Hiện nay, việc quản lý công việc và giao tiếp hiệu quả ngày càng quan trọng và G Suite của Google đã làm cho mọi thứ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Vậy G Suite là gì? Từ Gmail mạnh mẽ, Google Drive tiện ích đến tính năng tương tác trực tuyến của Google Meet, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá vô số lợi ích mà G Suite mang lại. Hãy đồng hành để trải nghiệm sức mạnh của công nghệ trong bài viết dưới đây.

1. G Suite là gì?

G Suite là một bộ công cụ dựa trên công nghệ đám mây hiện đại, nơi mà sự linh hoạt và tiện ích gặp nhau. Nhắc đến G Suite, chúng ta không thể không kể đến những ứng dụng quen thuộc như Gmail, Drive, Docs và Sheet. Có lẽ không phải ai cũng biết rằng trước kia, G Suite đã từng có tên là Google Apps for Work. Điều này làm cho bộ công cụ này trở nên quen thuộc mà vẫn giữ nguyên sức mạnh và sự phát triển trên nền tảng Google Cloud Computing.

g suite la gi — Nhắc đến G Suite, chúng ta không thể không kể đến những ứng dụng quen thuộc như Gmail, Drive, Docs và Sheet

G Suite là một sự kết hợp của các ứng dụng, một giải pháp toàn diện dành cho doanh nghiệp. Nó giúp nâng cao hiệu suất làm việc và thay đổi cách chúng ta giao tiếp và tương tác với đối tác. Với mục tiêu làm cho mỗi doanh nghiệp trở nên linh hoạt và hiệu quả, G Suite tích hợp nhiều tiện ích chi phí thấp như Gmail, bộ Office, Drive lưu trữ, Calendar và Hangouts.

Hiện nay, G Suite đã trở thành đối tác đồng hành đáng tin cậy của hơn 5 triệu doanh nghiệp trên khắp thế giới. Từ việc gửi email, trò chuyện, thậm chí đến việc thực hiện cuộc họp video, G Suite mang đến sự thuận lợi và tích hợp cho mọi khía cạnh của công việc doanh nghiệp.

Xem thêm: Google Workspace là gì? | Lý do doanh nghiệp nên dùng?

2. Tính năng nổi bật của G Suite

2.1. Gmail

Gmail kết nối chặt chẽ đưa hàng triệu người dùng vào thế giới giao tiếp hiện đại. Với hơn 400 triệu người sử dụng trên khắp thế giới, Gmail của Google đã trở thành biểu tượng của sự thuận tiện và mạnh mẽ trong việc quản lý thư điện tử.

Điều đặc biệt khiến Gmail nổi bật là khả năng gửi email nhanh chóng theo thời gian thực. Bạn có thể chia sẻ thông tin của mình chỉ trong vài giây, giúp kết nối mọi người nhanh chóng và dễ dàng. Màu sắc tươi tắn, giao diện thân thiện cùng với tích hợp nhanh chóng với các ứng dụng khác trong G Suite, tạo ra một trải nghiệm người dùng tuyệt vời.

Tính năng lưu trữ lượng lớn email là điều mà Gmail mang lại. Bạn không cần lo lắng về việc xóa mail quan trọng vì Gmail cho phép bạn giữ lại mọi thông điệp một cách dễ dàng. Ngay cả khi offline, công cụ này vẫn giúp bạn quản lý hộp thư một cách linh hoạt và tiện lợi, đồng thời lọc thư rác một cách thông minh để đảm bảo bạn chỉ nhận những thông tin quan trọng nhất.

Mail của G Suite vừa là nơi gửi nhận thư điện tử vừa là người bạn đồng hành đáng tin cậy, mang lại cho người dùng sự yên tâm và an toàn trong mọi giao tiếp trực tuyến.

2.2. Google Calendar

Google Calendar là một cỗ máy quản lý thời gian, đưa người dùng vào một trải nghiệm linh hoạt và hiệu quả trong công việc hàng ngày. Với sự đơn giản và tích hợp tuyệt vời, Google Calendar trở thành người bạn đồng hành đắc lực giúp bạn kiểm soát thời gian và lên lịch công việc một cách dễ dàng.

Thao tác đơn giản, đó chính là điểm mạnh của Google Calendar. Bạn có thể lên lịch, sắp xếp cuộc hẹn, và quản lý công việc trực tuyến chỉ với vài thao tác nhấn chọn. Giao diện thân thiện giúp bạn dễ dàng nhận diện các sự kiện và hoạt động trong lịch của mình.

Đặc biệt, tính năng chia sẻ lịch của Google Calendar là một công cụ mạnh mẽ. Bạn có thể chia sẻ lịch làm việc cá nhân và đồng thời theo dõi lịch của đồng nghiệp hay cộng sự. Điều này giúp tối ưu hóa lịch làm việc, tạo ra sự chủ động và đồng bộ trong nhóm làm việc.

Sự linh hoạt của Google Calendar xuất phát từ khả năng lên lịch cá nhân cũng như khả năng tích hợp với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Google. Từ thông báo email đến việc kết nối trực tiếp với Google Meet, mọi thứ đều được hòa quyện để mang lại một trải nghiệm quản lý thời gian toàn diện và tốt nhất. Google Calendar không chỉ giúp bạn lên lịch, mà còn giúp bạn sống chủ động hơn trong từng khoảnh khắc công việc.

2.3. Google Docs

Google Docs là một ứng dụng văn bản đưa công việc biên soạn văn bản trở nên dễ dàng hơn. Với tính năng xem, chỉnh sửa, thay đổi và chia sẻ văn bản trực tuyến, Google Docs mở ra một thế giới làm việc linh hoạt và hiệu quả.

Sức mạnh của Google Docs là khả năng làm việc mọi nơi, mọi lúc. Bạn có thể truy cập và biên soạn văn bản từ bất cứ thiết bị nào kết nối internet. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn tạo ra sự thuận lợi cho công việc di động và làm việc nhóm từ xa.

Tính năng chỉnh sửa và thay đổi văn bản trực tuyến giúp công việc hợp tác trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bạn và đồng nghiệp có thể cùng nhau làm việc trên cùng một tài liệu mà không gặp bất kỳ sự cản trở nào. Bạn có thể thấy những thay đổi ngay lập tức, tạo ra một quá trình làm việc mượt mà và hiệu quả.

Khả năng chia sẻ văn bản của Google Docs là chìa khóa để kết nối thông tin và ý kiến. Bạn có thể chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp, đối tác hay bất kỳ ai mà bạn muốn một cách dễ dàng và an toàn. Đồng thời, tính năng bảo mật của Google Docs đảm bảo rằng thông tin của bạn luôn được bảo vệ.

2.4. Google Drive

Google Drive là một nơi lưu trữ dữ liệu mang đến cho người dùng trải nghiệm linh hoạt và an toàn trên nền tảng đám mây của Google.

