Khi đăng ký tên miền tại Việt Nam, bất kể là tên miền .VN hay tên miền quốc tế, bạn đều phải cung cấp bản khai đăng ký tên miền cho Nhà Đăng Ký (Domain Registrar) mà bạn mua tên miền. Vậy bản khai đăng ký tên miền là gì, tại sao chúng ta cần nộp bản khai đăng ký tên miền và cách thực hiện bản khai như thế nào? Hãy để VinaHost giúp bản giải đáp các thắc mắc trên qua bài viết sau đây nhé!

1. Bản khai đăng ký tên miền là gì?

Bản khai đăng ký tên miền là văn bản mà cá nhân/tổ chức đăng ký tên miền cần cung cấp cho Nhà đăng ký tên miền, với nội dung bao gồm các thông tin cần thiết để xác định chủ sở hữu của tên miền và quản lý việc đăng ký theo yêu cầu của trung tâm Internet Việt Nam VNNIC.

Bản khai đăng ký tên miền thường bao gồm các thông tin sau:

Tên miền muốn đăng ký: Tên miền mà bạn muốn đăng ký, ví dụ như vinahost.vn.
Thông tin chủ sở hữu: Tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email của người hoặc tổ chức đăng ký tên miền.
Thông tin kỹ thuật: Thông tin về máy chủ DNS (Domain Name System) sẽ quản lý tên miền.
Thông tin liên hệ quản trị: Người chịu trách nhiệm về các vấn đề kỹ thuật và quản lý tên miền.
Thông tin thanh toán: Chi tiết về phương thức thanh toán cho phí đăng ký và duy trì tên miền.

Bản khai đăng ký tên miền là gì — *Bản khai đăng ký tên miền là văn bản cung cấp thông tin cần thiết để đăng ký một tên miền trên Internet.*

Quá trình đăng ký tên miền thường diễn ra trực tuyến thông qua các nhà đăng ký tên miền (domain registrars). Sau khi điền đầy đủ thông tin và thanh toán phí đăng ký, tên miền sẽ được đăng ký dưới tên cá nhân hoặc tổ chức và họ sẽ có quyền sử dụng tên miền đó trong một khoảng thời gian nhất định (thường là 1 năm, sau đó có thể gia hạn).

Khi thực hện bản khai, cá nhân, tổ chức đăng ký tên miền phải lưu ý các điều sau:

Thông tin trong bản khai đăng ký tên miền phải chính xác và cập nhật.
Đồng ý với các điều khoản và điều kiện của nhà đăng ký tên miền trước khi đăng ký tên miền.
Việc đăng ký tên miền thường có thời hạn một năm, cần gia hạn tên miền mỗi năm đảm bảo quyền quyền sở hữu hợp pháp.

Trên thực tế, có nhiều loại bản khai đăng ký tên miền bao gồm:

Bản khai đăng ký tên miền .VN dành cho cá nhân – tổ chức
Bản khai đăng ký tên miền quốc tế dành cho cá nhân – tổ chức
Bản khai đăng ký tên miền “GOV.VN” dành cho tổ chức

Bạn có thể tham khảo chi tiết hơn tại trang Hồ sơ – Biểu mẫu của VinaHost.

VinaHost sẽ cho bạn xem ví dụ về mẫu bản khai đăng ký BẢN KHAI ĐĂNG KÝ TÊN MIỀN QUỐC TẾ (Dành cho cá nhân) sau đây:

Xem thêm: Mua Tên Miền Ở Đâu?| Top 15 Nhà Cung Cấp Tên Miền Uy Tín

2. Hướng dẫn cách hoàn thiện bản khai đăng ký tên miền chi tiết tại VinaHost

Ở bài viết này, VinaHost sẽ hướng dẫn bạn cách hoàn thiện bản khai khi đăng ký tên miền tại VinaHost nhé.

