Mail Server là gì? Email Server hoạt động như thế nào? [Cập nhật 2026]

Mail Server đóng vai trò như một hệ thống quản lý các tác vụ từ gửi và nhận thư điện tử hàng ngày cho đến lưu trữ, bảo mật và quản lý tài khoản email. Bài viết này của VinaHost sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động cũng như vai trò của Mail Server trong tổ chức.

Tóm tắt nội dung

• Mail Server (Email Server) là hệ thống máy chủ chuyên dụng quản lý toàn bộ quá trình gửi, nhận, lưu trữ và bảo mật thư điện tử cho tổ chức/doanh nghiệp
• Cơ chế hoạt động dựa trên hai thành phần chính: Outgoing Mail Server (SMTP) xử lý gửi thư đi và Incoming Mail Server (POP3/IMAP) quản lý việc nhận và lưu trữ thư đến
• Việc sử dụng mail server riêng mang lại nhiều lợi ích: tính chuyên nghiệp (email theo tên miền), tăng cường bảo mật, quản lý tập trung và đảm bảo tỷ lệ email vào Inbox cao
• Có hai loại phổ biến: dịch vụ tích hợp từ nhà cung cấp lớn (Microsoft 365, Google Workspace) hoặc mail server độc lập do doanh nghiệp tự triển khai
• Để email không bị giả mạo và vào Inbox ổn định, cần cấu hình các cơ chế Email Authentication: SPF, DKIM, DMARC, PTR, BIMI
• Tham khảo bảng giá Server mail tại VinaHost:

1. Mail Server là gì?

Mail Server (hay còn gọi là Email Server hay máy chủ thư điện tử) là một hệ thống máy tính hoặc máy chủ được thiết lập để quản lý và xử lý các dịch vụ liên quan đến thư điện tử email. Chức năng chính của Server Mail là quản lý và lưu trữ email số lượng lớn, cho nhân viên dùng gửi và nhận thư điện tử thông qua mạng.

Mail Server khác Mail Client như thế nào?

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa mail server và mail client. Để phân biệt rõ:

• Mail Client (Email Client/MUA – Mail User Agent) là ứng dụng mà bạn sử dụng để soạn, đọc, quản lý email. Ví dụ: Gmail (giao diện web), Microsoft Outlook, Apple Mail, Thunderbird…
• Mail Server là hệ thống phía sau chịu trách nhiệm vận chuyển email giữa các mail client. Mail server thường gồm hai thành phần: MTA (Mail Transfer Agent – server gửi đi) và MDA (Mail Delivery Agent – server nhận về/phân phát).

2. Mail Server dùng để làm gì?

Trong môi trường doanh nghiệp, mail server phục vụ những nhu cầu thiết yếu:

• Tạo email chuyên nghiệp theo tên miền (ví dụ: tenban@congty.com) thay vì dùng email miễn phí, tăng uy tín thương hiệu
• Quản lý tập trung tài khoản email: tạo, xóa, phân quyền, thiết lập quota dung lượng cho từng người dùng
• Ghi log và kiểm soát: theo dõi lịch sử gửi/nhận, hỗ trợ backup và khôi phục dữ liệu khi cần
• Tăng cường bảo mật: áp dụng các lớp mã hóa TLS/SSL, xác thực email (SPF/DKIM/DMARC) để giảm giả mạo và tăng tỷ lệ email vào Inbox
• Chống spam và virus: tích hợp cơ chế lọc thư rác, quét virus tự động bảo vệ hệ thống nội bộ

3. Cách thức hoạt động của Mail Server

Mail Server hoạt động dựa trên hai thành phần chính: Outgoing Mail Server và Incoming Mail Server cùng phối hợp để đảm bảo việc gửi và nhận thư điện tử được thực hiện một cách hiệu quả và an toàn.

3.1 Outgoing Mail Server (SMTP Server)

Outgoing Mail Server (còn được gọi là SMTP Server) là thành phần quan trọng trong cơ chế hoạt động của Server Mail. Nhiệm vụ chính của Outgoing Mail Server là xử lý và gửi đi các email từ người gửi tới người nhận. Quá trình hoạt động của Outgoing Mail Server như sau:

• Bước 1: Gửi Email

Người gửi viết email thông qua ứng dụng email của họ (Mail User Agent) và gửi đến (Outgoing Mail Server) thông qua giao thức SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).

• Bước 2: Kiểm tra địa chỉ người nhận

Outgoing Mail Server kiểm tra địa chỉ email của người nhận để xác định máy chủ thư điện tử của họ bằng cách tra cứu DNS và tìm MX Record (Mail Exchanger Record).

• Bước 3: Chuyển tiếp Email

Outgoing Mail Server sử dụng giao thức SMTP để chuyển tiếp email tới máy chủ thư điện tử của người nhận thông qua mạng.