Ở Google Drive, bạn không chỉ lưu trữ tập tin một cách đơn giản, mà còn có khả năng dễ dàng sao lưu và đồng bộ hóa dữ liệu từ máy tính hay thiết bị di động của mình. Điều này không chỉ giúp bạn bảo vệ dữ liệu quan trọng mà còn tạo ra sự thuận tiện trong quản lý tệp tin từ mọi nơi. Khả năng đồng bộ hóa giữa các thiết bị giúp bạn truy cập dữ liệu một cách liền mạch, từ chiếc máy tính cá nhân đến chiếc điện thoại di động, mang lại sự linh hoạt trong công việc và học tập.

Một trong những điểm độc đáo của Google Drive là khả năng chia sẻ dữ liệu một cách dễ dàng và an toàn. Bạn có thể chia sẻ tập tin với đồng nghiệp, gia đình, hay bạn bè một cách nhanh chóng và chọn lọc quyền truy cập của họ. Điều này giúp tăng cường sự hợp tác, đảm bảo rằng thông tin của bạn được bảo vệ một cách chặt chẽ.

Với Google Drive, không còn khái niệm mất mát dữ liệu hay lo lắng về không gian lưu trữ. Nó đóng vài trò là một công cụ quản lý tệp tin, song song đó là người bạn đồng hành đáng tin cậy, giúp bạn tự tin hơn trong việc lưu trữ và chia sẻ mọi khoảnh khắc quan trọng của cuộc sống.

2.5. Google Hangouts

Google Hangouts giúp người dùng thực hiện cuộc họp video một cách linh hoạt trên thiết bị di động hay máy tính xách tay, tạo ra một không gian gặp gỡ ảo mà mọi người có thể kết nối với nhau mọi lúc, mọi nơi.

Đặc điểm nổi bật của Hangouts là khả năng đồng bộ hóa với các ứng dụng khác của Google. Điều này giúp người dùng truy cập thông tin và tài liệu một cách thuận tiện, chỉ với vài thao tác đơn giản. Bạn có thể chia sẻ tệp tin, văn bản, hay hình ảnh ngay trong cuộc họp, tạo ra một môi trường hợp tác mà mọi người có thể chia sẻ ý kiến và ý tưởng một cách linh hoạt.

Hangouts không chỉ giúp kết nối những người ở xa, mà còn tối ưu hóa quá trình làm việc nhóm. Bạn có thể thực hiện cuộc họp với nhiều người cùng một lúc, tạo ra một không gian giao tiếp mà mọi người đều có thể tham gia tích cực. Nhờ giao diện thân thiện và tính năng được tích hợp dễ dàng, Hangouts mang lại sự thoải mái và tiện ích, giúp mọi cuộc họp trở nên trôi chảy và hiệu quả hơn.

2.6. Google Site

Google Site là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một mạng nội bộ linh hoạt và dễ dàng. Với khả năng chia sẻ, cập nhật, và truyền đạt thông tin thuận tiện, Google Site trở thành người bạn đồng hành đắc lực trong quá trình quản lý dữ liệu.

Sự linh hoạt của Google Site là điểm độc đáo. Bạn có thể tạo ra các trang web nhanh chóng mà không cần có kiến thức chuyên sâu về lập trình. Đối với doanh nghiệp, điều này giúp tạo ra các trang nội bộ để chia sẻ thông tin nhanh chóng và hiệu quả. Không chỉ giúp bạn truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng, mà còn giúp tối ưu hóa sự hiểu biết và giao tiếp trong tổ chức.

Google Site hỗ trợ nhiều định dạng tệp tin khác nhau, từ văn bản (doc, txt) đến bảng tính (xls, csv), trình diễn (ppt), và các tệp tin PDF. Điều này tạo ra một nền tảng đa dạng để chia sẻ dữ liệu và thông tin. Bạn có thể đính kèm tệp tin trực tiếp lên trang web, tạo ra một nguồn thông tin thú vị và hữu ích cho mọi thành viên trong tổ chức.

Đồng thời, tính năng cộng tác của Google Site giúp nhiều người làm việc cùng lúc ngay trên trang web một cách dễ dàng. Bạn có thể cùng nhau chỉnh sửa và bổ sung nội dung, tạo ra một không gian làm việc tập trung và hiệu quả. Từ thông tin nội bộ đến các dự án cụ thể, Google Site giúp doanh nghiệp xây dựng và quản lý thông tin một cách linh hoạt và chuyên nghiệp.

2.7. Google Vault

Google Vault đóng vai trò quan trọng trong hệ sinh thái G Suite, đặc biệt là đối với người dùng phiên bản Business và Enterprise. Là một công cụ mạnh mẽ, Google Vault không chỉ là nơi lưu trữ thông tin mà còn được tích hợp các tính năng cao cấp.

Ứng dụng này giúp bạn tìm kiếm và trích xuất dữ liệu một cách dễ dàng, đặc biệt là khi cần thực hiện quá trình eDiscovery. Khám phá thông tin ở định dạng điện tử trở nên mạnh mẽ hơn bao giờ hết với sự hỗ trợ của Google Vault. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp duyệt qua dữ liệu một cách linh hoạt mà còn làm giảm thiểu rủi ro và tăng cường khả năng phản ứng trước các thách thức pháp lý.

Với Google Vault, quản lý thông tin trở nên đơn giản và hiệu quả. Bạn có thể theo dõi, lưu trữ, và quản lý thông tin quan trọng của doanh nghiệp một cách tự tin và an toàn. Khả năng tìm kiếm nhanh chóng giúp bạn xác định thông tin cần thiết trong lượng dữ liệu lớn, đồng thời tính năng trích xuất giúp bạn xuất dữ liệu một cách có tổ chức và dễ dàng.

Đối với doanh nghiệp, tính bảo mật là quan trọng nhất. Google Vault đáp ứng điều này với các tính năng bảo vệ thông tin, đảm bảo rằng dữ liệu quan trọng của bạn luôn được giữ an toàn và không bị thất lạc. Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt và tích hợp mượt mà, Google Vault sẽ là người bảo vệ đáng tin cậy cho thông tin của doanh nghiệp trong thời đại số ngày nay.

Xem thêm: Email Doanh Nghiệp Là Gì? So Sánh Email Business & Email Cá Nhân

3. Ưu điểm và nhược điểm của G Suite

3.1. Ưu điểm

G Suite với những ưu điểm nổi bật đem đến cho người dùng trải nghiệm làm việc trực tuyến một cách dễ dàng và hiệu quả. Điều đầu tiên thu hút người dùng chính là dễ sử dụng và giao diện thân thiện của nó giúp mọi người làm việc một cách mượt mà.

Một trong những điểm độc đáo của G Suite là sự đa dạng và cao cấp của các tiện ích. Đặc biệt, Gmail cho doanh nghiệp không chỉ mang lại trải nghiệm gửi, nhận email mượt mà mà còn cung cấp dung lượng lưu trữ lên đến 30GB, đáp ứng nhu cầu lưu trữ thông tin lớn và quản lý email chuyên nghiệp.