Đầu tiên, bạn cần tiến hành đăng ký tên miền với VinaHost thông qua các bước sau:

Bước 1: Bạn truy cập webiste vinahost.vn và chọn mục ĐĂNG KÝ TÊN MIỀN để tìm kiếm tên miền cần đăng kí. Nếu tên miền bạn muốn mua đã bị đăng ký trước, hãy chọn một tên miền khác và thêm vào giỏ hàng.

Bước 2: Tiếp theo, bạn sẽ được chuyển đến giao diện Giỏ hàng. Tại đây bạn sẽ cần cung cấp thông tin về chủ thể đăng ký tên miền bằng cách điền vào các trường bắt buộc như tên chủ thể, số CCCD, giới tính, ngày sinh, địa chỉ, Email, số điện thoại,… Thông tin cần cung cấp sẽ có sự khác nhau giữa cá nhân và tổ chức.

Nếu bạn là khách hàng cá nhân, các thông tin yêu cầu bao gồm:

Nhập tên Chủ thể chính xác theo thông tin trên CCCD/Hộ chiếu
Nhập số CMND/CCCD/Hộ chiếu
Chọn giới tính
Nhập ngày sinh
Nhập địa chỉ: Nhập địa chỉ đầy đủ 05 cấp theo quy định; Chọn Quốc gia – Tỉnh Thành – Quận huyện – Phường xã – Nhập địa chỉ số nhà, tên đường.
Nhập email
Nhập số điện thoại

Nếu bạn là khách hàng tổ chức, các thông tin yêu cầu bao gồm:

Chủ thể đăng ký tên miền: Mã số thuế, tên chủ thể, tên người đại diện chủ thể, số CCCD, giới tính, ngày sinh, địa chỉ, Email, số điện thoại.
Người quản lý tên miền: Tên người quản lý, số CCCD, giới tính, ngày sinh, địa chỉ, Email, số điện thoại.
Người quản lý kỹ thuật: Tên người quản lý, số CCCD, giới tính, ngày sinh, địa chỉ, Email, số điện thoại.
Người thanh toán: Tên người thanh toán, số CCCD, giới tính, ngày sinh, địa chỉ, Email, số điện thoại.

Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin, bạn cần xác nhận đồng ý đăng ý tên miền với thông tin như đã cung cấp và hoàn toàn chịu trách nhiệm và không có khiếu nại sau khi đăng ký tên miền. Lưu ý rằng tên miền sẽ được kích hoạt tự động theo thông tin bạn đã nhập và VinaHost sẽ không hỗ trợ thay đổi tên chủ thể. Trong trường hợp thông tin đăng ý không hợp lệ hoặc không khớp với giấy tờ xác nhận, tên miền sẽ bị thu hồi và VinaHost sẽ không hoàn lại chi phí đăng ký tên miền.

Tiếp theo, bạn cần tiến hành thanh toán tên miền:

Sau khi xác nhận xong, bạn sẽ được chuyển đến bước Thanh toán. VinaHost cung cấp nhiều phương thức thanh toán như chuyển khoản, thanh toán trực tuyến,…Tại đây, bạn chọn phương thức thanh toán phù hợp với mình và tiến hành thanh toán.

Bước cuối, hoàn tất hồ sơ xác thực chủ thể bằng cách cung cấp bản khai và các hồ sơ cần thiết khác

Sau khi thanh toán thành công, tại giao diện khách hàng, bạn truy cập Tên Miền -> chọn Xác thực chủ thể tên miền. Tại đây sẽ hiển thị danh sách toàn bộ tên miền bạn đã đăng ký tại VinaHost:

Nếu bạn là khách hàng cá nhân:

Đối với tên miền Việt Nam, bạn cần thực hiện eKYC. eKYE (Electronic Know Your Customer) là thao tác xác thực danh tính chủ thể tên miền thông qua các phương tiện điện tử mà không cần gặp trực tiếp. Quy trình này giúp tăng cường bảo mật, giảm thiểu gian lận và đáp ứng các yêu cầu pháp lý theo quy định của VNNIC.