3.2 Incoming Mail Server (POP3/IMAP)

Incoming Mail Server (hoạt động dựa trên giao thức POP3 và IMAP) là thành phần quản lý thư điện tử đến của Server Mail. Nhiệm vụ của Incoming Mail Server là lưu trữ và quản lý các email đến và cho phép người nhận truy cập vào chúng. Quá trình hoạt động của Incoming Mail Server như sau:

• Bước 1: Nhận và lưu trữ Email

Khi email được gửi từ Outgoing Server Mail của người gửi, Incoming Mail Server nhận và lưu trữ chúng trong hộp thư đến của người nhận.

• Bước 2: Truyền thư tới máy khách (IMAP)

Đối với giao thức IMAP, Incoming Mail Server cho phép người nhận truy cập thư điện tử trực tiếp trên máy chủ thông qua giao thức IMAP. Thư điện tử được lưu trữ trên máy chủ và chỉ truyền tới máy khách khi cần. Phù hợp cho người dùng cần đồng bộ email trên nhiều thiết bị.

• Bước 3: Tải thư về máy khách (POP3)

Đối với giao thức POP3, Incoming Server Mail cho phép máy khách tải toàn bộ email từ hộp thư đến về máy tính của người nhận. Email sau khi tải về có thể bị xóa khỏi máy chủ server. Phù hợp khi muốn lưu email cục bộ.

4. So sánh SMTP, IMAP và POP3

5. Các tính năng nổi bật của Mail Server

Mail Server cung cấp nhiều tính năng quan trọng phục vụ nhu cầu doanh nghiệp:

Tính năng cốt lõi

• Gửi và nhận Email: Server Mail cho phép người dùng gửi và nhận email từ và tới các địa chỉ email khác thông qua giao thức SMTP và POP3/IMAP.
• Quản lý hộp thư: Mail Server lưu trữ các email trong hộp thư của người dùng và cho phép quản lý, tìm kiếm và sắp xếp chúng theo nhiều tiêu chí.
• Bảo mật: Server Mail hỗ trợ các biện pháp bảo mật như mã hóa SSL/TLS để bảo vệ dữ liệu trong quá trình truyền tải.
• Phòng chống Spam và Virus: Các Server Mail thường được tích hợp cơ chế lọc spam và quét virus ngăn chặn các email không mong muốn hoặc có hại.

Tính năng nâng cao

• Quản lý tài khoản: Server Mail cho phép quản lý các tài khoản email, tạo, xóa và sửa đổi thông tin tài khoản.
• Lập lịch gửi Email: Mail Server có tính năng lập lịch gửi email, cho phép người dùng đặt thời gian gửi email trong tương lai.
• Tích hợp với các ứng dụng: Server Mail thường tích hợp với các ứng dụng email clients (như Microsoft Outlook, Thunderbird) và các ứng dụng liên quan khác.
• Cổng SMTP mở: Server Mail thường có một cổng SMTP mở cho phép ứng dụng và thiết bị khác gửi email thông qua server này.
• Tích hợp LDAP: Các Server Mail thường tích hợp LDAP để quản lý thông tin người dùng và tài khoản.
• Backup và Restore: Mail Server thường cung cấp tính năng backup và restore để bảo vệ dữ liệu email quan trọng.
• Catch all email: Cho phép nhận tất cả thư điện thư gửi đến email tên miền, cho dù địa chỉ có tồn tại hay không.

6. Phân loại các Mail Server phổ biến hiện nay

Dịch vụ Email Cloud

Mail Server của Microsoft

Thường được gọi là “Microsoft Exchange Server” hoặc Microsoft 365. Đây là một giải pháp quản lý hộp thư và dịch vụ email do Microsoft phát triển. Exchange Server không chỉ cung cấp tính năng gửi và nhận email, mà còn bao gồm nhiều tính năng khác như lịch, danh bạ, nhiệm vụ, hợp tác và quản lý thông tin cá nhân.

Exchange Server cho phép tổ chức và doanh nghiệp tạo và quản lý các hộp thư email nội bộ, quản lý lịch làm việc, chia sẻ tài liệu và thực hiện các tác vụ quản lý công việc hàng ngày. Nó cũng hỗ trợ tích hợp với nhiều ứng dụng khác của Microsoft như Microsoft Office và Microsoft Teams.

Mail server Google

Thường được gọi là “Gmail” cung cấp trong bộ Google Workspace (trước đây là G Suite). Gmail là một dịch vụ email trực tuyến miễn phí và phổ biến, cung cấp khả năng gửi và nhận email, lưu trữ dữ liệu, quản lý lịch, danh bạ và nhiều tính năng khác.