G Suite không chỉ giới hạn ở việc gửi nhận email, mà còn mở rộng ra các tiện ích khác như cuộc gọi video, trò chuyện, lưu trữ và chia sẻ tài liệu, cũng như thiết lập lịch làm việc một cách thuận tiện. Tất cả được tích hợp một cách linh hoạt và tương thích, nâng cao hiệu suất công việc và tạo ra một môi trường làm việc tích cực.

Việc lưu trữ tài liệu trên cloud là một trong những lợi ích lớn nhất của G Suite. Người dùng có thể dễ dàng truy cập tài liệu từ bất cứ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào, giúp họ linh hoạt trong công việc và không gặp hạn chế địa lý. Điều này thúc đẩy sự hiệu quả cá nhân, tạo ra sự đồng bộ và kết nối trong các dự án làm việc nhóm. G Suite, với những ưu điểm nổi bật này, thật sự là một công cụ quan trọng cho doanh nghiệp hiện đại.

3.2. Nhược điểm

G Suite, mặc dù mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng không tránh khỏi nhược điểm. Một trong những vấn đề lớn nhất là việc máy chủ không được đặt tại Việt Nam. Điều này tạo ra nguy cơ nếu xảy ra vấn đề kỹ thuật, dữ liệu lưu trữ có thể mất mát. Sự phụ thuộc vào server ở nước ngoài cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải đối mặt với thách thức về an ninh và quản lý dữ liệu.

Một nhược điểm khác là chi phí dịch vụ tăng lên theo số lượng người sử dụng. Đối với các doanh nghiệp có số lượng người dùng lớn, việc này có thể làm gia tăng chi phí đáng kể. Những chi phí đó bao gồm việc sử dụng các ứng dụng và tính năng nâng cao của G Suite, cùng với đó bao gồm các chi phí liên quan đến việc quản lý và hỗ trợ người dùng.

Tuy G Suite mang lại nhiều ưu điểm về hiệu suất công việc và tính tích hợp, nhưng những nhược điểm nêu trên có thể làm người dùng cân nhắc kỹ lưỡng khi quyết định áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

4. Những lợi ích của G Suite mang lại

4.1. Đối với người dùng

Đối với người dùng, G Suite mở ra một thế giới làm việc linh hoạt và hiệu quả, nơi họ có thể truy cập và quản lý dữ liệu mọi lúc, mọi nơi. Khả năng lưu trữ và chia sẻ dữ liệu với dung lượng lớn, lên đến 30GB hoặc thậm chí là không giới hạn (tùy gói đăng ký), giúp họ không phải lo lắng về việc hạn chế không gian lưu trữ.

Ứng dụng gửi email thông minh của G Suite giúp họ gửi và nhận email một cách hiệu quả, được hỗ trợ bởi bộ lọc chống spam thông minh giúp họ tập trung vào những thông điệp quan trọng. Sự kết hợp giữa chat và video call thông qua Hangouts giúp họ giao tiếp dễ dàng với đối tác và khách hàng, tạo ra một không gian làm việc tương tác.

Ngoài ra, khả năng chỉnh sửa tài liệu trực tuyến với bộ Office tiện dụng giúp họ làm việc cộng tác một cách linh hoạt và nhanh chóng. Không còn bận tâm về việc tương thích giữa các định dạng tài liệu, họ có thể tập trung vào nội dung và ý tưởng.

Bảo vệ dữ liệu cũng là một điểm mạnh của G Suite nhờ vào nền tảng điện toán đám mây. Người dùng có thể yên tâm về việc an toàn và bảo mật thông tin của mình, đồng thời có khả năng khôi phục dữ liệu một cách linh hoạt trong trường hợp cần thiết. Tóm lại, G Suite mang lại cho người dùng trải nghiệm làm việc hiện đại và thuận tiện, nâng cao hiệu suất và sự kết nối trong công việc hàng ngày.

4.2. Đối với kỹ sư công nghệ

Đối với kỹ sư công nghệ, G Suite không chỉ là một lựa chọn xuất sắc mà còn mang lại những ưu điểm kinh tế và hiệu suất đáng kể. Mức chi phí cố định thấp, chỉ từ 2.5 USD/người dùng, là một trong những điểm thuận lợi lớn nhất. Điều này giúp giảm gánh nặng tài chính đối với doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các kỹ sư cá nhân hay các doanh nghiệp mới thành lập.

Khả năng tiết kiệm chi phí còn được nhấn mạnh bởi việc không cần sử dụng phần cứng. Việc không phải đầu tư vào việc cài đặt phần mềm, lắp đặt và bảo trì phần cứng không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tăng tính linh hoạt và nhanh chóng trong triển khai và quản lý hệ thống.

G Suite còn nổi bật với khả năng tích hợp linh hoạt các ứng dụng liên quan, nhờ vào nền tảng mở dựa trên công nghệ điện toán đám mây. Điều này giúp kỹ sư công nghệ dễ dàng kết hợp và tương tác giữa các ứng dụng, tối ưu hóa quá trình làm việc và tăng cường hiệu suất.

Ngoài ra, việc không cần trả phí bản quyền cũng là một lợi ích lớn. Kỹ sư không cần lo lắng về các chi phí liên quan đến việc sử dụng và duy trì bản quyền, giúp họ tập trung vào việc nghiên cứu và phát triển công nghệ mà mình đang làm. Nhìn chung, G Suite vừa đáp ứng nhu cầu công việc đồng thời mang lại lợi ích tài chính và khả năng tích hợp cao đối với kỹ sư công nghệ.

4.3. Đối với doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, G Suite là một công cụ, một nguồn lực quan trọng giúp tối ưu hóa chi phí và tăng cường hiệu suất hoạt động. Một trong những lợi ích đầu tiên là khả năng giảm chi phí lưu trữ tài liệu. G Suite cung cấp không gian lưu trữ trên cloud, loại bỏ nhu cầu đầu tư vào hạ tầng lưu trữ truyền thống, từ đó giúp doanh nghiệp giảm chi phí đáng kể.

Ngoài ra, G Suite góp phần tăng năng suất lao động và hiệu quả làm việc. Qua việc tích hợp các ứng dụng như Gmail, Google Drive và Google Docs, nhân viên có thể dễ dàng chia sẻ thông tin, làm việc cộng tác và tăng tốc quy trình công việc một cách linh hoạt.

G Suite là giải pháp linh hoạt cho việc triển khai các thay đổi trong doanh nghiệp. Tính năng linh hoạt của nó giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng và triển khai những cải tiến mới mà không làm ảnh hưởng đến sự liên tục của hoạt động kinh doanh.

Với G Suite, doanh nghiệp có thể giảm bớt gánh nặng về hoạt động điều hành, từ việc quản lý email đến lưu trữ tài liệu và cuộc họp trực tuyến. Điều này giúp tập trung mọi nguồn lực vào việc phát triển kinh doanh, xây dựng chiến lược và mở rộng quy mô mà không phải lo lắng về những thách thức công nghệ hàng ngày.