Chọn eKYC sẵn có nếu bạn muốn dùng chung thông tin đăng ký với các tên miền đã từng đăng ký tại VinaHost
Chọn Yêu cầu eKYC nếu bạn muốn đăng ký tên miền bằng thông tin mới. Các thông tin cần cung cấp bao gồm ảnh CCCD mặt trước, CCCD mặt sau, ảnh chụp chân dung trực tiếp (yêu cầu thiết bị có camera).

Hệ thống sẽ đối chiếu thông tin và hình ảnh của bạn với thông tin trên giấy tờ tùy thân.
Xem hướng dẫn EKYC tại đây: https://vinahost.vn/huong-dan-ekyc-ten-mien/

Đối với tên miền quốc tế, bạn chọn Bổ sung hồ sơ để nhập các thông tin cần thiết bao gồm:

Tải về và điền các thông tin cần thiết vào bản khai đăng ký tên miền quốc tế dành cho cá nhân, ký tên, sau đó tải bản khai lên hệ thống.

Tải lên hình ảnh CCCD mặt trước, CCCD mặt sau
Trong trường hợp cần nộp thêm tài liệu khác, bạn nhấn nút Thêm file và tải lên tài liệu cần thêm
Chọn nút Xác thực sau khi cập nhật đầy đủ file hồ sơ theo quy định

VinaHost sẽ kiểm tra và xác thực hồ sơ tên miền (trong giờ hành chính), sau đó tên miền hợp lệ sẽ được kích hoạt và đưa vào sử dụng.

Nếu bạn là khách hàng tổ chức:

Bạn cần tiến hành các thao tác bao gồm:

Bước 1: Ký số điện tử

Bạn chọn mục Tải về để tải Bản khai xác thực chủ thể đăng ký tên miền dành cho tổ chức, sau đó thực hiện ký số bằng chữ ký số điện tử tên chủ thể đăng ký tên miền vào bản khai.
Sau đó bạn thực hiện tải lên hệ thống các file bao gồm: Bản khai xác thực chủ thể đã thực hiện ký số; CCCD mặt trước, CCCD mặt sau và nhấn nút Thêm file trong trường hợp cần bổ sung thêm tài liệu khác như Giấy phép đăng ký kinh doanh
Cuối cùng, bạn nhấn nút Xác thực để hoàn bước này.

Bước 2: Đóng dấu mộc

Chọn Bản khai đăng ký để tải về và điền các thông tin theo yêu cầu của bạn khai, in, ký tên bởi người đại diện pháp luật, đóng dấu của tổ chức.
Sau đó, bạn thực hiện tải lên hệ thống các file bao gồm: Bản khai xác thực chủ thể đã thực hiện ký số; CCCD mặt trước, CCCD mặt sau (không bắt buộc), chọn thêm file khi cần bổ sung thêm GPĐKKD hoặc các tài liệu khác
Cuối cùng chọn xác thực để hoàn tất bước cập nhật hồ sơ

Bước 3: Gửi hồ sơ bản cứng về VinaHost theo thông tin:

Người nhận: Công ty TNHH VinaHost
SĐT: 19006046 ext 1, 2
Trụ sở chính: 351/31 Nơ Trang Long, P. 13, Q. Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh

Vậy là VinaHost đã hướng dẫn xong thao tác đăng ký và điền bản khai đăng ký tên miền tại VinaHost!

Xem thêm: Vòng đời tên miền Quốc Tế và Việt Nam chi tiết A-Z

3. Vì sao cần bản khai đăng ký tên miền?

Bạn đã bao giờ thắc mắc tại sao chúng ta cần cung cấp bản khai đăng ký tên miền cho cơ quan quản lý tên miền hay không?Bởi vì bản khai đăng ký tên miền là văn bản đóng vai trò quan trọng, chứng minh quyền sở hữu hợp pháp của cá nhân, tổ chức với tên miền.