Mail server Gmail không chỉ hỗ trợ giao dịch email cơ bản, mà còn tích hợp nhiều tính năng tiện ích như chế độ xem thư “Conversation View” (xem thư theo dạng cuộc trò chuyện), lọc thư rác thông minh, tích hợp với Google Drive để chia sẻ tệp, và nhiều ứng dụng liên quan khác trong hệ sinh thái của Google như Google Docs, Google Sheets và Google Calendar.

Mail Server độc lập (Self-hosted)

Mail Server độc lập là những hệ thống email riêng lẻ mà tổ chức hay doanh nghiệp cài đặt và quản lý. Chúng có khả năng hoạt động độc lập, không phụ thuộc vào các dịch vụ lớn như Microsoft hay Google. Server Mail độc lập thường cung cấp sự linh hoạt cao trong việc tùy chỉnh và quản lý dịch vụ email theo nhu cầu cụ thể của tổ chức. Tuy nhiên, chúng yêu cầu kiến thức kỹ thuật để cài đặt và duy trì.

Các phần mềm phổ biến:  Email server VinaHost, Postfix, Dovecot, Exim, Zimbra…

7. Các thuật ngữ quan trọng liên quan Mail Server

TLS/SSL Mail Server

TLS Mail Server (Transport Layer Security Mail Server) là một loại máy chủ email được cấu hình sử dụng giao thức TLS (Transport Layer Security) hoặc SSL (Secure Sockets Layer) để bảo mật dữ liệu trong quá trình truyền tải giữa các máy chủ và thiết bị.

Giao thức TLS tạo ra một kết nối mã hóa an toàn giữa người gửi và người nhận đảm bảo rằng thông tin như nội dung email, thông tin xác thực và các dữ liệu khác không bị lộ trước và trong quá trình truyền.

Email Authentication (Xác thực Email)

Email Authentication là quá trình xác định tính xác thực của nguồn gửi email và nội dung của email để đảm bảo rằng email được gửi từ một nguồn đáng tin cậy và không bị giả mạo hoặc thay đổi. Mục tiêu của email authentication là cung cấp sự tin cậy cho người nhận về nguồn gốc và tính toàn vẹn của email.

Các phương pháp email authentication bao gồm:

• SPF (Sender Policy Framework): Xác định các máy chủ được phép gửi email thay mặt cho tên miền của bạn.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Ký số định danh thư để kiểm tra tính xác thực của email bằng cách so sánh chữ ký với khóa công khai được lưu trữ trên DNS của tên miền.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance): Kết hợp SPF và DKIM để cung cấp hướng dẫn cho máy chủ nhận email về cách xử lý email không xác thực và báo cáo lỗi cho người gửi.
• PTR Record (Pointer Record): Xác định một tên tương ứng với địa chỉ IP của máy chủ gửi, giúp kiểm tra xem máy chủ có phù hợp với tên miền gửi email không.
• BIMI (Brand Indicators for Message Identification): Cho phép người gửi email hiển thị biểu tượng thương hiệu của họ trong hộp thư đến của người nhận.

Email authentication giúp ngăn chặn spam, phishing email, cải thiện tin cậy và hiệu suất giao tiếp qua email.

Mail Exchanger Record (MX)

Mail Exchanger Record (MX Record) là một loại bản ghi DNS (Domain Name System) được sử dụng để chỉ định máy chủ thư điện tử (mail server) chịu trách nhiệm xử lý email cho một tên miền cụ thể.

Khi một email được gửi từ một địa chỉ email tới một địa chỉ email khác, máy chủ thư điện tử sử dụng MX Record để tìm máy chủ thư điện tử chịu trách nhiệm xử lý email cho tên miền đích. MX Record chứa thông tin về tên miền của máy chủ thư điện tử và một số ưu tiên (priority) để xác định thứ tự ưu tiên xử lý email nếu có nhiều MX Record cho cùng một tên miền.

Các thuật ngữ khác

• Webmail: Webmail là một hình thức dịch vụ email cho phép người dùng truy cập và quản lý hộp thư điện tử của mình thông qua trình duyệt web, mà không cần phải cài đặt một ứng dụng email riêng.
• SMTP-IN Queue: Là hàng đợi hoặc danh sách các thư điện tử đang chờ được gửi tới máy chủ thư qua giao thức SMTP. Việc sử dụng hàng đợi SMTP-IN giúp quản lý và điều phối thư điện tử một cách hiệu quả.
• Local Queue: Là lô các thư tin cậy và tạm thời được lưu trữ tại máy chủ thư (Mail Server) trước khi được chuyển tiếp hoặc gửi đi.
• Local Mailboxes: Là các thư mục hoặc vùng lưu trữ trên máy chủ thư được sử dụng để lưu trữ và quản lý các email đến cho người dùng trên cùng một máy chủ.
• SASL: SASL Mail Server (Simple Authentication and Security Layer Mail Server) là một loại máy chủ email được tích hợp với giao thức SASL để cung cấp cơ chế xác thực và bảo mật trong quá trình truyền tải email.