G Suite xây dựng một môi trường làm việc khoa học thông qua công nghệ hiện đại. Đội ngũ nhân viên có thể làm việc linh hoạt, dễ dàng truy cập thông tin từ mọi nơi, từ bất kỳ thiết bị nào, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và sáng tạo.

5. Ai nên đăng ký sử dụng dịch vụ G Suite

G Suite là một lựa chọn xuất sắc cho những người sử dụng chủ yếu các dịch vụ của Google. Nếu bạn đã quen thuộc và thường xuyên sử dụng Gmail, Google Drive, và các ứng dụng văn bản, bảng tính của Google, G Suite sẽ là một giải pháp hiệu quả. Đặc biệt, với khả năng lưu trữ trực tuyến nhiều dữ liệu, bạn có thể dễ dàng mở rộng dung lượng với chi phí hợp lý, chỉ $10/tháng cho mỗi Google Drive bổ sung.

Tuy nhiên, đối với những người chỉ sử dụng một phần của các dịch vụ này, giá của G Suite có thể cao so với nhu cầu thực sự của họ. Việc trả chi phí cho tất cả các tính năng có sẵn trong G Suite có thể trở nên không hợp lý nếu bạn chỉ sử dụng một số ít trong số đó.

Nếu doanh nghiệp của bạn đã tích hợp sâu sắc với Microsoft Office và có nhiều dữ liệu khó cập nhật, Office 365 có thể là lựa chọn phù hợp hơn. Office 365 không chỉ cung cấp các ứng dụng văn bản và bảng tính như Word và Excel mà còn kết hợp với Email365, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Sự tích hợp mạnh mẽ giữa các ứng dụng của Microsoft là một yếu tố quan trọng đối với những người đã làm quen với hệ sinh thái của Microsoft Office.

Xem thêm: Email Hybrid là gì? | Lý do nên sử dụng Email Hybrid?

6. G Suite có bao nhiêu mức giá?

Tính đến đầu năm 2024, sau khi G Suite được đổi tên thành Google Workspace thì có 4 mức giá, được chia thành 2 hình thức thanh toán: linh hoạt (Flexible) và cố định (Annual).

Mức giá linh hoạt (Flexible)

Gói Business Starter: 6,20 USD/người dùng/tháng, tương đương 74,4 USD/người dùng/năm.
Gói Business Standard: 12,40 USD/người dùng/tháng, tương đương 148,8 USD/người dùng/năm.
Gói Business Plus: 18,60 USD/người dùng/tháng, tương đương 223,2 USD/người dùng/năm.
Gói Enterprise: Liên hệ nhà cung cấp

Mức giá cố định (Annual)

Gói Business Starter: 55,20 USD/người dùng/năm.
Gói Business Standard: 104,80 USD/người dùng/năm.
Gói Business Plus: 147,20 USD/người dùng/năm.
Gói Enterprise: Liên hệ nhà cung cấp

Tính năng cụ thể của từng gói

Gói Business Starter

Gmail theo tên miền doanh nghiệp
30 GB dung lượng lưu trữ trên Google Drive cho mỗi người dùng
Google Meet lên đến 100 người tham dự
Google Docs, Sheets, Slides, Forms, và Sites
Google Calendar, Google Chat

Tìm hiểu Google workspace business starter

Gói Business Standard

Tất cả các tính năng của gói Business Starter
2 TB dung lượng lưu trữ trên Google Drive cho mỗi người dùng
Google Workspace Vault
Google Workspace Essentials

Gói Business Plus

Tất cả các tính năng của gói Business Standard
Google Advanced Security
Google Workspace Enterprise Essentials

Như vậy, G Suite có thể đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp ở mọi quy mô, từ nhỏ đến lớn. Gói Business Starter là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, còn các gói Business Standard và Business Plus sẽ phù hợp hơn cho các doanh nghiệp lớn hơn, cần nhiều tính năng và dung lượng lưu trữ hơn.

7. So sánh sự khác nhau giữa G Suite và ứng dụng Gmail

7.1. Dung lượng lưu trữ

Gmail mặc dù phổ biến và rất được sử dụng nhưng chỉ cung cấp 15GB dung lượng miễn phí cho mỗi người dùng. Đây là một hạn chế rõ ràng đối với những người có nhu cầu lưu trữ lớn hoặc doanh nghiệp với lưu trữ dữ liệu đáng kể. Sự giới hạn về dung lượng có thể khiến người dùng phải thường xuyên quản lý và xóa bớt dữ liệu để giữ cho hộp thư không bị đầy.

Ngược lại, G Suite với dung lượng lưu trữ mở rộng lên đến 30GB cho mỗi người dùng, làm tăng gấp đôi khả năng lưu trữ so với Gmail. Điều này giúp người dùng không phải lo lắng về việc hạn chế dung lượng và có thể thoải mái lưu trữ nhiều dữ liệu hơn.

Khi nâng cấp lên các gói Business Standard và Business Plus của G Suite, sự tuyệt vời được thể hiện rõ hơn. G Suite cung cấp dung lượng lưu trữ ấn tượng, mở rộng khả năng lưu trữ không giới hạn trên nền tảng điện toán đám mây. Điều này làm cho G Suite trở thành lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp với nhu cầu lưu trữ lớn và liên tục tăng lên theo thời gian.

7.2. Về quảng cáo và Spam

Khi sử dụng Gmail, một vấn đề phổ biến là tài khoản người dùng thường xuyên nhận lượng lớn thư rác và quảng cáo. Hòm thư trở nên đầy ắp những thông điệp không mong muốn, đôi khi làm cho việc quản lý thư trở nên phiền toái. Những thư quan trọng cũng có thể lẫn vào thư rác, gây bất tiện cho người dùng.

Đối với G Suite tạo ra một môi trường email tối ưu cho doanh nghiệp. Khác với Gmail, G Suite không chứa quảng cáo đối với tài khoản doanh nghiệp. Điều này đồng nghĩa với việc người dùng G Suite được đảm bảo sẽ không bị làm phiền bởi những thông điệp quảng cáo gây phiền toái. Tính tương tác và chất lượng trao đổi qua email trong G Suite được nâng cao khi không bị quảng cáo và spam làm loãng.

Với G Suite, người dùng có thể tập trung 100% vào nhiệm vụ chính của mình mà không bị làm phiền bởi những yếu tố không mong muốn từ quảng cáo và thư rác. Điều này làm cho trải nghiệm sử dụng email trở nên hiệu quả và thuận tiện, đặc biệt là trong môi trường doanh nghiệp.

Xem thêm: Email Marketing Là Gì? 6+ Cách Xây Dựng Email Marketing

7.3. Quản lý tài khoản

Gmail dù là một ứng dụng email phổ biến thường hướng đến người dùng cá nhân với những thao tác đơn giản. Tuy nhiên, trong môi trường doanh nghiệp, quản lý tài khoản trở nên phức tạp hơn với nhu cầu kiểm soát và theo dõi nhiều người dùng. Gmail cung cấp giải pháp quản lý tài khoản cơ bản, nhưng hạn chế trong việc tùy chỉnh theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Ngược lại, G Suite được thiết kế với mục đích chủ yếu để phục vụ doanh nghiệp và tổ chức. Nó mang lại một hệ thống quản lý tài khoản mạnh mẽ và linh hoạt. Quản trị viên có khả năng tùy chỉnh và kiểm soát chặt chẽ các quyền truy cập, đồng thời theo dõi hoạt động của người dùng. G Suite cung cấp tính năng Single Sign-On (SSO) và khả năng tích hợp với các giải pháp quản lý tài khoản chung, tạo ra một hệ thống quản lý tài khoản toàn diện và an toàn.

Với khả năng quản lý tài khoản mạnh mẽ và linh hoạt, G Suite không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin một cách hiệu quả mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và an toàn cho người dùng.

7.4. Chia sẻ tài liệu

Gmail với chức năng chia sẻ tài liệu tích hợp, thường được sử dụng cho việc chia sẻ các tệp tin nhỏ giữa các người dùng cá nhân. Tuy nhiên, khi nhu cầu chia sẻ tài liệu trong một môi trường doanh nghiệp tăng lên, Gmail có thể gặp hạn chế về khả năng quản lý và theo dõi.

Ngược lại, G Suite đi kèm với Google Drive, nơi cung cấp một không gian lưu trữ đám mây mạnh mẽ cho việc chia sẻ và quản lý tài liệu. Bạn có thể tạo các thư mục chia sẻ, quyền truy cập được điều chỉnh chi tiết và theo dõi lịch sử chỉnh sửa. Google Drive cũng hỗ trợ việc làm việc đồng thời trên cùng một tài liệu, giúp tăng cường cộng tác nhóm.

Một ưu điểm lớn của G Suite là khả năng tích hợp chặt chẽ giữa các ứng dụng. Chẳng hạn, bạn có thể chia sẻ tài liệu từ Google Docs trực tiếp qua Gmail, tạo ra sự liên kết mạch lạc giữa các công cụ làm việc.

7.5. Cộng tác nhóm

G Suite có tính năng tạo hộp thư cộng tác nhóm đặc biệt tuyệt vời. Điều này là một ưu điểm lớn mà không phải dịch vụ email nào khác cũng có. Bạn có thể tạo một tài khoản đại diện cho nhóm hoặc phòng ban trong công ty, sau đó gán các địa chỉ email của thành viên vào Group này. Khi có thông tin cần trao đổi, chỉ cần gửi một email đến địa chỉ của Group, mọi thành viên trong nhóm sẽ đồng loạt nhận được thông báo.

Tính năng này giúp nâng cao hiệu quả trong việc truyền tải thông tin và tương tác giữa các thành viên trong nhóm. Không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tạo ra một cách giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả. Việc này đặc biệt hữu ích cho các tổ chức có nhu cầu liên lạc và làm việc nhóm một cách liền mạch.

Gmail là một ứng dụng email phổ biến, không có tính năng tương tự, làm giảm đi khả năng cộng tác và tập trung trong việc quản lý thông tin nhóm. Điều này làm cho G Suite trở thành sự lựa chọn hoàn hảo cho các tổ chức có nhu cầu cộng tác nhóm và quản lý thông tin một cách hiệu quả.

7.6. Xét duyệt cho các email đến và đi

Khi đội ngũ nhân viên mới đang làm quen với việc trao đổi thông tin với khách hàng, việc sử dụng Email chưa chuyên nghiệp có thể dẫn đến nhiều lỗi, như tiêu đề không chính xác, câu văn không tập trung vào trọng tâm, hoặc thậm chí là gửi đi sai người nhận. Những lỗi này không chỉ ảnh hưởng đến giao tiếp mà còn có thể mang lại rủi ro về bảo mật, tài chính và danh tiếng của doanh nghiệp.

Ở G Suite, tính năng xét duyệt trước khi gửi đi đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu rủi ro này. Quản trị viên được cấp quyền kiểm tra và chỉnh sửa nội dung email trước khi chúng được chính thức gửi đi. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi thông điệp đều chính xác, chuyên nghiệp và tuân thủ theo quy tắc của doanh nghiệp.

Ngược lại, trong Gmail, tính năng xét duyệt trước không được tích hợp sẵn, điều này có thể tạo ra nhiều khó khăn trong quản lý chất lượng giao tiếp của doanh nghiệp. Do đó, G Suite lại là lựa chọn lý tưởng cho các tổ chức đặt sự chuyên nghiệp và an toàn thông tin lên hàng đầu.

7.7. Lưu trữ bản sao email

Gmail, dù là một ứng dụng email phổ biến, thường tập trung vào việc lưu trữ bản sao email cơ bản trong hộp thư người dùng. Tính năng lưu trữ này chỉ đáp ứng nhu cầu cơ bản của người dùng cá nhân, nhưng không cung cấp khả năng quản lý và tìm kiếm mở rộng khi nhu cầu doanh nghiệp tăng cao.

G Suite, với các gói Business Standard và Business Plus, đi kèm với tính năng Google Vault, một công cụ mạnh mẽ cho việc lưu trữ bản sao email và dữ liệu quan trọng. Google Vault không chỉ cho phép lưu trữ email mà còn hỗ trợ tìm kiếm và trích xuất dữ liệu, đồng thời giữ cho dữ liệu được bảo vệ và tuân thủ theo các quy định pháp lý.

Google Vault trong G Suite là một công cụ quan trọng đối với doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực pháp lý và an ninh thông tin. Nó giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và bảo vệ thông tin quan trọng, đồng thời giảm rủi ro pháp lý.

7.8. Kiểm tra lịch sử gửi và nhận email

Gmail là ứng dụng email cá nhân, cho phép người dùng kiểm tra lịch sử gửi và nhận email trong hộp thư cá nhân của mình. Tuy nhiên, tính năng này thường giới hạn ở mức cơ bản, không có khả năng tìm kiếm và lọc thông tin chi tiết về quá trình trao đổi thư từ.

G Suite đặc biệt với gói Business Standard và Business Plus, nâng cao khả năng kiểm tra lịch sử email với Google Vault. Google Vault không chỉ cho phép người quản trị theo dõi lịch sử gửi và nhận email của người dùng mà còn hỗ trợ tìm kiếm, lọc và trích xuất thông tin quan trọng. Điều này làm tăng tính toàn vẹn của dữ liệu và giúp doanh nghiệp duyệt qua các tình huống pháp lý hoặc tuân thủ.

7.9. Email gắn với tên miền doanh nghiệp

Gmail chỉ cho phép người dùng tạo tài khoản với địa chỉ email có đuôi @gmail.com. Điều này làm giảm tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp, khiến cho việc xây dựng thương hiệu và nhận diện trực tuyến trở nên khó khăn.