Cùng VinaHost điểm qua các lý do tại sao bản khai tên miền lại cần thiết nhé:

Xác định quyền sở hữu: Bản khai đăng ký tên miền là văn bản chính thức xác định ai là chủ sở hữu của tên miền đó. Điều này rất quan trọng vì nó giúp bảo vệ quyền lợi của chủ sở hữu tên miền và ngăn chặn việc chiếm đoạt và sử dụng trái phép tên miền.

Quản lý tên miền và thông tin liên hệ: Bản khai đăng ký tên miền cung cấp thông tin cần thiết để quản lý tên miền, chẳng hạn như thông tin liên hệ của chủ sở hữu, máy chủ DNS và thông tin thanh toán.Ngoài ra, thông tin liên hệ trên bản khai giúp các nhà quản lý tên miền, nhà cung cấp dịch vụ, và các tổ chức liên quan có thể liên hệ với chủ sở hữu tên miền khi cần thiết, chẳng hạn như để thông báo về việc gia hạn, các vấn đề kỹ thuật, hoặc vi phạm chính sách.

Đảm bảo hoạt động kỹ thuật: Thông tin về máy chủ DNS và các chi tiết kỹ thuật khác được cung cấp trong bản khai đăng ký đảm bảo rằng tên miền có thể được kết nối đúng cách với các dịch vụ web, email, và các dịch vụ internet khác.

Ngăn chặn lừa đảo và vi phạm bản quyền: Thông tin trên bản khai đăng ký giúp ngăn chặn việc sử dụng tên miền vào các mục đích xấu như lừa đảo, spam, hoặc các hoạt động bất hợp pháp khác. Trong trường hợp cần điều tra, các cơ quan chức năng có thể sử dụng thông tin này để truy tìm nguồn gốc.

Tuân thủ quy định: Việc cung cấp bản khai đăng ký giúp tuân thủ các quy định của các tổ chức quản lý tên miền toàn cầu như ICANN (Internet Corporation for Assigned Names and Numbers). Các tổ chức này yêu cầu các nhà đăng ký tên miền thu thập và duy trì thông tin liên hệ chính xác và đầy đủ về các chủ sở hữu tên miền. Tại Việt Nam, việc đăng ký tên miền quốc gia .vn và tên miền quốc tế như .com, .net,.. đều yêu cầu bản khai đăng ký tên miền.

Gia hạn và quản lý tài khoản: Khi đến hạn gia hạn tên miền, thông tin trong bản khai giúp đảm bảo rằng các thông báo và yêu cầu gia hạn được gửi đến đúng người, giúp tránh mất quyền sử dụng tên miền do quên gia hạn.

Tóm lại, ta có thể thấy việc đăng ký tên miền và cung cấp thông tin chính xác trong bản khai đăng ký tên miền là rất quan trọng để bảo vệ quyền lợi của chủ sở hữu tên miền và đảm bảo sự ổn định của Internet.

Nếu không có bản khai đăng ký tên miền, sẽ có nhiều rủi ro có thể xảy ra, chẳng hạn như:

Bị mất quyền sở hữu tên miền: Nếu ai đó khác đăng ký tên miền mà bạn muốn sử dụng, họ có thể sở hữu tên miền đó và bạn sẽ không thể sử dụng nó.
Tên miền bị đánh cắp: Tên miền của bạn có thể bị đánh cắp và được sử dụng cho các mục đích bất hợp pháp, chẳng hạn như lừa đảo hoặc vi phạm bản quyền.
Lỗi định tuyến lưu lượng truy cập internet: Lưu lượng truy cập internet có thể bị định tuyến sai, dẫn đến việc người dùng truy cập sai trang web.
Pháp lý rắc rối: Bạn có thể gặp rắc rối pháp lý nếu không tuân thủ luật yêu cầu đăng ký tên miền và cung cấp thông tin chính xác trong bản khai đăng ký tên miền.