Tham khảo: Email hybrid là gì?

8. Nên lựa chọn và đăng ký Mail Server tại đâu?

Việc lựa chọn và đăng ký Server Mail phụ thuộc vào nhu cầu và yêu cầu cụ thể của bạn. VinaHost gợi ý cho bạn một số dịch vụ uy tín sau:

• Dịch vụ Server Mail của nhà cung cấp Hosting: Nếu bạn đã sử dụng dịch vụ hosting để đăng ký tên miền và lưu trữ website, thường bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ Server Mail của họ.
• Mail Server Microsoft (Microsoft 365): Đây là một dịch vụ mail chuyên nghiệp của Microsoft, cung cấp các tính năng nâng cao như Microsoft Outlook, bảo mật cao, và tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác của Microsoft.

EMAIL MICROSOFT 365 

• Mail Server Google (Google Workspace): Tương tự, Google cũng cung cấp dịch vụ mail chất lượng cao với Google Workspace (trước đây là G Suite), kèm theo nhiều tính năng hợp nhất với các ứng dụng Google như Gmail, Google Drive, Google Docs, v.v.

GOOGLE WORKSPACE

• Dịch vụ Server Mail độc lập: Có nhiều dịch vụ Mail Server độc lập như Zoho Mail, ProtonMail, FastMail, cung cấp các tính năng tùy chỉnh và bảo mật tốt. Tự xây dựng Mail server: Đối với các tổ chức lớn hoặc người sử dụng có kỹ thuật cao, bạn có thể tự triển khai và quản lý Mail Server riêng trên máy chủ của mình.

Các phần mềm như Postfix, Dovecot, và hệ điều hành dựa trên Linux thường được sử dụng cho mục đích này. Trước khi quyết định nên đăng ký dịch vụ mail server tại đâu, bạn nên xem xét các yêu cầu của bạn như dung lượng lưu trữ, tính năng cần thiết (như tích hợp với các ứng dụng khác), mức độ bảo mật, và ngân sách.

9. Đăng ký dịch vụ Mail Server tại VinaHost | Uy tín & Giá rẻ

Tại VinaHost, chúng tôi cung cấp dịch vụ Email server doanh nghiệp uy tín, giá rẻ. Mail Server (hay Email Server) của VinaHost là một giải pháp email chuyên biệt dành cho các tổ chức và doanh nghiệp. Đây là lựa chọn lý tưởng cho những người cần gửi và nhận email một cách thường xuyên, đặc biệt là đòi hỏi tính ổn định và tin cậy đối với hệ thống email của họ.

Server Mail do VinaHost cung cấp được tùy chỉnh đặc biệt cho tên miền của doanh nghiệp, đảm bảo hiệu suất tối ưu trong việc gửi và nhận thư điện tử. Hệ thống này không chia sẻ tài nguyên với các khách hàng khác và đi kèm với các ưu điểm sau:

• Sử dụng một hệ thống Server Mail độc lập với IP riêng biệt.
• Cho phép sử dụng email với tên miền riêng (ví dụ trangnguyen@vinahost.vn), giúp tăng tỷ lệ email đến hộp thư đích nhờ IP uy tín.
• Người dùng có quyền quản lý cao nhất đối với thông tin Server Mail.
• Có hệ thống giám sát chặt chẽ để ngăn chặn các vấn đề như Virus, Spam Mail, và Bombmail, giữ uy tín của IP.
• Không giới hạn số lượng tài khoản và số lượng email có thể gửi (hợp lệ).
• Bảo mật được tăng cường thông qua chứng chỉ SSL miễn phí.

Bạn có thể tham khảo bảng giá tại đây:

Tổng kết

Qua bài viết này, có thể thấy Mail Server đóng vai trò không thể thiếu trong cơ sở hạ tầng IT của hầu hết các tổ chức và doanh nghiệp. Đảm nhiệm vị trí trung tâm trong việc quản lý và phân phối thông tin qua email, Server Mail đảm bảo tính ổn định và tin cậy trong giao tiếp qua thư điện tử.

Server Mail giúp tạo ra các hòm thư theo tên miền riêng, cung cấp tính bảo mật cao, ngăn chặn spam và virus, và quản lý mọi khía cạnh của email trong tổ chức. Quá trình này đòi hỏi sự hiểu biết kỹ thuật và sự quản lý cẩn thận, nhưng sẽ đem lại lợi ích lớn cho mọi tổ chức, giúp họ duyệt qua dòng thông tin điện tử với tính tin cậy và an toàn cao nhất.

Mong rằng với các thông tin mà VinaHost vừa chia sẻ, bạn đã hiểu rõ hơn về quá trình hoạt động của Server Mail và một số nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử Server uy tín.