Ngược lại, G Suite mang đến giải pháp hoàn hảo cho vấn đề này. Khi sử dụng G Suite, doanh nghiệp có thể tạo tài khoản email với đuôi kết thúc bằng tên miền của mình, chẳng hạn như @tendoanhnghiep.com. Điều này tạo ra một ấn tượng chuyên nghiệp, tăng tính nhận diện và uy tín của doanh nghiệp.

Một điểm đáng chú ý khác của G Suite là khả năng thêm 30 bí danh email cho mỗi người dùng mà không tốn phí. Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt quản lý nhiều địa chỉ email theo các mục đích khác nhau, mà không làm phức tạp quá trình quản lý.

Xem thêm: Email Domain Là Gì? Tổng Hợp Kiến Thức về Email Domain

8. So sánh sự khác nhau giữa G Suite với Microsoft 365

8.1. Chi phí

G Suite được cung cấp bởi Google, nổi tiếng với sự đơn giản và giá cả phải chăng. Gói cơ bản của G Suite, Gói Business Starter, có giá khoảng 74,4 USD/người dùng/năm. Nó bao gồm các ứng dụng như Gmail, Google Drive, Google Docs và nhiều tiện ích khác. Nếu doanh nghiệp muốn nâng cấp lên các tính năng cao cấp hơn, có thể lựa chọn Gói Business Standard với giá 148,8 USD/người dùng/năm hoặc Gói Business Plus với giá 223,2 USD/người dùng/năm. G Suite thường được đánh giá là chi phí cố định thấp và linh hoạt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Ngược lại, Microsoft 365, sản phẩm cạnh tranh của Microsoft, thường có giá cao hơn. Gói Microsoft 365 Personal (dành cho cá nhân) có giá 99 USD/năm, cung cấp các ứng dụng như Outlook, Word, Excel và PowerPoint. Gói cao cấp nhất là Microsoft 365 Business Standard (dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ) có giá 12,50 USD/người dùng/tháng.

Tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp, lựa chọn giữa G Suite và Microsoft 365 sẽ phụ thuộc chủ yếu vào yếu tố chi phí và tính linh hoạt trong quản lý tài nguyên kỹ thuật và người dùng.

8.2. Bộ ứng dụng

G Suite được xây dựng trên nền tảng đám mây của Google, bao gồm các ứng dụng như Gmail cho email, Google Drive cho lưu trữ và chia sẻ tệp, Google Docs cho xử lý văn bản, Google Sheets cho bảng tính, và nhiều ứng dụng khác như Google Slides, Google Calendar và Hangouts Meet. G Suite tập trung vào sự đơn giản và tính năng cộng tác giữa các ứng dụng.

Trong khi đó, Microsoft 365 dưới dạng bộ công cụ văn phòng của Microsoft, cung cấp các ứng dụng như Outlook cho email, Microsoft OneDrive cho lưu trữ, Microsoft Word, Excel và PowerPoint. Microsoft 365 còn tích hợp các ứng dụng như Microsoft Teams cho họp trực tuyến và cộng tác nhóm. Microsoft Office có lịch sử dài và được biết đến rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp, với nhiều tính năng chuyên sâu và tích hợp mạnh mẽ với hệ thống Windows.

8.3. Dung lượng lưu trữ

G Suite của Google cung cấp nhiều tùy chọn về dung lượng lưu trữ dựa trên các gói dịch vụ khác nhau. Gói Business Starter có dung lượng là 30GB, trong khi gói Business Standard tăng lên đến 2TB. Gói Business Plus mang lại lựa chọn với dung lượng lưu trữ lên đến 5TB và không giới hạn.

Ngược lại, Microsoft 365 có một chiến lược tích hợp khác. Dung lượng lưu trữ của Microsoft 365 là 1TB cho mỗi người dùng, áp dụng chung cho tất cả các gói. Mặc dù giới hạn so với G Suite, nhưng vẫn là một dung lượng lớn, đặc biệt là khi kết hợp với các tính năng bổ sung của Microsoft 365. Đồng thời, dung lượng cho email là 50GB và hoàn toàn tách biệt từ dung lượng lưu trữ chung.

Lựa chọn giữa G Suite và Microsoft 365 trong mặt dung lượng lưu trữ thường phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể và quy mô của doanh nghiệp, cũng như các yêu cầu về tính toàn vẹn và an toàn dữ liệu.

8.4. Lưu trữ đám mây

Với G Suite, Google Drive là nền tảng lưu trữ đám mây cho phép bạn dễ dàng lưu trữ, chia sẻ và tải về dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào, bao gồm cả máy tính và điện thoại di động. Google Drive cũng hỗ trợ làm việc ngoại tuyến, giúp người dùng tiếp tục công việc mà không cần kết nối internet.

Microsoft 365 cũng cung cấp trải nghiệm tương tự với OneDrive, nơi người dùng có thể lưu trữ, chia sẻ và tải về tài liệu từ đám mây. OneDrive đồng bộ hóa dữ liệu trực tiếp với các ứng dụng Microsoft Office, tạo ra sự liên kết mạnh mẽ giữa nền tảng văn phòng và lưu trữ.

8.5. Email gắn với tên miền doanh nghiệp

Với G Suite, bạn có khả năng tạo ra địa chỉ email chuyên nghiệp với tên miền riêng cho doanh nghiệp của mình. Điều này mang lại sự chuyên nghiệp và thương hiệu cho các giao tiếp qua email, giúp tăng cường uy tín và nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.

Tương tự, Microsoft 365 cũng hỗ trợ khả năng tạo email tên miền riêng, mang lại cho doanh nghiệp sự linh hoạt và quyền kiểm soát về giao tiếp điện tử. Cả hai dịch vụ đều giúp doanh nghiệp xây dựng và duy trì một hình ảnh chuyên nghiệp trong giao tiếp với đối tác, khách hàng và đồng nghiệp.

8.6. Cộng tác nhóm

Trong G Suite, Google Drive là trung tâm của việc cộng tác nhóm, cho phép người dùng chia sẻ và quản lý tài liệu một cách linh hoạt. Bạn có thể phân quyền đối với từng tài liệu, tạo ghi chú, đề xuất thay đổi và thậm chí tham gia cuộc gọi nhóm thông qua Hangouts mà không tốn phí. Calendar và Keep hỗ trợ quản lý thời gian và công việc hiệu quả.

Với Microsoft 365, OneDrive chính là nơi để cộng tác, giúp người dùng chia sẻ và làm việc cùng nhau trên các tài liệu. Skype là công cụ trò chuyện video tích hợp, nhưng cần lưu ý rằng gọi điện thoại có thể mất phí. Các dịch vụ này được tích hợp chặt chẽ, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa sự hiệu quả trong cộng tác nhóm.