Xem thêm: [TOP] 13+ Cách chọn tên miền chuẩn SEO cho Website

4. Một số quy định về việc đăng ký tên miền

Các quy định chung bạn cần tuân thủ khi đăng ký tên miền:

Tên miền sẽ được đăng ký ngay sau khi nhận phí thanh toán từ quý khách, chậm nhất trong vòng 24h và sẽ tạm khóa hoạt động nếu chủ thể chưa hoàn tất hồ sơ đăng ký.
Chủ thể đăng ký tên miền .VN cần tuân thủ các quy định được nêu tại đây
Chủ thể đăng ký tên miền quốc tế cần tuân thủ các quy định được nêu tại đây
Chủ thể đăng ký tên miền là cá nhân cần cung cấp bản khai đăng ký điện tử/ bản gốc/chữ ký số + CMND/CCCD/Passport.
Chủ thể đăng ký tên miền là tổ chức cần cung cấp bản khai đăng ký điện tử/ bản gốc/chữ ký số.
Từ ngày 01/07/2022, chủ thể đăng ký tên miền là cá nhân khi đăng ký mới tên miền .NAME.VN bắt buộc phải xác thực thông tin người dùng (eKYC) trước mới có thể thực hiện kích hoạt tên miền. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn xác thực eKYC với VinaHost tại đây.

Chủ thể đăng ký tên miền cần cam kết thực hiện:

Tuyệt đối tuân thủ Quy định về quản lý và sử dụng tài nguyên Internet theo thông tư 24/2015/TT-BTTTT. Tên miền cần phải được xác thực thông tin vì vậy chủ thể vui lòng thực hiện: Cập nhật bản khai tên miền Quốc tế và CMND/Hộ chiếu về email cskh@vinahost.vn trong vòng 3 ngày.
Chủ động nộp bản khai thay đổi thông tin tên miền mỗi khi có sự thay đổi thông tin về địa chỉ, email số điện thoại… cho nhà đăng ký VinaHost; Tự chịu trách nhiệm khi các thông báo về tên miền gửi không đúng địa chỉ do không cập nhật kịp thời thông tin liên hệ, dẫn đến việc bị mất tên miền.
Chủ động khai báo thông tin tên miền quốc tế cho Bộ Thông tin và Truyền Thông tại trang web http://thongbaotenmien.vn (Phần Thông báo sử dụng mới) và chịu trách nhiệm trước Pháp luật về tính chính xác của thông tin này. Xem hướng dẫn tại đây
Theo quy định của ICANN, chủ thể đăng ký tên miền cần xác thực tên miền quốc tế. VinaHost sẽ gửi hướng dẫn bằng email với tiêu đề “YÊU CẦU XÁC THỰC TÊN MIỀN – Vui lòng xác thực tên miền của bạn | VERIFICATION REQUIRED – Please verify your domain name(s) as soon as possible” đến hòm thư của bạn. Chủ thể cần thực hiện xác thực tên miền trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận được email để tránh bị thu hồi hoặc khóa tên miền.
Chủ động theo dõi hoạt động nộp phí duy trì tên miền trước khi hết hạn, tự chịu trách nhiệm khi tên miền bị ngừng hoạt động, bị mất do hết hạn sử dụng.
Tuân thủ các văn bản pháp lý Tại đây

Xem thêm: [Tổng hợp] Kiểm tra domain [Domain age | Lịch sử tên miền | Thông tin tên miền]

5. Tổng kết

Bản khai đăng ký tên miền là một văn bản chính thức được sử dụng để đăng ký một tên miền cụ thể với một nhà đăng ký tên miền. Việc cung cấp thông tin chính xác trong bản khai đăng ký tên miền là điều rất quan trọng giúp bảo vệ quyền lợi của bạn và đảm bảo sự ổn định của Internet. Qua bài viết “Bản khai đăng ký tên miền là gì? Hướng dẫn hoàn thiện A-Z“, chúng mong rằng đã giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò của bản khai đăng ký tên miền và cách thực hiện bản khai đăng ký tên miền với nhà đăng ký VinaHost.

Bạn có thể xem thêm các bài viết thú vị khác tại đây và đừng ngại ngần liên hệ với VinaHost nếu cần hỗ trợ nhé: