99.99%
Dịch vụ Email Marketing – Gửi email số lượng lớn – Quảng bá thương hiệu – Tăng doanh số

Mail Server là gì? | Tổng hợp thông tin [A-Z] về Mail Server