9. So sánh sự khác nhau giữa G Suite với Google WorkSpace

G Suite đã chính thức ngừng cung cấp từ tháng 7 năm 2022. Do đó, doanh nghiệp cần phải nâng cấp lên Google Workspace để tiếp tục sử dụng các ứng dụng và dịch vụ của bộ công cụ này.

Google Workspace kế thừa những ưu điểm của G Suite và bổ sung thêm nhiều tính năng mới, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả làm việc. Cụ thể, Google Workspace có các cải tiến sau:

9.1. Chi phí

Business Starter: $6.2/User/Tháng (Giá ưu đãi: $3)

Google Workspace Business Starter, với mức giá 6.2 USD/người/tháng (hoặc giá ưu đãi 3 USD/người/tháng), mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Đầu tiên và quan trọng nhất là việc cung cấp email doanh nghiệp chất lượng cao với khả năng tùy chỉnh đáng kể. Người dùng có thể tận hưởng trải nghiệm gửi và nhận email chuyên nghiệp, giúp tăng cường uy tín của doanh nghiệp.

Mức giá này cũng mang lại khả năng tổ chức cuộc họp video với sự tham gia của tối đa 100 người, làm cho việc làm việc từ xa và trao đổi thông tin trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết.

Dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng là 30GB, đảm bảo có đủ không gian cho việc lưu trữ tài liệu, email, và dữ liệu quan trọng khác.

Ngoài ra, Google Workspace Business Starter cung cấp chế độ kiểm soát về bảo mật và quản lý. Điều này bao gồm các dịch vụ hỗ trợ thông thường, giúp doanh nghiệp duy trì một môi trường làm việc an toàn và hiệu quả.

Business Standard: $12.4/User/Tháng (Giá ưu đãi: $7.2)

Google Workspace Business Standard, với giá 12.4 USD/người/tháng hoặc giá ưu đãi 7.2 USD/người/tháng, là một giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp mong muốn sự linh hoạt và an toàn trong công việc hàng ngày.

Mức giá này mang đến nhiều ưu điểm quan trọng, bắt đầu với việc cung cấp email doanh nghiệp chất lượng cao, được tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện độ chuyên nghiệp và uy tín cao trong môi trường kinh doanh.

Với khả năng tổ chức cuộc họp video cho tối đa 150 người, kèm theo tính năng ghi âm, Google Workspace Business Standard tạo điều kiện thuận lợi cho các sự kiện trực tuyến, hội nghị và họp công việc.

Dung lượng lưu trữ rộng lớn, lên đến 2TB cho mỗi người dùng, giúp đảm bảo không gian đủ cho việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu, dữ liệu quan trọng, và nâng cao khả năng làm việc nhóm.

Chế độ kiểm soát về bảo mật và quản lý mạnh mẽ cũng được tích hợp, giúp doanh nghiệp duy trì một môi trường làm việc an toàn và bảo mật.

Ngoài ra, Google Workspace Business Standard bao gồm các dịch vụ hỗ trợ thông thường, và người dùng cũng có thể lựa chọn nâng cấp lên các dịch vụ hỗ trợ nâng cao với mức phí phù hợp. Điều này giúp doanh nghiệp đáp ứng mọi nhu cầu và thách thức của họ trong quá trình sử dụng hệ thống Google Workspace.

Business Plus: $18.6/User/Tháng

Google Workspace Business Plus, với giá 18.6 USD/người/tháng, là một lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp đòi hỏi sự đa dạng và tính năng cao cấp trong các giải pháp công nghệ.

Với mức giá này, doanh nghiệp sẽ được trang bị email doanh nghiệp có khả năng tùy chỉnh và độ an toàn cao. Bổ sung vào đó, tính năng eDiscovery và khả năng lưu trữ dữ liệu cung cấp sự linh hoạt và quản lý hiệu quả cho thông tin quan trọng của doanh nghiệp.

Khả năng tổ chức cuộc họp video cho tối đa 500 người với tính năng ghi âm và theo dõi tình hình tham dự giúp doanh nghiệp tổ chức các sự kiện trực tuyến lớn một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

Dung lượng lưu trữ lớn, lên đến 5TB cho mỗi người dùng, đảm bảo không gian đủ cho việc lưu trữ dữ liệu, tài liệu và thông tin quan trọng.

Chế độ kiểm soát nâng cao về bảo mật và quản lý là một điểm đặc biệt, với sự tích hợp của Vault và khả năng quản lý thiết bị đầu cuối nâng cao. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì một môi trường làm việc an toàn và bảo mật.

Google Workspace Business Plus bao gồm các dịch vụ hỗ trợ thông thường và cũng cung cấp khả năng nâng cấp lên các dịch vụ hỗ trợ nâng cao với mức phí phù hợp. Điều này mang lại sự linh hoạt và sự đáp ứng đa dạng cho mọi nhu cầu của doanh nghiệp.

Enterprise

Google Workspace Enterprise là sự lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiệp với yêu cầu cao cấp về tính an toàn và quản lý. Doanh nghiệp sẽ được trang bị nền tảng email doanh nghiệp có khả năng tùy chỉnh eDiscovery và độ an toàn cao với chuẩn mã hóa S/MIME.

Khả năng tổ chức cuộc họp video với tối đa 500 người, tính năng ghi âm, theo dõi tình hình tham dự và phát trực tiếp có khả năng khử tiếng ồn giúp doanh nghiệp tổ chức các sự kiện trực tuyến lớn một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Dung lượng lưu trữ được tùy chỉnh theo nhu cầu của người dùng, đảm bảo không gian đủ cho việc lưu trữ và quản lý dữ liệu quan trọng.

Tùy chọn kiểm soát nâng cao về bảo mật, quản lý và tuân thủ là một điểm đặc biệt của Google Workspace Enterprise. Điều này bao gồm NCMDL, Vault, vùng dữ liệu và tính năng quản lý thiết bị đầu cuối dành riêng cho doanh nghiệp, đảm bảo môi trường làm việc an toàn và hiệu quả.

Bên cạnh đó, Google Workspace Enterprise cung cấp các dịch vụ hỗ trợ nâng cao và cho phép nâng cấp (trả phí) lên hỗ trợ đặc biệt, đáp ứng mọi yêu cầu và mong muốn của doanh nghiệp với sự linh hoạt và đa dạng.

9.2. Tính năng

Google Workspace, với sự đổi mới từ tên gọi mới, không chỉ là một cập nhật đơn giản về tên của G Suite mà còn mang đến nhiều tính năng mới và cải tiến. Một trong những điểm đáng chú ý là tích hợp sâu rộng giữa các ứng dụng như Gmail, Drive, Meet và Chat, tạo ra trải nghiệm làm việc liền mạch hơn.

Google Workspace cung cấp tính năng Smart Canvas, cho phép cộng tác trực tuyến trong văn bản, bảng tính và trang trình bày, tận dụng sức mạnh của trí tuệ nhân tạo để đề xuất ý kiến và thậm chí làm phong phú hóa nội dung.

Trong khi đó, G Suite vẫn giữ những tính năng quen thuộc như Gmail, Google Drive, và Google Meet. Tuy nhiên, tính tương tác và tích hợp giữa các ứng dụng có vẻ không mạnh mẽ như Google Workspace.

Mức độ tùy chỉnh trong Google Workspace cũng được nâng cao, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc thích ứng với nhu cầu cụ thể của họ. Sự xuất hiện của Google Workspace Business Starter, Business Standard, Business Plus, và Enterprise mang lại lựa chọn phong phú cho các doanh nghiệp với các tính năng và giá cả phù hợp.

9.3. Quản lý thiết bị

G Suite có một số hạn chế đáng chú ý về quản lý thiết bị so với Google Workspace. Điều này thể hiện qua việc thiếu một số tính năng quan trọng như quản lý thiết bị Android, phân phối ứng dụng dành cho thiết bị di động và quản lý điểm cuối nâng cao.

Trong khi Google Workspace mang đến một cải tiến đáng kể với các tính năng quản lý thiết bị Android, giúp doanh nghiệp có khả năng kiểm soát và theo dõi các thiết bị di động trong môi trường công việc. Việc phân phối ứng dụng dành cho thiết bị di động cũng trở nên thuận tiện hơn, giúp tổ chức triển khai ứng dụng và cập nhật một cách hiệu quả.

Quản lý điểm cuối nâng cao của Google Workspace cung cấp khả năng tối ưu hóa bảo mật và kiểm soát thiết bị trong tổ chức. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng đáp ứng với các yêu cầu bảo mật và tuân thủ.

9.4. Dung lượng lưu trữ

Trước đây, G Suite Business từng cung cấp lợi ích của bộ nhớ không giới hạn cho doanh nghiệp sử dụng nhiều hơn 5 người dùng. Tuy nhiên, chính sách này đã thay đổi, và bộ nhớ không giới hạn đã bị loại bỏ khỏi gói Business, tạo ra một sự điều chỉnh đáng chú ý trong cách doanh nghiệp quản lý không gian lưu trữ.

Hiện tại, quyền lợi lưu trữ không giới hạn chỉ được áp dụng cho gói Enterprise của Google Workspace. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp muốn tận hưởng lợi ích của không gian lưu trữ không giới hạn sẽ phải nâng cấp lên gói cao cấp này.

Ngoài ra, khi quyết định chuyển đổi từ G Suite sang Google Workspace, doanh nghiệp cũng sẽ phải đối mặt với chi phí chuyển đổi. Điều này là một yếu tố quan trọng cần xem xét khi doanh nghiệp đang xem xét việc nâng cấp hoặc thay đổi giữa các gói dịch vụ.

9.5. Quản trị và bảo mật

Trước đây, G Suite đã có những tính năng quản trị và bảo mật mạnh mẽ, nhưng sau sự chuyển đổi thành Google Workspace, nhiều tùy chọn và cải tiến mới đã được tích hợp.

Trong phần quản trị và bảo mật, G Suite đã không bao gồm một số tùy chỉnh nâng cao quan trọng, như khả năng chặn email spam – quảng cáo, lọc email, và đặt các quy tắc kiểm soát nội bộ. Tính năng này đặc biệt quan trọng để duy trì môi trường làm việc email sạch sẽ và an toàn.

Ngoài ra, tính năng “Report and Audit” đã được giới thiệu trong Google Workspace, mang lại khả năng thống kê lịch sử hoạt động đáng chú ý. Quản trị viên có thể tùy chỉnh, truy xuất dữ liệu lịch sử, thực hiện sao lưu và khôi phục dữ liệu một cách linh hoạt. Bên cạnh đó, khả năng tạo báo cáo và phân tích hoạt động người dùng trên toàn hệ thống giúp quản trị viên kiểm soát hiệu suất và đảm bảo tính an toàn của dữ liệu doanh nghiệp.

Sự cải tiến này cho thấy cam kết của Google Workspace đối với việc nâng cao khả năng quản trị và bảo mật, giúp doanh nghiệp duy trì môi trường làm việc trực tuyến một cách hiệu quả và an toàn.

10. Hướng dẫn cách đăng ký G Suite chi tiết A-Z

Để đăng ký G Suite, bạn sẽ đi qua một loạt các bước một cách dễ dàng và chi tiết.

Bước 1: Bắt đầu tại trang web chính thức của Google G Suite https://workspace.google.com/ và nhấn “Get Started” để khởi đầu quá trình đăng ký.

Bước 2: Nhập thông tin đầy đủ về doanh nghiệp và nhấn “Next” để tiếp tục.

Bước 3: Điền thông tin cá nhân (tên, email, số điện thoại) và nhấn “Next”.

Bước 4: Trả lời câu hỏi về tên miền của bạn – “Yes” nếu đã có tên miền hoặc “No” nếu chưa, sau đó nhập tên miền mới và nhấn “Next”.

Bước 5: Gõ thông tin đăng nhập và điền vào các ô để tạo tài khoản G Suite.

Bước 6: Nhấn “Start” khi hệ thống hiển thị thông báo và nhập thông tin user cho doanh nghiệp của bạn.

Bước 7: Truy cập trang quản trị tên miền và tạo các DNS record theo giá trị được cung cấp bởi Google.

Bước 8: Sau khi hoàn thành, quay lại trang đăng ký G Suite và nhấn “Verify Domain & Setup Email”

Lưu ý rằng quá trình có thể mất từ 30 phút đến 24 giờ, phụ thuộc vào tốc độ cập nhật của hệ thống quản lý DNS tên miền.

Hoặc đơn giản hơn, bạn có thể đăng ký qua VinaHost để được hưởng mức giá ưu đãi chỉ 78.000 vnd/ 1 user/ tháng với đầy đủ tiện ích, xem tại: Cách đăng ký và sử dụng google workspace

Lưu trữ và chia sẻ an toàn với 5TB dung lượng GoogleDrive.
Email tên miền riêng @tencongty bảo mật 99.9%, không quảng cáo
Họp trực tuyến & ghi âm cuộc họp với Google Meet (1000 người)
Xác minh 2 bước, bảo mật dữ liệu/ứng dụng cơ bản và nâng cao
Quản lý người dùng, thiết bị và dữ liệu dễ dàng

Hơn nữa, bạn còn được hỗ trợ tận tình bởi đội ngũ support của VinaHost.

vinahost google workspace

ĐĂNG KÝ GOOGLE WORKSPACE

11. Tổng kết

Sau hành trình khám phá về G Suite là gì và hướng dẫn đăng ký chi tiết của Vinahost, hy vọng bạn đã có được cho mình kiến thức và cách ứng dụng công nghệ vô cùng linh hoạt và hiệu quả. Đừng ngần ngại trải nghiệm những ưu điểm vượt trội mà G Suite mang lại trong công việc hàng ngày. Nếu có thắc mắc cần giải đáp thì đừng ngần ngại liên hệ với VinaHost.